大而全 少而精 稳定发展——美国档案工作初探，本文主要内容关键词为：美国论文,大而论文,稳定论文,档案论文,少而精论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
过去学习世界档案史，知道一点关于美国档案工作的发展情况，近几年，中美档案工作者交往，特别是1994年9月访问美国，使我对美国档案工作的现状有了更多的了解。
美国建国较晚，作为国家规模的档案工作历史仅仅半个多世纪。但是，由于他们能够吸取历史的教训和借鉴欧洲国家的经验，很快就进入了档案工作大发展时期，并从自己的国情出发，形成了美国模式，为好些资本主义国家所仿效。
一、从档案工作组织和档案事业结构上看：大而全
大，是指各级各类档案工作组织机构构成的网络体系的广度及其工作的涉及面；全，是指档案事业组成因素的完整程度。我们可以从以下几个方面作一些分析。
（一）从档案工作组织机构情况看：可谓门类齐全。国家设有档案工作行政管理局、档案馆、文件中心和总统图书馆；各州、学校、教会以及私人企业等部门都设有档案工作机构，使全国档案工作和档案资料得到有效的管理。
1.联邦政府的档案工作组织：国家档案与文件局作为美联邦政府的档案工作行政管理机构，负责联邦政府及其各机构的文件处理与档案工作事务，内部设8个司，分解局的各项任务。即(1)国家档案馆司：负责管理国家档案馆总馆和分散在各地的12个分档案馆；国家档案馆系联邦政府管理档案的机构，负责管理联邦政府及其各机关形成的档案。由于档案日益增加，从1968年起，国家档案馆在全国各地设立了12个分馆，形成了联邦政府档案馆网络，使联邦政府各机构形成的档案集中有效地保管在国家档案馆和各地区分馆内，而且方便了各方面的利用。(2)联邦文件中心司：负责管理联邦政府已经建成的14个文件中心；联邦文件中心系介于联邦政府机关和国家档案馆之间的非现行文件管理机构，亦称半现行文件机构，负责非现行文件的管理、提供利用和向档案馆移交档案的工作。现已有1个全国性联邦文件中心和13个分散在各地的联邦文件中心，形成了非现行文件管理、利用网络，并同联邦档案馆网络协调一致。(3)联邦登录司：负责出版联邦政府的公报、法律、行政命令、规章条例以及总统的文件等。(4)文件管理司：负责与联邦政府机关共同鉴定文件，制定文件保管期限表等。(5)总统图书馆司：负责管理已经建成的10个总统图书馆（实为档案、图书、文物馆），从罗斯福开始，每个总统卸任后都建立一个图书馆，收藏总统在任期间形成的个人文件、信函、图书、文物等。由国家档案与文件局管理。(6)公共项目司：负责筹备和举办各种档案展览和教育宣传活动。(7)专业与地方档案司：负责联系和处理与各专业档案机构、地方档案机构的有关业务。(8)行政管理司：负责局各机关对内对外的行政事务。
2.州档案工作组织：美国50个州。一般都有自己的档案机构——馆、局或处，名称不尽相同。
3.部门专业档案工作组织：学校、教会、企业等，一般都设有档案机构。
4.群众性的档案工作组织：如美国档案工作者协会、企业档案工作协会等。这些组织有自己的章程，有明确的职责权限。如档案工作者协会，总统任命国家档案与文件局长要听取他们的意见。他们可以向国家档案部门推荐档案工作人员，制定档案工作业务标准，组织开展学术研讨等。以上这些组织机构遍布美国各个地方。
（二）从档案工作涉及的面来看：涉足全世界。一些档案机构收集散落在世界各地的有关档案或资料，同时，向世界各地的读者提供有关的档案资料信息，甚至在世界各地设立分支机构。如犹他家谱学会，已同世界上145个国家和地区有家谱缩微品交流联系；在世界各地设有100多个图书馆，收藏各国的家谱和地方志，同时，也为世界各地的谱类方志专家、学者以及寻根问祖的人们，提供有关的馆藏资料。又如胡佛研究院（又名胡佛革命、战争、和平研究院）。“胡佛研究院图书馆和档案馆用文件证明，形成我们的世界政治、社会和经济的变化”。胡佛是美国第31任总统，年轻时曾到过中国，当时正逢太平天国运动。太平军的枪弹穿过他的住房。他从这里蒙启，要为研究“起义、战争、和平”做点事情。他卸任总统后，就办了这个研究院。又名图书档案馆。这个馆由三个部分组成：一是中央馆藏：为斯拉夫语、非洲语和中东语出版物等；二是东亚馆藏：有汉语和日语资料等；三是档案馆，有手稿和照片档案资料等。