论旅游规划项目管理及其系统优化，本文主要内容关键词为：项目管理论文,系统优化论文,旅游论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
旅游规划的重要性已为政府、投资商、学界及旅游界其他人士所认同，先规划后开发的理念已经深入人心。如今，参与规划编制的人士众多，专家云集，但是，国内具有旅游规划设计资质的百余家单位大都存在着规划管理人才匮乏的问题，以致出现了规划管理难以满足规划编制需要的现象，直接影响了旅游规划的质量，进而影响到旅游规划的实施与旅游开发的效益。
国内部分研究者曾注意到旅游规划的管理问题，马梅[1]、杨永德[2]、林越英[3]、郑群明和吴海珍[4]、刘德秀[5] 等对规划管理的一些内容作了阐述，但他们的研究大多限于政策、资质管理、质量管理等宏观方面，对于具体规划项目的管理研究却几乎没有涉及。国内仅赵文生[6]、任国才[7]、林振华[8] 初步应用了项目管理的部分理念，结合实践分析了旅游规划项目管理的基本策略。随着国内旅游规划与开发的不断深入，对旅游规划项目进行有效管理并不断创新，成为规划管理的一个重要内容，值得高度重视。如何更好地运用项目管理这一新工具，力求在有限时间、人、财、技术资源的情况下编制出尽可能高质量的旅游规划成果？如何对旅游规划项目系统不断进行具有开拓性的优化？本文在进一步探讨旅游规划项目管理的基础上，就旅游规划管理中的重大问题，提出了旅游规划项目管理及其系统的优化策略，力求通过这种优化利于旅游规划项目管理实践。
2 项目管理的引入——现实的需求
将项目管理理论引入到旅游规划管理中是可行的。项目管理是来源于管理项目工作实践的新工具，它已成为一门新科学。在欧美发达国家，项目管理已经应用于各大领域、新兴行业甚至政府机关和国际组织中，并成为其运作的中心模式，而在我国却运用面窄，20多年来仅仅用于水利、国防、IT等大型项目中[9]。然而，融合了古典管理学派、行为管理学派和系统论精华思想的项目管理理论本身的适用范围非常广泛。就旅游规划过程而言，旅游规划过程具有可定义性、独特性、临时性的特征，同时明显具有一定的风险，符合一般项目定义[10] 的基本要素，所以规划的过程本身也成为一个项目，项目管理理论适用于旅游规划过程的管理。全面引入项目管理理论为解决旅游规划过程中的实际问题提供了理念上和技术上的“可能”，是对旅游规划管理创新的有益尝试。
将项目管理理论引入到旅游规划管理中是必要的。从宏观上看，随着社会生产分工的不断细化、技术的迅猛变革、旅游业竞争的加剧和不确定性风险的增加，随着旅游业的不断深入发展，旅游规划、策划咨询的专业化成为一种必然趋势，规划过程本身也须具有高效益成为时代的要求；从微观上看，旅游规划是一个“计划”的过程，但是，这种特殊的“大型计划”却非常复杂，工作量大。旅游规划具有高技术含量、跨学科性、创新性、前瞻性、可操作性的特征，特别是大型规划项目，其过程也成为一个系统工程，这也对旅游规划管理提出了较高的要求。由此来看，规划管理者必须对旅游规划项目涉及的人力资源、时间、成本、技术、风险等要素进行有效的计划、组织、领导和控制管理，所以，项目管理理论的引入也成为旅游规划管理的一种现实需求，对旅游规划过程进行项目管理变得尤为必要。
3 旅游规划项目管理及其系统优化
项目管理的过程也常常是建立由各种资源要素组合成的、具有各种层次的系统的过程[10]。旅游规划项目管理就是将人(项目干系人)、时间、成本、技术(规划技术)这些要素组成的系统进行整合，完成规划的过程(见图1①)。在旅游规划项目管理过程中，建立系统并对其进行管理，并不断根据实际需要对项目系统进行优化是旅游规划项目管理的核心内容。
图1 旅游规划项目管理基本结构
