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摘要：在企业制度日益完善的今天，人力资源管理占有重要位置。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，为人力资源活动提供了真实、详细、可靠的员工信息，有效促进了企业人力资源管理与优化配置，受到企业的广泛重视，本文基于此就人事档案管理在企业人力资源管理中的作用进行简要分析。
关键词：人事档案管理；企业；人力资源管理；作用
1人事档案与人力资源管理
1.1人事档案管理定义
人事活动中需要记录员工履历、家庭、工作情况等个人信息，以反映员工品德、才能、工作能力与表现，这些记述性的人事活动，就形成了人事档案，以个人为单位保存起来，方便企业查阅、考核、评价等。人事档案管理包括人事档案内容、信息开发利用和包括档案收集、鉴定、整理保管、登记、统计在内的档案实体管理。人事档案具有员工信息全面性、人事资源管理现实依据性、整体内容上较好真实性、随员工调动流动性、个人信息保密性五方面特点。
1.2人力资源管理定义
人力资源管理是在企业战略指导下运用科学的方法、以人力资源规划和职位需求分析为基础，为实现企业目标和员工价值而进行的人力资源合理配置、招聘、培训、激励、约束、考核、绩效管理、保障、福利、薪酬、整合等一系列工作。
1.3人事档案管理与人力资源管理关系
人事档案管理促进人力资源管理活动进行，是人力资源管理内容之一，是人力资源科学、有效的进行人事管理的基础。员工档案为企业提供全面的基础个人资料，方便人力资源部门管理分析员工情况，进行绩效考核，是人事奖惩、任免的重要依据。人事档案是员工信息、企业工作情况载体。人力资源管理活动如员工招聘、奖惩、调动、加薪等又丰富了人事档案内容，是人事档案来源。科学的人事档案管理提高了人力资源管理的有效性，从而提高企业人力资源部门管理水平，可以有效发挥员工作用，使企业人力资源管理人员合理分配企业员工，为企业效益最大化做出贡献。人事档案管理与人力资源管理相互影响，协同合作。
2人事档案管理在人力资源管理中的作用分析
2.1保证企业员工招聘质量
人力资源招聘从来源上划分为外部招聘和内部招聘。外部招聘，不可避免的会有企业员工或者人力招聘人员出于托关系、帮朋友等原因推荐熟人来企业工作，即使他们并不完全符合企业招聘要求。这样的行为无疑使招聘质量大幅下降，也会使企业员工小群体化，给企业管理活动带来困难。人事档案记录员工详细个人情况，可以给人员外部招聘提供重要依据，利于比较甄别，对现有任职员工履历、来源统计分析，避开同源地区招聘，也是避免企业员工小集团化派系风气的办法之一。内部招聘，人事档案可以反映员工一直以来在企业成长、表现情况以及需求、目标、能力水平，有利于分析员工是否愿意、是否可以胜任新的工作，从而甄选出岗位所需要的人才，提高招聘质量，优化人力资源配置。
2.2确定企业人力资源现状
人事档案为企业人力资源管理提供当前企业人力资源状态，为资源规划提供帮助。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆人事档案中有企业员工数量、能力水平、任职、工龄、年龄、身体状况、人才结构等信息，方便人力资源了解分析企业人才需求与供给、人才资源存量，从而及早进行相应人力资源管理活动，保证人力调配等有序正常进行。举例，如果某员工表现突出，有意向提升并且满足条件，档案管理人员就可将此情况反映给人力资源管理人员，方便人力资源管理进行准备工作，如员工升职后原岗位招聘、新岗位接任、干部及技术人员培训与储备；员工预计暂时调离原单位，原单位协调工作；根据员工构成，调整岗位与岗位职责，优化人力资源配置等。
2.3了解员工地域、文化、风俗，方便沟通、交流与合作
企业员工来自不同的地区，即使一个地区，也会有不同的信仰、风俗，观念。这些差异，往往使工作出现沟通问题与冲突。人事档案记录有员工民族、地域、经历等信息，管理人员可以根据这些信息分析员工文化特质，提前对员工进行沟通交流，有效避免安排不同文化背景员工合作工作中可能出现的矛盾，也方便进行人性化管理，提高员工归属感，如，对回族同胞设置清真餐厅窗口等。
2.4有利于培训工作针对性开展
培训是为来达到预期效果而不是结果，企业人事档案为企业提供的教育背景、年龄、履历、心理、身体状况等可以为培训提供依据，从而使培训有针对性，效果更理想。比如，年龄大的员工对与知识培训不热心，不如培训身体素质，从而达到保证大龄员工出勤率的效果；对于有上进想法的员工，进行管理培训，为企业人才储备做贡献；对于学历不高的员工，可以进行教育培训，从而提高企业整体文化水平，提高员工对未来新形势的适应能力。针对性培训不仅可以提高员工工作能力，还可以调动积极性，是人力资源管理必须重视的工作。
2.5有利于激励政策针对性制定
员工家庭、需求情况不同，企业只有一种激励政策往往难以达到理想效果。如果销售员工满足现状，就不会对多劳多得高业绩高工资的激励政策动心，如果员工想要深入技术研究，就不会对升到管理岗位的激励政策有兴趣。人事档案管理为企业人力制定有针对性的激励政策提供了重要依据，使人力可以根据员工家庭、言论及工作表现、潜力、需求进行单独分析，从而制定相应的激励政策，充分调动员工积极性，提高员工归属感。如，一名员工从南方高薪企业回到家乡工作，通过交流分析以及人事档案履历、家庭参考，发现他回家乡是因为有更多时间照顾家里，看重工作稳定，那么就要对他的时间上给与照顾，减少加班与出差；又如一名员工对工资需求迫切，迫切想要改变生活状态，就可以用高业绩高提成进行激励。
2.6有利于更好的对员工进行职业生涯规划
人事档案可以反映员工受教育程度、特长，能力水平、意愿、潜力、任职、工资、工作表现等，企业管理者可以据此对员工进行针对性的职业生涯规划设计。有针对性的职业生涯规划既是人性化管理的体现，可以使员工感受到自己被重视，也利于员工个人价值实现、企业人力资源优化配置与企业价值提升。如一个员工在业务员岗位业绩稳定，有提高，有上进心，希望进入管理层，沟通了解后可以为其制定以高级管理层为最终职业生涯的规划设计。让员工可以感受到企业对员工的支持，重视，为员工设定晋升考核途径，告知员工需要具备哪些能力，需要担负的职责，帮助员工有计划、分步骤的实现职业规划目标。
结束语：
人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，对于人才开发、利用与管理具有重要指导价值。随着企业制度进步与规模扩大，人事档案管理也在不断完善、优化、创新，为企业人力资源管理工作提供了有效依据，提高了人力资源管理作用的有效性，为企业快速、有序发展奠定了良好基础。
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论文作者:马妍
论文发表刊物:《基层建设》2016年9期
论文发表时间:2016/7/26
标签：员工论文; 人力资源管理论文; 企业论文; 人事档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 工作论文; 《基层建设》2016年9期论文;