摘要：近年来，我国的信息化进程有了很大进展，并在各个行业中得到了广泛的应用。其中档案管理是保障企业充分掌握更多信息资源的主要方法及途径，档案管理信息化采用信息化的方式不断改变传统的档案管理方式，促进档案管理工作充分适应时代发展要求，最终切实提升档案管理的水平及效率，这也是档案管理信息化工作开展的主要目标。为此，本文首先分析了档案管理信息化的意义，进而分析了档案管理信息化存在的问题，最后分析了加强档案管理信息化建设的方法。
关键词：企业档案管理；信息化建设；问题及方法
引言
企业档案是企业从诞生开始所有经历、所有实践、所有记录。企业档案管理就是在保证其真实性和完整性的前提下，将这些信息进行分类、整理，并进行妥善保管，。通过这些档案，我们能够掌握企业过去所经历的各类实践活动，让我们在做企业规划时，正确把握企业实际情况，制定符合企业的发展战略。对此我们需要在企业信息化管理过程中，保证档案完整、真实，便于搜索。发现企业档案管理实践过程中的问题，要以创新思维来解决这些问题，强化企业档案管理信息化水平，保证企业发展。
1.档案管理信息化的意义
目前，我国传统形式的档案管理，已经不能满足时代发展需求，因此档案管理工作本身需要与时俱进。以往传统的档案管理大多以图纸、文件等多种形式进行保存，这种保存方式很容易受到天气、外部条件及本身材料等因素的影响。随着现代信息技术的快速发展，档案管理信息化的意义主要体现在以下两个方面。第一，减轻了工作人员的工作强度，提高了工作效率。传统的手工收集档案管理方式，需要工作人员亲自对档案进行收集、整理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果企业采用了档案管理信息化的手段，就能够更加快速地对数据进行收集、管理，而且录入的数据也能够进行重复利用，并实现资源共享，大大减轻工作人员的工作强度，有效提高了档案管理的工作效率。第二，能够更加快捷地检索查询。传统的档案检索方式，需要管理人员亲自动手去找所需要的档案，这种方式既费时又费力。而档案经过信息化处理后，工作人员只需在电脑上输入档案名字就能够快速找到所需的档案，而且查找出来的信息也更加全面、更加准确。
2.企业档案信息化的问题
2.1企业档案信息化缺少规范的策划与指导
由于在推进企业档案管理信息化的进程中，缺乏高素质的信息技术管理人才，致使在该过程中，管理人员不能起到有效的引导作用，从而导致建设过程缓慢，且收效并不明显。另外，由于在信息化档案管理的建设过程中欠缺规范的策划与指导，造成了许多人力、物力资源的浪费，整体上会对企业的发展造成影响。
2.2档案管理信息化技术缺失
在档案管理信息化建设工作中，技术确实也是一个非常重要的问题。在档案信息化管理工作中需要用到很多专业技术，然而目前多数档案人员还未明确相关设备的使用方法，很多情况下设备的功能并不能得到充分发挥。同时，目前在技术指导及管理上也存在严重问题，因此很多技术在应用过程中并不能发挥其应有的作用。技术指导的缺乏对企业档案管理信息化建设进程产生了严重阻碍。
2.3缺乏专业的档案管理人员
当今互联网技术发展迅猛，档案信息化管理要求管理人员不仅要具有扎实的专业理论知识，同时还要能够熟练操作计算机，只有这样才能胜任档案管理工作。然而现在很多档案管理人员多数都是兼职，他们不仅缺乏档案管理方面的专业理论知识，也没有接受过专业训练，大部分工作人员对档案管理的工作范畴认知，还停留在简单的资源整理、分类，同时也不能熟练操作计算机，培训难度高。因此，非专业的档案管理人员难免会制约档案管理信息化建设的创新进程，同时也会严重影响档案管理信息化工作的顺利开展。
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2.4档案管理工作制度比较完善，但是缺乏执行力
