摘要：档案信息化管理主要是结合网络信息化技术和档案管理软件，对资料信息进行管理的过程，是源于高科技软件以及高速度和大容量硬件基础之上的一种新型的人力资源信息管理模式。在信息时代，计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了保障，我们应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合起来，促进档案信息化工作快速发展。
关键词：信息化；档案管理；建议
一、信息化与档案的关系
1．档案信息是一种重要的信息资源
档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。
2．信息化是知识经济时代主线
信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起，构成一个全球化的信息共同体。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。
3．信息资源开发利用要服务于客观发展需求
从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息一知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。
4．信息化建设是档案工作改革的动力
信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，也是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。
二、当前档案信息化管理面临的问题
1.档案信息化建设缺乏统一的标准与规范
片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案信息化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案信息化建设中的资金投入，还没能体现出档案信息化的服务功能。
2.档案信息化建设缺乏有力的支持
（1）缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案信息化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案信息化建设。
（2）缺乏可靠的硬件环境。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案信息化建设对硬件设备的要求。
3.档案馆的建设阻碍了档案信息化建设
目前我国的档案馆中，以传统档案馆居多，档案的完整性保管与保护是其建设的重点，缺乏充分的信息化规划，现有档案馆的规划布局不能满足档案信息化建设的需要，从而制约着档案信息化的建设与发展，也使属域内的档案室无法遵从。
4.档案信息化建设缺乏高素质复合型人才
高素质技能型人才是科技档案信息化建设的必要保证。然而当前的档案管理人员的信息技术知识水平普遍偏低，操作技能较为匮乏。同时，在档案管理人才配置方面缺乏合理性，极度缺乏系统开发、信息导航、程序维护等方面的人才，这就严重限制了档案信息化建设进程的推进。
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三、加快推动档案管理信息化实现的途径
1.转变档案工作者的思想观念，创新多样性服务模式
在当前信息化环境下，档案管理人员需要加快思想观念的转变，在实际工作中要重视电子信息技术的应用，增强服务的主动性，并进一步创新服务意识，实现档案服务的多样性，将档案信息在更大范畴内进行推广，使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务，因此在实践档案工作中，要通过开展实践活动，及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解，加强档案信息资源的整理，促进档案信息的高效利用，实现档案信息向社会的有效开放。
2.实现档案信息共享，创新管理模式
在互联网的云数据时代，档案工作要实现档案资源信息的共享，创新管理模式，提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中，我们可以了解到，由于档案管理者的不重视，一些档案信息被忽视甚至出现重复严重的现象，这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来，利用网络进行检索实现共享，并完成档案工作的信息整合，形成系统科学化管理。
3.更新档案信息，创新管理与服务形式
档案管理与服务需要加快在形式方面进行创新，充分的利用来办公软件来及时对档案信息进行收集和归档，借助于互联网和电子产品来对档案信息资源进行整理和整合，从档案信息源头即要把好监控关，及时对档案信息进行更新。利用网络来实现档案信息的检索和查阅，为档案使用者提供更多的便利。
4.建立健全档案信息管理制度
在当前档案管理信息化建设过程中，需要进一步完善档案信息管理制度，使其与新型档案管理模式有效的适应，以此来全面提升档案管理的水平。而且还要在实际工作中针对不同种类档案的特点，制定对其相对应的管理措施，并确保在实际运用中的可操作性，增强对管理人员的约束效果。
5.加强档案信息的安全性
档案信息安全性是整个档案管理中的核心。对此进行创新和完善需要从以下几方面开展：
1）对档案管理人员进行培训，促使他们对自身管理职责更加明确的认识，从而在实际工作开展中提高他们的责任感。
2）通过档案数据备份的方式，对档案信息管理进行安全性的保护，在系统中还可以设置防火墙或者是运用身份验证的方式，对档案信息查询和搜索进行获得。通过这种方式也能够有效的提高管理人员进行网络安全防护的能力。
6.建立档案网络管理体系
档案材料要形成从上而下的档案传递网络，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应单位对信息资源的利用，为单位管理工作提供准确、可靠的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。发挥当代科技新成果和管理新手段，让档案管理工作更好地服务于单位发展的需求。
7.提高档案管理人员整体素质
由于档案管理人员整体素质与档案管理水平息息相关，因此要提高档案管理人员的创新意识，明确自身职责，提高在实际工作中的责任意识。认真努力的开展档案管理工作。同时还要重视档案管理人员的培训，努力提高档案管理的专业知识和专业技能，使其能够熟悉运用现代化技术，全面提高档案管理信息化的水平。
四、我国档案管理信息化建设的发展方向
随着全球信息化、信息化技术的发展，信息的信息化可共享程度要求也越来越高。我国的档案管理正在向着全面的信息化发展，所谓的全面信息化不仅仅是让档案资料成为电子化文档，而是要利用网络和计算机技术让档案信息化资料成为可利用、可开发、可共享的优质化信息资源。因此在信息化建设中应当着重建立规范的统一的信息化转化、管理、利用的标准，以此便于信息化档案资料能够被合理的利用和开发。档案管理信息化建设的发展方向是建设信息化档案馆。所谓的信息化档案馆，不是单指某一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的若干档案馆群体。
五、结语
总之，充分利用计算机网络功能，提高档案管理效率。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。
参考文献：
[1]单茹.新时期提升档案管理信息化的有效途径研究[J].中国市场，2016（41）：191-192.
[2]刘忠华.档案管理信息化建设途径研究[J].华章，2016（2）.
论文作者:朱耿彪
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/1/22
标签：档案论文; 信息论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 档案馆论文; 信息资源论文; 《基层建设》2018年第36期论文;