摘要：随着信息化时代发展脚步的不断加快，档案管理部门在实际工作当中也运用了许多信息管理的技术，用以记载和记录国家、社会以及个人所发生的重要事情，方便日后查询。本文主要对信息时代档案管理工作面临的问题和相关对策进行了阐述，以供参考。
关键词：信息时代；档案管理；问题；对策
Absrtact：With the acceleration of the development of the information age，archives management departments have also used many information management techniques in their practical work to record and record important events happened by the state，society and individuals，so as to facilitate future inquiries. This paper mainly elaborates the problems faced by archives management in the information age and relevant countermeasures for reference.
Key words：information age；archives management；problems；Countermeasures
我国现在已经进入了互联网时代，不管在信息管理上，还是信息公开使用上都有着较高的科技水平。而对于档案管理工作来说，这本身就是一项工作量庞大且复杂的工作，有效利用信息时代档案管理能够让工作效率有效提高上来，还能保证档案信息有较高的安全性。但是我国档案管理工作中应用信息时代管理法的时间并不长，在实际应用中还是会存在各种各样的问题，困扰着工作人员档案管理工作的进行。所以要想将存在的问题都解决好，就要找到有效的解决措施，进而让信息时代档案管理工作能够跟上时代发展步伐。
1.档案管理信息化的重要意义
以往传统的档案管理工作管理载体大多都是纸质，管理方式比较落后，工作量也比较大。在保管档案过程当中，工作人员还要防止一些自然现象的影响，如火灾、潮湿等，来确保档案资料能够正常使用。而这往往需要投入较大的人力、物力。除此之外，查阅档案资料的难度也比较大，还不能备份。信息时代的到来和计算机技术的不断进步和发展，使传统档案管理的内容发生了转变。主要表现为档案管理的载体由纸质向电子化方向转变。转变后的信息化档案管理能够有效解决档案资料的存储问题，也能够使查阅资料更加方便和便捷，在很大程度上提高了资源利用率及工作效率。由此可见，信息化的档案管理工作能更好地为企业、社会、国家服务。
2.信息时代档案管理工作面临的问题
2.1管理软件缺少通用性
传统档案管理工作实现档案管理工作的信息化，各式各样的档案管理软件得到进一步推广与使用。但从档案管理工作角度而言，虽然新型的档案管理软件实现了档案内容的信息化与数据化，但是仍存在诸多不足之处，降低了档案管理工作效率与质量。例如在实际使用过程中，档案管理软件缺少通用性，各个企业单位使用的计算机规格与型号不同，软件之间不能兼容，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作有序开展带来不利影响。
2.2档案安全性及保密性有待提高
信息时代的档案管理工作要求从人工手工录入不断地向计算机技术转移。当然，计算机的介入解放了大部分的劳动力，但网络也存在一定的风险系数。比如，一些不法分子会利用计算机网络中的漏洞对原始电子档案进行破坏，从而使原始电子档案的真实性受到严重的毁坏。与此同时，如今越来越复杂的数据、种类繁多的文件，会使计算机网络受到死机问题的影响，同样会使电子档案的安全性及保密性受到威胁。
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2.3档案管理人员综合素质低
在档案管理工作中，有相当一部分工作人员的综合素质不能满足档案管理整体性的需要，他们的专业素质不足、专业技能不扎实，导致档案管理工作缺乏安全性和有效性。另外，还有些一些工作人员，虽然具备了一定的档案管理知识，但是不能适应新时期信息化手段的应用。这些员工对信息技术的应用方式不够了解，信息化的意识薄弱，不能满足档案管理现代化趋势的要求，也无法在实际的工作中构建现代化、系统化的档案管理制度，不能使档案管理具备科学化和复合性。由此可见，管理人员的工作素质不高是档案管理中突出的重要问题，不仅严重妨碍了档案管理工作的落实也使档案管理工作的效率和质量大大降低。
3.信息时代档案管理工作的对策
3.1加强信息化建设，实现软件兼容
加强信息化建设作为解决信息时代档案管理工作不可缺少一部分，实现档案信息化管理的目的是共享档案资源，充分发挥档案资源在企业中的价值。因此为了实现档案资源共享，档案管理部门必须引进先进信息技术，对档案管理模式进行创新，实现自动化处理，从而提升档案信息的检索效率。例如在进行档案资料分类存储时，档案管理部门可利用信息管理系统、CAD/CAM 系统、资源管理系统以及ERP 系统等对管理软件进行编程，通过计算机与多媒体技术将对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应档案信息库中，实现软件之间的兼容。然后在利用网络平台传输档案资料，实现信息资源远距离、无障碍的共享，这样不仅能够存储海量档案资源，还可避免出现传统档案资料管理的老化和损毁等问题。
3.2建立健全档案信息安全保障体系
档案的安全性是档案管理工作中十分重要的部分，但是在当代的管理过程中受到了严重的威胁，急需不断加强档案的安全性，因此必须建立健全档案信息安全保障体系。对此，可以不断加强对计算机网络的建设，从而在一定程度上增强计算机网络的秘密性，使用时需要输入密码，从而提高安全性。除此之外，档案管理工作人员还要定期对计算机的运行系统进行检查维护，从而保证计算机可以正常地运行，使原始电子档案不受到损坏。
3.3加强档案管理人员的培训
在档案管理的实际工作中，要想提高档案管理工作的效率就必须确保档案管理人员要有很强的综合素质，还要对档案知识有深入的了解并熟练地掌握。在明确档案管理的基础知识后，还要进一步提高其顺应时代发展的意识[3]。所以要加强档案管理人员的培训力度，定期的组织其参加学习，使其掌握运用计算机进行档案管理的方式，掌握计算机的基本使用方法，提高档案管理人员的档案管理效率，推动档案管理现代化的实现。
4.总结
对档案管理工作实施信息时代管理，主要是在信息技术以及网络技术基础上建立而来的，这也是信息时代发展过程中的必然要求，更是档案管理工作向着更远方向发展的关键。虽然现在的信息时代档案管理工作中存在诸多问题，但只要我们根据问题的原因所在，找到相应的解决对策，一定能将信息时代档案管理工作给做好，并保障档案信息的安全性，让信息时代档案管理工作开展的更加顺利，工作质量和工作效率都提高上来。
参考文献：
[1]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012（23）：124.
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[4]王宏霞.如何进一步规范档案管理工作[J].黑龙江档案，2016（1）.
[5]王鹏飞.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务，2016（5）.
论文作者:张海燕
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/7
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 信息时代论文; 工作论文; 管理软件论文; 对策论文; 《基层建设》2019年第23期论文;