图书、情报、档案一体化管理的探索和思考，本文主要内容关键词为：情报论文,档案论文,图书论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
图书、情报、档案等都是以文献信息为基础而形成的产物，都具有同宗同源的历史渊源且三者之间相互交叉、渗透及转化，密不可分。图书馆、档案馆、情报所作为城市重要的信息机构，虽然管理信息的形式、内容有异：档案馆提供的信息以纵向的原始信息为主，图书馆提供的信息以横向的再生信息为主，但它们的最终目的都是为了开发、利用信息，实现信息的价值。随着知识经济和信息社会的迅速发展，用户迫切需要全方位的信息服务体系，单一的文献信息服务已不能完全适应综合性的需求。近一时期，国内外档案学界有一些文章讨论呼吁过“一体化”的问题，读后颇有感受。在此，愿将本馆在实际操作中的经验与不足，提供给大家。
1 国际学术界的实质性研究为一体化模式提供了借鉴
2000年4月在巴黎召开的第24届图书馆系统研讨会的主题就是：档案馆、图书馆与博物馆的融合。会议提出：随着图书馆、档案馆和博物馆中数字化内容的增多，这三种分工完全不同的知识仓库之间的合作会越来越多。由于网络化编目、虚拟展览及网上全文文献的不断发展，使得这三者之间的融合逐渐成为现实。于是，一个新的部门——ALM（Archives-Libraries-Museum，档案馆—图书馆—博物馆）随之出现。
欧洲图书馆自动化组织(European Library Automation Group-ELAG)2000年年会报告中提出了ALM中的自动化趋势及其成员单位根据这一趋势所作的详细项目方案中包括：有关数字文化遗产及其相关事件展望的“利用ALM”项目；与大英图书馆合作完成的连接出版商与国家书目总局的BIBLINK项目；有关如何长期保存电子文献的MEDLIB项目；以及由国家图书馆和档案馆合作完成的ONE-2项目，等等。更重要的是，在这次会议中，图书馆及档案馆界的专家学者们提出了一系列在数字时代如何使图书馆、档案馆更好地进行融合的建议。
2003年秋，加拿大图书馆及档案馆共同建立了一个虚拟社区，称为LAC，即Library & Archives of Canana。通过这一虚拟界面，用户可以全面地获取其所需要的信息，而不必在意该信息是收藏在图书馆还是收藏在档案馆中。
我国著名学者武汉大学信息管理学院博士生导师刘家真教授在2003年也提出：以中国数字图书馆联盟为基础，将档案馆、博物馆的资源实行平台整合和协调。并提出国家数字图书馆在资源库建设中，应将档案馆的馆藏目录整合进来的问题。
2 一体化理论的同异性研究
2.1 图书、情报、档案的共性问题
(1)图书、情报、档案的本质属性相同。它们的本质属性就是信息。它们同属于文献，同是社会的文献信息源，都属于知识信息系统，都可以被存储、传递和利用。它们均具有知识性、社会服务性及相互之间的可转化性。
(2)图书、情报、档案工作的服务对象和目的相同。它们的性质都具有双重性，既是一项专业性的工作，又是一项服务性的工作。它们宏观上为社会的政治、经济、科技、文化、教育等发展提供文献信息保障；微观上根据不同的读者或者用户的需求提供各种类型的服务。
(3)图书、情报、档案的管理手段和发展方向相同。图书、情报、档案部门都要经过收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务。在信息的输入、加工、存储、输出方面，都要经过分类、标引、编目、组织目录等环节以及检索、借阅等基本方法。管理手段都使用信息网络化传递。
2.2 图书、情报、档案的异性问题
