摘要：事业单位档案管理必然要推进数字化建设，可以提升档案管理质量与效率。文中分析事业单位档案数字化建设的重要性，探讨推进档案数字化建设的路径，旨在为事业单位发展提供保障。
关键词：事业单位；档案管理；数字化建设
单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着网络技术和电子信息技术的发展成熟，档案数字化管理模式越来越多地被应用到事业单位的档案管理事务中，但是由于各种原因的影响，当前事业单位的档案数字化管理还存在一些问题。
一、事业单位档案数字化建设的重要性
1.满足社会发展需求
事业单位需要履行特定的社会职能，其发展与当地社会和经济环境密切相关，一般来说，事业单位的信息化建设水平越高，履行社会职责的能力就会越强，其获得的经济效益也会越多，这会极大的推动社会经济的发展进程，人们的生活条件也会得到明显的改善。因此加强事业单位档案的数字化建设，提高档案管理效率，促使事业单位的服务变得更加便捷化、高效化，能够赢得社会公众的满意和支持，员工的工作负担也会有所减轻，事业单位在社会上的形象更加光明、伟岸，其获得的社会效益也会更为可观。
2.促进档案管理水平
先进的、现代化的科学技术的应用是事业单位档案数字化建设的必然需求，会让事业单位档案管理工作模式发生巨大变革，事业单位的管理能力更强，发展态势也会更加稳定、良好。当务之急是要建立信息管理服务平台，一方面服务于广大社会公众，另一方面为事业单位各个部门之间的沟通和交流提供便利，促进数据信息的实时传递和共享。在此过程中会产生大量的信息，通过对信息的整合与分析可以及时发现当前事业单位管理的不足，之于事业单位管理体制和方法的改革有着非常积极的作用。
3.提升档案管理效率
事业单位档案数字化建设最为根本的目的就是保证档案管理工作的高效开展，将档案管理人员从繁重的工作中解救出来，让他们可以更加轻松的完成岗位工作。计算机强大的运算和信息处理功能是手工作业远远无法比拟的，会将主观因素带来的失误风险降到最低，使得档案资料的查阅和使用变得极为便利，档案管理成本也会被控制在最小范围内，进一步扩大了事业单位的综合效益，给事业单位创建了广阔和光明的发展前景。
二、事业单位档案数字化建设路径分析
1.建立健全档案管理制度
事业单位若要加强档案数字化管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。
在健全制度的同时，要制定档案数字化管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。注意加强对文件集成档案一体化建设，以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。同时单位还应明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。通过相关管理制度的建立健全，可为档案数字化管理提供有利条件。
2.加大资金投入，更新办公设备
档案数字化建设是一项系统性较强的工程，需要大量人力、物力、财力的支撑，加大对档案数字化的投入力度，确保档案数字化管理的有序进行。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆事业单位可根据自身发展需要，全面分析在数字化技术和设备方面存在的不足，编制出合理可行的实施方案，引入先进技术和设备，为档案数字化管理提供必要的保障。
需要注意的是，档案数字化管理的专业设备又分为软件设备与硬件设备两个方面，软件方面应该加大对专业软件的研发，在应用软件的开发中，要充分考虑兼容性的问题；对于硬件设备，除了加大资金购买更新以外，对于现有的设备也要做好防护保养工作，这样不但可以延长其使用的寿命，对于其提高工作效率也有很重大的影响。同时，单位应当对经费的使用进行科学合理的预算，根据实际情况进行适当的调整和投入，尽可能引进质量较高的设备，使资金能最大地发挥作用，以实现单位的可持续发展。事业单位档案数字化建设是一个系统性的工程，不但要保证档案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事业单位的档案信息需要共享，在档案管理信息系统的创建之初，应使用多个服务器进行管理，对查询等级进行权限的限制，不具备权限的人员无权浏览档案信息，防止机密信息的外泄。除此之外，加强对档案价值的鉴定和审核，将重要程度和价值较高的档案资料先输入到系统中，那些相对不重要的可以放在后面，还要在档案信息输入到计算机之前进行严格的检查，保证档案的正确性，避免出现档案的错漏问题。
3.提高档案管理人员的素质
事业单位档案管理人员要转变传统的思想观念，树立档案数字化管理意识，积极学习新的知识和技能，保证自身知识结构与时俱进，尽快适应档案数字化管理节奏。在档案数字化建设中，事业单位还应重视档案管理人员综合素质和专业能力的提升。一方面，应加大对档案管理人员的培训力度，采用多样化的培训方式，确保培训内容的全面性和实用性。
例如，用会议、视频、学习手册等方式普及档案数字化管理理论、技巧及注意事项等，并在培训中加入信息技术应用技能。通过不断的培训，让档案工作人员吸收最新的档案管理知识，提高自己的专业素质和技能。另一方面，应引入高素质的档案管理人才，强化档案数字化管理团队的文化水平。此外，事业单位应建立健全档案管理人员考核机制，通过考核的方法，评估档案管理人员的专业能力，借此来提升档案管理队伍的整体素质，以便更加高效地开展档案数字化管理工作。与此同时，事业单位还要加强对档案管理人员的职业道德教育，提高他们的道德水平，增强他们的奉献精神，促使其以饱满的热情和积极的心态迎接实践工作中的各类挑战，心甘情愿的归于平凡，踏踏实实的做好档案归档、保管、利用等工作，为事业单位的长远健康发展贡献一份力量。
4.完善档案管理安全保密制度
在事业单位档案数字化的应用给工作人员带来方便的同时，也要注意到档案数字化的安全工作。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给事业单位的各项工作造成不利的影响。
因此，必须要结合实际情况，加强系统和网络入口的安全，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限；定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。档案管理人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息，使用完毕应当及时关闭，防止信息外泄。事业单位还要定期对软硬件进行维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率与使用安全。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使档案数字化管理更有保障。
结语
综上所述，事业单位档案数字化建设是一项非常必要和紧迫的工作，是实现档案信息化管理的前提和基础，加强档案数字化建设是时代和社会对于事业单位档案管理工作提出的最新要求，可以达成事业单位创先争优的根本目标，促使事业单位的发展势头更加迅猛。
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论文作者:付巧霖
论文发表刊物:《基层建设》2019年第26期
论文发表时间:2019/12/17
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