摘要：随着企业的发展对档案信息资源的需求日益增大，项目工程档案归档完整性、系统性、准确性已迫在眉捷。因此，项目工程档案归档前期策划已形成趋势。本文简要的分析了工程项目档案归档前期策划，以供参考。
关键词：项目档案；归档；前期策划
1工程项目档案归档前期策划的必要性
随着工程竣工投运后，大部分工程竣工资料不能保质保量按时移交，主要体现在以下几方面：一是档案管理与项目建设同步进行落实不到位。参建单位只抓工程建设进度，资料编写、收集不及时闭环与工程进度未同步转序，且80%以上工程投运后三个月都未按时移交到档案室，有的拖到投运后一两年才移交，甚至更久；二是移交到档案室的工程资料无法保质保量。因大部分建设单位只抓工程进度，等工程竣工验收时才开始安排人员编写、收集资料，以致资料无法及时、真实准确、齐全移交；三是电子文件的收集难度大。大部分参建单位在资料形成过程中无收集电子版存档的意识，以致移交档案室时为满足移交要求就扫描移交，无形中增加了档案服务器的存储量；四是由于设计、监理、施工单位具有流动性的特点，资料员不固定，档案管理员无法定向指导，以致资料员业务水平提升太慢，主要体现在对资料移交范围不清晰和对档案管理平台系统的使用意识不到位和不熟悉两方面。
2工程项目档案归档前期策划思路
首先，确定工程项目档案归档前期策划思路：档案管理部门根据建设项目文件归档范围，结合项目具体情况，提前制订项目归档前期策划，明确工程建设各阶段、各类文件收集整理的责任人员、归档时间及整理标准，作为项目各参建单位项目档案工作的依据和指导。
其次，确定归档范围。项目档案是指目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。
再次，明确档案形成进度及要求。项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始项目文件的形成、积累和整理工作，并建立健全项目档案管理组织体系，明确责任，统一要求，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，进行项目文件材料收集、整理、归档，做到有序收集、有效管理、同步验收。在签订项目设计、施工、监理、采购（招投标）、调试等合同、协议时，应设立专门条款，明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求。
此外，明确参建单位各方职责。参建单位落实工程档案管理相关人员的责任。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一是对资料从形成、保管、归档整个过程涉及的人员职责进行明确划分，根据档案管理的规定落实人员的职责，形成奖惩激励制度。项目档案管理要按照“统一领导、分级管理；统一标准、分工负责；统一验收、分责任主体移交；明确期限及时移交”的原则进行。项目档案工作按照合同要求实行分工管理，建设管理单位、设计、施工、监理、调试、采购（招标代理机构）及运行单位均应建立项目档案管理组织体系，将项目档案工作纳入相关领导、相关部门、相关人员的职责范围，按照“谁形成，谁负责”的原则，配备专人完成各自职责范围和合同规定的文件材料的收集、整理、立卷、审核、移交、归档工作。
最后，根据 项目工程档案的实际情况，重点强调以下薄弱问题。一是工程施工过程中，涉及的资料繁杂，同时数量比较多，要求资料人员在现场收集开箱资料，如合格证、说明书、出厂试验报告等资料时，往往产生遗漏，特别要注意即时开箱即时收集，设备安装借阅厂家资料严格执行借用制度；二是对建设单位新要求收集的资料意识薄弱，如对工程数码照片的收集、整理往往是各个工程参建单位的弱项，加强此项宣传；三是重大建设项目工程意识淡薄，往往不能按相关办法进行资料的监督编写、收集、检查，只按一般工程管理，要求资料员在确定工程资料归档范围时守先要定位工程的规模；四是对创优工程档案要求意识很淡薄，基础薄弱，要求资料员加强创优管理工程资料的学习。创优工程必须提前策划，提前要求各参建单位组织档案员定期且加强检查次数，以保证各环节资料有序进行。此培训方式实用性强，有效提高了工作效率。
3增强资料审核环节
该环节主要增加了竣工档案移交签证书。共分四次审核，由监理组织，督促总包单位对施工单位竣工文审查，各参建单位编制移交清册一式二份，交接双方按照移交清册认真核对、逐项交接。交接完毕后，双方在移交清册上签字盖章，业主与移交单位各存一份，移交单位各存一份，以备查考业主汇总各参建单位的移交清册形成一套本项目完整的档案移交清册存档备查。
其次，要求参建单位继续加强落实工程项目档案同步管理问题。一是提前策划，及时执行，采取定期与随时抽查档案相结合的检查方式。基建部定期组织人员对各项目部的资料进行检查，检查内容包括资料的齐全性、准确性。同时，根据工程实施推进的具体情况，在工程转序的各阶段、竣工验收阶段，组织档案人员对工程资料进行检查验收。二是电子文件及时收集、归档。
结束语
为深入贯彻国家档案工作法规制度和合同要求，全面做好项目档案工作，结合档案工作面临的新形势和新任务，为改变工程项目投运后档案移交总是滞后现象，确保工程项目投运后在规定时间内完整、准确、系统移交、归档，工程项目档案归档前期策划的制定和实施十分必要。
参考文献：
[1]孙文星.浅析公路工程档案工作存在的问题与对策[J].山东档案，2016（2）
[2]邹华英.创新基建项目档案管理模式的探索[J].云南科技管理，2014，27（5）:41-43.
论文作者:姚珍珍
论文发表刊物:《基层建设》2017年第24期
论文发表时间:2017/12/4
标签：档案论文; 项目论文; 资料论文; 工程论文; 单位论文; 工程项目论文; 清册论文; 《基层建设》2017年第24期论文;