这个馆已收藏有100多个国家的4500万件档案资料，有“民主制度、国际事务、和平谈判和运动，政治思想（特别是共产主义、纳粹主义、法西斯主义、民族主义和殖民主义）、政治激变和革命、妇女地位的改变、国家发起的宣传、秘密抵抗运动、流亡政府、军事史以及战时混乱和解除”等方面的，现在还在不断地收集这方面的图书和档案资料，实际上成了世界上研究起义、战争与和平问题的重要档案资料中心。这个馆，不但免费向斯坦福大学（研究院所在地）的教职员、学生开放，向美国的公众开放，而且向世界的研究者开放。图书档案馆的三个部门的职员，都能提供利用馆藏程序的全部信息，只要访问学术研究者，在三个部门之一处登记、填写登记表，出示身份证明，并同意安全利用资料的规定，就可以提供资料借阅和有关服务。
（三）从档案事业的体系结构上看：诸因素基本形成。除了上面讲到的国家档案行政管理机构、档案馆、文件中心几个基本方面之外，还有档案教育和档案科研。
美国的档案教育，主要是大学档案专业教育和在职培训。国家档案与文件局有个公共项目司，负责筹备和举办档案宣传和教育活动。
1935年国家档案馆建立之后，深感档案专业人员不足。培养档案专业人员的任务迫切地提了出来。档案工作者协会1936年成立后的第一项正式活动就是正式成立教育委员会，随即提出报告，建议在大学开办档案训练班，并从1938年开始讲授档案课程“档案馆与历史手稿”，介绍世界上一些主要国家档案馆和档案管理情况。从1955年开始，美利坚大学开设档案专业，凡念完8门课程（其中两门档案管理课、两门文件管理课、四门历史课）者，可获得档案与文件管理证书和学位。其他一些大学，如丹佛大学、韦恩州立大学、北卡罗来纳州立大学等也开设了档案方面的课程。
鉴于档案机构雇用的档案工作人员一般都具有大学毕业并专修过档案课程的学历，因此，档案工作人员文化起点是较高的。即使如此，他们仍然很注意在职人员的专业教育。一些联邦政府档案机构，尤其是档案工作者协会，经常举办档案人员训练班和专题讲座。这是档案工作者协会的一项重要职能，每次年会都要开展档案学术问题讨论，请专家讲课，使档案工作者不断获得新知识，增长才干。
美国的档案科研工作广泛开展，而具有成效。国家档案与文件局有一个档案研究与鉴定处，负责研究和推广自动化与现代化管理技术，具体任务有三项，即对技术改造进行研究与监督；帮助其他机构应用新技术；向国家档案馆提供技术咨询。近些年进行的研究项目有：光数字图像贮存系统工程(ODISS)、数字图像应推广(DIAG)、文字信息转换工程、电子数据转换研究等。
有相当一部分档案科研和现代应用技术项目是由档案部门以外的有关研究机构或技术部门来承担的。如现代库房的设计和建筑，现代保安系统的设计和设备研制，以及空气、阳光的过滤等都依靠有关的专门部门。
除了档案保护技术、复制、贮存、检索技术等的研究之外，他们还重视档案理论和档案学研究。在档案的整理、鉴定、编目、查询服务等方面都形成了自己一些理论。
二、从国家档案馆馆藏档案看：少而精
美国国家档案馆，现馆藏纸质档案30亿页（大概相当于我国3000万卷册）、政府出版物200万页、图表档案200万份、照片档案500万张、航空照片档案900万张、电影胶片档案1.2亿英尺、音像档案15万盒和机读磁带档案3000多盒。作为一个建国仅200多年历史的国家（一些州在建国前就有了档案），国家档案馆的馆藏如此之多，不能说不丰富，但是，看一个档案馆档案精不精，不能光看绝对数，而是看馆藏档案的来源基础和自身的价值。我们说美国国家档案馆的馆藏档案精，是从以下几方面来考虑的。
（一）从接收的范围上保证了国家档案馆档案的单一性、纯洁性。美国各级各类档案馆（除了国家档案馆及其分馆），不但不存在领导和被领导的关系，而且也不存在谁接收谁的档案的问题。档案馆都是永久保存档案的地方。学校的、教会的档案，私人企业的档案等国家档案馆都不接收。国家档案馆档案来源于两个方面：少部分，主要是一些高级重要机关直接接收进来的；大部分是联邦政府文件中心移交过来的。而文件中心向档案馆移交的档案一般都是已保存30年以上，经过鉴定的，具有历史文化价值的重要档案。
（二）严格的经常的鉴定工作，保障馆藏档案的有效价值。美国各级各类档案部门对鉴定工作十分重视。设立组织和专门人员负责这项工作。国家档案与文件局的文件管理司，负责与联邦政府机关一起鉴定文件，制定文件保管期限表等。各州、大学、教会、企业等机构的档案部门也有负责这项工作的组织和人员。有的机构还成立档案鉴定委员会，设有专门的鉴定官员，负责本机关的文件档案鉴定工作和文件保管期限表的制定，使文件档案鉴定工作有组织、有计划地正常开展。