3.1 旅游规划项目时间管理及其优化
3.1.1 周期管理及其优化
旅游规划作为一个项目，也自然具有自己的生命周期(life cycle)。旅游规划项目的生命周期就是规划编制的全过程。一般来说，旅游规划的过程包括概念阶段、规划定义、规划制作、规划评估四个阶段[10]，概念阶段与定义阶段是旅游规划项目的开端(规划投标、定义规划类型、签订委托合同等程序)，规划制作阶段是规划项目生命周期的核心阶段，规划评估阶段是规划的终点与旅游开发建设的起点②。
认识旅游规划项目的生命周期对于项目管理者来说是十分重要的，因为生命周期中的每个环节都是后面环节行动的基础，而且这些行动都是面向规划目标的。项目管理者对旅游规划生命周期的理解，应从传统的“线性”周期理念(见图2)转变为“网状系统”(包含复杂的系统反馈)理念(见图3)。项目管理者(特别是高层项目管理者)不但要审视旅游规划项目生命周期的全过程，还应在各个时期进行应有的系统分析，随时了解系统的变化。同时，也要从整体上对周期流程不断进行批判与反思，系统、全面地把握规划项目运行的全过程③。优化设计后的旅游规划项目生命周期(见图3)总结了规划的全过程，同时，它提出的系统反馈思路利于管理者对规划过程进行全面的、系统的、动态的审视，为管理者提出了旅游规划管理过程的基本范式。
图2 传统规划流程设计
图3 规划项目周期优化设计
3.1.2 流程管理
旅游规划流程设计是构建旅游规划制作程序的过程，流程管理就是对规划项目生命周期的核心阶段——规划制作阶段的管理，这是对各种要素(时间、质量、成本等)的驾驭过程。各种驾驭必须从项目生命周期的“概念阶段”就要开始。比如项目投标的时候，项目管理者就必须与委托方进行良好的全面沟通，并提出针对性强的概念性规划方案，展示出投标方的实力；另外还需要摸清他们的需要，不断协调沟通，以确保项目的成功定义。在接手项目之后，项目管理者就必须根据前期考察的基本情况和概念性规划，整合智力，提出整个项目的时间进程控制方案(项目计划书)和技术控制方案(对部分内容需要研究人员攻关研究的，也需要及早做出控制性计划)，以确保规划的进度与质量。
有人认为，旅游规划流程、规划文本结构是一个固定的模式，实则不然。每个规划不一样，项目干系人、规划系统要素、规划环境也都不同，就是说，旅游规划项目系统都不一样，所以必须根据实际情况对规划流程系统进行优化。如果规划都按照传统的流程，沿用以前的规划文本结构，甚至抄袭原有文本的内容，那么规划永远不会有创新。僵死的“规划流程固定模式”观不但会影响旅游策划、规划的创新，还会直接影响规划成果的质量与规划实施的综合效益。这确是规划机构的“自杀”行为。规划程序设计是否合理？能否解决规划中面临的技术难题？系统各要素信息交流是否顺畅？各方的利益和需求是否满足？都是项目管理者随时要注意的。特别是规划团队在异地开展旅游规划的时候，各系统要素随时变化，项目管理者更要不断对项目管理系统进行重调。总之，旅游规划流程需要在实践中不断优化。
3.2 旅游规划项目组织管理及其优化
旅游规划项目的组织管理集艺术与科学为一体，本部分仅就项目干系人和团队组织系统优化进行论述。
3.2.1 干系人系统优化
项目干系人系统优化过程是一个建立旅游规划项目利益相关者系统的过程。这些干系人不但包括政府、专家(旅游规划师、策划师、设计师)、学者和开发投资商，还应该包括旅游地居民、旅游者或潜在旅游者以及旅游企业(如旅行社、宾馆饭店)(见图4、图5)。这样组成的项目主体系统才有代表性，才能保证各方需求和利益的协调与满足，才能有效解决旅游开发中的实际问题。
图4 旅游规划干系人系统
图5 优化后的旅游规划项目干系人系统
3.2.2 团队管理系统优化
