2016年1月《中国医学人文》
【摘要】新形势背景之下，我国医疗卫生事业各项管理工作为适应新医疗的需要，纷纷做出相应改革以提高医院管理工作的效率。医院档案管理工作也是其中重要部分之一，一直以来，医院档案管理工作在繁杂的医院管理工作中容易受到忽视，同时传统的医院档案管理工作也还存在很多问题，非常不利于医疗信息保存的完整性与连续性。因此，在新形势下，认清医院档案管理工作存在的问题，并提科学合理有效的改进对策，是做好医院档案管理工作的关键。本文笔者就新形势下医院档案管理工作的现状进行探讨分析并提出了相关对策。
【关键词】新形势；医院档案管理；思路与对策
医院档案管理是医院管理工作的一个重要组成部分，医院档案资料是提高医疗技术，开展科研教学的重要参考资料和医院发展的宝贵历史资料。做好新形势下的医院档案管理工作，让医院档案更好地为医疗临床和医院管理以及社会服务，是我们目前所面临的新任务、新课题。根据本人多年从事医院档案管理的实践，针对目前医院档案管理工作中存在的一些问题，结合新下档案管理的要求，现就如何加强新形势下医院档案管理工作，进行如下研究和探讨。
一、医院档案管理现状
医院是以医疗业务为中心的技术性事业单位，以满足社会和广大人民群众的医疗卫生需求为已任，同时也是医疗教学和科研的场所。因此医院档案丰富多样，内容繁杂。但一直以来医院普遍存在着重医疗技术发展，重经济效益，重病历档案管理而对医院文书资料和综合性的其他档案比较忽略的现象,具体表现在:
1 、档案管理意识淡薄，重经济、轻档案现象突出。一方面表现为领导不够重视，认为档案管理不直接产生经济效益，而要花费很多的人力物力财力，得不偿失。有的医院只求把经济效益和职工福利搞好上去，而不注重医院发展的连续性和历史资料的完整性。另一方面表现为职工档案意识淡薄。职工注重医疗专业技术的提高，注重专业论文的发表，而对重大的医疗活动却缺乏文字记载和史料，即使对形成的资料也不注重收集、保存或上交。
2、 档案资料收集不全，档案管理格局混乱。 医院档案涉及医院工作的方方面面，医务工作者在医疗过程中形成病历档案和在医疗活动中通过总结经验和开展科研形成论文和科研成果，在管理中形成的各种文字资料、医院引进的新技术、新项目，购置的新设备，以及医院的基础设施建设等，这些构成了医院档案的基本内容。随着科技的进步，社会的发展，档案的内涵和外沿都在发生变化。医院档案的范围由原来的文书档案、会计档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，也没有制定统一的立卷归档制度，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。由于历史的原因和医院行业管理的要求，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等都分属各个业务部门自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
3、档案内容界定不清，管理范围不明确。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各科室分散管理，管理不够规范，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。
4 、病历管理规范化不够，病历资源开发不力。由于医患关系的变化和医疗纠纷的增多，医院对病历档案已经越来越重视了。但是医生们对病历书写的重视不够，在思想意识上还是觉得只要手术做好了，技术提高了，病人治好了就行了，病历无足轻重。在病历书写中存在书写不规范、字迹潦草、项目填写不全、记录不及时等。在病历上交病案管理部门中拖拖拉拉，归档不及时。病历档案借阅制度执行不严，归还不及时。甚至还有改写病历的个别现象，违反了医疗管理规定。同时，病历作为记录医疗活动的资料，为科研和社会服务不够，病历资源开发不力。
5、档案设施不全，档案现代化管理手段缺乏。由于医院参与市场竞争，其规模需不断扩大，医院档案的种类和数量也在不断增加。一方面档案增加了，档案管理工作的负担加大了。同时，医院的档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧。有的医院对档案管理、档案设备投入等考虑较少，导致医院档案管理水平不能与医疗业务同步发展，医院档案工作缺乏活力和创新，致使医院档案管理在很多地方不符合档案管理要求。
6、档案管理人员业务素质不适应新形势要求。有的档案人员是照顾性地从别的岗位转岗过来，专业能力不强，知识面较窄，学历偏低。特别是近年来，随着科学技术的发展，医院管理手段不断进步。计算机网络技术在医院管理中得到了广泛应用，电子文档应运而生。但有的档案管理者没有受过专门培训，对电子文档的整理排序，信息安全，计算机病毒防治技术等缺乏足够的应对能力。有的档案管理者对计算机信息技术不够了解，这给医院档案管理现代化带来一些困难。
二、新形势下加强医院档案管理的思路与对策
随着我国社会转型和市场经济的发展，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，因而医院的档案管理也面临新的问题：如国有非营利性的事业单位性质与市场经济下的企业管理模式的调适；全民公益性的医疗服务与患者以消费者身份出现的医患矛盾；传统医疗方法与先进科技手段的应用等这些为医院档案工作提供了新的内容，增加了新的种类，提出了新的挑战。因此，必须准确把握新时期医院发展的特点，才能有的放矢，提高档案管理工作的现代化管理水平。根据新发展的要求，提出如下加强医院档案管理的对策：
1、普及《档案法》，进一步增强领导干部和职工的法制意识
《档案法》是规范我国一切行政机关、企事业单位开展档案工作的法律准绳，各级医疗卫生机构需增强依法办事意识，增强档案法制意识。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，要充分认识档案的重要性，大力宣传档案工作，使医院领导及医、教、研人员要进一步增强档案法制意识，增强依法归档的自觉性，更好地支持档案管理工作，从而形成全员重视档案管理工作的格局。