(1)资源建设方面，图书馆拥有现实资源和虚拟资源。网络资源已成为重要的馆藏资源，使得馆藏从有限扩大到了无限。而档案馆的馆藏建设仍以现实资源为主。一份档案必须最终属于某一个档案机构。明确了所有权与寄存区域的档案（包括电子档案）属于档案馆的现实资源而非虚拟资源。决定档案馆的馆藏建设仍以现实资源为主。
(2)网络信息获取方面，图书馆可以说是利用型。其自身可能建设一部分，但更多的是组织网络中已有的信息资源。而档案机构可以说是建设型，必须完全依靠本机构自身来建设。网上某一个档案机构的信息资源主要来源于该机构的信息发布。档案机构扮演信息提供者的角色，为网络加载信息。这是由于大多数档案具有唯一性。
(3)网络资源建设方面，由于信息化建设过程中，图书馆的馆藏结构发生了变化，所以图书馆越来越注重对网络资源的整序、分类、指引。对网络信息资源进行组织，成为图书馆的重要职能之一。由于档案资料的专指性，从互联网上采集到的其他信息，只是它的一种必要补充。
(4)网络信息检索的内涵方面，图书馆进行网络信息检索的目的是为了有效地实现对网络信息资源的组织。而档案馆所提供的网络档案信息检索是想最终找到可用的档案或档案信息。图书馆提供的是信息的航海图，而档案馆提供的是藏宝图。
3 资源整合实践
3.1 统一管理，有效分工
天津开发区值新馆建设之际，本着精简、高效和资源共享的原则，将原有的图书馆和档案馆进行合并，统一名称为泰达图书馆，是一套人马两个牌子。同时，考虑到行业内外的业务交流和管理，保留了开发区档案馆牌子。职能管理上，实行馆长负责制下的分工，负责档案馆的业务工作，将原有部门重新组合。实行一馆两中心，即文献信息中心、档案信息中心，两大中心各设五个业务部室。
图1
其中，信息咨询部是两馆信息服务的研发部门和对外服务部门。重点是科技信息综合管理，开发利用。包括科技档案信息的开发利用。而档案中心在原有档案部的基础上，增加了城建档案部、编辑研究部和电子文档处理中心。城建档案部负责全区各级建设单位的档案服务指导、执法、监督、检查及各种档案法规规定的具体执行宣传等。编辑研究部是负责档案馆际交流学术活动、档案信息交流及重要文档编辑等研究工作。电子文档处理中心负责档案文件的数字化加工及数字档案馆的建设。合并后的档案馆拓展了管理职能和服务范围，充分发挥出档案管理的职能服务。
3.2 规范标准，保留特色
当前，档案、图书、情报管理的标准很多，本馆首先完全严格执行国家各种相关标准，如著录格式、标引规则、数据指标、符号转换、图像处理等方面的标准化工作。在此基础上，结合档案、图书、情报的共性及区域特点，制定切合实际的工作标准。如在档案馆制定的《通用文件分类及保管期限表》等15个规范。在档案归档和保管方面，作出了创新尝试。此外，天津开发区“电子文档处理中心”作为国家档案局课题项目，其研究已获得重要的突破性成果。该项目的设计方案与实施紧密帖合开发区的实际情况，采用集中式的设计方案，搭建了安全可靠的系统平台，开发了数字档案馆应用信息系统，初步建立了比较完备的区域档案工作规范体系。
3.3 集成资源，合成开发
图书馆领域以一、二次文献信息资源组织数字化资源为主要任务；情报领域以三次文献信息资源组织与开发为主要任务；档案领域以零次文献信息资源组织数字化资源，特别是事实性数据资源的组织为主要任务，各自特点明确。我馆集成三方各自的文献信息资源体系，融合科技档案、科技文献及灰色文献、信息资源，重点开发建设专业数据库和特色数据库。合成开发特色项目。如计划建设《泰达地方文献数据库》、《泰达人才数据库》、《泰达博、硕土论文数据库》、《泰达投资企业行业数据库》、《泰达城建档案数据库》等。
3.4 创新服务，注重互补
