综合档案馆电子文件管理项目的功能定位，本文主要内容关键词为：档案馆论文,文件管理论文,功能论文,项目论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近几年，我国一些地方综合性档案馆的电子文件管理项目竞相启动，2007年4月，国家档案局在江苏和安徽召开全国电子文件中心建设经验交流会，对推动区域性电子文件管理进程给出了明确的信号。可以预计，这次会议之后各地区电子文件管理将逐步进入一个快速发展时期，综合性档案馆对电子文件的关注度将进一步提高，电子文件管理实践项目将进一步推广普及，及至遍地开花。在为地方档案馆积极担当电子文件管理职能而欣喜的同时，我们也看到一些理论和实践上半明半暗的问题浮出水面，到了绕不过去，拖延不得的时候。其中最为重要、最为关键的是此类项目的功能定位——这个问题直接关系到项目的实施内容和效果，关系到档案馆在电子时代的社会角色和职能，还有全国电子文件管理的战略格局。
一、当前我国档案馆电子文件管理项目的功能差异
据不完全信息，目前我国地方综合性档案馆的电子文件管理项目有不同的名称，如电子文件中心(安徽省、天津市、江苏省、常州市、张家港市、南通市等)，电子档案中心(江苏省)，电子文件与电子档案数据接收中心(福建省)，数字文件中心(青岛市)，电子文件档案资源管理中心(广州市)，电子文档数据中心(韶关市)，电子档案数据管理中心(珠海市)、电子档案馆(中山市)，电子文件备份中心(陕西省、常熟市)，区域性电子文件归档管理系统(上海市长宁区、静安区)等等。为便于叙述，本文统称为“电子文件管理项目”。笔者把这些管理举措称为“项目”而不是“机构”，是因为它们的构成不一定是一个独立的组织机构，其中一些是由横跨若干部门的成员合作开发或运行的专门系统，所以称之为“项目”更为确切一些。如同美国档案与文件署明确把电子文件档案馆(Electronic Records Archives，ERA)看作是一个项目(project)，而不是一个机构(division)一样。当然，如果这个项目是由一个相对固定的团队来运作，把这个团队作为档案馆内部的一个组织机构也有其道理。
这些电子文件管理项目(或机构)名称大同小异，其功能却有着不小的差别，甚至同为“电子文件中心”，也是一名多实，目标和功能定位各不相同。概括起来有如下几种类型：
一是永久保管型。即以确保电子文件的真实性、长期可读性为目标，实现电子文件的长久保存和提供利用，构建电子文件的最终归宿。如安徽省电子文件中心的项目定位有两条：实现资源共享和保存数字遗产，具体说就是要保障电子文件完整、真实、有效，使得电子政务和办公自动化环境中生成的电子文件像纸质文件一样得到永久保存。①江苏省电子档案中心的目标是承担集约化永久保存电子文件的任务，与传统的纸质档案遗产相衔接，保证在电子政务等环境中党和国家的数字遗产仍然能够为现在和将来服务，避免电子档案数据大量丢失的危险。②
二是中转站型(中间性、过渡性管理机构)。即先将各机关形成的电子文件按照一定规则收集起来，留待将来移交档案馆。功能类似于管理传统文件的文件中心，不同的是对文件格式、结构等方面提出更为具体的规范要求，接收过程可以借助本地区的电子政务平台在网上完成。如天津市各机关归档后的电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆三级保管单位，电子文件中心定期将符合条件的电子文件向档案馆信息资源库移交③。江苏省也规划由电子文件中心向电子档案中心移交具有永久保存价值的电子文件。④在绍兴市电子文件集成管理模式中，各机关电子文件办理结束后“预归档”进入档案室管理系统，定期报送数据中心，再与纸质文件同步向档案馆管理系统移交，数据中心是电子文件存储、集中共享利用到向档案馆中心数据库移交的“中转站”。⑤这些中间性电子文件管理项目的目标也不尽相同，有的主要目的在于提前接收，防止丢失，也有一些地区(如天津市)采取多种措施为电子文件的跨平台传输和永久保存奠定基础。
