网络环境下电子档案管理的优化路径分析
张仕常
（济宁职业技术学院，山东 济宁）
摘 要： 档案管理工作在管理系统中有着十分重要的地位，网络信息技术的应用与发展对电子档案管理工作与档案管理工作提出了更高的要求。为了更好的提高档案管理工作的效率与质量，承担档案管理的人员应当顺应时代发展，逐渐打破传统的档案管理理念以及管理模式，真正让档案管理工作进一步得到改善，让电子档案管理工作充分发挥其作用。基于此，本篇文章对网络环境下档案管理工作中所产生的变化进行讨论分析，同时对目前电子档案管理的现状与存在的问题进行讨论分析，最终提出如何实施档案管理工作。
关键词： 档案管理；网络环境；优化路径
随着众多信息技术融入社会与生活，当然现代档案管理工作面临着重大挑战，为了可以顺应时代发展需求，顺应信息化、网络化发展，档案管理部门应及时对目前网络环境下所带来的影响进行分析探讨，不断优化管理理念与思路，只有这样才能顺应如今的时代要求，让档案管理工作正常、健康、和谐的发展。笔者在本文多方阐述，从目前所存在的问题，发展现状以及创新优化路径等方面进行阐述，希望能对相关管理人员有所启示，能提高相关部门对该问题的重视程度。
一 网络环境下档案管理所面临的问题
（一）管理理念的缺乏
管理人员的意识思维决定了是否能做好档案管理工作，这些管理人员承担了档案管理的所有工作，需要为更多的用户提供服务，现如今的信息档案管理是在网络化的基础上进行检索，将信息提供给所需要的用户。现如今档案管理部门及档案管理人员其管理理念还存在传统思想，认为档案管理仅仅是在保管与收藏之间，特别是一些较为重要的资源，他们不乐于分享给其他用户，认为应当保存起来。除此之外，由于一些管理人员工作过于呆板，对于新出现的管理方式、管理理念统统不接受，因此导致了档案管理工作止步不前。
3）青年教师信息技术应用能力培训内容安排缺乏针对性，实用价值不大。主要原因在于：一是培训方没有事先对青年教师的需求进行调研，只是凭借培训教师的个人经历侃侃而谈，大都是一些空洞无物、脱离实际的长篇大论；二是部分培训教师缺乏责任意识，把培训青年教师作为一项任务去完成，不会潜心对培训内容进行精心准备。
（二）缺少完善的档案管理制度方法
以目前档案资源建设管理问题来分析，众多的档案管理部门均已开始利用信息化技术来收集和管理信息资源，但是由于在管理的过程中漏洞较多，并且其中缺少合理的管理模式，信息化档案资源管理价值也没有完全体现出来，另外目前我国众多档案管理的管理形式还是纸质资源，信息化程度依然不是很高，特别是目前一些经济发展比较差的地区，目前在资源整理以及收录方面还是依靠手工，导致工作效率迟迟不能提高。在当今时代背景下，档案数据不仅多，同时还十分繁杂，如果仅仅依靠手工来进行，十分影响档案管理的有效性以及效率[1]。
（三）档案资源开发利用效率
档案管理的流程众多，其中包含了整理、收集，检索以及保管等众多环节，传统档案管理模式是一个较为死板及传统的流程。在网络环境背景下，档案管理中心会逐渐从收集到保管的过程转变为开发和利用的过程，在此过程中利用信息技术可以让档案的收集、保管大大提高效率，让档案管理的类型逐渐朝着多种形式发展。与此同时，在网络环境数据的大背景下，对档案资源的开发管理也提出了一定的要求，在新的时代背景下，需要借用信息技术来实现档案管理功能的拓展，让信息技术的运用效果能逐渐满足网络时代背景的需求。
为便于验证“千聊”对于MOOC结课率的影响，笔者将网络公选课班级分为2个小组，其中，A组学生为60人，B组学生为58人。A组学生使用“千聊”进行自主学习，B组学生使用超星学习通APP进行学习，两个平台的课程的课件、习题、预习资料、微课资源完全一致。
二 网络环境背景之下档案管理方式的优化
（一）信息技术提高档案资源管理的效率
主管单位要与档案管理相关部门及时沟通，积极为档案管理献策献策、设立专项资金。同时，相关管理人员还可以通过社会募捐，上级补贴等众多方式来争取有效资金，从而让档案管理工作的相关设备能落实到位，以此来保证档案管理工作的质量以及效率不断提高。
资源共享是当前网络环境下较为重要的时代信息，为了可以实现资源共享，需要先将信息资源构建起来，利用信息资源管理系统，逐渐形成一个完整的档案管理信息系统，为档案信息资源共享提供必要的环境以及平台。也就是说，一方面，需要保证能建立一个档案数据信息平台，在此基础上，对其不断分析，利用数据挖掘等相应技术，来逐渐让档案资源利用效率不断提高，除此之外，还需要通过建立互联网站，让档案管理信息系统能充分连接起来，实现区域档案信息资源共享，从而满足用户对相关资料的需求。
