试论高校校办产业档案管理工作若干问题，本文主要内容关键词为：若干问题论文,试论论文,管理工作论文,校办论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
摘要 文章阐述了目前高校校办产业快速发展过程中存在的若干档案管理缺陷问题及其对高校校办产业今后发展将产生的不利影响，并详细分析了产生这些问题的原因。在此基础上，文章提出了一系列改进高校校办产业档案管理工作的措施及保证这些措施得到落实的保证条件。
关键词 高校 产业 档案 管理
一、高等学校校办产业的发展概况与档案管理工作现状
目前，高等学校的校办产业已成为高校的第三大功能，通过高校的校办产业，高校的科研优势、技术优势、人才优势有了十分良好的宽敞管道与社会经济发展密切联系起来，有力地促进了我国国民经济建设的发展和科学技术的进步，使本来只能留在专家、教授书橱和保险箱里的大量科研成果，科学技术信息成为现实的生产力和推动生产力发展的动力，有力地促进高等学校自身的科学研究和教学的发展。另外，高等学校校办产业在产生良好的社会效益同时，也为高等学校的发展提供了良好经济效益，为高等学校的自我发展创造了良好的筹资渠道。
现在，校办产业已成为高等学校的重要组成部分，成为高校工作极其重要的一个方面。在高校校办产业中，由于高校的学科设置、人员、技术设备条件等特殊因素，使高校的这方面工作呈现出比较繁杂现象，归纳起来主要有如下几方面的表征：
1.机构形式和工作内容的多样性。
高等学校的校办产业的形式和工作内容极其多样。在形式方面，有学校独资举办、有合资或合作经营的等等。在合资合作经营的校产中又有中外合资合作和国内合资合作之分。在工作内容方面，有直接从事产品生产的，也有经营性的商业企业、提供咨询的服务机构等等。
2.校办产业组织形式和规模的差异性。
高校校办产业的组织形式和规模不尽相同，在组织形式上有党政机构齐全的大公司，也有一人身兼多职的迷你公司等。在规模方面，有的闻名各地，人员成百上千，资金雄厚；有的则只有1—2人象个皮包公司。
3.校办产业管理模式和人事体制的灵活性。
高校校办产业中，其管理模式和人事体制是根据客观实际需要制定的，具有极大的灵活性。在管理模式方面，有的强调企业文化、企业精神，有的采取承包制。在人事体制方面，有的采用事业体制，有的采用企业体制，也有的部份事业型，部份企业型，两者交叉并存等。
高等学校校办产业存在的这些繁杂现象，给高校对校办产业的管理带来了很大不便。别的不说，就说信息的收集、统计资料的上报、档案的整理与保存等方面，就会因为这种繁杂性给学校有关管理部门的工作带来巨大的困难，使信息的收集、统计资料的上报、档案的整理和保存无所适从。因此，为今后的发展提供管理保障基础的档案工作决不能忽视，只能加强不能削弱，有必要从现在起就着手制止它随风飘流的状况。对此，笔者想对以下几方面的问题谈一些看法，供各位同仁参考。
二、当前校办产业档案管理存在的问题及产生的原因
一般说来，现在的高等学校档案管理工作已经大大突破了常规的文书档案的框架，大量的教学档案，科研档案的积累已成完整的系统，并逐步形成特色，与之相辅的基本建设档案、财务档案、生产档案以及出版档案等基本形成了一个能够反映学校工作全貌的档案体系。但是，在这庞大的档案体系中存在着极大不平衡性，常规的文书档案、教学档案、科研档案等都已形成了一套完整的结构和合理的内涵，而新兴的校办产业却无这方面的优势。因此，校办产业的档案和档案 管理工作呈无系统、凌乱和资料不全的现象，对极想快速发展的高校校办产业十分不利。
造成这种状况的原因有如下几方面：其一，现在从事校办产业档案管理的工作人员对校办产业的特点和性质不熟悉或不了解，他们习惯于从原先教学、科研和文书档案的角度出发去看问题和解决问题，从而使具有与教学、科研和文书档案不同特点和性质的校办产业档案的组织收集，加工整理和服务等都带有教学、科研和文书档案的浓重色彩，使校办产业的档案内容和档案管理带有很大的局限性、片面性，给本来就不容易收齐的校办产业档案资料造成了严重损失，最终导致校办产业的发展前景受到损害。
