文件生命周期理论的局限，本文主要内容关键词为：生命周期论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件生命周期理论在欧美国家非常盛行，颇具影响。八十年代介绍到我国后，我国的档案学者给予很高的评价，并有一些学者运用这一理论来解释我国的档案工作，提出了许多新的看法。这对于了解国外档案学研究，丰富档案学理论都有积极的作用。然而，我们也应该看到这一理论存在着许多不足和局限。
一、文件生命周期理论不适合我国档案工作实际
文件生命周期理论是随着文件中心的建立而产生的。文件生命周期理论把文件从产生到销毁或永久保存看作是一个完整的运动过程。根据文件先后发挥作用的不同，将其划分为现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，相应地将文件称为现行文件、半现行文件和非现行文件。非现行文件才能称为档案。对文件的三个阶段采用不同的保管方式，现行文件保存在办公室，半现行文件保存在文件中心，非现行文件保存在档案馆。而在我国却没有半现行文件的概念，也没有设立专门保管半现行文件的机构——文件中心。我国档案学者认为“文件办理完毕之后，一般说来它已成为非现行的文件”（注：吴宝康主编：《档案学概论》中国人民大学出版社，1988年第1版，第57页。），就开始称之为档案。“中国学者一般认为进入这一阶段（指文件生命周期理论的暂时保存阶段）文件已转化为档案，不宜称其为文件而只能称其为档案，或称现行档案、现行机关档案”。（注：《中国大百科全书 图书馆学 情报学档案学》中国大百科全书出版社，1993年1月第1版， 第461页。）“我国的这种档案观正是从文件的形式上（即办理完毕）并不是从文件的作用上（即成为非现行文件）去划分的，所以我国的档案室保存的办理完毕的文件就被称作档案”。（注：王茂跃：《对文件生命周期理论的评价不宜过高》载《档案学研究》1996年第二期，第21页。）因而，在我国，文件从形式上看是一个事物发展的两个阶段，即文件阶段和档案阶段。档案阶段又可分为现行档案阶段和非现行档案阶段，相应地将文件称之为现行文件、现行档案、档案（或历史档案）。其保管方式：现行文件保存在文书部门；现行档案保存在档案室；档案（历史档案）保存在档案馆。从以上这些分析我们可以看出中外档案工作的差别。显而易见，照搬文件生命周期理论指导我国档案工作毫无益处。正如有的学者指出的：“如果我们照搬这种观点和做法来改造我们的工作，那么就会放弃机关、企业里很大一部分档案工作，而这恰恰是我们事业的基础，是我国社会主义档案事业的特点，是我国档案学所具有的特色”。（注：吴宝康：《论档案学与档案事业》南京大学出版社，1988年4月第1版，第558页。）
文件生命周期理论的“三阶段”与它的文件、档案、文件价值、档案价值等一些概念都是相对应的，而这些概念与我国的同类概念是不尽相同的，有些只是名称相同而内容又不相同。将文件生命周期理论列入到我国档案工作实际中，必然造成一些概念和工作中的混乱，而且事实已经造成了一些混乱。不论是从档案工作、档案机构，还是档案概念上，我国的实际与文件生命周期理论都相去甚远，所以说，文件生命周期理论不适合我国的档案工作实际。
二、文件生命周期理论只研究文件运动，而忽视了档案运动
对于文件生命周期理论，有学者这样评价它，说它是“构成现代档案学的基本里程碑之一”。（注：刘国能；《值得重视的口述文件工作》载《中国档案》1996年第4期，第38页。）笔者认为这种评价有些过高。文件生命周期理论是研究文件的产生到销毁或永久保存的运动过程，笔者认为，说它是构成现代文书学的基本里程碑之一更合适。因为，文件生命周期理论的主要部分是研究文件的运动过程，显然属于文书学的范畴，文书学虽然是档案学的研究范畴，但文书学不能等同于档案学。文件生命周期的结束，正是档案运动的开始。尽管文件生命周期理论也将文件的最后阶段称为档案，但仅到此为止，对档案的运动不再提起。
档案和其他事物一样，是在运动变化着的。它诞生在机关档案室，最后落脚在档案馆。最能说明档案在不断运动变化着的是档案鉴定工作。正是由于档案在运动变化，其价值由大变小，直到消失，才有档案鉴定工作，档案鉴定工作就是不断剔除销毁已失去保存价值的档案，也就使得档案鉴定工作成为档案管理的重要工作。档案鉴定工作不仅在档案室开展，在进馆前开展，就是到了档案馆也仍然要开展档案鉴定工作。在档案馆中开展档案鉴定工作是世界各国档案工作普遍性的工作，在我国档案馆开展档案鉴定工作是众所周知的，在文件生命周期理论盛行的国家也不例外。档案鉴定工作是档案馆经常性的、定期要做的工作。从这里可以看出，实际上档案在档案馆仍然在不断运动着。文件生命周期理论显然忽视了档案运动。
三、文件生命周期理论只研究公共文件（档案），而忽视了私人文件（档案）
文件生命周期理论是以研究公共文件的生命运动为主要对象的，它的文件运动三阶段、文件（档案）的概念、文件（档案）的价值概念等以及保管方式都是针对公共文件而言的。文件生命周期理论对私人文件的生命运动就不能解释和运用得那么贴切。就以美国为例，美国总统的私人文件，在任时保存在办公室，离任后由总统带走，总统图书馆建好后移入到里面保存。这些总统私人文件并没有按照文件生命周期理论中文件运动的程序去运动。总统的私人文件最终还能到总统图书馆中永久保存。一般个人的私人文件就没有这么幸运，它们既运动不到文件中心，就更无法运动到档案馆。一般个人的私人文件，也就是在自己办公室或家里，走完它的生命历程，只有他们当中的一小部分在日后成为名人，或当这些名人过世后，人们才想起收集这些名人的私人文件（档案）。不管这些私人文件（档案）的归宿如何，运动如何，都不是按照文件生命周期理论的运动过程运动的。
四、文件生命周期理论只研究文件性档案，而忽视了非文件性档案
文件生命周期理论是以文件为研究对象，它概括的是文件从产生到转化或档案的过程。尽管大多数档案是由文件转化而成的，但并非所有的档案都是由文件转化而成的，有许多档案原本就不是文件，也就无需经过文件运动“三阶段”而转化为档案。如口述档案，不管是文字书面材料，还是录音、录像，从它一产生就是档案了，无需再经过办理完毕、转化等过程。文件生命周期理论在这里显然也不适用。口述档案并不是产生在我国，而恰恰产生在欧美国家。从第11届国际档案大会的中心议题“新型档案材料”和大会的报告集中可知，“口述档案”在国际上已盛行，芬兰是具有保存口述档案悠久传统的国家，美国口述资料收藏机构从1966年的90个发展到1975年的316个，遍及公立和私立大学、 公共图书馆、档案馆，伦敦经济学院于1980年建立起口述档案馆。如果说口述档案，还能称得上文件的话（因为许多口述档案都形成了书面文字材料），那么象印模档案、三维档案等，它们无论如何都难称其为文件，只能称其为非文件性档案。它们也都不可能经过文件中心，而由机关办公室、或档案室，或直接进入档案馆，象口述档案、印模档案、三维档案等非文件性档案，用文件生命周期理论无论如何是解释不通的。因为这类非文件性档案的产生、运动等都与文件生命周期理论中文件的运动过程不一样。
从上述分析中我们可以看到文件生命周期理论有许多局限，这对于我们正确认识文件生命周期理论，都有所裨益。