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摘要：办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于事业单位的发展极为重要。事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要。
关键词: 办公室档案；规范管理；发展方向
引言
现代化管理条件下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展的有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。
1规范办公室档案管理工作的意义
如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高地提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于保存还原历史真实性。另一方面，规范化的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得的成绩，可为探讨其运营成果及发展规律提供参考信息。办公室档案工作管理的好坏直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好单位办公室档案工作，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。
2办公室档案管理工作面临的主要问题
2.1落后的规划与设计
当前信息化时代的办公室档案信息管理工作所要面临的主要问题就是对于档案管理工作的规划与设计。档案信息资源的生成不仅仅与空间地域有关，还会受到资金、权限等影响。因此，在这种形态各异、纷繁复杂的背景之下，全国统一的规划方案实在是难以形成，这样就使得办公室的档案管理工作难以统一。
2.2落后的工作理念
传统的档案管理就像是一件件收藏品，难以保证档案的使用功能和实用价值。而信息化的档案管理能够将各种信息随时调档出来，进行统一规划。而工作人员却缺乏这种服务意识，导致档案的管理工作只是停留在信息管理和收藏方面。
2.3落后的管理方式
传统的管理方式主要是通过管理工作人员的手头工作和实际操作，而这样工作会有很大的弊端。第一，无法及时更新和汇总所有的档案资料。第二，无法将有用的档案资料调档出来，难以发挥信息的真正作用。其次，管理档案的工作人员缺乏服务意识，专业技能以及专业素养不强，无法更好地进行信息化的资源管理工作。
3提高档案规范化水平的措施
3.1重视规划管理，完善管理制度
目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。在单位内部应积极宣传档案管理工作，并成立专门的管理部门，采取领导负责制，领导档案人员全面开展档案规划化管理工作，立足于当前工作现状，收集并梳理存在的问题，提出解决对策，提供组织保障。
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3.2强化管理体系，保证信息真实性
针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及各环节全过程，特别是要重视人员能力建设。新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一时间收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。
3.3构建网络体系，规范档案利用
现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。同时在计算机技术飞速发展的趋势下，档案网络化将会得到进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。
3.4提高档案管理职员的工作意识
对办公室文件的档案进行高效的管理离不开管理职员的专业素养。提高档案管理职员的专业素养，有利于提高档案管理工作效率。就档案管理职员讲，素养的提高，不仅包括专业素养及专业水平的提高，还包括了档案管理职员的道德品质的提高。帮助档案管理职员认识档案管理标准化的意义，提高管理职员的工作意识。单位应定期的对档案管理职员开展教育培训，让职员深入掌握档案管理的专业类知识，增强职员规范化管理理念，职员对档案管理工作的意识决定着档案管理工作的精确程度。单位管理者也要充分认识到档案管理工作的重要性，及时开展技术交流和创新活动，集思广益，增强职员的工作热情。
4信息时代下档案管理工作创新
建立信息化档案管理的平台。要去建立档案管理的平台，就必须要把数据资料进行完整处理和搜集，为档案管理的工作提供更广阔的空间。要把档案管理的工作和科学技术相互结合，坚持循序渐进的原则，做好两者的沟通协调——从实际出发。从而实现了初级到高级的转变，成立分级化档案资料管理库和综合性档案资料管理库，共同形成信息化档案管理的平台，以提升档案管理的水平和效率。与此同时，建立档案的共享平台，以便实现各个单位的资源共享，打破以往的档案管理空间限制。除此之外，在建立资源共享平台的过程中，也应该建立档案管理的反馈机制，以便工作人员在工作过程中遇到问题可以及时反馈，督促管理人员优化档案管理资源，提升实用价值。
结束语
对办公室文件进行档案管理是任何办公单位不可缺少的。对档案管理实行科学、规范化的管理有利于提高档案管理工作效率。管理部门应随着时代发展的潮流，及时对档案管理模式进行优化，定期开展培训学习，提高档案管理职员的工作意识；制定档案管理规范机制，并严格落实；通过将传统模式与信息化模式相结合，使档案管理体制趋向标准化。我深信，办公单位通过对档案管理进行合理的优化，业绩一定会更上一层楼。
参考文献
[1]张斌.新经济时代的企业档案管理[J].中国档案出版社,2015,(08):18-19.
[2]侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务,2012,(02):26-30.
论文作者:成冬琼
论文发表刊物:《基层建设》2018年第12期
论文发表时间:2018/6/11
标签：档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 办公室论文; 管理工作论文; 职员论文; 单位论文; 《基层建设》2018年第12期论文;