国际档案界共同关注的热门话题：档案鉴定及电子档案的保存，本文主要内容关键词为：档案论文,热门话题论文,鉴定论文,国际论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案的鉴定，尤其是可能销毁的档案的鉴定，在我国一直尚未形成大家都可以接受的原则，更没有形成可供档案馆遵照执行的、可操作性比较强的具体办法。
这就使我国档案工作者不得不尴尬地面对这样一个现实：一方面业务经费缺乏，库房容积不足，一方面又有大批未经鉴定，或鉴定后因依据不足而不敢下决心销毁的档案文件占据着大量的库房空间并消耗着本来就十分紧张的保管经费。电子文件的真实性及其保存方法同样也是自电子文件出现，且其种类及数量以极快的速度不断增加的情况下迫切需要研究解决的问题。
这两个档案业务工作中存在的问题，不仅困扰着中国的档案工作者，在国际档案界也是不可小视的麻烦。近年来各国档案工作者在这两个问题的研究方面投入了不小的精力，并成立了专门的研究机构加以攻关，取得了一些可喜的研究成果。这次在香港召开的国际档案理事会东亚分会的第四届全体会员大会以这两个主题为大会研讨的主题，邀请有关专家作专题报告，请会员国代表作工作报告。他们的报告中所提供的研究成果，业务观点、工作情况对我国档案界学习、了解外面的情况，促进我国档案工作业务中有关问题的解决是有一定益处的。加拿大国家档案馆的理查德·布朗在会上作了题为“文件的挑选与价值的确定：在共担责任范围内对政府保管的文件的宏观鉴定”的专题报告。他讲到：
加拿大国家档案馆对档案的价值没有一个统一的准则。也没有一种统一的档案学，对文件的保管或处置提供现成的档案价值标准。加拿大国家档案馆对政府文件的处置计划中，已经考虑到在对文件鉴定时减少档案工作者个人对文件的档案价值的主观影响，尽可能消除由于档案工作者个人观点、兴趣、偏见的影响而歪曲文件的档案和历史价值。
要根据文件潜在的价值做出鉴定的决定，最重要的是看文件本身的价值。在加拿大国家档案法中，涉及文件的档案价值的含义有两款内容：一是“文件应具有国家意义”；二是国家档案馆馆长认为文件有档案或历史价值。
过去加拿大国家档案馆曾颁布过一个“政府范围内的文件处置计划”，但不久就发现这个计划存在一些必须解决的问题。一是这个计划中的做法，实际上是根据美国档案工作者谢伦伯格著作中所建议的，根据文件的第一、第二、证据、信息、历史研究、立法、财务和其他价值进行挑选和鉴定，但十分明显，照此办理后，国家档案馆的馆藏以惊人的速度增加。二是进馆的文件，相当一部分包含着重复的信息。同时过多地收集了下级机构的文件，而反映政府上层执行机构活动的重要文件只是零散地移交进馆。
为此加拿大国家档案馆建立了专门的工作小组，制定了一个宏观的鉴定计划。在这个计划中，对政府文件的宏观鉴定是以下面3 个基本设想为基础的：（1）鉴于当代文件，尤其是电子文件大量产生，以对单份文件进行分析为依据的鉴定方法已不可取；（2）对文件产生机构本身的职能及业务进行评估，以此来判定其产生文件的保存价值，比单份地去分析文件更合乎逻辑、更有效；（3）把对文件本身来龙去脉的分析与对文件产生的机构职能、业务的分析结合起来进行鉴定更加合理。基于以上设想，宏观鉴定对两个传统的档案工作概念提出了挑战：（1）档案工作的中心仅仅是文件；（2）档案来源原则的概念专指管理机构的上下关系。
加拿大国家档案馆宏观鉴定理论的一个重要方面，即对文件信息和其他价值的分析与鉴定在档案鉴定中不再是主要的考虑因素。我们的文件处置计划的另一个主要因素是，鉴定的重点放在主要权力机构的文件上，其次才是次要权力机构的文件，档案工作者必须解决的问题是：（1）机构的这些职能是否值得记录下来；（2）充分记录这些职能需要什么条件。
国家档案馆认为，政府各项活动最全面的记录，必须是政府主要权力机构的文件保管系统，因此国家档案馆的宏观鉴定计划建议，国家档案馆只接收主要权力机构产生或保管的文件，这里所说的主要权力机构，是指根据立法、规定或命令服务于加拿大政府，并在权力、责任和义务履行职能的部、局、室或委员会。
这个宏观鉴定计划中的鉴定方法包括如下5个要素：（1）根据文件产生机构的级别，国家档案馆将文件移交机构分为4类；（2）以对机构的组织结构和职能分析为依据，简述处于同样重要地位的各个机构的鉴定要求和目标；（3）从同一个鉴定尺度出发， 对各类文件的档案价值进行综合的鉴定；（4 ）就国家档案馆与文件移交机构之间关于文件的多年处置计划和所进行的工作的管理等事宜建立业务伙伴关系，使国家档案馆从对现存文件的鉴定改为对文件保管的研究和对机构组织的分析；（5）对一般机构中联邦文件的处置根据他们的职能、活动、 组织结构等确定其次要的或补充的鉴定标准。
