电子文件转化为档案过程中的法律问题，本文主要内容关键词为：转化为论文,法律问题论文,过程中论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在办公自动化、计算机辅助设计、辅助制造以及在互联网上电子邮件交换等过程中形成的电子文件信息越来越多，电子文件的档案属性及归档问题，即如何在电子文件管理中导入档案控制已是摆在人们面前的课题。
档案概念的最基本内涵是它的原始性。纸质档案的原始性较易被认定，可以通过档案信息的载体——纸张、字迹材料、字迹来认定该份档案是否原件，因为纸张、字迹材料、字迹都有其特性，且三者间不容易被分离，可谓“皮之不存，毛将焉附”。电子文件的特点在于：信息与载体的可分离性，且载体材料与字迹材料没有特性；易于复制、删除和修改；易于通过网络进行远距离传输。这些特点一方面是电子文件得以盛行的基础，另一方面又因为这些特点决定了电子档案的原始性不易被认可，从而构成了转化为电子档案的主要障碍。但是，事实上，电子文件信息的原始性依然存在，问题只是在于如何去确认和保证这种原始性，只要这种原始性能够得到保证，电子文件的档案属性就应该得到认可。
确认和保证电子文件信息的原始性，可以通过技术的和法律的两个方面的途径来解决。技术方面，主要是进一步提高电子文件的加密技术，确保电子文件的安全性。技术途径是电子文件转化为档案的基本前提，如果没有相应的一套保证电子文件安全性的技术，电子文件的原始性就很难保证，电子文件的档案属性也令人怀疑。但是，对这种技术的要求只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断发展。关于技术方面问题，本文不作深入研究，只就电子文件转化为电子档案过程中的法律问题作一粗略探讨。
一是明确档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案馆转化电子文件为电子档案的职能。自有文字以来，在人类社会架构中，保存记载人类活动信息的载体（亦即档案）的机构总是其中一个不可缺少的组成部分——虽然它的名称、地位在各个时期有所不同，现在，档案馆作为保存人类历史记录的专门机构，已被人们普遍接受，也已被法律所明文规定。在信息化社会中，一方面参与形成历史记录的人越来越多，范围越来越广泛，电子信息已成为记载人类活动的信息的重要组成部分；另一方面，由于人们对电子文件的历史价值、文化价值的认识程度不同和自身利益的局限，他们不关心电子文件的保存，又没有专门的机构来关心电子文件的保存及其原始性的确认。因此，鉴于档案馆在人类社会架构中的特有地位，它天然地具有关心、保护信息的真实性和原始性的倾向，有必要在法律上将电子文件的归档、保存纳入档案馆的职责范围，使这种倾向成为法律上的权利和义务，从而也使档案馆更全面地履行起保存人类历史记录的职责。为确保档案馆维护电子档案的原始性，还必须在法律上明确它的中立地位，即档案馆应该脱离地方、部门与单位的小利益，成为全社会的中间机构，成为保证信息原始性的公正机构。此外，电子文件信息必须依赖相应的计算机硬件和软件系统才能识别，但计算机硬件和软件系统在不断更新换代，必须有专门的机构来维护电子文件的可读性，因此，明确档案馆在电子文件管理中的地位，还可以保证电子文件的可读性。
二是明确电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度。电子文件转化为电子档案的过程，电子档案的保管、提供利用等环节必须由法规作出明确规定，从而在程序上维护电子档案的真实性与合法性。电子文件的采集渠道、采集方式、真实性与合法性的保证、电子文件的价值鉴定要作出明确规定；将电子文件作为电子档案保存过程中的加密、存储应作出规范性要求；电子档案的载体保存条件，电子档案的提供利用也应作出明确规定。
三是明确电子档案的法律效力。在明确了电子档案的管理部门和转化手续之后，还必须用法律的形式明确电子档案在法律上的效力，其证据效力法律应予认可。这一条是电子文件转化为电子档案的前提，电子档案的法律效力得不到认可，电子文件就没有转化为电子档案的必要；前述两条是保证电子档案的法律效力的措施——不明确保存电子档案的专门机构，电子档案的保存与档案特性的保持就没有主体；没有电子文件转化为电子档案的手续及其保存要求与提供利用规定，电子档案的原始性和可靠性就没有制度的约束。总之，没有这些措施，电子档案的真实性就没有保障，其法律效力就没有基础。
上述三条实际上是一个整体，即电子文件转化为电子档案的法律保证。三个方面的问题，既需要国家立法机关在涉及档案和信息的法律中作出原则规定，也需要政府有关部门制订相应的实施办法，细化和落实法律的规定。