想要保证档案管理技术的发展，就需要推动人脑技术思维的突破，只有技术性思维突破，才能创造出不断发展的动力，这种思维是建立在标准化模式之下所实现的外部资源利用效率的思维模式。在网络环境的背景之下，档案管理需要利用相应的管理技术，对数据进行采集，从而将其中有利于用户需求的信息选拔出来。与此同时，档案管理部门还应当通过有效的管理技术来促进档案管理信息化水平的提高，在当今的网络环境背景之下，利用当代技术能进一步提高用户与需求之间的联系，也能改善传统的档案信息管理模式，让信息化水平逐步提高，从而便利相关用户的需求，另外，对信息资源管理系统进行运用当中，加入大数据，也能让档案管理技术不断发展，网络的出现让档案管理技术有了一个根本的发展，从传统的整理到随后的发展、保管，均让数据信息的最终价值有了质的改变[3]。
（二）网络环境下档案管理技术的应用
“我告诉你，”我指着林孟鼻子说，“现在我对你已经厌烦了，你怎么胡说，我都不想和你争辩，我心里唯一不安的就是萍萍，我觉得对不起萍萍，我今天不该来……”
（三）加强档案资源传递与共享，逐渐提高档案信息资源开发利用效率
日前，北京建工土木公司以29.85亿元中标目前国内体量最大的地下空间工程——苏州吴中太湖新城地下空间工程，并将依托北京建工建筑技术公司把该工程打造为国内第一个地下空间领域的绿色建筑。
（四）设立专项资金
在现如今的社会管理当中，信息化管理占据了主导地位，档案管理工作在目前的发展形势之下，需要充分利用信息技术对大难管理工作进行处理，档案资源管理当中具备一定的凭证作用，如何才能将信息技术充分利用到档案管理工作当中是目前应当考虑的问题。档案资源管理具备一定的凭证作用，在资源管理当中需要充分发挥信息技术价值，这才是目前我国所研究的主要内容，也就是说，在如今现代化、网络化的时代背景之下，对于计算机利用程度，决定了档案管理部门的管理能力，在其中需要建立合理万三的档案管理系统，才能让档案管理当中每一个流程能充分融入信息技术，逐渐提高档案管理效率[2]。
（五）完善档案管理制度
想要保障好档案管理工作的顺利进行，就需要不断提高档案管理制度的科学合理性质。档案管理制度当中包含了众多制度，如果档案管理制度存在问题[4]，可能会导致档案资料的混乱，也可能导致文档保密程度下降，造成十分严重的影响。在网络环境下，只有严格完善的档案管理制度才能保证档案管理工作正常运行，才能逐渐提高工作效率以及工作质量，减少漏洞或风险问题的发生。
（六）构建档案信息资源体系
网络技术以及计算机技术的发展让档案信息管理工作正在逐渐科学化、规范化。在此背景之下，承担档案信息管理的工作人员，应当及时根据档案管理工作的实际需要，及时构建或调整档案信息资源库，让档案管理过程更加合理化、科学化，保证档案信息基础的利用和开发能进一步符合时代发展轨迹要求[5]。
（七）加强技术掌握提升
当前网络技术发展迅速，众多的档案管理人员均不是专业出身，因此需要系统培训，保证管理人员及时获取相关知识，逐渐了解相关知识以及技术运用。以清华同方的PFID系统来讲，该项系统能对档案进行追踪定位，之后通过网络技术对档案管理工作进行划分。DRM技术则可以让资料的形式以及内容得到统一管理，保障了档案的完整性真实性，这些系统的操作过程十分复杂，因此对于相关管理人员想要在现代化的背景下进行档案管理工作，应当加大培训力度，真正让相关管理人员能熟练操作。除此之外，加强安全意识培训也十分重要，网络技术在运用的过程中可以将其比喻成一把双刃剑，如果运用的合理，可以让工作效率、工作质量不断提高，而如果运用的不好则会带来各种安全隐患，因此，管理人员要有一定的防范意识，制定相关的防护措施，减少隐患问题的发生。
三 结语
在当今网络环境发达的时代背景下，对电子档案管理问题提出了更多新的要求，想要保证档案管理工作能正常运行，就需要与计算机技术、电子信息技术、现代化高新技术融合，让电子档案管理得到充分完善。同时，还需要注意安全保障问题，在管理的过程中均会出现或多或少的漏洞，如果管理人员思维意识低下则可能造成文件丢失或是损坏等问题，造成严重的后果。因此，对于安全问题需要时刻注意。本篇文章从多个方面阐述应当如何优化当前电子档案管理问题，希望能对相关从业管理人员提供帮助，进一步促进档案管理工作提高。
参考文献
[1] 杨艳红.网络环境下图书馆档案管理工作创新途径分析[J].赤峰学院学报 (自然科学版 )，2016，32(20)：159-160.
[2] 仇艳华.网络环境下图书馆档案管理工作创新途径研究[J].办公室业务 ，2018(18)：121.
[3] 黎学芳.网络环境下图书馆资料管理模式的创新分析[J].科学咨询 (科技·管理 )，2017(3)：35-36.
[4] 舒群.网络环境下高校图书馆信息素质教育工作创新探索[J].成人教育 ，2008(12)：70-71.
[5] 林嘉.网络环境下图书馆联盟建设的思考[J].中国图书馆学报 ，2003(02)：31-33+43.
本文引用格式： 张仕常.网络环境下电子档案管理的优化路径分析[J].教育现代化，2019，6(47)：175-176.
doi： 10.16541/j.cnki.2095-8420.2019.47.081
标签：档案管理论文; 网络环境论文; 优化路径论文; 济宁职业技术学院论文;