其二，高校现有档案管理人员对校办产业档管理不够重视而影响校办产业的档案工作。他们在思想上还没有从高等学校的第三大功能是校办产业这个高度认识问题，他们的思想观念还停留在高等学校的功能就是教学和科研两块上，因此就导致他们在档案收集、管理、加工整理等方面都以此为出发点观察问题和解决问题，最终必然影响校办产业的档案管理工作。
其三，高校校办产业的特有复杂性和不稳定性影响校办产业档案管理工作的开展。由于高校校办产业比较复杂，并具有很大的不稳定性，常随着一个风潮的影响或兴起一大批校办产业公司或关闭一大批校办产业机构，因此给管理工作带来很大困难。另外，校办产业的人员变化大也是不稳定性的一种表现。这种机构的不稳定性和人员的不稳定性叠加在一起，使高校校办产业档案管理工作的发展受到了极大的影响。
其四，高校校办产业的管理部门对收集校办产业档案缺乏应有的重视和研究，从而影响校办产业的档案管理工作。由于高校校办产业的管理部门日常工作极为繁重，常常顾此失彼，来不及照料档案的管理工作，往往到年终上级档案主管部门催讨上交档案资料时，才急匆匆地布置下面产业机构交有关资料。一过这段时间，就把档案工作旁边一放，从来没有或极少有机会去有计划地仔细研究在校办产业中哪些资料应归档，哪些应保存等档案管理工作问题，从而使已开展起来的那部份档案工作也带有很大的随意性。由于缺乏严谨的科学研究，因此具有一定盲目性。这种局面的存在，影响高校校办产业档案工作的开展是必定无疑的。
笔者认为：高校校办产业的档案管理工作以上四方面的征状，只要加强管理，是会和高校的教学、科研和文书档案一样迅速走上正轨的。
三、加强高校校办产业档案管理工作的一些设想和建议
为了使高等学校的第三大功能——校办产业能更健康地快速发展，有必要在如下几方面改善校办产业档案的管理工作：
1.要加强校办产业档案管理工作，必须改革现有高校档案管理工作体制，使高校的档案管理工作体制在根本上走出只以教学、科研和文书档案为中心内容的工作格局，将校办产业档案的管理工作纳入高校档案管理的中心工作之中，使校办产业的档案内容成为高校档案的中心内容之一。与之相辅，还要加强校办产业档案管理工作人员的配备，制定完整的档案收集制度，确定明确的分门别类标准，使卷宗的设立有科学的依据。对一些尚不太清楚是否要收集的档案资料，可以先通过借鉴社会上企业部门档案管理的机制进行管理和收集，以防挂一漏万，然后在此基础上通过分析比较和深入的研究建立适合高校校办产业情况和现实的档案管理体制。
要千万注意，力戒用原来学校的档案管理模式来套校办产业的档案管理，使性质不完全相同的事物混淆起来，造成宝贵的档案资料的损失，给校办产业今后的管理和发展带来困难，使人们丰富的实践经验和智慧的结晶付之东流。
2.要加强校办产业档案管理工作，必须在思想上先树立校办产业是高校发展的新生长点，是高校除教学和科研之外的第三大功能的观念，彻底屏除高校校办产业是学校的“三产”，它仅仅只是为学校增发奖金而搞的创收机构的观点；必须从长期发展的高度来考虑档案工作对校办产业发展的重要性和必要性，不断提高认识水准，只有这样才能有效地改善校办产业的整体档案管理工作水平和质量。
3.建立一支校办产业档案管理工作队伍，制定相应的规章制度是改善校办产业档案管理的重要条件和基本保证。现在，校办产业在向国家和校主管部门递交例行报告和统计数字是有专人搞的，尽管有时候往往需要突击一下，但这项工作还进行的较为正常。然而，这些工作形成的资料却很少有人系统管理，常常搁死在校办产业负责人的抽屉里，使校办产业的档案千疮百孔，形不成完整的资料。因此，建立一支校办产业档案管理工作的稳定队伍是十分必要的。学校应规定：每一个校办产业机构必须有专人负责有关档案的收集上交工作，人员相对稳定，校产机构的负责人有义务整理出有关资料上报作档案保存，并将此作为考核一个校办产业管理水平的重要指标。只有这样，高校校办产业的档案工作才会有一个根本的改变。
