文件管理与控制文件数量的增长，本文主要内容关键词为：文件管理论文,数量论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、引言与基本概念。
文件管理就是对机关开展工作所需要的所有记录信息进行系统、科学的管理。对文件进行管理的依据在于：文件对办公室的工作非常重要，但文件应该是办公室的工作。把处理文件的工作从办公室的业务中分离出来的历史与保存文件本身的历史一样久远。甚至从文件产生时起，就有人从事文件保存工作，以便使那些需要利用文件信息的人在需要时能够得到这些信息。然而，支撑和影响现代文件管理的概念，以及文件管理这一术语本身，显然产生于20世纪的美国。
美国的文件管理者所说的文件，实际上是指一种文书，如一份土地契约、一张任命职位的任职令、一封传递信息的信函。文件管理者以“系列”为基本单位对文件进行管理。“系列”一词来自于法语，其用法是指一个“类别”或一个“组合”。文件系列是以文件的内容或文件形成的自然状态为基础而形成的，并且由单个的案卷（一般是一夹或一盒文件）所组成。“案卷”一词又常被用作是系列的同义词。
文件管理者根据产生文件的办公室对文件的利用情况而将文件分为以下3类：
现行文件——指那些办公室开展工作正在使用的文件；
半现行或非现行文件——指那些办公室继续开展工作仍需使用，但又不再频繁使用故不需保存在办公室的文件。这些文件通常保存在办公室之外的某个场所，并且文件在该场所的贮藏费用低于文件保存在办公室的费用；
档案文件——指那些其产生目的已经得以实现的文件，既是指那些其所针对的工作活动已经完成的文件。
美国的档案学家T·R谢伦伯格以这3种类型为基础将文件的价值一分为二。他认为，前两种类型的文件（即现行文件和半现行或非现行文件）主要为其产生的目的服务，此时的文件处于其第一生命阶段。文件管理者所管理的正是处于第一生命阶段的文件。档案文件是处于第二生命阶段的文件。由于其所针对的工作活动已经办理完毕，档案文件不再为文件产生的目的服务，而是具有第二价值。
30年代至70年代，美国的文件管理工作为了满足机关以下3个方面的需要而得到了发展。
减少留存文件的数量。现代生活的结果之一是机关数量的增多和要求机关开展文件管理工作的迫切需要的增加。20世纪以来，机关开展工作所需要的文件数量成几何级数增加。与此同时，在这些数量庞大的文件中，越来越少的文件具有在为文件形成机关的工作服务之外的其他价值。文件管理工作可通过鉴定（即确定文件的价值）和制定保管期限表（即确定机关开展工作需要利用文件的期限）的方法，为文件所针对的工作活动完成之后及时地销毁文件提供方便。
提高办公室工作的效率。管理现代机关产生的数量庞大、种类繁多的文件要求在对信息进行分类和掌握信息在机关内各办公室之间流动情况的基础上采取先进的文件整理与检索方法。为了提高办公室工作的效率，文件管理者应与办公室工作人员合作制定文件的归档制度，设计特定的文件类型如采集信息的表格等。
保护机关和个人的权利。一方面，保存文件为某种权利提供文件证明容易为人们所理解。另一方面，在美国，机关也把文件管理作为一种销毁那些其内容可能对机关有害的文件的方法。有计划地销毁文件同样可以通过控制文件数量增长的方法即制定保管期限表的方法来完成。
二、文件管理的基本概念。
（一）不再频繁使用的文件必须被移交；不再需要的文件必须被销毁。
在我们这个依靠文件运转的时代，任何不再频繁使用和不再需要的文件积累就是浪费财力和人力。这些文件的积累会占用存贮空间，耗费档案装具，到一定的时候还会使办公室工作人员分心而不能尽其职责。文件管理者的工作目标是确保任何场所保存文件的期限就是完成该场所的工作活动需要利用文件的期限。不再频繁使用但仍需保存的文件应该尽可能经济地贮存；不再需要的文件应该尽快地被处置。文件管理者可以利用文件保管期限表来部署文件的移交和销毁，以便不再利用的和不再需要的文件不被积累。
（二）文件生命周期。
基于文件必须在一个机关的文件管理系统内运动的思想，生命周期把文件管理活动分为3个阶段——产生、维护与使用、处置——所有的文件都要经历这3个阶段。
1.产生阶段。
文件产生阶段要做的工作主要是设计特定的文件类型，其目的一是提高文件实现其产生目的的能力，二是减少处理同样信息量的单份文件的数量。文件产生阶段处理的文件类型有：
