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摘要:电子档案是档案管理事业不断发展的产物,它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子照片等等所有的电子记录,它具有真实性、完整性和有效性。电子档案管理弥补了传统纸质档案管理的不足,具有极大的优点和广阔的发展潜力。本文分析电子档案管理中的关键问题,并提出相应解决措施。
关键词:电子档案;管理问题;对策
1电子档案管理工作的优点
1.1操作方便。形成档案之前的电子文件,其增、删、改等都很方便,而且改后不留任何痕迹,保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性,使之对电子档案的检索更加方便,这是计算机参与档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现信息收集不完整、出现漏抄、字迹不工整等问题,节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候,按照资料的分类进行收集、统计和查阅,时间大大缩短。
1.2信息易于保管。与纸质载体相比,电子档案使用高科技材料制成,不仅能够防止虫蛀、防潮,而且可以重复使用,节能、环保、使用寿命长,解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案最大的优点是存储在光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小,操作简单,不需要占用大量的人财物力。
1.3传递快捷、实现资源共享。在传统的手工操作中,各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享,大量的文书档案像古董一样闲置和保存着,这在一定程度上造成了资源的浪费。而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术,因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算,而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的,二者在速度上的区别非常明显。而且,一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端,电子档案这种不受存储载体限制的特点,使利用者产生一种共享的感觉,从而摆脱时间和空间的制约,适应现代社会快节奏的工作特点
2电子档案管理中存在的问题
2.1电子档案管理中接收格式不统一
在我国很多档案馆中,都存在电子档案管理不统一的问题,这主要是因为在对这些档案进行管理时,电子档案接收的格式并不统一,影响了档案管理的效率,而且使得电子档案管理缺乏规范性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在社会中,不同的单位在制定档案以及处理档案时,方法与格式存在不一致现象,而且很多企业单位使用的档案管理软件不同,所以,接收档案的格式存在较大差异,这对提高电子档案管理水平带来了较大难度。
2.2电子档案管理中档案完整性不高
由于我国很多档案馆中,电子档案管理体系并不完善,所以,在电子档案管理的过程中,容易造成电子档案缺乏原始性、真实性以及完整性,这降低了档案利用的价值。电子档案的内容具有独立性以及变化性,很多电子档案并不是固定不变,在发展的过程中,相关人员会对档案内容进行修改,但是有的档案管理人员并没有做好校验工作,使得电子档案准确性以及真实性并不高。
2.3电子档案缺乏标准化管理
有一些经济比较落后的地区,档案馆的管理制度比较落后,一些管理措施存在滞后性,这使得档案管理发展进程比较缓慢。有的档案馆中并没有应用计算机技术,使得电子档案管理的效用无法得到最大的发挥。针对不同地区档案馆的发展现状,必须采用因地制宜的方式优化管理机制。在档案馆中很多管理人员缺乏电子档案的相关知识,而且没有接受系统的教育,对电子档案管理技术没有很好的掌握,无法熟练的使用电子档案管理软件,这不利于提高电子档案管理的效率。
2.4电子档案信息安全存在很大问题
电子档案管理措施具有较大的先进性,可以实现档案信息的共享,可以使档案资料发挥更大的价值,利用因特网技术,可以使档案资料在因特网中自由的发布与传输。这项技术在带来便利的同时,也带来了一定安全问题,使得档案信息很容易被窃取,一些网络黑客可以潜入档案传输平台中窃取重要信息,还可以对档案资料进行篡改与伪造,对电子档案管理造成了较大安全威胁。
3针对电子档案管理中出现的问题提出对策与建议
3.1建立规范的电子档案管理制度
制定一套切实可行的电子档案管理制度,一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施,特别要重视电子档案安全措施的实施,以确保电子档案的安全性与完整性;三是统一电子档案管理标准。标准规范化是电子档案管理的重要基础之一。要规范电子档案形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节,做到有章可循。制定电子档案管理制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。
3.2加强电子档案的安全
面对网络系统的安全隐患,应完善数据备份和恢复系统,使计算机或者网络发生安全性事故时,关键、重要的信息数据能有效恢复。要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。
3.3提高档案工作人员素质
信息化进程推进了档案管理的现代化,为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平,增强现代档案管理专业修养,熟练操作多媒体文件,掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者,对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才,让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
3.4统一电子档案管理软件
建立规范的电子档案接收数据格式,将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板,对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理,然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作,对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育,帮助他们进行软件更新,使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导,委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足,找出解决措施,促进统一数据格式的电子档案体系形成。
4 结论
进入信息时代后,我国很多档案馆引进了先进的技术与设备,这有效提高了电子档案管理的效率,利用互联网技术,还可以实现档案资料的实时传输,可以提高档案资料的利用率。
参考文献
[1]李卫育.推进城建档案馆数字化建设打造城市建设信息数据库[J].商业文化.2013(03):88.
论文作者:菅爱爱
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第21期
论文发表时间:2018/1/10
标签:档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 文件论文; 信息论文; 管理人员论文; 纸质论文; 《建筑学研究前沿》2017年第21期论文;