4.学校档案管理部门深入校办产业之中帮助校办产业的工作人员管理档案是改善校办产业档案工作的重要一步。由于校办产业人员十分紧凑，工作紧张，不可能会象学校行政部门那样全面铺开来正正规规地开展正式的档案工作，因此学校档案管理部门深入校办产业，帮助开展档案工作是十分必要。通过学校档案管理部门的帮助、辅导，校办产业的工作人员就能有针对性地开展档案工作，使有关档案资料能较完整地收集起来。这种深入下去主动的档案工作，有助于帮助校办产业逐渐建立一套严格的产业档案管理制度，培养一批合格的档案管理人才，使校办产业档案管理真正走上正轨。
5.加强对校办产业档案管理工作的研究和探讨，是加快建立和健全校办产业档案管理工作体系的重要措施。为了使校办产业的档案管理工作人员从理论上、方法上得到档案学的指导，保证档案工作的正确方向，有必要开展对档案学的学习和研究，有必要深入开展对校办产业档案管理工作的性质、特点、方法和理论的研究和探讨，只有这样才能为今后校办产业档案管理工作的顺利开展提供良好的理论保障。笔者认为，这种研究和探讨可以从以下几方面展开：（1）校办产业的工作特点与档案管理工作的关系；（2）校办产业档案工作的性质、特点和主要内容；（3）校办产业档案管理工作的方法和措施；（4）校办产业档案工作在学校档案体系中的地位与作用；（5）校办产业档案和其它学校档案的关系。对以上五方面的研究和探讨，将大大有助于校办产业档案工作的开展，使目前校办产业档案工作存在的问题在理论和方法得到充分的认识，推动校办产业档案工作的发展，使之尽快完善起来，服务于校办产业自身的发展。
6.加强人员的培训是提高校办产业档案工作质量的重要保证。由于校办产业的档案工作涉及到许多经济、管理、统计和法律等方面知识，要从根本上做好校办产业的档案管理工作，就必须加强人员培训，提高人员素质。不仅要进行档案知识的培训，而且还要加强经济、管理、统计和法律等方面知识的培训，使校办产业的档案工作有真正的人员素质保证，真正做到科学化、系统化和合理化。
笔者认为：做好以上六方面的工作可使校办产业的档案管理工作得到长足的进步和改善。但是，要使以上六方面得到充分的落实，还必须强调必要的保障条件，只有落实了一定的保障条件，才能保证以上六方面得到真正的落实。笔者认为，这些保障条件应包括如下内容：
1.领导的重视。如果没有领导的重视，以上所述的任何一条都是难以实现的。因此，高校领导必须对改善校办产业档案工作给予充分的重视，把它提到议事日程上来研究，定出计划，分阶段实施，并不断地进行检查，保证进度和质量。只有这样，以上六方面的落实才会有保证。
2.经费的保障。开展档案工作是要花钱的，尤其在刚起步时更是这样。要搞好校办产业的档案管理工作，必须得到一定经费的保证，没有这一点，任何设想和方案措施都是空谈。因此，在落实以上六方面工作时，必须落实相应的经费，以保证工作的顺利开展。
3.人员的保障。要开展真正的校办产业档案工作，还必须有人员的保障。因为，具体的档案工作只有落实到人才能实施，再加之随着校办产业的不断扩大，工作量必然越来越大，没有必要的人员保障，必然捉襟见肘，最终架空实质的工作，使之得不到落实。因此，人员保障是十分重要的条件。
4.场地空间的保障。要开展档案工作就需一定的场地空间来保存档案，不要空喊重视，到最后连一间象样的工作室都没有，那根本谈不上档案工作。如果没有场地空间的保障，使辛辛苦苦化费大量人力物力收集整理出来的档案东放一点、西藏一点，造成使用不便和保管不善是极不应该的。因此，要强调必要的场地空间保障，只有这样才能保证校办产业档案工作有良好的发展环境。
笔者认为：如果有了这些保障，那么改善校办产业档案工作的六方面建议与设想就可得完满的落实，高校校办产业的档案工作定会得到良好改进，最终为校办产业今后的腾飞打好基础。