摘要：办公室是企业的咽喉，是企业上下级之间的桥梁和纽带，能够将上级指令快速传达给基层员工，并将员工的想法和意愿反馈给上级领导，从而构建和谐的企业文化，维持良好的企业风气。可以说，办公室主任作为领导者，其素质和能力对于企业的生存和发展而言具有不容忽视的作用。本文将论述办公室主任的基本素质和工作艺术，以期提高办公室主任的综合素质，使其能够更好的为企业的发展建设而服务。
关键词：办公室主任；基本素质；工作艺术
引言：办公室工作的事务繁杂，大多比较琐碎，且涉及的工作面十分广泛，这对领导者的个人素质和工作能力提出了更高的要求。如果办公室主任缺乏必备素质，或者是采用的工作方法不当，就无法让普通员工心悦诚服的服从管理，办公室工作的效率和质量也会大打折扣。反之，如果办公室主任的思想道德和文化水平都远远领先于基层员工，同时在工作中讲究一定的方法艺术，就会使员工发自内心的产生信服感，办公室工作也会得以高效、顺利的开展。因此，办公室主任需要了解并具备这些基本素质，学习先进的工作方法，以推动办公室工作的迅速落实。
一、办公室主任应具备的基本素质
一般来说，办公室主任需要具备的基本素质有政治素质、思想素质、道德素质、知识素质和心理素质，办公室主任的素质越高，其所带来的影响也会越大，在团队内部将会营造积极向上的学习氛围和良性竞争环境，这对于企业的发展也将大有助益。
1、政治素质
政治素质，是领导者从事领导活动必须具备的政治立场、政治观点和政治品质等各方面的基本条件,它在整个领导干部的素质中居首要和根本的地位,对于其他素质的发挥具有决定性的影响。
2、思想素质
思想素质的高低是每个人成熟与否的重要标志，它是领导干部的灵魂，对实现领导职能起着关键的作用。思想素质是理论修养、思想作风、思想观念以及思维方法等各方面的总和，可以说，没有良好的思想素质，就不可能有较好的政治素质；没有良好的思想素质，知识素质再高，也难以在实施领导过程中取得应有的成就；没有良好的思想素质，领导者的能力也就没有了根基。
（1）道德素质
道德素质是与自身工作和职业活动密切相关的规范。作为办公室主任，它的标准高于一般的职业道德，要求严于一般的工作人员。首先,要具有团结协作的胸怀，宽以待人的修养，谦虚谨慎的态度。其次，要忠于职守，有率先垂范的作用、廉洁自律的形象和无私奉献的精神。要从细微处入手，养成“自重、自省、自励”的习惯，逐步达到“慎思、慎欲、慎微、慎独”的境界，具备强烈的责任感、事业心和奉献精神，勇敢地迎接各项工作带来的机遇和挑战。第三，要公道正派、胸襟宽广、自重自强，不管对待上级领导还是职工群众，都要一视同仁，平等对待，切忌因人而异，亲疏有别。
（2）知识素质
要想保证决策的先进性和科学性，办公室主任必须具备知识素质，需要掌握的知识包括国家法律法规、行业制度规范、与岗位工作相关的技术和知识、信息和网络技术等等，这是办公室工作得以实施的必要前提，为办公室主任提供了努力的方向。办公室主任的知识素质越高，工作效率也会相应的提升，取得的工作效果也会更为显著，进而避免了主观失误的发生，最大限度的保证了企业的经济效益。
5、心理素质
心理素质指的是个人性格和心理特征，对于办公室主任来说，工作任务繁重，工作压力较大，容易产生各类心理问题，进而对工作造成十分不利的影响。所以要加强心理训练，调整个人心态，形成坚毅的性格和顽强的意志，勇于面对工作中的挫折和挑战，始终以积极、乐观的心态处理办公室工作，切实履行办公室主任的工作职责。
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（1）办公室主任应讲究的工作艺术
作为一名办公室主任，肩负领导和管理公文起草、会议组织、文书处理、机要档案、后勤保卫以及综合承办、调查研究、横向协调等繁多的工作任务，这就要求办公室主任在工作安排上要具有一定的工作艺术，讲究一定的方法。