三是现行文件查询服务型。其主要功能是实时接收所在区域电子政务内外网上处理完毕的文件，特别是电子公文，实行集中保管和提供利用。这一功能实际上是对纸质现行文件查阅服务的延续，是贯彻《中华人民共和国政府信息公开条例》中关于在档案馆设置政府信息查询所的具体措施，是政务公开的重要窗口。如青岛市数字文件中心以电子文件资源共享为目标，借助电子政务信息网建立了电子文件归档、管理、利用一体化的工作平台，实现了全市各单位公开级电子文件的实时联网查询。⑥佛山市档案局“现行文件查询中心”，开发了直接从政务网上接收市属局委办电子文件，并通过互联网向社会公众提供利用的电子文件系统，拥有很高的访问量。⑦上海市长宁区在区域性电子政务平台上建设了一个集电子文件形成、办理、流转、归档、移交进馆及发布功能于一体的电子文件系统，实现了本区域内现行电子文件不同权限的查阅利用。⑧张家港、南通等地区的情况也大体如此。这类项目大多建立在电子政务平台上，事实上成为“电子政务系统的重要组成部分”，⑨档案馆借助这个平台集中收集电子文件，规范存储格式，区分开放范围，实施权限管理，提供查阅服务。
四是备份型。主要承担本地区电子政务系统各类文件、信息以及系统数据的备份任务。如陕西省电子文件异地备份中心由省信息办和省档案局共同建设，省档案馆提供建设场地并参与电子文件备份数据的内容管理。这种备份中心除了服务于电子政务系统之外，档案馆也有自己的收获，可以将电子文件备份数据及时移交进馆，向社会提供利用服务；将档案信息化建设融入电子政务建设之中，借助这一平台实现省档案馆数据的异地备份等等。⑩
上述四种类型项目的功能或多或少有交叉并存，但基本上可以反映当前我国地方综合性档案馆电子文件管理项目(机构)定位的差异所在。后两种类型的共性在于其功能定位都是面向电子政务，面向现行电子文件，基本上不具有电子文件的档案化功能。
二、档案馆电子文件管理项目的目标和基本功能
毫无疑问，上述四种探索对于国家、社会和档案馆的发展都具有积极的建设性意义，对于电子文件管理这样一个巨大而复杂的挑战，各地区的策略、方法不尽相同也是完全可能甚至是必然的。事实上各地区、各国家对传统档案的管理也有诸多不同之处。但是有一个问题是需要达成共识并共同为之努力的，这就是档案馆管理电子文件的出发点和根本目的是什么？
世界上已有很多档案馆开展了电子文件管理活动，解决方案各有特点，并非划一模式。随着实践的深入，我们看到那些比较成功和有影响的项目在功能实现方式上有很多殊途同归、异曲同工之处，而在目标设定上则非常清晰，非常接近，几乎如出一辙，这就是长久保管和方便利用。如美国电子文件档案馆(ERA)的目标是“使美国国家档案馆具有处理海量的复杂、不断变化、各种格式的电子文件，对有价值的文件提供永久保存和利用。”⑾澳大利亚维多利亚州电子文件管理策略(VERS)的使命是“确保电子文件的准确、真实、可靠，提高政府公开度和责任感，有效保存数字遗产。”⑿
档案馆电子文件管理项目的目标定位是档案馆基本功能和电子文件性质相遇的必然结论。如果我们认同档案馆是社会记忆的永久保管场所，认同电子文件是电子时代的社会记忆，那么档案馆承担起永久保存并提供利用电子文件的责任就是顺理成章，毋庸置疑的事。即便目前我们对电子文件作为社会记忆所必需的真实性和证据价值还没有充分把握，也不能因此而动摇我们对这一历史使命的担当意识和攻关努力。从根本上怀疑甚至否认电子文件具有档案性质的档案工作者或许不必介入电子文件管理工作，因为“不产生档案文件的系统不再需要档案工作者”。⒀当然，档案馆还可以兼有其他社会功能，如充当政务信息公开的窗口，或是电子政务系统的备份基地等，但是这些功能应该是档案馆永久保管社会记忆这一基本功能的延伸和拓展，是附加功能或辅助功能，而不是其主体。档案馆如果放弃了对电子文件真实性的维护和永久保管，就会淡化自身的根本职能，甚至迷失档案馆在未来社会应有的角色。与此同时，电子文件因为没有人或组织对它的真实性存在和长久留存负责，便很容易失真、失存或成为不可读的“死文件”，造成一段段现代历史的空白，此类无法弥补的损失在全世界已经不胜枚举！