由于采用了全新的项目管理技术，对规划项目有了全新的管理理念，从新的视角审视旅游规划项目管理，这样明确项目干系人的职责后，才利于建立高效的学习型组织。以往编制旅游规划，“课题组长”常常既是技术负责人，又是管理者，具有双重职责(见图6)，而两者的职能迥异，难以适应专业化和大型旅游规划项目工作的需要。所以应该建立新的旅游规划项目管理系统。这样，让专家专注于规划技术而非项目管理，于是，项目管理者(项目经理和项目协调者)应运而生，他们负责规划流程的设计、规划团队的组织、项目干系人的联络协调，其核心职能指向为规划项目管理以及对管理环境系统(三个层面的系统：技术层面、制度层面和系统层面[10])的审视。这样，传统的三角形项目团队层次管理系统被优化为项目矩阵管理系统(见图7)。项目经理需要对旅游规划的整个流程、规划的基本技术很熟悉，并具有较高的综合素质：广博的知识，良好的管理能力，较强的责任心、使命感以及良好的交流沟通能力。项目管理者和规划师一样，肩负着一定的社会、历史使命，旅游规划项目管理者不仅是管理者、整合者还是决策者和企业家。
图6 项目团队系统
图7 优化后的旅游规划项目管理基本矩阵系统
3.3 旅游规划项目技术管理及其优化
对旅游规划技术的有效管理是旅游规划的质量保障。国内外研究者对旅游规划技术探讨的成果可谓汗牛充栋，对于旅游规划机构来说，项目管理的目标是如何利用这些技术并不断创新，因为规划机构智力资源是有限的，所以有效的技术管理变得非常重要。从战略层面上讲，项目技术管理包括领导力、战略计划、对用户和市场的经营等方面[11]，在实际操作中的技术管理也要结合时间管理、组织管理进行对待，本部分仅就技术控制管理、创新管理和信息系统管理三方面内容进行论述。
3.3.1 技术控制管理
旅游规划项目技术控制的基本原则是：遵循相关政策和法律法规，结合国家标准④，发挥规划编制单位的技术优势，不断进行技术创新。在旅游规划实践中，技术控制管理主要体现在两个层面：第一个层面是对项目流程的全面质量管理。旅游规划必须在资料收集—实地考察—数据分析—干系人讨论—编写文本—制图等整个流程实施全面的质量管理。第二个层面是对单个流程的程序管理，归纳起来，就是制定质量政策、设定质量目标、严格质量控制、全面质量审查四个程序。单凭旅游规划不可能解决旅游开发中的所有问题，但需从技术上使规划能达到旅游开发的目标或解决目标中的大部分问题。规划前期成果出来以后，规划机构应首先由技术负责人和领域的相关专家实施全面的质量审查，以保证规划的下一步计划。旅游规划技术是旅游规划机构的核心竞争力，如何发挥规划机构有限的技术优势，激发无限的潜在智力资源任重而道远，在这个过程中，旅游规划机构需要不断开拓创新。
3.3.2 创新管理
创新管理区别于其他职能性管理，但的确是规划项目管理中的核心内容之一。项目管理者要随时关注旅游规划项目技术的最新研究和应用进展。旅游规划创新主要体现在两个层面上，第一个层面是新技术的运用。以旅游市场调查为例，以前做规划，常常忽略对游客的直接调查，然而，即使是做区域旅游规划，对游客的直接调查都是非常重要的，必不可少。在调查的时候，如何真正了解旅游者复杂的旅游动机与行为特征，从技术上讲，如果不探索新的调查、统计技术，那么，市场调查水平会总是停留在原来的水平之上，无法提高。国内对游客行为调查分析技术，大多仅仅停留在描述性统计分析的水平上，近三年来，多元统计分析的统计方法才渐渐应用到研究旅游者行为统计分析领域[13]，项目管理者就应了解这种动态，促使其在最短的时间内应用于实践。第二个层面，是新的方法的利用。比如系统动力学方法[14]、地理信息系统(GIS)分析方法用于旅游规划，这都是项目管理者应该关注的。创新管理需要涵盖在旅游规划项目管理中的各个领域，不断创新的过程也就是一个不断实践，不断优化的过程，因为创新是旅游规划与策划的生命源泉。
