书库清点工作及其难题解析，本文主要内容关键词为：难题论文,书库论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
图书清点是图书馆传统的工作项目。通过清点，一方面准确掌握书的存在状况，及时对丢失的图书进行注销处理，另一方面，其清点结果也是对工作人员德、勤、技、能四个方面综合检查的具体反映，可以做为定岗、定编、定职责的三定工作等的参考依据。
1 具体方法
1.1 确定清点工具
传统的清点图书的方法是用书库或阅览室的室藏目录片或图书典藏的调拨帐与书架上的图书逐本核对。这样做，由于完全是手工操作，不仅费时、费力，而且还存在着因种种差错所造成的数据不准确的现象。因此充分利用现有的现代化手段进行清点工作，只要方法得当，软件支持力强，就会收到省时、省力、准确高效的结果。
1.2 明确数据类型，确定检索点
1989年我馆新馆建成后，流通部由于当时急于搬迁，数据的建库工作直到1991年才完成。这些数据包括分类号、题名、著者、出版地、出版年、价格、页数、ISBN号、总数、类别、文种等项，基本上可以做为清点工作的基础。
1992年，我馆编目部开始做机编数据。从编目数据库中抽取流通数据库中所必要的字段补充流通数据库。调拨到流通书库的图书先在流通预处理库中扫进条形码，输入条形码的数据再转入中央数据库，这便成为正式数据供流通使用。在使用查询功能时，只要扫条形码，这些书的书目信息在屏幕上自动显示。这样，条形码与建立了一一对应的关系。
至此，流通部数据由两部分组成。其一是1992年以前的简单的数据，其二是1992年以后的标准数据。条形码为计算机借阅的核心，是利用计算机借阅过程中的枢纽和环节，它连接着从生产数据到使用数据借阅图书的全过程。通过它，反映图书在系统中的存诸状况，随时查询到输入在计算机中图书的各种特征。因此，条形码成为清点图书的最好检索点。
1.3 清点中出现问题的可能性
确定了检索点，还要明确清点中出现问题的可能性，工作起来才能做到有的放矢，寻找解决问题的最佳途径。清点中的问题千奇百怪，出现频率最多的不外乎以下几种：
a.一书两码现象
按书的条形码清点图书，当一书两码时，实际上对一书重复计算为两种，造成一书重点现象。确定一书一码，将另一条码与其相对应的图书信息删除。
b.两书一码现象
首先将条码确定为两本书中的一本，然后将另一册书按新书处理。
c.对改变地点的图书的处理
凡是调拨出书库的图书都属于地点改变的图书，它包括多种情形。如剔旧图书、调拨到阅览室的图书等。将地点改变的图书从流通图书预处理库中删除，使其能真实反映图书的存在状况。
d.对变更条码的图书的处理
当条码丢失或破损后，工作人员给书贴上新条码。贴新条码时，应先解除原条码图书的对应关系，然后使新条码与图书建立对应关系，以避免一书两码现象发生。
e.书目信息与图书本身特征不一致
进入流通的图书有时当编目数据需要改变时，如分类号需要改变时，工作人员仅把书的外在形式改变了而未将书目信息改变，使书的外在特征与机读数据不符。
f.有条形码无书目数据现象
清点中常发现在书目数据库中找不到该书的信息。发生这种情况，应由编目部人员配合，及时补上未录入的数据或在中心数据库中进行查找，及时转入流通预处理库，使图书在流通数据库中建立档案、有案可稽。
g.条形码丢失或破损问题
在清点过程中，因为条形码做为清点图书的统一检索点，当其丢失或破损时，不仅影响清点速度，也给清点带来误差。当此情况发生时，可利用书目数据中的其它检索点进行清点。如分类号、题名等。通过系统软件功能可以查到此检索点所对应的书目信息，再通过排斥法将清点过的，其分类号或题名相同的复本书排除，从而达到清点的目的。因此在清点前必须做好细排架工作，以防条形码丢失或破损问题的出现。
h.条码“误读”或“张冠李戴”现象
在借书过程中，有些读者将书的条形码撕下，将原书换为另一本书。还书时，计算机只认条码不认书，从而成为丢书一种原因。清点过程中，发现条形码所反映的图书与书目基本要素本身不一致时，便可认为此书已丢失。