保管期限表虽然没有全国统一的，但都是具体指导鉴定工作的，编写得详细具体，保管期限明确，可操作性强，实际上成了处理文件的法规标准。保管期限表一般都有300多个条款，具体规定各类文件档案的保管期限。保管期限也分得很细，有1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、25年、56年、75年、100年、永久等十几个等级。还规定“失效后”一年或几年才可销毁。档案管理人员按这个办就是了。由于保管期限档次多，而且设有56年、75年、100年3个保管期限，所以，需要永久保存的只占5%上下。
文件鉴定工作每年都要进行，一是对没有确定保管期限的文件档案鉴定划期，二是对到期文件档案重新鉴定，作出处理决定。
销毁文件的工作也经常化。文件中心每年都要接收和销毁一大批文件档案。据统计，1989年美国联邦政府的文件中心接收文件160万立方英尺，销毁文件91.4万立方英尺，占接收数的57%。
（三）档案整理工作也是较好的，因为文件产生机构和文件中心都有整理工作，打下了较好的整理基础。
经过这么几道环节把关，进到国家档案馆的档案就自然精了。
当然这里所讲的精，绝不意味着少就精，愈少愈好。精是相对的比较而言的，还要从一组有联系的文件或档案的整体上去把握，照顾到全，绝不是盲目片面地追求所谓“精”。只有按照文件档案形成的自然规律，它在整体文件或档案中的地位及其自身的价值，进行科学的筛选，才能去粗取精，精而全；去芜存珍、无伤整体效应。美国国家档案馆的档案是否“精”到这样一种境界，本人尚缺乏研究。
三、从当今档案事业的态势上看：稳定发展
美国档案工作发展到今天，已基本定型，在稳定中发展。稳定的标志，一是档案工作管理模式和机构设置（包括非政府组织）基本定型；二是联邦政府、州及其档案部门、其他机构及其档案部门，颁布或制定了一系列档案工作或同档案工作有关的法律、规章和工作业务技术标准，使档案工作有法可依、有章可循；三是档案库房和工作设施、手段早已就绪并逐步完善。稳定的因素可以作这样一些分析：
（一）美国的档案工作虽然历史不长，但绝非一哄而起，而是在总结经验教训的基础上，按照客观实际需要，逐步认识，逐步建设起来的。其根基是牢固的。
1776年7月通过《独立宣言》，成立美利坚合众国。1787年，通过美国宪法，成立联邦共和国，独立军总司令华盛顿就任美国第一任总统。从这个时候，虽然在一些州早有了档案工作，但作为全国性的档案事业建设尚未提及。经过100多年之后，档案不断增加，特别是几次大火，烧毁了财政部、陆军部和国务院等机关的档案，才敲响了建设国家档案事业的警钟。1913年，国会开始考虑建立国家档案馆。由于第一次世界大战爆发，建馆未能如期进行。直到1934年6月总统罗斯福才签署《关于建立国家档案馆的法令》，1935年国家档案馆建成并正式开馆。
这期间，尤其是这以后，联邦政府档案馆分馆、各文件中心、总统档案馆以及全国性非政府档案工作组织相继出现。于是，众多的档案行政事务摆到联邦政府面前。1949年国家档案与文件局便应运而生。
（二）国家档案工作机构设置同国家政体相一致，只要国家政体不变，档案机构和档案工作管理体制也就变不了。
美国是联邦制国家，宪法规定联邦政府只拥有防务、外交、货币、邮政、高级司法和内部安全等权力。因此，各州有较大的权力，同联邦政府一样，都设有三权分立的立法机关、行政机关和司法机关，可以制定宪法。各专业团体，如学校、教会、企业等都有自己的自主权。全国档案工作机构设置和管理体制完全是这种“联邦”式的。联邦政府的档案机构同州、同各专业团体的档案机构不存在什么隶属关系，充分尊重各自的自主权利。
（三）社会的法规意识和各种档案法规制度以及工作技术标准，起着制约、规范人们档案行为的作用。国家的《信息自由法》、《隐私法》、《保密法》、《美利坚合众国联邦文件管理法》以及联邦政府各机关的、州的，学校、企业、教会等各个机构制定的档案工作规章制度，以至文件档案保管期限表等，都在制约和规范着人们的档案行为。