表格。表格文件用于从众多的回答者中采集相同的信息要素。表格管理者的工作是设计每一种表格以满足尽可能多的办公室采集相同信息的需要。这项工作将减少印刷、用纸和分发等方面的开销。此外，表格管理者设计表格还可以提高信息的利用效率。一张表格上的信息通常可以被不止一个办公室利用。一个好的表格管理者会将表格上的数据进行分类排列以便按信息将被利用的秩序采集信息，从而使设计出的表格有助于对信息的利用。表格是美国政府机关中最普遍使用的文件种类，在所有的文件中占了3/4的比例。
信函。大机关常常会收到许多答复相同的询问。信函管理者负责设计信函的格式，以帮助负责回答信息询问的人员从每次不得不写一封完全不同的信件中解脱出来。信函是美国政府机关形成和处理的第二种数量庞大的文件形式。
指示。指示实质上是机关内部高层管理部门向低层管理部门和工作人员发送的传达方针政策的信函。管理信函的方法同样可用于指示的管理。此外，指示管理者要监督指示的分发，以便将其副本数量减少到必要的最低限度，从而节省制作副本所需要的费用和保存分发到整个机关的指示副本所占用的贮存空间。
报告。政府机关与大公司和其他组织的高层管理部门都要求下属机构和工作人员定期提交报告，就其所做的工作作出陈述和说明。如果按撰写报告所需要的时间数量来衡量，报告是现代机关产生的最为昂贵的文件类型。报告管理者首先要设计出报告中的信息构成；其次，在负责撰写报告的办公室遵照规定的格式撰写报告后，报告管理者应监督报告的分送以便将其数量减少到必要的最低限度，从而减少所形成和贮存的报告数量。
2.维护与使用阶段。
在文件生命周期的中间阶段，文件管理工作应满足3个不同的需要。第一个需要是整理文件以供检索。为了有效地利用文件，必须保证利用者能够在需要时检索到任何特定的文件或案卷。这种检索的基础是文件的立卷归档方法，不论文件是按字母顺序立卷归档，还是按百科全书式的方法或字母数字混合编制的方法或数字编号的方法进行立卷归档，都必须适合文件本身的特点。第二个需要是识别和保护那些机关在遭受了灾祸之后重新开展工作所需要的文件。为了使机关在经历了灾祸之后能够继续开展工作，文件的整理和处理必须确保使那些机关在经历了火灾或洪水或其他灾祸之后继续开展工作所需要的文件能够得以幸存。第三个需要是将用在文件上的花费减少到绝对的最小数。开展副本管理工作的目的就是为了控制文件副本的产生。除了在某些时候因某种原因需要制作额外的文件副本外，其他情况均不能制作额外的副本。
案卷管理。文件管理者可以采取几种方法对案卷进行管理。为了防止文件在其不被利用的场所积累，可以采取立卷的方法，即在一段时间（通常是一年）结束之后进行组卷。半现行文件是指不再频繁利用的文件，通过将这些文件移交到办公室之外的某个场所贮存的方法，就可以降低文件的贮存费用。此外，对由几种类型的文件所组成的文件系列进行分组，有助于将那些具有档案价值的文件与那些其所针对的工作活动结束之后便不再被需要的文件分开收藏。
文件规划。某些文件对于机关在遭受灾祸之后重新开展工作必不可少。这些文件既包括具有永久价值的文件如政策制定部门的会议记录，也包括具有短期价值而非永久价值的文件如机关的借贷款财务文件。制定文件规划有助于确定那些机关恢复工作所需要的文件，并布置在不受袭击机关办公室灾祸影响的地方贮藏这些文件的副本。
副本管理。通过提供文件副本服务而非允许每个工作人员任意制作副本，文件管理者可以帮助减少花在制作文件副本上的费用并节省贮藏不再需要利用的文件所占用的空间。就指示而言，对其副本进行管理通常意味着控制副本的分发但又确保需要副本的每个工作人员都能得到副本。机关可以通过制作文件缩微胶卷、缩微平片的方法为更多的工作人员利用同份文件提供服务，并达到制作备份文件或文件副本的目的。机关将会发现，制作并贮藏文件缩微胶卷的方法还会降低费用。
3.处置阶段。
所有的文件在实现了其产生的目的之后，都将面临着两种结局之一：或者被接收进档案馆或者被销毁。据美国国家档案馆的报告，美国政府机关处理的所有文件中只有1%的文件具有保存在国家档案馆的价值。其余的文件因不具有永久价值将被销毁。为了确定哪些文件属于哪一类别，文件管理者要对文件进行清查和鉴定，并编制文件保管期限表。
清查与鉴定。为了制定文件管理规划，文件管理者应编制一份详细目录，查明并确认一个机关形成和使用的所有文件系列。在查明了每一个文件系列的起止时间、产生目的、用途、内容以及支配文件系列形成、利用或销毁的方针等之后，文件管理者应编制一份文件保管期限表。这份保管期限表将首先规定文件起现行作用并保存在形成办公室的时间，以及文件现行作用消失而移交到一个费用低廉的地方（通常是为此目的而建造的文件中心）的时间；其次，保管期限表还要规定文件销毁或移交到档案馆的日期。
