我国文件档案一体化发展阶段及其模式探析，本文主要内容关键词为：探析论文,发展阶段论文,模式论文,我国论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、萌芽期——文书档案连锁法
文书档案连锁法是20世纪30年代国民党政府文书档案改革运动的中心内容，它的核心是“在一个机关范围内，将机关总收发室和档案室的工作进行连锁”，“由机关总收发室按照既定的分类表，将本机关全部收、发文，进行统一分类、编号、登记；然后，把文件送至主办单位，各机关办理完毕后，随即归档，由机关档案室按照总收发室已分定的类别分类保管。”（注：黄存勋等：《文档一体化：网络时代的文件与档案管理》，四川大学出版社2000版，第50页。）实行文书档案连锁法的目的是想通过几道简便的手续，实现文书工作和档案工作相结合，以改变文书运转迟缓和档案管理落后、分散、各自为政的状况。
新中国成立之后相当长时间，由于文书工作与档案工作走上了两条独立发展的道路，对文书档案连锁法的评价也多以负面为主，如认为它“混淆了文书与档案、文书工作与档案工作的区别”，（注：邹家炜等：《中国档案事业简史》，中国人民大学出版社1990年版。）不利于档案工作发展。但在文件档案一体化管理获得普遍共识的今天，再回顾一下这一中国档案学形成时期对文件、档案管理的探讨，会发现，其中已蕴含了许多文件、档案一体化管理的因素：
首先在理论基础上，文书档案连锁法也是基于文件与档案存在密切关系的认识基础上的。文书档案连锁法首创者甘乃光在1934年发表的《文书档案连锁法之试验——内政部初期试验之报告》中就指出：“寻求文书收发与档案管理之连锁，概以文书与档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案，二而实一者也。”可见，那时已认识到文书与档案同属一物，是同一事物发展的不同阶段。这一认识与目前我们对文件与档案关系的认识：“文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的细胞，档案是文件的组合”（注：黄霄羽：《系统思维考察下文件与档案的关系》，《浙江档案》2000年第11期。）基本相符。
其次，在推行范围上，文书档案连锁法是在机关范围内推行的，这与目前大多数机构的文件档案一体化管理实践相符。文书工作、档案工作是机关工作的重要组成部分，在决策、执行、沟通、协调、反馈、咨询、监察、督促等活动中有着不可替代的作用，直接决定着机关工作效率的高低。文书档案连锁法的提出就是为了改变文书工作与档案工作脱节、管理环节重复的现象，提高机关工作效率。今天的文件档案一体化管理提出的背景与面临的问题基本与此相同，也在研究如何将机关内原本相互独立的管理体系融合在一起。
再次，在一些具体做法上，文书档案连锁法与今天的某些文件档案一体化管理实践相似。如在文件登记、立卷、著录三位一体的吉林模式中，文书人员在文件登记的同时，即进行保管期限的划分，把立卷、著录寓于文书处理工作之中，文件处理完毕，立卷和著录工作同时完成。（注：王志成：《浅谈文书档案工作一体化问题》，《档案学研究》1996年第3期。）文书档案连锁法与之相比均是把突破口放在文书工作与档案工作结合点上，将原本分做两个阶段的工作于文件收发口一次完成。
文书档案连锁法出现的时期正是中国档案学开始形成的时期，在文件、档案关系认识基础上进行的文书档案连锁法，可以说是处于初创期的中国档案学进行的一个有益探索。因其蕴含了种种可咨借鉴的因素，本文将其作为文件档案一体化管理的萌芽期。
二、初级阶段——纸质条件下的一体化
与30年代的文书档案连锁法相比，文件档案一体化管理于80年代重新提出后，对其已有了更加深刻的认识：
首先在理论基础上更加丰富。80年代中期传入我国的文件生命周期理论成为文件档案一体化管理的重要的理论基础。文件生命周期理论作为西方档案学的重要基石，揭示了文件、档案管理内在规律。它告诉我们：“从现行文件到档案是—个连续统一、前后衔接的过程。前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量。因此，从发展的观点和系统论的观点来看，将文件管理和档案管理两个有着密联系的系统看作是一个统一的系统工程，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又相互连续、衔接的工作程序是必要的，而且是可行的。”（注：马峰：《文件生命周期理论在我国文档一体化进程中的作用》，《兰台世界》1999年第1期。）文件档案一体化管理的研究学者们几乎毫无例外的承认了文件生命周期理论的价值，认为它“从理论的方向为我国文档一体化提供，了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架。”（注：马峰：《文件生命周期理论在我国文档一体化进程中的作用》，《兰台世界》1999年第1期。）与30年代的仅仅对文件与档案关系的认识相比，文档一体化的理论基础显然更加坚实了。同时，也有人从其它角度充实着这一基础。丰富的理论基础成为今天推动文件档案一体化管理的动力之一。