3.3.3 信息系统管理及其优化
有效的组织为有效的信息沟通奠定了基础，有效的沟通可以降低成本，提高效率和质量，促进规划进行创新。对于各种沟通，都依赖于良好的管理信息系统的建立。基于计算机以及计算机网络的信息系统的建立，成为时代的要求。另外值得注意的是信息的安全管理，比如投标时候的信息安全，有时候规划机构获取的珍贵市场调查资料却被轻易获取，造成企业资源的流失。
另外，旅游规划项目技术管理具有它的一点特殊性：一般项目的技术管理目标仅是“以最小的成本为最终用户提供完全接受的产品或服务[11]”，而旅游规划项目技术管理除了要满足顾客(规划委托方)的需要，同时还必须考虑旅游开发的总体目标，旅游开发的总体目标是为了提高游客满意度，提高经济效益、改善企业状况，可持续地利用资源以及社区与地区的整合[12]，而这些目标与顾客的需求往往是有差异的，这一点值得项目管理者注意。
3.4 旅游规划项目成本管理
成本管理是贯穿在整个旅游项目进程中的，并与流程管理、组织行为管理、风险管理紧密联系。对上述要素的系统分析是否深入，是否采取了系统优化策略，都直接影响到整个规划项目成本的高低。比如在考察阶段，如果项目管理者没有和相关专家密切合作和沟通，造成考察过程设计不科学，造成重复工作，提高了规划成本。再如，规划团队没有和委托方、政府等干系人进行全面的交流与沟通，造成重复修改方案，特别是在详细规划中也提高了成本，这些情况其实都不鲜见。所以，在项目管理过程中，项目管理者在系统层面上的审视就变得非常重要。
3.5 旅游规划项目风险管理
在旅游规划项目定义阶段，项目管理者就需要草拟书面合同，确定项目干系人的权责利关系，避免由于权责利关系不明确而引发的纠纷，特别是委托资金管理方面。规范后的管理能够避免项目进程中的风险。另外，对项目团队成员(需要到异地考察的人员)购买保险等，都是风险管理中的内容。
总之，旅游规划项目过程管理系统中的各种因素是相互影响的，综合项目管理过程优化管理技术，旅游规划项目管理者的基本能力系统可以用图8加以描述[15]～[17]。图8总结了旅游规划项目管理者的能力系统，同时也反映了管理中主要管理要素的动态联系，抛砖引玉，以求利于旅游规划项目管理实践。
图8 旅游项目优化管理基本能力系统反馈图
4 结论
全面引入项目管理理论到旅游规划过程中去是现实的需求，项目管理理念引入到旅游规划管理中去的优点在于：项目管理为旅游规划项目管理提供了理念与技术上的模式。一方面，它建立了项目主体(干系人)系统，明确了各项目干系人的权责利关系，从而调动了他们的积极性；另一方面，有效的项目管理可以直接保证规划成果的质量，同时降低成本，项目管理加强了各项因素的可控制性，降低了风险。项目管理作为一种基本模式，它建立的一些基本规则也利于旅游规划管理人员在实践中不断成长和提高。
旅游规划项目管理是集理性与感性、科学与艺术为一体的思想与技术，只有不断思考、总结、反思、批判与创新，才能使规划项目管理技术不断提高。
注释：
①图1～图8使用vensim 5.4a软件，对旅游规划项目生命周期进行概念性计算机仿真描述。
②规划评估运行后的信息反馈(规划回访)这一点常常被忽略，规划回访往往会给新的规划提供大量经验数据，并能促进项目管理者对规划过程不断进行反思与改进，国内对旅游规划评估与回访的研究及其实践却鲜见，这一环节确是值得重视。如何进行回访兹不论。
③管理者或者研究者认识旅游规划的生命周期，常常出现忽视生命周期中某一个环节或者没有整体把握生命周期的情况，结果为规划项目造成不可挽回的损失。
④近几年出台的旅游规划相关国家标准大都为建议性标准，而非强制性标准，且有很多内容亟待完善，旅游规划机构完全可以根据自己的技术优势，在标准的基础上有自己的突破，兹不论。