王登辉
黑龙江省黑河市第二人民医院
摘要：档案管理工作对企业来说至关重要，本文着重探讨如何规范化管理档案与如何提高档案管理的质量和效率。
关键词：档案管理；规范化；提高质量；提高效率
引言
档案管理工作是每个企业单位基础工作的基本内容之一，对企业的发展起到了铺垫作用，然而由于各种各样的因素的影响，使得档案管理工作并不受到重视，从而导致了档案管理质量不合格，效率低下，在一定程度上阻碍着档案管理工作的发展。本以档案管理工作为切入点，通过对档案管理工作的介绍，了解档案管理工作的基本内容，通过分析现阶段档案管理工作存在的一般问题，引出档案规范化管理与提高管理质量与效率的相关措施，切实提高档案管理水平。
一、档案管理工作相关介绍
所谓的档案管理工作就是对档案进行管理，从管理内容上看，其主要包括档案的统计、归类、编号、装订、登记等以便于查询与注销。
就档案的统计而言，其主要是对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况进行及时准确地统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。
就档案的归类而言，其主要是按照相关的准则规定，将档案进行分类。且不同的分类方式，就会有不同的分类结果，例如：按照档案形成的时期分类与按照档案归属地分类有着天壤之别。
就档案的编号而言，一般在每卷基本档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。基本档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页号组成，即“类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件号”。
就档案的装订与登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案的登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。
二、现阶段档案管理中存在的问题分析
尽管档案管理工作已然十分明确，但实际的管理过程中仍有许多的问题存在。我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长的档案，且要保证档案的不丢失，加之，每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格也不统一等，就形成了档案管理普遍较差的局面。具体表现如下：
1.缺少完善的档案管理制度
档案管理工作对于每个单位来说都是至关重要的。然而，由于档案的管理工作较为基础，且较为繁杂，所以得不到足够的重视，相关企业单位缺少完善的档案管理制度，使得档案管理工作没有制度可以依靠，工作的开展不免有几分盲目。
2.档案内容质量不符合要求
在档案管理过程中，存在着档案内容质量不符合要求的现象，集中表现档案材料的收集不齐全与档案整理不规范两方面。其中档案材料收集不全主要体现在很多施工项目上一些需要记载的信息和盖章，经常会漏下。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而档案整理不规范主要表现在档号标注标准不统一、案卷题名不规范、编页号与装订不善等方面上，加之在日常工作中对档案的不重视，就会出现文件遗失的情况，在后期的工作过程中需要用到的时候，就会用其他的类似文件去代替，用这种方式来逃避文件丢失的过错，使档案内容的质量严重下降。
3.档案缺少完整性与真实性
大多数的施工企业没有按照标准的国家规定的程序，对档案的操作程序进行严格的管理和保存，同时还出现一些为了使项目看起来更加完善，很多工作人员采取美化问题的工作方式来编制管理档案，这种做法严重的影响了档案的完整性和真实性，降低了档案本身存在的价值。
4.档案管理人员专业素质水平较低
很多的档案管理人员由于自身的专业水平不到位，没有经过专业知识的培训，缺少相关的工作经验，而且有的人还是身兼多职或者是顺带定岗的，甚至有的项目组完全就没有设立档案管理这项工作的负责人，所以严重缺乏对档案管理知识熟练的专业人才。
三、规范档案管理工作相关措施
为了切实做到档案管理工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理基础工作的时定期检查档案的编号、装订等相关问题，发现不规范的现象及时解决。以下为具体分析讨论。
1.全面检查档案，清除无效档案与重复档案
上文已述，档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。
2.查缺补漏，完善相关信息的填写
对于那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化，进一步完善档案管理的规范化和标准化。
3.统一分类号，保证检索查全率
在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。
四、提高档案管理质量与效率的相关措施
1.加强施工管理，强化档案材料编制工作
依照标准的施工档案材料的编制方法，是建筑企业最基础的工作能力。一个施工团队在编制工程项目材料上出现问题，他就不具备承包工程的条件。工程档案的真实性和完整性就在于编制过程中是否专业。施工企业应该要充分明确自己身上肩负的责任，提高档案编制的规范性，对各个环节进行严密的检查和监督，严格依照建筑工程档案管理的真实性和完整性编制，为后期工作的顺利开展打下坚实的基础。
2.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度
档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，将建筑工程档案管理的工作做的更完善。
3.实现档案管理的信息化发展
案卷质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。实践证明，案卷在材料的收集过程中能否做到准确、具体及系统性，都将影响我们档案管理工作有效性的提高。随着，互联网信息时代的到来，各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。档案管理工作也同样如此，未来的档案管理必将是以信息化模式为主体。目前，越来越多的案例已经证明传统意义上的档案管理已经暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整编、管理与查阅上呈现出的工作量大、效率低、费时费力等问题。相反，实施信息化的档案管理之后，我们的工作人员就可以从繁重的工作中脱身，而不在充当打字员与保管员的角色了。
结束语
综上所述，档案管理工作对于企业单位来说十分重要，但在实际的管理过程中仍然存在许多问题，使得档案管理工作不尽人意，档案管理工作的质量与效率急需提高。切实提高档案管理质量与效率才能做好档案管理工作。
参考文献：
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[3]赵国琴.浅谈建筑工程档案管理问题[J].青年文学家，2012，07：239.
论文作者:王登辉
论文发表刊物:《基层建设》2015年14期供稿
论文发表时间:2016/1/12
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 案卷论文; 工作论文; 质量论文; 过程中论文; 《基层建设》2015年14期供稿论文;