其次，在文件档案一体化管理理论基础探讨中，还有一点值得关注，就是对文件与档案关系问题的再探讨。对两者关系的认识在一定程度上影响着文件档案一体化管理的走向。从20世纪80年代中期至90年代后期的纸质管理阶段，对文件与档案关系的认识由于对文件、档案概念界定的不同呈现差异，出现3种观点：其一，受文件生命周期理论及西方“大文件”观念影响，有人将文件定义为“组织或个人处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、传递、存贮信息的一种工具”，而档案则是“作为历史记录保存起来以便查考的文件”，（注：陈兆祦：《关于机关档案工作若干问题的探讨》，《档案学通讯》1987年。）这样文件成为档案的属概念，档案成为文件的一个子类。基于此种认识，文件档案一体化管理实际上就是现行文件、档案一体化管理或者说是文件全程管理。其二，有人从档案类型的多样性出发，指出文件并不能涵盖所有档案，文件并不是所有档案的“前身”，而仅是档案来源的重要组成部分之一，（注：韩宝华：《档案与文件关系新论》，《档案与建设》1995年第9期。）更有人进一步将文件限定为公务文件，将具有规范体式和法定效用作为文件定义的必要组成。这样文件、档案一体化管理也就限定为机关或公务文件、档案一体化管理。其三，还有一部分人秉持传统观点，将档案定位于一种“历史记录”，即认为“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音和其他各种形式的原始的历史记录”，（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。）在文件与档案的关系上仍旧认为“文件是档案的前身，档案是文件的归宿和精华”，（注：《中国大百科全书 图书馆学 情报学 档案学》，中国大百科全书出版社1993年版。）“文件与档案是存在着部分质变关系的同一事物的两个不同发展阶段”。（注：王英玮：《关于档案本质属性的思考》，《档案学通讯》2001年第2期。）这样，在他们看来，文件档案一体化管理实际上就是将文件管理与档案管理的两个阶段进行综合与协调。
在日益丰富的理论上，对文件、档案一体化管理的认识，经过十多年的探讨，也在逐步深入，一体化的范围不断延展。对文件档案一体化管理的认识，不仅体现于概念探讨，更体现于实践摸索。早在文件档案一体化管理概念提出之前，一些地方已开始进行试验，而这一概念提出以后，人们更是以饱满的热情从事着这一探索。各地基于自身实际，创造出多种案例典型：
吉林模式，这是在我国档案界传播最广、最具代表性的一体化管理模式。其核心就是将文件登记、立卷、著录3位一体，改革保管期限与立卷方法，在文书处理阶段即完成文件登记、立卷、档案著录3项工作，从而减少工作环节，提高工作效率。
潍坊模式，这是较早出现的一种一体化管理模式，尽管目前很多人对其还能否称为文件档案一体化管理颇有争议，但不可否认，相当长时间它都作为一种典型出现在众多一体化论文之中。潍坊模式的核心是“文档一体，馆室结合”，即将文书处理与档案管理融为一体，把档案室的工作与档案馆的工作紧密结合起来。由档案馆超前控制，统一档号、统一制度、统一要求、统一用品、建立目录中心，从而确保案卷质量，提高管理水平。
永靖模式与张家口模式基本类似，均属地方机关档案部门联合，将有限的人、财、物集中使用、统一管理，统一规章制度与标准，由统一机构进行分类、整理、立卷、编目、提供利用及向馆移交等工作。两者不同的是永靖模式中参照了国际上流行的文件中心，而张家口模式中则是由参联机关组成联合档案室。
攀枝花模式，是指由攀枝花市档案局与攀枝花大学共同研制的一体化计算机辅助管理软件。它采取一文一档的立卷方法，通过计算机辅助将收发文登记与归档、分类立卷、价值鉴定同步完成，使文书处理与档案管理两种程序融为一体。