确定每一个案卷或文件系列的价值以便利用就是鉴定工作。文件管理者可从4个角度或者说根据机关的4种职能活动——即行政的、财政的、法律的和历史的——鉴定文件的价值。在美国，多数文件管理者错误地认为在这4种价值中只有历史价值才能延续到文件的第二生命阶段。
在鉴定了文件的价值并编制了保管期限表后，文件管理者应征求文件利用者的意见，以确保保管期限表中所规定的文件从办公室移交到文件中心和从文件中心移交到档案馆或销毁的期限是合适的。在文件管理者和文件利用者达成一致意见后，还应将保管期限表提交给机关的行政、法律和财政部门最后审批。
档案。档案是指那些能证明机关历史、证实机关和个人权利与义务的、机关连续开展工作所需要利用的文件。档案的数量只占文件数量的1%。目前，已有许多的商业组织在其公共关系活动中利用档案文件来促进工作的开展。
尽管档案就是文件管理者所处理的文件，但二者之间还是存在以下一点区别：档案是指已经实现了其产生目的的文件。由于美国的文件管理者普遍对档案工作和档案的效用缺乏了解，使得档案工作者和文件管理者在认识上存在较大的分歧，从而为二者的工作带来了不利影响。
销毁。文件管理者利用文件保管期限表比利用其他方法能够更为有效地完成到期文件的销毁工作。文件的销毁可以分为两种情况：一是高度机密的文件必须被毁坏以便其内容完全消失；二是机密程度低的文件可以售卖，并可利用其售卖所得解决机关运转所需的部分费用。
（三）文件管理者应与文件形成办公室密切协作。
正如文件生命周期所指出的那样，文件管理者应将工作重点放在把文件作为一种为工作服务、交流信息的普通工具上，而不是放在处理文件的内容上。例如，文件管理者设计表格，但是并不负责处理表格所采集的信息。处理文件中记载的信息是文件形成办公室的基本职责。文件形成办公室可以以任何一种适合办公室开展工作的方式来处理文件，但不能在保管期限表所规定的日期前销毁文件。
（四）节省经费。
机关的行政管理部门通常认为文件管理具有以下两个方面的重要作用：
有效地管理文件有助于节省经费。例如，避免把钱花在保存开展现行工作不再需要利用的文件上就是节省经费。由于美国的机关工作人员平均每年产生4个文件柜即8立方英尺多的文件，处置不再需要利用的文件就显得十分重要。
在需要时能很快地得到所要的文件信息。这一点可以通过有效的立卷归档方法和设计好的文件来实现。
三、文件管理者的作用。
文件的生命周期开始于文件类型的设计，而文件管理者的第一项工作通常就是控制文件的产生并保存文件。负责制定文件管理规划的人应该在制定规划之前先清查、鉴定文件并编制保管期限表。保管期限表首先要向办公室工作人员和行政管理部门讲明文件管理规划对于控制文件数量的重要作用；其次，保管期限表还应促使有关负责人采取行动，使机关摆脱保存不再需要利用的文件的沉重负担。
显然，对于能够在机关中起如此重要作用的文件管理者来说，文件管理规划必须得到机关行政管理部门的有力支持，因为行政管理部门发布的命令通常能为文件管理者开展工作提供方便条件。
许多机关工作人员最初把文件管理看成是机关的一项花费，而不是把它看成是一种避免花费的方法。结果，用美国的话来说，文件管理者必须在整个机关“销售”文件管理。“销售”这项工作是指使一项服务或一种产品（如本文所说的文件管理）的消费者能够认识到产品的消费或使用将直接有益于他们的工作。
在“销售”文件管理规划时，文件管理者应了解机关工作人员和行政管理部门的需要以及文件信息在机关内流动的需要。有了这一点，文件管理者就能保证他们所从事的工作将对机关工作的开展起到实质性的推动作用，并避免机械地开展机关中无人重视的文件管理工作；
参加一些在短期内能够完成的科研项目，以便机关工作人员和行政管理部门能够看到其成效；
宣传文件管理规划的作用。
四、结论。
文件对各种现代机关的工作运转必不可少。但是文件过多与文件过少一样，都会对机关有效地运转带来极为不利的影响。此外，如果机关工作人员必须把精力放在管理文件上，而不是放在行使机关的职责上，那么文件就会如一句谚语所说的那样，成了“小人物掌权”。这就是为什么任何机关有效地运转取决于妥善管理现行文件和半现行文件的重要原因，换句话说，这就是为什么在文件的第一生命阶段做好文件管理工作的重要原因。
（1996年5月在罗马尼亚“21世纪的图书馆、档案馆与信息中心”学术会上的报告）