加拿大不列颠哥伦比亚大学的特里·伊斯沃特作了题为“对欧洲和北美档案鉴定的分析和思考”的报告。他提出：
档案鉴定在档案工作中最难也最有争议，鉴定指的是评价一份文件是否值得永久保存的过程。处置是指根据鉴定来决定文件的命运。
档案的原始价值指的是文件能够满足文件产生者需要的价值，第二价值指文件为文件产生者之外的其他人服务的能力。
19世纪末，欧洲的档案工作者开始将来源原则应用于档案鉴定。一位学者说过，应用来源原则进行鉴定的中心任务是保存档案的原始结构，作为档案形成过程的证据，而不是预测档案的未来价值。传统的档案理论家们都普遍认为，档案鉴定的目的是减少档案文献的数量，使剩余的档案能更好地反映文件产生者的活动。
很难对过去20年来的档案鉴定方面的理论做出总结，但有一点很清楚，直至最近，关于档案鉴定的争论一直集中于公共文件。
荷兰最近的经验很具代表性，他们实验的“职能鉴定方法”有3 个目的：（1）减少文件的数量；（2）提高确定和向国家档案馆移交永久档案的效率；（3）避免由于工作积压而有可能引发的问题。 荷兰的档案工作者认为：只有一小部分文件值得永久保存。这些文件是代表，是政府活动和思想的镜子。国家档案馆的任务既不是记录社会，也不是完完全全地记录政府的所有活动和过程，只有主要活动，和那些反映政府和社会之间关系的文件才应该被保存下来。
中国国家档案局、中央档案馆副局馆长毛福民向大会作了“中国档案鉴定工作概况”的报告，他介绍说：
中国档案工作者认为，档案的鉴定工作有狭义与广义之分，狭义上的鉴定是指对具体档案文件价值的判定，广义上的鉴定是指对鉴定工作所应遵循的原则、标准、方法的研究。
中国的档案鉴定工作又可分为机关单位档案的鉴定工作与档案馆档案的鉴定工作。前者的任务是将办理完毕的文件区分为归档与不归档两大部分，再将归档的文件划分为永久、长期、短期3 种不同的保管期限。档案馆的鉴定工作任务是辨别档案真伪，判定其保存价值，调整档案密级，制定开放和控制使用的范围。
从鉴定原则上讲，机关档案的鉴定主要是强调反映本机关主要职能活动和基本历史面貌。档案馆则重点强调从社会长远利用的需求分析档案的价值。
中国档案鉴定工作面临的主要问题有两个，一是目前的鉴定标准比较原则，鉴定人员在标准的掌握上容易出现偏颇，致使对档案价值的判定不一致。二是新型载体档案的出现，对档案的鉴定工作形成挑战，需要研究制定电子档案的管理办法。
蒙古国家档案馆馆长巴扎可罕在会上作了“蒙古国家档案馆的档案征集工作”的工作报告，他说：
1998年蒙古制定发布了档案法，它规定档案馆的首要任务是征集重要活动的公共和历史档案。档案鉴定是档案征集的重要步骤，是解决问题的手段。
国家档案馆的征集工作范围很广，包括确定来源、决定永久档案的构成和内容，并向国家档案馆移交。
1990年以来，蒙古国开始跨入市场经济，非政府组织开始建立。这个时代是发生历史巨变的时代，未来历史学家将非常有兴趣研究我们所称的过去的社会主义和我们今天的生活，档案人员正肩负着为未来保存遗产的重任。
日本代表所作的题为“日本官方文献和文件的鉴定：目前的状况和问题”的报告中讲到：
日本各文件产生机关首先对官方文献和文件进行初级鉴定，将文献划分为“永久保存文件”和需要向国家档案馆移交的文件，并根据划分的结果进行保管。经过初级鉴定的文件将在30年内被移交到国家档案馆，国家档案馆再进行二次鉴定，以判断这些文件是否具有历史价值。
在机关进行的初级鉴定中被确定为需永久保存的文件包括：
对绝大多数机关来说：（1）与政府法令的通过、 修改和废除有关文件；（2）与首相级和部长级法令的通过、修改和废除有关的文件。
对部分机关来说：（1）与通知和通告的通过、 修改和废除有关的文件；（2）内阁决定、内阁批准件， 提交给内阁的材料和与副部长级会议有关的文件；（3）国际协议和与国际会议有关的文件；（4）与执照和许可证等有关的文件，如建立公共团体的许可、公司执照等； （5）与财务有关的文件、预算和决算等。
在国家档案馆所进行的二次鉴定主要是根据文件的重要性和它们的影响，对文件的历史价值进行鉴定，鉴定它们是否与重要政策有关，是否对国家管理和人民生活有影响。另外，国家档案馆在鉴定时，对于那些产生机关还有利用价值的文件给予特殊关注。
1999年日本通过了国家档案馆法，在国会讨论这个法时，有关内阁大臣认为有必要制定“关于档案移交的具体和明确的标准”，因此，国家档案馆计划在一年之内制定出关于档案移交、鉴定和开放的具体、明确的标准。