2、建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据
由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，使之有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。
3、建立科学的档案管理制度，拓展档案的归档范围
促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。对医院档案进行科学分类管理，科学界定档案收集的范围，建立定期移交制度、统一考核等制度，以制度规范档案管理行为，提高档案管理的制度化、规范化水平。同时，医院由于处于一种特定的发展和转型的新时期，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营承包、核算方案、药品采购招标，基建招投标等的方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。医院档案信息量大类别多，繁忙医疗卫生活动留下了大量的业务资料，如影像图表，X线片病历，各种检查检验结果，这些临床医疗所产生的档案可以把它作为一个大类——业务类来进行归档，一定时期内由各部门自行保管，根据业务工作的需要再确定时间移交。而将全院的文书文件、资料、科研、教学、基建、财务、设备等案卷集中起来，统一保管和使用。对电子化的磁盘、账单等单独由计算机中心负责保管，并备份。
4、加强病案的规范化建设，提高病案的开发利用 。 要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，实行专人负责，定期抽查，有奖有罚。病案必须实现统一收集，统一整理，统一管理。做到病案书写规范，收集完整，归档科学，排列有序，调阅方便。要实现出院病历归档制度化，严格执行病历的借阅登记制度，及时催交归还。加强病历档案的科学整理，大力开发病历档案信息资料，及时准确地提供利用。可以以病历资料为基础编著各种统计数字，为临床医疗和医院管理提供服务。
5、重视开发利用，发挥档案的社会效益。
档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
6、加强医院档案基础设施建设，尝试先进的管理手段档案必须有专门的办公用房和专门存放的库房，并配备好档案架、病案消毒设施、温湿度计、空调机等。要定时定期打开档案库房门窗，开放通风。定期检查陈列的档案资料，防止老化变质，保证档案的安全保管。同时还应配备相应的现代设备如计算机、打印机、复印机等方便工作。各科室要配备专门的档案柜，专人保管，定时移交。医院要成立综合档案室，收集整理保管全院的文书档案、人事档案、科技档案、会计档案、基建档案、设备档案等，同时指导各基层科室的档案工作。随着现代信息技术的不断发展应用，也为医院档案管理工作开辟了新的天地，利用计算机技术管理档案已成为大势所趋。要熟练掌握应用计算机建立各类档案数据库，同时借助于录放机监视器多媒体电脑技术等手段，使档案信息在现代办公体系中快捷准确方便地传播，使医院各门类档案、图书资料、情报，实现信息一体化管理，从而达到信息资源最大限度地开发利用。
7、加强培训，提高档案人员专业素质 。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等，全面提高档案人员业务水平。同时，医院档案管理人员要多学习档案管理专业知识，努力学习计算机网络新技术，不断提高自己的专业素质，适应新时期医院档案管理工作的新要求。要增强档案工作的责任心和法制观念，增强创新意识，强化服务理念，主动为医院管理和临床医疗科研教学服务。
三、结束语
经济的快速发展，使得信息技术不断进步，医疗机构的档案信息管理也随着人们的生活需求不断发生相应的变革。医院与民生紧密相连，因此医院不仅要及时更新和采用先进的医疗技术,同时还应该加强档案的信息化管理,促使医院的日常运转更加规范化、科学化。目前，针对档案管理缺乏合理性和规范化的现象，各地区医院应予以重视，应当尽快采取相应措施做好信息管理现代化建设，这也是医院长期可持续发展的重要保障。总之，在新形势下，医院各项改革工作如火如荼的进行着，医院档案管理工作也应伴随着这些变革不断趋于完善，传统的医院档案管理工作存在很多的弊端，在新形势下，医院管理部门要不断更新管理思路并采取有效的对策对医疗档案进行管理，使医院档案管理工作走向现代化、科学化、合理化，以促进医疗卫生事业的不断发展。
【参考文献】
[1]阮美丽，陈石.新形势下医院档案管理现代化问题及对策[J].中国医学创新，2013（13）：66-69.
[2]孙华.文书档案管理工作中需注意处理的几个关系[J]. 经营管理者，2015（15）：56-58.
[3]王先.新形势下医院档案管理的特殊性[J].办公室业务，2015（04）：22-24.
[4]金丹，孙靖靖.基于信息检索技术发展趋势的高校档案管理特点研究[J].辽宁医学院学报(社会科学版)，2015（04）：79-81.
[5]覃曈.新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策[J].财经界(学术版)，2015（04）：99-101.
姓名：吴玉贤（1963年6月-），云南昆明，汉族，本科，助理管员，主要从事：档案管理方面工作。
-
论文作者:吴玉贤
论文发表刊物:《中国医学人文》2016年第1期
论文发表时间:2016/4/11
标签：档案论文; 医院论文; 档案管理论文; 病历论文; 管理工作论文; 医疗论文; 病案论文; 《中国医学人文》2016年第1期论文;