一是共同协调文献信息资源的收藏范围和收藏责任。根据实际情况，制定各自收藏内容，分担收藏责任。如档案中心重点收藏政务文档、城建档案、科技档案及实物档案等地方文献。而科技档案的开发利用以图书馆为主。二是针对科研成果、科研论文、专利文献以及非公开发表的学术论文和会议论文等，图书馆设立专门的特种文献阅览室，实行了科技档案、图书、情报开架阅览。将常用的科技档案进行复制放到阅览室，直接与利用者见面。三是编制并传递科技或专业档案、图书、情报资料目录，使用户及时了解和掌握馆藏科技信息的线索，随时可以利用馆藏档案资料。四是及时编研经贸、法律、城建、环保等科研成果、专业文摘、数据手册、图表手册、市场信息、用户反映国内外行业生产情况介绍等，主要提供二次、三次文献服务。五是加强档案资料的定题服务和跟踪服务，注重研究重点用户群体如三资企业的需求调研，提供用户档案资料的增值信息。
3.5 协作开展用户培训
图书馆、档案馆具有各自的用户群体，长期围绕各自的专业领域进行培训。合并后的总馆，将用户培训工作放在首位。特别是针对基层档案用户的业务培训，除了档案专业理论之外，还增加了情报检索方法、信息加工、技能培训。档案馆在全馆用户群中，多次开展开发区历史教育展，地方史志资料展、城市建设图片展等各种展览和讲座。极大地丰富了读者的阅读范围，培养读者更为广泛的阅读兴趣。
尽管，泰达图书馆合并了档案馆，但在初期阶段仅仅体现在体制、资源和部分服务上。在信息服务和数字化建设过程当中，不可避免的遇到一系列问题。
4 问题和思考
4.1 缺乏统一的政策标准
图书、情报的价值在于它的再生性，而档案的利用价值则取决于它的真实性、完整性和系统性。档案多属于国家秘密、机密、甚至绝秘。因此，图书、情报、档案的保密性和安全性必须有所界定，需要有关部门制定一个统一的标准来规范它们如何在国家情报不受损失的情况下，实施网络化服务。
4.2 网络结构不能统一
由于档案资料的内容和来源较之图书、情报有很大的不同。档案的信息资源内容比较专指、明确，其信息资源构成的主体是党政机关及各种组织和个人形成的文件、档案信息，以及具有档案性质的资料等。目前，我馆档案文献的网络传输，是与管委会电子政务网连通，档案管理实行在线归档，其安全性、保密性相当严格。而电子文档处理中心病毒防治、密钥加密、身份认证、数字签名，则具有更高的要求，两馆的网络系统各自独立不能有效合一，只能靠网页链接，提供用户浏览查询。
4.3 尚未建立信息集成系统
尽管图书、情报、档案相互依存、相互吸引、但网络平台的联合共建目前存在困难。由于采用原有的图书馆、档案馆各自开发的网络系统，独立地为用户服务，缺乏允许内容共享与传递要求的系统平台，迫使用户为了查全所需信息必须跨越多个不同的系统平台，给信息的查全制造了人为阻碍。此外不同的技术环境形成多重链接，不同系统的信息交互常常难以进行，以及不同的描述方式阻碍了信息的导航。图书馆倾向于对书刊文献的个体逐一描述，而档案馆使用多级别、多途径的馆藏描述方法，种类各异的描述方法给信息的导航、揭示及内容的选择造成了阻碍。不能形成统一的数据交换格式。因此，同一系统平台基础上经过加工、整合后的数字信息资源体系——图书、情报、信息大联网，尚未形成，还需要构建信息集成系统平台。
综上所述，一体化管理的实质和核心是建立一个图书、情报、档案等文献信息资源综合开发、利用、服务于一体的新型信息服务体系，以实现图书、情报、档案的资源共享。泰达图书馆在体制管理和文献信息资源管理方面已具备一定的实践能力。当然，在今后的网络平台的联合共建，融合一体化利用具体操作方面，还需进一步的实践和探索。
收稿日期：2005-06-27
标签：图书馆论文; 企业档案工作规范论文; 博物馆论文; 文献论文;