在我国有些企业档案管理制度比较完善，但是其他工作人员对企业档案报备存在问题。企业其他工作人员对于档案管理工作不够重视，经常对一些需要立即报备的信息延后报备或者不报备，使得企业档案时效性、完整性缺乏，影响企业档案信息化效率。
3.加强档案管理信息化建设的方法
3.1强化档案数据信息安全
档案数据信息安全强化的目的就是保证获得完整、真实、有效的档案信息。档案的数据信息安全可以通过运用访问验证、加密技术、安全通讯等技术来加以保障。首先，对档案数据信息进行加密处理。内部人员在访问档案资源时，需要提供相应的密码进行解锁，以此防范非内部人员访问档案数据信息进行恶意破坏、病毒传播等行为，从而在一定程度上保证档案数据信息的安全，保护档案数据在传输过程中的稳定性。其次，利用访问验证控制技术对档案信息进行隔离，避免外来非正常用户的非法侵入行为，即使在传输过程中出现信息丢失，他人也无法解读其中的信息。再次，设定信息化档案级别，分等级设定密码，不同级别人员可阅，确保重要机密文件的信息安全。
3.2加强企业管理人员档案管理意识
企业管理信息化建设中管理人员缺乏对档案管理信息化工作的重视，对此，企业应对管理人员档案管理信息化意识加强培养，公司应该经常对管理人员进行相关培训和全公司进行档案管理信息化宣传，使其意识到在网络迅速发展的背景下，加强企业档案管理的信息化建设能够节约必要的人力、物力以及财力，优化企业信息资源的配置，提高其资源的利用率。它能够提高档案对企业建设的服务水平，实现档案资源价值的充分利用，强化资源共享率，提高档案无形资产价值。
3.3积极利用新的档案管理方法
现代档案管理工作必然朝着新技术、新手段的应用方向发展，这不仅可以提高档案管理的整体水平，还能提高档案管理的效率。在档案管理信息化建设过程中，应积极利用多种信息技术手段，进一步拓展档案管理信息化发展建设的深度，积极探索出信息化背景下档案管理工作的新方法。例如，档案管理信息化建设不仅仅是将纸质档案转化为电子档案，工作的重点在于档案管理信息化的实现，进一步增强档案管理工作的深度。
3.4健全档案信息化管理机制
第一，优秀的档案信息化管理制度是档案管理工作的指路明灯，每个企业都应该依据自身的特点制定相关的管理制度，同时在不同发展时期要对档案信息化管理制度进行同步调整，并将档案信息化管理制度作为工作的前提，避免盲目化的档案管理信息化建设。第二，档案信息化管理制度应该按统一领导、分级管理的模式，对不同部门制定相应的规章制度，不断细化个人的工作范畴，以便及时了解自身的职责，同时加强制度执行监督，避免让档案信息化管理制度流于形式。第三，在档案管理信息化建设的过程中，企业要对现有的档案管理组织进行升级创新，组建完整的档案管理组织体系，建立并完善保密、查阅、移交等档案管理制度，使档案工作有章可循、有据可依。第四，企业要完善档案管理信息化建设的监督机制，使档案管理工作能实现自我约束、自我监督。
结语
企业档案管理信息化是企业档案管理发展方向，企业档案管理实际上可以对企业发展产生影响，在我国，企业档案信息化管理手段非常单一，对企业发展非常不利。随着社会进步，企业管理手段也要随之发展，要与时俱进，才能满足企业不断发展。在本文之中，对企业档案管理实践过程之中出现问题加以描述说明，并以创新思维提出了一些建议来解决这些问题，保证企业健康发展。
参考文献：
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［2］李玲.浅谈如何促进企业档案工作规范化管理［J］.兰台世界，2014（S4）.
［3］张琳.强化档案信息化建设提升档案工作服务水平［J］.视界，2014（7）.
论文作者:王婷婷
论文发表刊物:《基层建设》2018年第28期
论文发表时间:2018/11/13
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