关于考生学籍档案管理的思考
文/济南市教育招生考试院 李晓东
【摘要】 本文通过分析考生学籍档案管理现状，发现在进行学籍档案整理时，出现时间编排不统一、组卷装订不规范等问题，还有档案转递途径不规范，对学籍档案重保管、轻利用等问题。同时根据问题提出了几点建议。
【关键词】 考生；学籍档案；档案管理
一、我国考生学籍档案管理的现状
（一）学籍档案整理不规范。学籍档案内容包括学生学籍变更材料、学生成绩总册、新生入学登记表、学生处分材料、学生奖励材料和学生学籍卡等，档案管理是对以上材料进行排列、分类、组卷的工作。在学籍档案管理中，要求对档案进行有序排列、准确分类并根据目录整齐装订学籍。需要注意的是，在整理学籍档案过程中，要严格按照年份排列、归档学籍。近几年，由于国家对教育的不断改革以及对教学评估工作的重视，学籍档案管理也被列入了评估范围，促进学校对档案管理规范性的增强，但是在传统管理理念影响下，依然存在着一些问题。例如，时间编排不统一。有的管理者按照学生毕业年份排列，而有的按照入学年份排列，导致档案材料分类混乱；组卷装订不规范。以学生学籍卡为例，有的按照班级组卷，有的按照年级组卷，装订出的案卷厚薄不一，即影响美观，也不方便查找、利用。此外，由于学籍卡要粘贴照片，案卷太厚不利于封皮合拢，从而对档案造成损坏。
（二）学生入学前档案转递途径不规范。随着计算机网络技术的应用，很多学籍档案实现了电子化，相比于电子档案，纸质档案存在着许多问题。例如纸质档案不利于保存，纸质档案在查找时浪费时间，不利于使用，纸质档案的转递途径多样，不利于管理。其中，考生档案转递途径包括由省级或市级招生办寄发、由原来学校向考生入学学校寄发或由考生自己携带纸质档案。这些途径存在着很多不确定因素，可能导致档案出现遗失或损坏。与传统招生方式相比，网上招生更加方便，对电子档案的保存、转递、使用也更加方便。此外，通过多种途径转递的档案，会导致学校收取的档案内容不规范，例如，有的档案没有严格密封，有的档案内容未使用黑色水笔填写，有的档案材料没有装袋或袋子被损坏，有的档案内容填写不完整，这些都不符合存档要求，为高校档案管理工作带来诸多不便。
（三）考生学籍档案重保管、轻利用。对于学籍档案，首先需要注意的是其管理的最终目的是使用而不是保管，利用学籍档案，为提高教学质量、深化教学改革创造有利条件。但是，很多高校档案管理部门都只注重对档案的搜集和保管，除增加党团关系、奖惩文件、转专业通知单等材料之外，一般不会查阅档案。当然也不排除纸质档案查找困难的原因，学校人数的增多以及分数统计、科目分类等档案内容的增加，导致学籍档案复杂，在查找、使用上的工作量急剧增加。此外档案质量较低（如材料书写不工整，材料内容模糊难以辨认等）也会影响档案资料的使用，降低档案资料使用价值。
二、加强考生学籍档案管理的策略
（一）遵循学籍档案管理的建档原则。在新生开学时对考生学籍档案材料进行收集、整理并归档，是学校必要做的事，对档案使用和管理有重大的作用。因此，档案管理人员在记录学生信息时要严格按照相关规章制度，实事求是地记载学生的各项情况，做好立卷工作，使学籍档案内容具有真实性。同时，在档案管理工作中，要及时、合理归档，确保档案的完整性。此外，如果档案内容不符合要求，应让学生本人重新填写，不允许发生伪造篡改或他人AI写作的情况。
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（二）规范考生档案转递途径及档案内容。首先，考试的学籍档案由省级或市级招生办集中管理并寄发到相应高校。其次，应统一中学阶段学籍表格式，规范各地档案的统一性。现如今，中学阶段的学籍表格式多种多样，大多是由学校自行设计，为档案管理工作造成了重大影响。最重要的是要实行电子档案和纸质档案综合管理模式，电子档案的建立只是为方便网上招生工作，不能因为电子档案便于管理、使用，就忽视了纸质档案的重要性。
（三）科学分类管理学籍档案。科学分类管理是指合理归类、有序编码纸质档案材料，并固定保存学籍档案，同时根据证书号码、专业、学号、学生姓名等关键词，实现电子档案的快速检索，使学生或学校能有效查阅档案内容。在学籍档案管理中，要发挥电子档案和纸质档案各自的优势，如及时在电脑中输入纸质档案的保存地址或编码，方便纸质档案查阅。由于纸质材料易损坏，因此对于需要大量翻阅的档案，尽量使用电子档案。此外通过使用档案管理系统，提高学生档案的管理效率，使档案管理具有规范化、科学化等特征。
三、结语
考生学籍档案的管理是做好档案工作的一项重要内容，体现了学校对人才的重视。要想做好学籍档案管理工作，就要遵循学籍档案管理的建档原则，提高管理水平；规范考生档案转递途径及档案内容，提高档案利用率；科学分类管理学籍档案，加强档案管理的规范化和科学化。
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