有人将文件档案一体化管理的内容概括为：“前向一体化，后向一体化，横向一体化”3个方面，（注：王英玮：《关于档案工作者在未来二三十年中需要重新研究的若干理论与实践问题的思考》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年版，第156页。）如果以这3项来衡量以上的案例，会发现：吉林模式与攀枝花模式可归属为“前向一体化”，潍坊模式可归属为“后向一体化”，永靖模式和张家口模式可归属为“横向一体化”。通过十多年的实践，人们显然大大拓宽了一体化的范围。
再次，重新提出的文件档案一体化管理更加注意到了影响其实现的种种因素。探讨文书档案连锁法失败的原因，没有真正触及到文书档案工作的体制是一重要原因。文件档案一体化管理正式提出后，体制问题鲜明的被提到了突出位置。在探讨一体化实现障碍时，大家几乎都毫无例外地指出：“管理体制上的不完善，使得文档一体化进程受阻。”合理改革国家文档工作管理体制，呼声越来越高。据此有人提出在全国范围内，“改变目前档案工作分属不同管理机关的体制，统一由一个机关负责制定文档工作方针、政策，行使对全国文档工作方针、政策，行使对全国文档工作进行监督指导的行政管理职能。”（注：杨戎：《文档一体化进程中的文档关系新探》，《四川档案》2000年第5期。）
当然，体制之外，机构设置、人员素质、制度建设等问题也列入了实现文件档案一体化管理要考虑的范围之列。
机构设置问题是体制之外讨论的最热烈的问题，讨论的焦点主要围绕“机关档案室”、“文件中心”、“联合档案室”、“信息中心”4类机构。这4类机构出现时间不同，作用也有差异，但均属于过渡性、中间性档案机构。其中，机关档案室在我国出现最早，存在时间最长，在文件档案一体化的机构设置中也最受争议。有人提出撤销机关档案室，改为文件中心或由信息中心履行其职责；也有人提出机关档案室职责范围扩展，将组织机关的文件档案管理工作统一交由机关档案室负责，成立文档处或文档科。但从一些较为成功的一体化单位的实践来看，机构如何设置，是机关档案室、文件中心、联合档案室抑或信息中心，并不会构成一体化发展的桎梏，重要的是这些机构职责的明确，机构人员素质的提高。
制度问题与体制息息相关，文书档案连锁法时期，制度的不协调或许还掩盖在体制之下，但重新提出后的文件档案一体化管理经过十多年的实践，制度问题已不容回避。考察现有的文件管理制度与档案管理制度，相抵触、相脱节、滞后、缺失现象均有存在，这一现象足以使很多机构一体化发展步履维艰。
总之，今天的文件档案一体化管理已不再是单纯的文件档案实体生成的一体化，而是包括实体、管理、信息、制度多方面一体化的系统工程。
三、中级阶段——“双轨制”下的一体化
自20世纪90年代中后期开始，随着计算机与网络技术的应用，电子文件开始陆续出现并迅速占据了档案人的视野。电子文件具有与纸质文件许多不同的特点：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息易变性等等，它的出现将文件档案一体化管理的研究与实践进一步引向深入。
文件档案一体化管理的理论基础随着电子文件的出现拓宽了，两种新的理论被提出，并成为数字环境下文件档案一体化管理的新支柱。其一，电子文件生命周期。电子文件生命周期是由国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年的一份有关电子文件管理的报告中提出的。（注：冯惠玲：《拥有新记忆——电子文件管理研究》。）它借鉴了软件工程学中软件生命周期的划分方法，将电子文件的整个生命周期划分为3个阶段：概念阶段(Concept stage)、产生阶段(Creation stage)、维护阶段(Maintenancestage)。（注：于丽娟：《电子文件生命周期理论置疑》，《浙江档案》2000年第3期。 ）其中概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段。这是较传统文件生命周期特殊的阶段。这一阶段需要考虑电子文件各个阶段的管理，在一定程度上突破了由文件向档案的单向运动，将档案对文件的影响做了某种程序上的规定。这一阶段的提出也表明电子条件下的文件档案一体化管理开始向前延伸到了文件管理系统的设计阶段。
除电子文件生命周期外，文件连续体模式在近两年也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱。文件连续体模式由澳大利亚档案学者Upward构建，（注：Upward,Frank(1996)."Structuring the Records Continuum Part One:Post-custodial Principles and Properties".Archives and Manuscripts,24(2):268～285.
