关键词：大数据时代;工程企业;档案信息化;建设
引言
如今，信息化水平快速提升，智能化信息终端在生活中随处可见。在企业的生产经营中，每分每秒出现的数据流都需要进行合理的分析、整理，还要对其进行妥当的处理。在这个发展迅速、变化万千的大数据时代，企业最需要的就是要改变当前传统的档案管理模式。基于此，本文对档案管理中信息化建设进行探讨，提出对数据和信息实现最大程度上的整合统一，并在统一整合的基础上对数据和信息进行集中处理和分析，以提升企业的经济效益。
1企业档案信息化
20世纪60年代末，信息化由日本最先提出。信息化的概念，即利用计算机、互联网、通信等技术不断提高企业管理水平与运营效率的过程；这个过程是“以信息技术的广泛应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。”我国对档案信息化建设的研究最早出现于1997年。2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求。伴随着现代信息技术的迅猛发展与广泛普及，整个社会面临着大数据(bigdata)时代的到来，档案信息化也已成为大势所趋，并日益渗透到企业活动的各个方面。企业档案信息化，是指企业档案管理模式由档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为主要形式，为企业、社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设的具体任务，主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设及档案信息安全保障体系建设。将每项建设任务具体细化落实到工作中，是每一个档案管理工作者义不容辞的责任。
2企业档案信息化建设过程中存在的问题
2.1档案管理观念方法较为落后
纵观企业档案管理工作，是非常依赖纸质档案管理的，档案管理人员没有从思想意识上认识到数字化档案数据库的重要性和必要性，无法看到档案信息化建设带来的好处，部分企业管理者片面认为在大数据时代企业档案信息化建设面临的不再是信息的匮乏，而是如何在海量的档案信息中，深度挖掘有用的数据信息。
2.2业档案信息化建设缺乏适应性强的标准
很多企业尽管已经或多或少地开展档案信息化工作，但大多都是随着办公自动化等手段的应用，为了适应新的办公方式，“赶鸭子上架”开展档案信息化工作，在信息化工作中也产生较多问题，没有从档案管理角度出发，制定一套针对性强、行之有效的标准。管理随意性大。
2.3数据分析人才缺乏
不少工程企业档案管理人员的工作思维模式，仍旧停留在传统的档案管理上，在实践中能够做好档案得分类与保存工作，但不会对档案信息进行挖掘与深度分析，导致企业档案服务水平不高。工程企业往往对档案人员的职业定位不够准确，很多时候只要求他们做好日常的档案管理，没有意识到数据分析的重要性，自然也不会要求档案人员具备数据分析的能力，长此以往档案人员的业务能力难以提升。此外，当前大数据还是一种新兴的技术，大数据方面的专业人才本身就少。上述原因，都导致了工程企业缺乏数据分析人才。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3大数据时代企业档案信息化建设的途径
3.1转变传统档案管理观念
纵观当前企业档案管理工作，档案管理人员将工作重点放在档案信息数据的存储或是收集方面，在很大程度上忽视了档案信息处理。当前我们正处在大数据时代，企业档案管理者和领导者要坚持与时俱进，转变管理观念和方法，不断加强学习，学习其他企业档案信息化建设的优点，同时还定期加强对档案管理人员的培训力度，通过培训促使他们认识到档案信息化建设的重要性，充分利用档案信息，以便更好地为企业的经营和决策服务，促使企业经济效益提升。
3.2完善档案信息化的规范标准
第一，构建统一的电子文件储存平台、传输途径以及格式等，如果企业各个部门将电子文件发送到档案管理部门，倘若文件存在传输途径或是存储格式不统一等问题，则会严重影响档案接收人员所收文件格式、重收或是漏收文件等问题。进而导致企业档案信息化管理工作工作效率和质量不尽人意。第二，构建统一的电子文件编号制度，同时企业还要根据实际情况，制定文件资料收发记录表，做好企业各个部门之间来往电子文件的登记，便于档案管理人员在使用和查找相关文件时，可以及时准确地进行定位，找到档案资料。另外企业还要重视电子档案的开发和经管，严格管控好档案信息的搜集和整理准则，抓好遴选工作，对企业档案信息进行统一管理。除此以外，还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用，制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准，增加有关资源的使用率，强化企业档案信息化建设的整体水平。
3.3培养高层次的档案管理人员
大数据时代，工程企业档案管理人员应当转变理念，认识到自己应当由传统的档案分类、储存人员的角色，转变为数字资源整合、数据业务分析人员。这就要求档案人员具有过硬的档案业务素养，并具备数据分析能力。从工程企业的角度来说，工程企业应当定期开展数据分析培训讲座，为档案人员提升自身技能提供平台；从档案人员的角度来说，应当勤于学习、善于学习，不断更新完善自身的知识结构。只有这样，档案人员才能通过数据分析、数据挖掘，发掘各种有益信息，并对信息进行深度分析，为工程企业发展服务。
3.4建立科学合理的档案信息管理系统
一是要将原来的纸质版档案尽快转化成电子版档案或数字化档案，而且要尽量加快整个转化的过程。同时，还要用统计学的方法和原理对数字或电子档案分门别类地进行整理、保存。二是要结合企业实际，利用先进的技术手段，开发出对自身发展有利的档案信息管理系统，让档案信息管理系统充分地与企业的各项业务系统紧密结合，这样才能确保在档案收集时做好前期的管理控制工作，并确保数据的完整性，让数据的更新可及时传递。此外，通过采取云计算技术，能在更深的层面上对档案数据进行有效地分析及处理。三是要将动态管理和横向、纵向的分析进行融合，在通过纵向的时间线对比分析档案数据时，也需对比其他部门、同行业的其他公司甚至于其他行业，将对比分析得到的信息、数据进行收集、汇总，剔除掉其中没有价值的信息，留下有用的一部分，这样才能在一定程度上确保数据信息的准确和真实。
结语
综上所述，在大数据时代背景下，企业档案信息化建设过程中还存在诸多问题。基于此，要求企业坚持与时俱进，转变传统档案管理思想观念，加强档案信息化基础业务建设，完善档案信息化的规范标准，构建档案大数据安全防护体系，完善自身的档案信息化体系，从整体上促使企业档案信息化建设的水平和效率，助推企业的稳健长远发展。
参考文献
[1]方爱明.大数据时代企业档案信息化建设初探[J].中国管理信息化，2017（18）：154-155.
[2]赵珺.大数据时代高职院校档案信息化建设研究[J].档案与建设，2018（12）：28-30.
[3]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2017（3）：32-36.
论文作者:曾李沙
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第23期
论文发表时间:2020/5/8