加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂在其题为“电子文件真实性的长期保管”的报告中指出：
考虑到电子文件载体的不稳定性，“保管”这个词将不再单指对文件载体的保管，而且要包括对文件内容和可靠性的保管。
更重要的是，组织和个人产生文件的方式各不相同，与同一事件有关的文件，也许一部分存放在纸质案卷中，一部分在电子信箱里，而另一部分又可能存在电子制表应用程序或相关的数据库中，这已经是非常普遍的现象了。这样要保持文件之间最基本的历史联系就很困难，而不能保持这种联系，我们就无法保证100年后， 读者能够读懂与同一事件相关的整个案卷，从而了解事情的来龙去脉。
人们曾经采取了很多办法使一个办公室产生的文件统一为一种介质，如将电子邮件打印出来放入纸质文件卷中，将纸质文件扫描进电子系统，或把电子文件和纸质文件转换成缩微形式，但这些努力都不很成功。原因是：第一，只为保管目的而花时间转换文件会影响别的工作；第二，有些文件格式无法被转换，如超文本文件就打印不出来；第三，法庭一般都拒绝将电子文件转换成其它介质，理由是被转换的文件缺乏可以作为证据的关键因素。
电子文件的真实性与它的缺乏可利用性是同样严重的问题。文件的真实性有赖于许多因素，如文件的格式、形式和在作为草稿、原件和备份时被传递的状况、被保管的方法等。
如果文件的生成者不从电子文件产生之时就采取措施来保证它们的可靠性的话，未来将没有多少文件值得保留。需采取的第一个措施是将文件产生的程序规则纳入机关的统一文件体系中，并把业务和文件记录过程结合起来。第二个措施是通过一体化的分类系统，登记和为每份电子和非电子文件建立简介等方法，加强文件之间的关系和它们与本单位产生的非电子文件之间的联系。第三个措施是将同属于一个混合文件系统的电子和非电子文件管理一体化。
虽然实行上述措施有助于组织和其合法继任者证明本机构电子文件的真实性，但还不足以达到这个目的。审计跟踪、加密和与原始文件对照等措施可以防止或发现对文件的篡改和讹用，但这只适用于仍处在其被生成、贮存或接收的活系统中的文件。一旦文件被调离活系统并贮存在非联机媒介或转移到新的数字系统中时，上述措施就失去了作用。
电子文件与非电子文件之间最根本的区别是，后者是通过保持它们在事务处理中被产生、接收和归档时的原格式和状态来保证其真实性，而前者则是通过不断地刷新和定期迁移来保证其真实可靠。
然而，刷新的过程对文件的内容和形式而言是一次完完全全的重新复制，而迁移，即把文件从一种硬件／软件；配置转移到另一种配置，或从一代计算机技术转换到下一代技术，对文件的内容也是一次重新复制，但改变了它的配置和格式，通常会造成该文件其它因素的连锁变化。因此，经过刷新的文件仍然是原始件的真正拷贝，而经过迁移的文件就会蒙受一些损失。
为了共同探讨电子文件保护的理论问题，一些研究人员组成了一个交叉学科的国际小组，进行“保护电子系统永久真实文件国际研究项目”的研究工作，旨在为国际组织、国家和机构制定有关长期保管电子文件真实性方面的方针政策与标准规范的工作建立一套原则和准绳。这个项目的研究由我领导，来自加拿大、美国、英国、爱尔兰、瑞典、荷兰、意大利、澳大利亚、中国、香港等国家和地区的研究人员参加了这一项目的研究，目前正在开展有关的工作。
意大利Urbino大学的玛丽亚·古厄西奥所作的报告题为“保护电子系统永久真实文件国际研究项目的第一个研究领域：真实性”。报告中说：
任何一种确保文件完整性的技术方法都需要“专用钥匙或软件的帮助”，而后者的功能甚至比文件本身更难以保护，甚或无法保护。所以档案工作者必须在更新程序和建立新规则中找到保护电子文件真实性的正确途径，而不是信赖一个或多个技术手段。
为了研究如何确保电子文件的真实性而成立的国际研究小组认为，他们的研究目标是确认哪些元素对保证需求永久保存的电子文件的真实性至为必要。为实现这个目标，必须了解每一种文件、行政、经济以及法律环境下的电子文件技术背景的性质，构建一个电子文件的种类和其构成要素的文书学分析框架。这种文书学分析还将辅以从法律、档案学以及计算机工程的角度对每类电子文件的要素所做的分析性研究，其结果将用来决定每一类文件中的哪些要素在维护经过反复复制后的文件的真实性中是需要并能够保持完整无损的。
应当说，本次会议上，东西方国家在档案鉴定工作中所进行的理论研究、实践探索以及他们提出的理论观点、操作手段，对我国档案鉴定理论的建设与工作方法的研究是有参考价值的。
标签：工作鉴定论文;