有人认为，目前我国的信息化发展水平还不足以引起档案馆对电子文件真实性维护和永久保管的关注，我们还可以等待、观望一段时间，或先做一些其他事情。当然，如果档案馆现在做的事情与确保电子文件的真实、完整、长久可读的目标是一致的，只是处于“初级阶段”尚属正常现象；相反，如果现在做的事并没有朝向这样的目标发展，那么显然有必要对行动策略的正确性加以反思。况且，中国信息化的发展速度已经对电子文件管理提出了迫切的要求，档案工作人员观念的滞后，行动的迟缓已经十分明显了。仅举两例：2006年国家档案局组织的一项调查表明，中央和国家机关、中央企业已有将近80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共已产生各种类型电子文件近2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。⒁根据上海市政府的规定，从2007年8月1日起，市政府开始以纸质和电子双轨方式下发公文，从10月1日起普遍下发电子公文，纸质公文各部门原则上只下发1至2份，简报、会议通知只发电子版本。各区县政府、各部门向市政府报送材料，也要以电子版本为主。⒂面对电子文件这样的普及势头和功能角色，档案馆还不研究、探索、实施电子文件的真实性维护和永久保管更待何时？
三、电子文件是否需要中间性管理机构
目前我国一些档案馆把电子文件管理项目(机构)作为中间性机构大致有以下三方面的原因。为了搞清楚如此定位是否合理，我们有必要对这些原因做深层分析。
第一，参照传统文件中心定位。的确，很多国家设有文件中心作为文件形成机关和档案馆之间的中间性、过渡性传统文件管理机构。事实上，从文件中心诞生至今，这类机构设置最基本、最主要的动因是为了节省文件保存空间，但是，对于电子文件而言，这种需要不再成为其存在的理由。而且，即使是传统文件或档案，世界各国也基本上不存在档案室、文件中心、档案馆三级管理机构，在设有文件中心的地方，文件形成机关通常不设专门的档案室，只有一个暂存现行文件的库房和个别兼职管理员，也就是说事实上只有文件中心和档案馆两级档案(文件)管理机构。我国近些年出现的政府文件中心实际上也是若干机关的联合档案室，各机关文件处理完毕之后就移交到文件中心来，不再各自设立档案室。⒃而在信息化进程中机构内部的电子文件管理系统却是必须的，不能以多单位的联合管理系统代替之。所以，传统文件中心并不能为电子文件设立三级管理机构提供参照。
第二，参照美国电子文件中心的机构设置。1988年美国档案与文件署内部设立了电子文件中心(Center for Electronic Records，CER)，1998年更名(仅仅是更名)为电子与特殊载体文件服务部(Electronic and Special Media Records Services Division)，更名前后机构的职能相同，都是负责接收、长期保存联邦政府移交到国家档案馆的具有长久价值的电子文件并提供利用，⒄电子文件在被鉴定拥有长期保存价值后才移交给NARA。⒅也就是说，美国的电子文件中心以及后来的电子与特殊载体文件服务部并不是“电子政务系统的重要组成部分”，而是档案馆档案管理系统的组成部分；美国国家档案馆内部并没有一个“在机关电子政务系统和档案馆之间担当承上启下角色”的中间性的电子文件管理机构，⒆早期的电子文件中心和后来的电子与特殊载体文件服务部承担的任务都是保管和提供利用具有永久保存价值的电子文件。至于1998年启动的ERA项目，是因为原有的系统和流程“不足以处理日益生成的复杂、种类多样、数量庞大的联邦政府电子文件”而开发的新的管理项目(Project)，电子与特殊载体文件服务部是这个项目的重要参与者。⒇除此之外，我们也没有在其他国家档案馆发现有中间性电子文件管理机构，尽管一些国家的传统文件中心有着很长的历史和相当的普及程度(21)。可见，我们不能简单地、望文生义地把所有冠以“文件中心”的机构都看作是中间性、过渡性的文件管理机构，美国曾经存在过的电子文件中心也不能成为电子文件管理三级机构的例证。
