关于考生学籍档案管理的思考论文

关于考生学籍档案管理的思考论文

关于考生学籍档案管理的思考

文/济南市教育招生考试院 李晓东

【摘要】 本文通过分析考生学籍档案管理现状,发现在进行学籍档案整理时,出现时间编排不统一、组卷装订不规范等问题,还有档案转递途径不规范,对学籍档案重保管、轻利用等问题。同时根据问题提出了几点建议。

【关键词】 考生;学籍档案;档案管理

一、我国考生学籍档案管理的现状

(一)学籍档案整理不规范。学籍档案内容包括学生学籍变更材料、学生成绩总册、新生入学登记表、学生处分材料、学生奖励材料和学生学籍卡等,档案管理是对以上材料进行排列、分类、组卷的工作。在学籍档案管理中,要求对档案进行有序排列、准确分类并根据目录整齐装订学籍。需要注意的是,在整理学籍档案过程中,要严格按照年份排列、归档学籍。近几年,由于国家对教育的不断改革以及对教学评估工作的重视,学籍档案管理也被列入了评估范围,促进学校对档案管理规范性的增强,但是在传统管理理念影响下,依然存在着一些问题。例如,时间编排不统一。有的管理者按照学生毕业年份排列,而有的按照入学年份排列,导致档案材料分类混乱;组卷装订不规范。以学生学籍卡为例,有的按照班级组卷,有的按照年级组卷,装订出的案卷厚薄不一,即影响美观,也不方便查找、利用。此外,由于学籍卡要粘贴照片,案卷太厚不利于封皮合拢,从而对档案造成损坏。

(二)学生入学前档案转递途径不规范。随着计算机网络技术的应用,很多学籍档案实现了电子化,相比于电子档案,纸质档案存在着许多问题。例如纸质档案不利于保存,纸质档案在查找时浪费时间,不利于使用,纸质档案的转递途径多样,不利于管理。其中,考生档案转递途径包括由省级或市级招生办寄发、由原来学校向考生入学学校寄发或由考生自己携带纸质档案。这些途径存在着很多不确定因素,可能导致档案出现遗失或损坏。与传统招生方式相比,网上招生更加方便,对电子档案的保存、转递、使用也更加方便。此外,通过多种途径转递的档案,会导致学校收取的档案内容不规范,例如,有的档案没有严格密封,有的档案内容未使用黑色水笔填写,有的档案材料没有装袋或袋子被损坏,有的档案内容填写不完整,这些都不符合存档要求,为高校档案管理工作带来诸多不便。

(三)考生学籍档案重保管、轻利用。对于学籍档案,首先需要注意的是其管理的最终目的是使用而不是保管,利用学籍档案,为提高教学质量、深化教学改革创造有利条件。但是,很多高校档案管理部门都只注重对档案的搜集和保管,除增加党团关系、奖惩文件、转专业通知单等材料之外,一般不会查阅档案。当然也不排除纸质档案查找困难的原因,学校人数的增多以及分数统计、科目分类等档案内容的增加,导致学籍档案复杂,在查找、使用上的工作量急剧增加。此外档案质量较低(如材料书写不工整,材料内容模糊难以辨认等)也会影响档案资料的使用,降低档案资料使用价值。

二、加强考生学籍档案管理的策略

(一)遵循学籍档案管理的建档原则。在新生开学时对考生学籍档案材料进行收集、整理并归档,是学校必要做的事,对档案使用和管理有重大的作用。因此,档案管理人员在记录学生信息时要严格按照相关规章制度,实事求是地记载学生的各项情况,做好立卷工作,使学籍档案内容具有真实性。同时,在档案管理工作中,要及时、合理归档,确保档案的完整性。此外,如果档案内容不符合要求,应让学生本人重新填写,不允许发生伪造篡改或他人AI写作的情况。

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(二)规范考生档案转递途径及档案内容。首先,考试的学籍档案由省级或市级招生办集中管理并寄发到相应高校。其次,应统一中学阶段学籍表格式,规范各地档案的统一性。现如今,中学阶段的学籍表格式多种多样,大多是由学校自行设计,为档案管理工作造成了重大影响。最重要的是要实行电子档案和纸质档案综合管理模式,电子档案的建立只是为方便网上招生工作,不能因为电子档案便于管理、使用,就忽视了纸质档案的重要性。

(三)科学分类管理学籍档案。科学分类管理是指合理归类、有序编码纸质档案材料,并固定保存学籍档案,同时根据证书号码、专业、学号、学生姓名等关键词,实现电子档案的快速检索,使学生或学校能有效查阅档案内容。在学籍档案管理中,要发挥电子档案和纸质档案各自的优势,如及时在电脑中输入纸质档案的保存地址或编码,方便纸质档案查阅。由于纸质材料易损坏,因此对于需要大量翻阅的档案,尽量使用电子档案。此外通过使用档案管理系统,提高学生档案的管理效率,使档案管理具有规范化、科学化等特征。

三、结语

考生学籍档案的管理是做好档案工作的一项重要内容,体现了学校对人才的重视。要想做好学籍档案管理工作,就要遵循学籍档案管理的建档原则,提高管理水平;规范考生档案转递途径及档案内容,提高档案利用率;科学分类管理学籍档案,加强档案管理的规范化和科学化。

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【参考文献】

[1]刘会敏.电子学籍档案管理在普通高中的探讨[J].决策与信息旬刊,2016(6):268.

[2]李笃.高校学籍档案管理工作现状及问题研究[J].经营管理者,2016(21).

[3]季轩.关于高校学籍档案管理问题的思考[J].技术与市场,2016,23(11):165-166.

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