（2）身在兵位，胸为帅谋，发挥好参谋助手作用
要做到“三个了解”，一是全面了解整体工作安排，明白全年总体工作目标是什么，每个阶段的工作重心是什么，配套措施是什么，在了解这些工作的基础上，科学、合理地安排办公室的工作。二是正确领会领导意图，迅速做好贯彻落实工作。要和领导的工作意图、思维合拍，行动同步。要想领导之所想，想领导之未想，要会干事、干成事、干好事，彻实把领导的决策变为现实。三是要深入了解整体工作、阶段性工作、中心工作等方面的开展情况，对工作中出现的新情况、新问题要及时收集整理，向组织汇报，为领导决策提供参考。
2、明责授权，坚持原则，发挥好沟通协调作用
明确分工，落实责任。工作任务下达之后，结合岗位职责，逐一进行分解，明确责任，落实到人。工作运行中，要制定督促考核措施，定期考核，奖优罚劣。同时要善于做好思想政治工作，积极沟通协调领导之间、部门、上下内外的信息，协调还好各方关系，使办公室全体人员心往一块想，劲往一处使，树立高度的集体荣誉感，齐心协力把工作任务完成好。“没有规矩，不成方圆”，坚持原则乃办事之本，办公室掌握着机要、文秘、保密等工作，稍有疏忽将酿成大祸。因此，一定要坚持原则，遵守各种规章制度。
3、兢兢业业，勇于进取，发挥好信息咨询作用
一个优秀的办公室主任，不仅要勤勉踏实，兢兢业业，还必须有一股有所作为的闯劲，一颗永不衰竭的进取心，清代诗人赵翼在一首诗中写道“李杜诗篇万口传，至今已觉不新鲜，江山江有人才出，各领风骚数百年”说明了一个道理，就是要不断进取创新，否则是要落伍的，特别是领导者更应明白“不进则退”。“永远不延用老方法工作”应成为现代领导者的左右铭。用不同的方法多渠道了解信息，通过信息传递使上情下达，为密切党群关系起桥梁作用，通过信息咨询，及时发现问题，从而提供可以借鉴的参考答案，通过信息沟通，及时了解“左邻右舍”的情况，对工作部署起启迪作用。
4、轻重缓急，错落有致，发挥好承办职能作用
办公室工作纷繁复杂，项目多，战线长，任务重，有时比较紧迫，对领导交给的任务，要认识到位，根据实际情况，分清主次，责任到人，分工合作，进行重点工作重点突破，保证各项工作及时完成。办公室主任要像一个钢琴家一样，音符弹奏，音律多长，劲用多大，要一步到位，只有这样才能弹奏出美妙的旋律，才能井井有条的承办好各项工作。
5、知人善任，激励上进，发挥好人才优势作用
要善于发现人才，充分发挥每个员工的特长和优势，提高工作效率和成绩。作为办公室主任除了知人善任，还要善于运用表扬和批评相结合的方法，少批评多鼓励，肯定每个人哪怕是微小的进步，善意地指出其工作上的不足，总结经验教训，激发其工作热情。当然，作为主任要“已所不欲，勿施于人，”示范带动，率先垂范，作一个高明的指挥员，将战则必胜，攻则必克。
结语
办公室主任作为团队的领头羊和排头兵，是工作人员模仿的主要对象，能够对员工起到指导和威慑的作用，在办公室工作中具有不可替代的关键性地位。办公室主任应重视提高自身的素质，学习先进的工作思想，积累丰富的工作经验，以充分发挥模范带头作用，为工作人员树立良好的榜样，促进团队的共同进步，从而提高企业的凝聚力和向心力，推动企业的长远、健康发展。
参考文献
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[2]赵晨智.创新企业办公室工作的具体路径探析[J].办公室业务.2013(01).
[3]刘华明.论实现企业办公室创新管理[J].现代商贸工业.2014(04).
论文作者:秦召芳
论文发表刊物:《基层建设》2017年第12期
论文发表时间:2017/8/9
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