以信息技术为基石实现档案自动化管理分析
林秀清
(福建省泉州市机关事务管理服务中心)
摘 要： 随着经济和科技的发展，全球进入了信息时代。在发展的大环境下，各个领域都开始运用信息技术提高工作质量与效率。档案管理工作也将现代信息技术融入到管理中。信息技术的应用能有效提高档案管理工作的质量和效率，还能节约人力资源的投入。从而在使用的过程中能进一步提高档案管理的规范性和严密性，改变了传统纸质档案管理投资效率低，管理难，查找复杂，时间长的情况。本文以信息技术为基石实现档案自动化管理研究为课题，从档案管理应用信息化技术的重要性入手，分析档案管理中应用现代信息技术管理的重要作用，档案管理信息化建设的应用优势和完善建设办法。从而实现信息化建设在档案管理工作中的有效应用。
关键词： 信息技术；档案；自动化；管理
现在科技的快速发展，使档案信息化管理建设已成为社会发展的必然趋势。档案信息化管理是指在行政主管部门的指导下，在满足各项法律制度的要求下，依靠科学的组织管理方法，凭借信息网络技术等高科技手段对文书，档案等信息进行整合挖掘。使信息在获取，处理，传输和应用时更加数字化、网络化，资源平台的共享更广泛。从而提高档案信息使用的效率。
一、档案管理应用信息化技术的重要意义
随着经济和科技的不断发展，信息系统也应用在社会的各个工作岗位，不断促进资源管理的利用水平。由于我国信息水平的不断提高，人们将档案管理和信息化管理进行有效地结合，不仅能提升我国档案管理的水平和质量，还能扩大档案管理的存储容量，缩小档案的占地空间。从而形成无纸化档案储存。用计算机来进行档案管理，可以弥补工作中的不足，保障档案的合理信息处置。运用计算机信息技术能降低档案保存的成本，应用搜索也方便，稳定性更强，保存时间更长，保密性也更好。和传统的档案管理相比，存在的优势更多。所以，国家在档案管理的过程中要不断推动新技术的应用，充分利用信息技术来管理档案，做好档案管理工作科学化发展。从而保证档案管理的完整性。
二、信息技术在档案管理应用中的重要作用
(一)信息处理与档案信息管理的结合
档案管理除了记载历史面貌外，更重要的是对其管理和提供档案信息服务。档案工作在开展的过程中，信息管理会随着社会的发展而发展。但信息管理却无法拥有相应的对策来应对变化。所以，计算机技术的介入就使档案管理的工作有了明显的创新。它的应用使信息的管理和数据的处理更为方便，促进了档案信息管理和计算机科学信息管理的有效结合。从而实现档案工作中的科学信息管理，为全方面的建立科学化的档案信息管理提供了有利的条件。
(二)提高工作效率，顺应信息发展要求
随着互联网在人们生活工作中的不断普及，信息化建设的不断加快，在档案管理中融入现代信息技术能更好地为信息档案管理服务。但由于档案管理的工作人员在信息化的使用中还存在技能上的缺陷，在档案管理过程中由于技能单一，经验传统。所以，科学的管理档案仍旧使他们很难适应。因此，档案工作人员一定要积极参与到学习信息管理技术的队伍中，努力提高自身的素养，不断促进档案管理工作的现代化进程。无纸化的档案管理是社会发展的必要趋势。因此，档案管理人员要加强自身的现代化信息管理发展意识，提高自己的计算机专业能力，更好地顺应时代的发展，更好地服务于档案管理工作。
三、档案信息化管理应用的发展优势
(一)档案管理更具开放性
传统的档案管理中，一份完整的档案资料只能为一个人提供使用，这就造成了档案管理和应用的局限性，降低了档案的使用效率。网络技术应用在档案管理部门可以使档案的信息交流与业务来往更加方便快捷，满足各部门对档案的提取和共享，使档案管理部门更具开放性，让资料也能服务于更多有需要的人。网络的应用还可以使档案不受时间，地点的控制，可以在各个部门之间增加信息的交流，方便档案使用者对信息的采集。计算机技术在档案管理中的应用也能扩大存储，减少纸张。部门之间的档案调取也更为方便，不仅节省了时间、人力、物力，也提高了管理的工作水平和效率。
(二)加快了档案管理资料的归档及更新的及时性
网络化应用在档案管理中能对信息进行及时整理、保存。档案人员可以对需要修改、核对的档案，通过计算机技术进行收集、修改、核对和保存。并及时整理好资料，发送到档案室内直接录入资料库，保证档案及时归档和更新。这也使档案工作者能及时获取最新的资料，保证档案室的档案都具有实效性。
在完善档案信息建设过程中也要详细规范地制定档案信息采集的制度。对相关部门档案采集的范围、时间及内容做出具体的规定，并在技术方面与单位实际发展情况统一。从而全面完整地对档案数据进行采集处理。在进行档案收集工作时还要多层次的审批，从而保证档案收集的信息具有时效性、完整性和可靠性。
四、完善档案信息化管理建设的方法
(一)建立高度统一的档案管理网络
在建设信息化档案管理系统时要注重档案信息化管理建设的服务体系，实现档案资源存储过程中以数字化、自动化为主。在使用过程中以网络服务为主的模式。促进档案信息资源能在全单位共享，为单位的快速发展提供高效的信息服务，使档案管理工作和单位的发展运营紧密结合。
(二)完善档案的信息采集
“你……”杨力生见她说话时那认真的样子，这才真的相信了。只觉得从心头冒起一股黑血，直冲到头顶。他身子晃了两晃，几乎晕倒在地……
(三)建立数字化网络档案服务信息平台
在信息化系统与档案管理融合的过程中，单位严格按照统一规划，统一管理的要求，在单位范围内建立一套系统的档案管理流程，实现档案管理的统一标准。并且，在单位组织的范围内建立统一的档案管理系统，建立包括直属单位，层级单位的档案管理信息平台，实现档案信息化管理的无缝连接。
五、结束语
档案信息化管理的建设工作非常复杂，它涉及的技术能力等基础问题较多。并且，组织内的体制建设也非常重要，是推动信息化建设，完善管理的重要部份。所以，为了实现档案自动化管理，提高档案资源的使用效率，实现信息的共享必须大力发展档案管理信息化，自动化建设。从人员的培训入手，完善信息自动化的规范流程和法律法规。从而在根本上促进档案管理自动化的发展。
式中,K是关于参数θc的协方差矩阵,[K]i,j=k(xi,xj)θc,N(z|μ,Σ)表示向量z服从均值为μ,方差为Σ的标准正态分布。
从以上分析中可以看出，这一时期的英语语法研究有很大程度的发展，但不可避免，这一时期的研究还有一定的缺陷及不足。
参考文献：
[1]陈忠海.关于档案信息化建设的几点思考[J].档案管理，2015(04).
[2]顾晓虎,王庆林.加快学校信息化建设 提高高校办公管理水平[J].管理信息系统，2017.
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