摘要：近年来我国的经济在不断的进步社会在不断的发展，在网络信息方面也取得了很高的成就，很多相关部门、单位利用计算机系统传输、存储电子版文档文件。电子文件整个生命周期都依赖于计算机，需要计算机软件才能使电子文档存在，否则电子文档就失去了“栖居地”，无法存在，人类也无法掌控，无法利用它实现更多的价值。因此档案管理系统的建设就显得尤为重要，它的存在有一定的必要性，目前整个IT市场，有大量的软件开发商，硬件搭建商以及系统集成商，虽然看起来我国的IT技术已经发展到一定高度，但横向对比，与国外的同行业相对比，我国的档案管理机构对档案管理系统的认知还不成熟，认知程度还不够，与我国电子档案的发展相比较为滞后，而各类商家对产品的需求挖掘，以及做出来的产品的完整性，也无法与外国同行业相提并论，处于不成熟阶段。所以说，有计划的开发适用于现实操作的电子档案管理系统，对于软件开发商以及电子档案管理机构来说，都是值得花大量心思去琢磨，花大量时间成本及人力成本去实践的。下面简述本文基本内容：
根据电子档案管理工作中发现的问题，我们认为能够实现能够像纸质档案一样管理电子档案的流程是主要问题，急需解决，如编码、归档、入册等有序进行。借此能够保证整个流程的流畅性和权威性。
（1）通过数字签名、数字信封等技术，进行防伪及密码服务，使电子档案的节约业务能够得到安全保障。
（2）为了使电子文档能够实现密文存储和密文检索的功能，我们可以通过对偶编码函数，完成密文检索模块的搭建。保障电子档案的安全性，秘密性。
关键词：信息安全；电子档案；对偶编码
1.简要阐述档案
1.1文档的生命周期
由于每个国家的政治文化背景不同，对事物的认知在一定程度上也是不同的。使用英语为母语的国家，普遍认为文件生命周期，从大的方面来讲是可以分为三个阶段来总结的，文档可以归纳为一个阶段、文件可以归纳为一个阶段、档案也可以归纳为一个阶段[1]。而以法语为母语的国家，文件形成并不能叫做档案，因此就不用经历归档，现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段。“无论是具有行使法律权力的人，还是国家部门的相关组织和外部私人创建的部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，只要是它的形成日期、形成方式和制成材料，都统称为档案。[1]”在法兰西共和国颁布的《法兰西共和国档案法》中档案的定义是这样的。就目前中国的现状来看，对档案的定义与以上两个语系国家不同：“档案的形成存在于办公室的工作环境，档案的现行作用在办公室中体现；档案中包含两个时期：文档经过相关部门的归档和上交到馆内，这两个时期中包括着文件的半现行阶段和非现行阶段。每个国家的但按周期都是相同的，虽然存在着文化差异但是对于档案的规划周期都是根据不同的系统不同的要求来进行监管的。
1.2三种不同的管理系统
曾有学者这样认为：进行系统监管要从三个阶段着手，第一个是电子文件管理系统，第二个是档案信息系统，第三个是电子文档管理系统。
1.3 电子文档管理系统
办公室自动化环境和计算机设计环境中形成的文档，应该由电子文档管理系统进行监管；无论是文档还是文件或者是档案都是一个完整的生命过程，将其存在电子文档管理系统中能够对它们进行系统化的划分，同时它们也肩负着很大的责任。
电子档案管理系统在实行落地建设之前必须经过多方面的需求分析，其查询系统是个集成的系统，它结合了信息存取和信息输出，其中包含着很多项工作，比如说，运用计算机技术来处理声音、图像、文字、视频等信息，同时将两项工作建立一个和谐良好的关系。就目前我国网络信息的发展现况来看，这种技术还没有被广泛的应用，一部分的设计院系还在采用旧技术或将底图扫描成图片文件进行单一的存储，这造成存储不安全、查阅不方便、数据不共享等问题。建立电子档案查询系统，可以将现在存在的电子档案及目录装在到数据库中，实现电子档案的共享。这样，设计院内部用户可以方便查询图纸；各单位用户也可以查询与之相关的档案信息。