Upward,Frank(1997)."Structuring the Records Cout inuum Part Two:Structuration Theory and Recordkeeping".Archives and Manuscripts.25(1):10～35.）在1996年出版的《澳大利亚文件管理标准》中，文件连续体模式被定义为：“从文件的生成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。（注：安小米：《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》2002年第3期。）与传统文件生命周期相比，文件连续体模式打断了文件保管的阶段区分，强调管理过程的“连续”、“统一”，“强调跨越文件保存机构间的合作，尤其在有紧密联系但又相互隔离的档案管理与文件管理业务方面的合作。”在文件连续体模式看来，“文件存在于多元时空范围，而不是孤立的存在于时间和空间点上，文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生”。（注：安小米：《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》2002年第3期。）连续体模式更加详细、全面、直观地展现出文件的整个运动过程，解决了文件生命周期理论无法回答的诸如文件运动的跳跃、回流，同一文件处于不同运动阶段等特殊现象，为一体化的理论与实践开拓了更广阔的思路。
随着理论基础的拓展，人们从更高的层次来认识文件档案一体化管理的含义。文件档案一体化管理已不再是个别环节的结合，而是文件与档案管理的融合与重组。在数字环境下，文件档案一体化管理已成为必然。可以说电子文件的大量出现与长久保存将使文件档案一体化管理从个别试点走向实质运行。但目前，电子文件的法律地位尚未确立，纸质文件在解决司法纠纷上的作用尚不能取代，因而出现了电子文件与纸质文件双轨运动的局面。在这种情况下，文件档案一体化就具有了一些“双轨制”下的特殊性：很多文件管理系统的设计并不能充分的体现文件档案一体化管理的思想，甚至将档案管理要求排除在外。即便如此，在一些机构仍出现了文件档案一体化管理的优秀案例，典型的有白城模式、中联部模式及浙江电力模式。
白城模式是适应双轨制下文件档案管理的典型，它将主要突破点放在归档关口上，由档案局提前制定归档范围、归档要求、归档手续、归档时间及目录格式等标准印发给各单位，指导归档并监督实施；在计算机程序设计阶段，即加入分级别、分责任者、分事件等归档要求，简化后期归档；实现电子文件与纸质文件配套归档；纸质档案不立卷，实行文件级管理；对纸质文件提前接收进馆。由其一系列举措可以看到，尽管其对流程环节改造程序有限，但通过归档环节的再设计，它们的文件档案管理已基本融合了一体化“前伸后延”的要求。《白城市直机关电子文件管理暂行办法》、《白城市直机关管理电子文件责任制》、《白城市档案馆电子文件管理工作细则》等一系列保障电子文件完整性、真实性、可靠性的技术文件的颁布，标明它已脱离了纸质条件下计算机辅助管理，进入了双轨制下文件档案一体化管理的中级阶段。
中联部模式，是电子环境下文件档案一体化管理的前驱之一。纸质环境过渡到电子环境，一个突出的问题在于信息的安全保密，中联部在安全保密方面采取的一系列原则与措施，保障了文件档案一体化从初级阶段向中级阶段的发展。他们坚持并发展了传统纸质条件下的“涉密信息管理一条线”的原则，“系统建设不增加涉密信息接触人员，由机要部门、机要人员一条线管理”，应用程序源代码，用户管理系统，数据库和核心密码、密钥、IC卡注入程序的管理均由办公厅机要部门全面负责，信息中心仅负责硬件设备的技术保障。（注：任锦华：《党政机关档案工作制约因素及对策研究》，《OA'2000档案国际学术研讨会论文集》，电子工业出版社2000年版。）同时采取了一系列技术与管理措施：网络建设中，内网与外网隔离，同时，在局域网内建立完全独立的“核心网”，存贮核心机密信息；采用视频干扰技术、屏蔽技术、专网技术等防止电磁辐射；实行严格的访问控制，同时建立全面的安全检查机制。安全保密并不等于限制利用，相反是为了更好的提供利用，中联部的做法为数字环境下文件与档案管理提供了新的思路。