1.4 清点中应注意的问题
a.清点时可规定一定数量的图书做为批处理。每清点一批图书时工作人员必须认真做好记录，尽可能详细地说明有问题图书的问题所在，最大限度减轻善后工作的负担。
b.认真填写此批书的册数和清点进度，出现的问题尽可能随时解决。这样做既能增强工作人员的责任意识，又便于领导通过记录检查清点中出现的质量问题。
c.清点前将图书细排架，以便条形码丢失或破损问题出现时利用其它检索图径清点图书。
d.做好清点前和清点时各有关部门的协调工作。如：自动化部应编制可操作性强、功能好的软件，做好流通部人员使用流通系统软件的培训工作、做好对系统软件的维护工作；编目部人员能及时处理机读数据出现的错误；典藏部门对地点改变图书的核对工作；办公室后勤部门做好各种书车的协调保障工作等，以减少不必要的工作环节和善后工作的复杂性。
2 清点工作对系统软件的要求
清点工作是个复杂的工作过程，系统功能的完备程度决定了系统的档次和水平，也决定了清点结果的准确程度，它要求系统软件具有如下功能。
2.1 具有屏幕显示图书基本特征功能
此功能便于工作人员从屏幕上直观感受书目信息，及时发现书目信息与图书本身特征不一致情况，妥善处理。
2.2 具有同错提示功能
清点过程是个重复性强、枯燥单调的过程。这种大量的突击性工作造成输入中的错误在所难免，错误的形成多种多样。因此系统必须设置出错误揭示功能，能对某些错误数据进行检测处理。最好设有修改途径或查找错误原因提示，使对清点过程中错误的处理可操作性强，从而使清点结果准确可靠。
2.3 具有出错随时修改数据功能
可以随时对错误数据进行改正以减少善后工作的负担。
2.4 具有准确的计数显示功能
对每批图书、每班工作清点完毕的图书、每类图书及清点进度等有统计功能，以便掌握工作量和工作进度，及时调整工作量和工作进度。同时把每批图书清点的总数与书架上图书的实际数对比，可以及时发现每批图书有无漏点现象，提高清点准确性。
2.5 具有查找漏点图书显示功能
以批为单位清点图书。当清点册数小于屏幕上所显示的清点册数是时，说明有漏点图书。运用此功能把此批图书重新清点一遍，直到找到此批图书所有漏点图书，并能显示漏点图书的某个特征，如分类号、题名等。
2.6 具有对清点图书的可标识功能
对清点完毕的图书给以固定标识。一方面可以避免重点；另方面可以减少一书两码、两书一码现象造成的错点问题，从多方面检查出现错误的可能。
2.7 具有准确提供索书信息功能
图书馆公共查询系统向读者开放后，读者利用公共查询系统便可以知道所需图书的存在状况。显然，这对计算机流通软件提出了较高的要求，同时对图书馆的管理也提出了更高的标准。它不仅要求图书归架及时准确，馆藏地点明确，而且图书状态的临时变化，如修补、调拔、展览、剔除等信息都能及时在计算机上注明，才能保证这部分有特殊用途或易地存放的图书得到清点。
3 对工作人员的要求
3.1 工作人员必须能熟练使用系统软件，掌握各种功能及其实现。通过清点工作可以改变图书馆领导及读者对流通部门工作人员的印象。因为计算机系统可以提供诸多服务，迫使其服务水平不提高不行，从而改变人们认为流通部工作人员素质差的定势。
3.2 具有较强的应变能力，遇到问题能及时解决，善于思考出现问题的可能性，寻找解决问题的最佳方案。
4 清点过程中的人力、时间安排
清点前认真做好实验工作，切实制定出相应合理的清点方案及进度。合理分配人力，人太多工作秩序得不到保障，人太少会影响清点进度，拖延时间。
每班工作人员以3人为宜，实行承包制、责任到人。以每班人员工作5小时，每组每小时清点600本计算，每天可清点24000册，20万册图书最多10天就可以完成，还需一定时间完成落后工作。清点过程中图书要有暂时稳定的时间和地点，因此以闭馆为宜。
总之，随着自动化水平的提高，图书馆传统的清点工作已从手工方式向现代化方式过渡。清点工作是保护现有资源、摸清家底、建设馆藏的有效手段，也是领导评价窗口服务好坏的一个重要参数，其清点结果对领导决策，对图书馆的藏书建设有重要的指导意义。