谈特殊载体形式档案管理，本文主要内容关键词为：档案管理论文,载体论文,形式论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在中国建设银行总行档案部门的统一协调、指导下，目前各级建行对文书、会计、科技、项目、声像等门类和载体的档案进行了广泛收集和妥善管理，而对于证书、奖杯、作废印章等特殊载体形式档案（不少文章称之为“实物档案”，为方便起见，下文亦暂称其为实物档案）的管理还没形成统一意见和明确作法，笔者结合工作实践就这一问题谈点看法。
一、实物档案的特点
“实物档案”即载体形式特殊的“物态”档案，是国家档案全宗的一部分，归纳起来，它具有以下几个特点：
1、涉及范围广、内容多。实物档案同其他载体形式的档案一样，是在单位工作实践活动中产生的，其产生范围不但广泛，而且内容也比较丰富。以建行为例，有荣誉档案，比如各种奖状、奖杯、锦旗、奖牌等，有作废的各种级别的印章，有具有纪念意义的金属票样、徽牌，有外单位或名人赠送的纪念性物品、书画等。
2、散存现象严重。各级建行实物档案形成的时间、数量各不相同，有的已经产生了十年、几十年，也有的是近年来随着业务部门的设立产生的。这种档案形成的直接性，使它们大部分落入业务部门或个人手中，分散存放现象比较突出，不少单位对其尚未登记造册，心中无数。
3、综合管理比较困难。要把这些实物档案统一收集、综合管理起来困难很大，需要做大量艰苦细致的工作。
二、实物档案的收集
要做好实物档案的收集工作，必须从以下几方面着手：
1、树立全方位收集意识。实物档案难以收集齐全，不只是因为它过于分散，主要是有些科室或个人根本不想把它交出来，尤其是那些荣誉档案，不少科室认为它是本业务部门工作成果的标志，是科室凝聚力的象征，不愿交出。鉴于这种情况，必须首先通过宣传《档案法》及行长签发文件等办法，在单位内部形成一种收集实物档案的浓烈气氛，增强单位领导及各个科室的“大档案”意识，形成从行领导到科室负责人，从档案部门到各职能部门齐心协力，以保护档案完整为己任的强烈意识。
2、制定收集实物档案切实可行的制度。在大造舆论的同时，还要利用行政手段，强制性地规范有关科室及个人在这方面的行为。由于这部分档案继续不断地产生，所以建立实物档案的收集归档制度是保证其完整、安全的必要措施。建设银行烟台市分行在1995年档案工作升一级过程中，以行长亲自签发经头文件的形式下发了实物档案收集的制度，规定了实物档案收集的内容、范围、移交办法、上交时间等要求，同时还制作了“实物档案交接登记表”，强调交接人双方必须亲笔签字。经过一系列的工作，这个行收集了荣誉类实物档案55件，各种业务证书12份，各类作废印章51枚。
3、收集积累实物档案的方法。制度并不是万能的，而且执行起来并不容易，尤其是对于实物档案来说，要将收集制度落到实处，还必须讲究一些具体方法，采取一些具体措施。一是要适时召开机关科室兼职文书人员会议，用以会代训的方式，使他们了解有关实物档案的知识，明确一些具体操作问题。二是要求本单位的办公室文书人员根据收发文登记，从以行的名义发布的“决定”、“通报”、“通知”、“简报”等文件中寻找各种实物档案线索。三是文书部门与档案部门要密切注意各种会议的召开，从各次会议材料提供的信息中了解本次会议是否产生了实物档案。四是从公开发行的报刊公布登载的评选结果中捕捉有关实物档案的信息，条件允许时，可在积累这类实物档案的同时，用剪报的形式积累这种档案的文字材料。五是直接向实物档案获得者和有关科室索取。实物档案收集渠道虽然很多，但收集起来难度很大，文档人员做“有心人”的同时，还需要全行密切合作，做好以下几个“结合”：首先是文书、档案部门主动收集与办公室、工会等有关部门收集相结合；其次是制定下发实物档案收集文件与亲自上门收集相结合，再次是平时随时收集与年终或年初集中收集相结合。
三、实物档案的管理与利用
实物档案同其他档案一样，是单位工作活动中形成的具有保存价值的特殊载体形式的历史记录，它不但是进行精神文明教育的生动教材，还是单位编史修志的珍贵资料，更是日常工作的可靠佐证。由于它直观性强，所以从某种意义上讲，它更具有存档价值和特殊意义。但因为它载体形式繁多，形状、大小各异，处理保存起来比文书档案更复杂，所以更需要制定一套科学实用的归档制度和操作性强的管理办法。
1、严格的归档制度。实物档案在各项业务活动中持续不断地产生，档案部门不可能总靠突击接收和登门索取的方法进行收集，需要有一套约束有关部门和人员的归档制度，尤其要对归档时间提出明确要求，而且将实物档案归档工作列入有关人员的目标岗位责任制之中，明确奖罚标准。
2、实物档案的技术处理。档案部门接收实物档案后，要及时进行技术处理。主要是做好以下几个环节的工作：首先是分类组卷。各级建行产生的实物档案虽然名目较多，但归纳起来大致有三类，即荣誉奖励类、业务证书（营业执照等）类和作废印章类。对这三部分实物档案进行分类组卷时，烟台行采用了类别名称和其属类名称的汉语拼音首字母相结合的标识方法，比如实物档案以“S”表示，荣誉类实物档案的代号即为“SR”，同一代号的实物档案再按其接收的先后顺序依次用阿拉伯数字编流水号。这样，“两个拼音字母”加“流水号”，就给每份实物档案固定了档号，这个档号将决定这份实物档案的室藏位置。其他类别的实物档案的分类组卷与编号，可依此类推。其次是为实物档案编制目录。实物档案在分类编号后，至少要分别为每类实物档案编制一套案卷目录，其内容设置要本着全面、客观揭示实物档案的性质、属类、特点的原则，也可参照文书案卷目录适当加减有关内容。三是实物档案的实体存放。由于实物档案载体形式、实体大小等差异较大，存放时需要单独制作内部空间大小不等的档案柜，对其进行分类存放保管。比如锦旗适宜悬挂，奖杯适宜立体放置，证书可以重迭，印章则应放在特制的带有若干小格子的木“筐”中。也可以为荣誉档案拍摄复制一套照片，按照照片档案管理的办法，进行技术处理，使其更具安全性，同时可以利用这套照片提供利用。
3、实物档案的利用。由于实物档案直观性强，具有无可辩驳的凭证作用，所以，档案人员要象对待其他档案一样，注意实物档案的开发和利用。一是要利用多种形式对外宣传室藏实物档案的品种，使各业务部门了解室藏情况。二是加强调查研究，及时捕捉各方面对档案的信息需求，增加及时提供实物档案利用的机会，提高其知名度。三是有针对性地向行领导及有关科室提供这方面的专题目录，以备工作使用。
总之，一个单位的实物档案是国家档案全宗的一部分，必须收集齐全，科学管理，并最大限度地提供利用，努力形成实物档案的收集、管理、利用一体化。
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