下面我们举例说明：例如设计行业，比如说会计在记账的工作过程中，要将档案留底并进行保存，以备随时调档查询[2]。如果不用电子档案管理系统，而是用传统的、低效率的保存方法，需要大量的人力及物力，需要专人保管，而且查询的时候效率也比较低，还要占用大量的空间去保存它，保存的条件相对也比较苛刻，要在温度湿度适宜的密闭空间存储，防火防盗。电子档案系统就完美的规避了这点。它可以很大程度的饿节省时间成本及人员成本，提高档案的安全性及检索的高校。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆与传统的保存方式相比，新的处处方式主要有以下几点优势：
1）提高检索效率；
2）提高复用率；
3）提高安全性；
4）提高便捷性；
5）节约时间财力成本。
电子档案主要保管的是有保存价值的电子材料，包含各类设计施工图纸，人事档案，施工等具有法律效力的合同，以及财务报表等。电子档案就是以图像或者表格、文字等构成的东西。
1.4 电子文件管理系统
将电子文件进行归档保存，应该在电子文件管理系统经过鉴定以后。电子文件管理系统不是一个动态的工作过程，也不与当前的业务进行联系。所以，虽然人们已经意识到元数据是未来发展的趋势，在文件管理工作过程中会不断的形成新的元数据，对于这些新形成的数据来看会跟随文档一同保存，但是事实上文件不能进行逆向操作，文件一旦完成归档就不可以修改。就现在而言，在全国范围内各级各类单位的电子文件管理系统开发建设已经很普遍了，但在行业上并没有形成一个标准，所以出现了大量的低水平重复研究与开发。再看一下国际的整体局势，系统开始建设前先进行需求分析，形成一定的标准化流程。
2.电子档案管理系统
2.1 电子档案管理系统管理的对象
电子档案管理系统顾名思义，管理的是要长时间保存的文档，且随时能够调取出来使用的。在电子档案管理这个系统中，文档已经从第一阶段迈进了第二阶段。电子档案管理系统的就是要接收单位需要永久保存，有查档价值的部分文件，保留原文件的真实、完整和可靠。要保证文件能够长期的保存并且随时有效，就要做到建立一个完整的文件管理系统，所谓有效利用，就是在找文档时能够通过检索迅速找出所需要的文档以及信息，而不是像纸质文档一样需要人工去一一核查，工作量大，而且容易出纰漏—毕竟人不是代码。通常情况下，人们习惯把实现数字资源长期保存和利用的项目称为可信数字仓储，根据相关报告可以就可以看出。图书馆、博物馆、档案馆等文件存储都可以应用可信数字存储。在做到合法保障、人力物力资源丰富、工作流程清晰明瞭的基础上建立符合各项要求的可信数次仓储，不仅仅是这样，还要做到履行各项法规，符合数字对象的职能，最后是要注意安全问题[4]。
迄今为止，我国档案领域数字档案馆和电子文件中心是最具有代表性以及权威性的可信数字仓库
结语
著名的美国电子档案馆，在建设前期，由IT开发商与使用人员共同努力，进行需求分析，共历时七年才开始启动建设工程，七年间，他们总结了853条需求[5]。与此相比，我国的电子档案管理系统，建设时更多注重的应是高效，在保证高效的同时却忽略了需求分析，为日后的使用留下了隐患[5]。当下，无论是电子文档管理系统、电子文件管理系统，又或者电子的档案管理系统都已经在全国范围内普及了。我认为，建立一个合格的系统最主要的就是要对需求进行分析，不要在遇到问题的时候才找到档案系统中存在的不足，这时候就已经晚了。
参考文献：
［1］王岚.文件还是档案？—为 records 正名 [J].档案学研究.2009（5）.
［2］陈兆主.六十国档案工作概况 [M].中国档案出版社.1995：194.
［3］International Organization for Standardization.ISO 23081-1：2006 Information anddocumentation —Records management processes —Metadata for records —Part1：Principles [S].Switzerland，2005.
［4］Gable Julie.Everything you wanted to know about DoD 5015.2[J].Information Management Journal.2002.
［5］张宁.欧盟《电子文件管理通用需求第二版— MoReq2》解析 [J].北京档案.2008.
论文作者:韩雪玲
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/1/4
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