（四）发达的科学技术、教育、文化需要发达的档案事业与之相适应。美国的高等学校3400多所，35%的青年能进入大学，社会的文化档次可想而知。法律规定年满16岁的公民（未满16岁的可在成人带领下）就可到档案馆利用档案（未开放的例外）。实践证明，学生、教员、历史学家、科技工作者以及社会各方面人士都离不开档案。据统计，1991年国家档案馆接待利用者21.4950万人次，接待函查和电话查询者51.7301万人次，共向读者提供档案资料37.9131万件。总统图书档案馆在这一年里接待利用者11777人次，接待函查、电话查询者511127人次，共向读者提供档案资料27.2656万件。全国各地的档案馆、文件中心、利用者也不少。一般的企业档案馆年利用率也在1万人次左右。这种社会与档案的互相依存关系，是巩固档案工作的社会地位和根基的根本要素。
关于美国档案事业的发展，现在和今后主要在四个方面，即档案保护设施、档案管理技术手段、档案信息联网扩充和档案理论的深化研究。这从现在的态势可以看得出来。
（一）国家档案馆新馆的建设，标志着档案保管基础设施标准的提高。档案馆库建设，一方面是档案日益增加的需要，另一方面是现代保护技术的要求。1935年建成的美国国家档案馆，面积7万平方米，欧洲传统式建筑，坚实挺拔，墙壁耐火无窗，库房内有安全报警和自动灭火装置，有空气和温湿度调控设备，办公自动化条件也属一流，整个馆舍仍不愧为世界上最好的档案馆建筑之一。可是，几年前才建成的国家档案馆新馆，总体水平比旧馆高出一筹。总建筑面积170万平方英尺，四周绿树草坪，环境十分幽静。工作人员和读者配套用房设备先进齐全。进馆阳光、空气全都过滤。馆舍用的油漆和橡皮钉等都已经过专门研制的新型材料，对人体无害。库房的档案密集架全是电动的，而且有电子感应系统调控。防火防盗都有自动装置。文件储存、编目、输出、复制、修裱等都有现代设备和技术处理。馆里工作人员都有专门制作的胸卡。对着门框一侧的电码盒一照，库房门自动打开。不同的胸卡开不同的门，一年一换，过时失灵。为利用者服务的设施也更加先进和科学。有供读者自己操作的供登记用的计算机，观看查阅指南的电视放像室，读者进阅览室后，可通过阅览桌上的电子计算机提出利用档案的项目和内容。工作人员电话转告调档人员。读者即可到取卷台领取借阅的档案资料。读者如有其他需要，咨询人员会满足你的要求。国家档案馆新馆的建设在全国档案界产生推波逐浪的作用。
（二）档案保护、管理和档案资源开发利用手段愈来愈先进。国家档案馆是这样，我们看到的其他馆也是这样，因为“水涨船高”，将随着国家整体现代化水平的提高而提高。
（三）扩大联网，实现档案资源共享。国家档案馆准备搞一个系统，同全国档案馆乃至家庭计算机联网，传输档案信息。座落在旧金山的研究图书馆集团公司，搞了一个图书计算机网络系统，运用全世界365种语言（包括汉语），分8种不同类型文件（包括音响、录像带等）以及报纸、杂志等有关文章，列出了675万条条目（从1974年成立以来），建立起数据库，已同160多家大学图书馆（包括其他一些国家的）联网，7个州的文件中心、国家档案馆、6个州、两个市档案馆加入了这个系统。这个集团研究设计汉字系统（16000个汉字）的阿兰·塔克先生，花了15年的时间，在一个认识中文的人的帮助下才成功的。他把中国大陆的、台湾的汉字，日本、韩国的汉字都作了研究，然后输进去的。这个系统表明，国际性的图书、档案、资料信息大联网已经问世，并为世人注目。
（四）档案学的丰富和档案工作理论研究的深化和建树。美国的档案理论源于欧洲。但有自己的建树。过去的一些档案学著作在国际档案界较有影响，如谢伦伯著的《现代档案——原则与技术》、波兹奈尔著的《古代世界的档案馆》、美国档案工作者协会组织编写的《档案和手稿基本手册丛书》等，1981年《美国档案工作者》杂志发表的一篇文章《美国档案理论的今后方向》有这样一段话：我们如何行动保障历史学家的西塞罗（古罗马政治家、哲学家）守则，“历史学家要以永远不敢口出谎言为第一守则；以真情实事，直言不讳为第二守则，但档案工作者保存的是真实情况还是仅仅是证据……文件证实事实吗？还是文件只不过是文件产生者对事实的解释而已？……我们真能预见未来的研究人员将需要的今天哪部分文件？倘不能预见，那么，我们档案工作者应采取什么措施，减少我们解释行为的主观随意性？”这些见解值得我们深思。
美国档案工作者协会设有“利兰奖”和“会员波兹奈尔奖”，奖励档案学优秀著作和在《美国档案工作者》杂志上发表的优秀档案学论文。随着档案事业的发展，美国档案理论研究也必然会有新的进步。
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