第三，目前对电子文件的永久保管还没有充分的条件，暂且集中到档案馆防止流失，待日后建立起功能完备的电子文件管理系统再做移交。不仅“中转站”型电子文件管理项目，前面列举的现行文件查询服务型和备份型电子文件管理项目也有这样的考虑。但是，电子文件不同于纸质文件，不是集中保管起来就可以完成档案化过程的，真实性、可靠性、完整性、可读性、可用性缺乏有效保障的电子文件，留存下来也不能发挥档案的凭证作用。如果中间性电子文件管理系统没有按照永久保管的要求获得文件生成、流转过程中足够的背景信息和相关措施的支持，设想中的终极性电子文件管理系统在电子文件脱离了原生成环境一段时间之后，再返回寻找真实性认定和永久保管的支持要素可能更加困难甚至不可能。所以，这种临时性集中的权宜之计很难实现电子文件日后向档案转换的初衷。
为什么各国不设立电子文件管理的中间性机构呢？一方面，电子文件形成机关已经不再为物理存储空间压力而困惑，也就没有把电子文件转移出去委托管理的需求；另一方面，档案馆需要把永久保管的要求贯彻到电子文件生成、流转的全过程中，直接连通会比中间增加一个“二传手”效果更好。此外，每增加一次文件迁移，电子文件发生信息损失的风险就越大，系统间接口、文件维护的难度和成本也会增高，因此，对于要求无缝连接的电子文件管理体系而言，减少系统转换无疑是一种比较可靠、经济的管理方式。
四、综合性档案馆电子文件管理项目的功能完善
以上分析的结论是：第一，综合性档案馆的电子文件管理项目(机构)必须承担起长久保管电子文件的使命；第二，一般说来，电子文件管理不需要在形成机关和档案馆之间建立中间性管理系统，档案馆电子文件管理系统可以直接从生成机关接收或捕获电子文件并实施永久保管。
面对当前我国地方综合性档案馆多样化的电子文件管理项目，上述结论并不意味着凡是没有永久保管功能的电子文件管理项目都要另起炉灶，推倒重来，事实上，这些项目在服务电子政务，推进政务信息公开，搭建区域性电子文件通用共享平台，统一存储格式，以及档案馆与被接收单位电子政务系统的连通等方面都发挥了，并可能继续发挥积极的作用。因此，对于此类项目，可以，也应该通过调整和改造来实现其目标的再定位和功能的再完善。
世界各国电子文件管理系统的功能设定和实现方式并不完全一样，我国档案馆电子文件管理系统的功能也不应该是单一的和划一的、可以在具备基本功能的基础上兼有其他不同功能。
设有中间性和永久性保管系统的档案馆可以考虑将二者的功能叠加在一个系统中，使之对电子文件生命周期管理具有更强有力的支持性，减少文件迁移次数。由于档案馆对电子文件的接收在时间上要比纸质文件早很多，其中部分文件在一段时间内仍属形成机关所有并受其控制，还有一些尚未明确有永久保存价值的文件，美国ERA的做法是，为这一部分文件在系统中开辟一个“暂存区”，直至档案馆确定为永久保存。所有进入ERA系统的文件(包括内容、结构、背景信息、文件产生和接收的过程)都会按照长久真实的要求加以维护和保管。(22)这种做法既兼顾了处于半现行和非现行文件的管理要求，又实现了平滑过渡，无缝连接。
对于面向现行电子文件的管理项目进行改造的重点是构建符合全面、规范功能需求的电子文件管理系统。这个系统的基本功能应该有：捕获和接收具有长久保存价值的电子文件及其元数据，电子文件价值鉴定，建立具有自我描述性能的电子文件存储格式以减少文件对软硬件的依赖，实现电子文件的长期保存和提供利用等，以此履行档案馆对于电子文件的历史使命。在此基础上，兼有服务于电子政务运行、政务信息公开、政务信息备份等方面的功能应该是可能的，也是有益的。
注释：
①黄玉明.安徽省电子文件中心建设的思路与做法.中国档案，2006年12期7页。
②张姬雯等.电子档案中心建设初探.中国档案，2006年12期11页。
③方荣宏.天津：探索电子公文文档一体化管理.中国档案，2007年6期14页。
④张姬雯等.电子档案中心建设初探.中国档案，2006年12期11页。
⑤金晶.电子文件集成管理模式的探索.中国档案，2006年12期14页。
⑥邹杰等.青岛市电子文件管理模式素描.中国档案，2006年12期17页。
⑦王嘉辰.广东：稳步开展电子文档数据中心建设.中国档案，2007年6期11页。
⑧王玮.上海推进区域性电子文件管理工作.中国档案，2007年6期9页。