浙江电力模式主要体现在浙江大学与浙江电力公司合作开发的文件档案一体化管理系统上。这个系统一改过去档案部门提出一体化需求的做法，而是由业务部门推动，档案人员与业务人员共同参与。浙江电力公司的文件档案一体化系统已突破了纸质文件管理的圜圄，实现了数字环境下文件档案管理流程的重组：对电子文件进行双重鉴定，在系统设计阶段即纳入鉴定要求，文件一旦生成或接收，即自动进行初步鉴定；（注：楸峰、何嘉荪：《OA系统中电子文件内容价值鉴定研究》。）通过将文件类目与形成文件的岗位职能挂钩，从而使文件形成运转期即实现自动分类；（注：楸峰、何嘉荪：《电子文件管理中的自动分类问题研究》，《浙江档案》2000年第9期。）通过组织一事一卷的“虚拟卷”，实现电子文件的实时归档。
在双轨制下，电子文件虽然没有实现其法律有效性，但在许多机构内部已经具有了行政有效性（如中联部与浙江电力公司），这样对纸质文件的管理手续大大简化，据此有人提出取消案卷，不立卷。国家档案局于2000年出台的《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)更是一石激起千层浪，按卷整理或按件整理一时之间争论得沸沸扬扬，笔者无意评论孰优孰劣，（注：王健：《关于立卷改革思路的改革》，《档案学通讯》2002年第3期。）但显然，在双轨制下，人们对文件档案管理在环节上已有了进一步的思考，业务部门推动一体化、计算机自动分类、自动鉴定、实时归档等等变化则更加表明：在双轨制下，文件档案一体化管理已进入中级阶段。
四、未来发展——数字环境下的一体化
首先，文件连续体模式将取代文件生命周期理论，成为文件档案一体化管理的主要理论支柱。与文件生命周期理论相比，文件连续体模式更加适应数字化世界对电子文件的控制与管理。它启示我们，未来的一体化不再是由文件到档案的阶段管理，而是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。
其次，一体化的含义将进一步发展。一方面，随着OA及业务系统的发展，文件档案信息将融入机关、企业业务系统中，成为业务系统的背景资源，这样文件档案一体化系统将有可能成为OA系统或业务系统的子系统；另一方面，基于电子文件长久保管的需要，一体化继续“前伸后延”，从系统设计阶段到档案馆永久保存均进行统一控制。
再次，一体化的实现将更多地体现在“建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统”。在这一系统中，文件档案人员的职责将发生转变，他们不再是消极被动的看管员，而成为积极主动的后保管者，成为文件管理系统的设计师和实施对策的制定人，“成为概念、知识的提供者”。同时，正如冯惠玲所述：在文件档案一体化管理条件下，“除档案馆外，在各类机构内部，文件管理工作和档案管理工作的界限将渐渐模糊和淡化。在一体化的文件管理系统里，文件管理和档案管理有机的融为一体，两种职能在‘大文件’的概念下自然、有效地结合起来，由统一的专业人员负责全程管理——称他们为‘文件工作者’还是‘档案工作者’已无关紧要。”（注：《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年版，第108页。）。
数字环境下的一体化将是真正的一体化。
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