⑨张照余.开展电子文件中心研究势在必行.浙江档案，2005年8期4页。
⑩陕西省档案局.陕西建设电子政务系统异地文件备份中心.中国档案2007年6期15页。
⑾Adrienne M.Woods(ERA Communications Specialist)Building the Future:NARA′s Electronic Records Archives (ERA) Program，(《构建未来：NARA的电子文件档案馆(ERA)项目》)。http://www.archivists.org/saagroups/gov/newsletters/April2002.asp。
⑿VERS Mission:"To promote the understanding and effective adoption of VERS across Victorian Government - and beyond,leading to accurate,reliable and authentic electronic records,supporting open and accountable Government and preserving digital heritage."。
⒀国际档案理事会电子环境中现行文件委员会.电子文件：档案工作者手册第四章.国家档案外事办公室编印《外国档案工作动态》，2006年6第4期(总129期)19页。
⒁杨冬权.全面建立有中国特色的电子文件管理体系.中国档案，2007年第6期6页。
⒂http://www.sh.xinhuanet.com/2007-08/07/content_10783090.htm。
⒃2002年4月《深圳经济特区档案与文件收集与利用条例》规定：“市、区政府设立的文件中心，是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构”。2004年哈尔滨市档案局《关于成立市政府机关档案管理中心…的通知》指出，市政府档案管理中心“履行集中统一管理市政府大厦各机关档案的职责，市政府楼内各机关不再设立档案室。”
⒄根据NARA有关负责人2007年8月8日给刘家真教授的电子邮件，以及http://www.archives.gov/research/electronic-records/。
⒅Margaret O.Adams,Online Services for Electronic Records:U.S.National Archives and Records Administration (NARA),http://www.iassistdata.org/conferences/2003/presentations/F3_Adams.ppt 。
⒆许建智等.电子文件中心的作用和功能.中国档案，2007年4期10页。
⒇参见 Adrienne M.Woods,Building the Future:NARA's Electronic Records Archives (ERA) Program》。 http://www.archivists.org/saagroups/gov/newsletters/April2002.asp，以及NARA 的ERA的一则招聘学生广告，National Archives and Records Administration,Electronic Records Archives (One Student)。http://www.si.umich.edu/pep/asb/2007/DC/NARA.html。
(21)2007年7-8月，笔者主持的电子文件管理机制研究项目组对美国、加拿大、英国、澳大利亚、新西兰、韩国、欧盟、德国、荷兰、丹麦、瑞典等11个国家和地区的电子文件管理体制和机制进行了文献调查，未发现有电子文件的中间性保管机构。
(22)参见美国电子文件档案馆功能需求http：//www.archives.gov/era/pdf/requirements.pdf。