张潇
中铁六局电务公司北京通号项目部 北京 100071
摘要：针对铁路建设项目工程档案普遍存在的问题，本文以某工程四电工程档案管理为例，对该工程的档案管理进行了过程控制，从工程准备阶段就开始了档案管理的精心策划和各方面管理方法的改进，克服了四电项目档案管理的一些管理缺陷，提高了档案编制和归档的效率。
关键词：项目；档案；高效；归档；管理
引言
《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》中定义：“铁路建设项目档案（以下简称项目档案）是指经过鉴定、整理并归档的铁路建设项目文件，是铁路建设项目在建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。”项目档案是铁路科技档案的重要组成部分，是工程过程的记录，对今后的工程拆迁、改建等具有重要的历史意义。
随着高速铁路的大量修建运营，铁路工程管理趋向于信息化、标准化，铁路四电工程更是站在技术革新的前沿，目前工程项目档案的归档情况、不能适应技术革新的速度，需要改进工程档案的管理方法，使施工档案的归档工作快捷、高效。本文以ZZ铁路四电工程项目档案形成过程为例，谈如何改进四电工程项目档案的归档方法。
1.铁路四电工程项目档案归档方法改进需求
1.1铁路工程项目档案的重要性
（1）按时按规定做好项目归档工作是法律法规的要求，《中华人民共和国档案法》第三章第十条和第十一条，有明确规定，必须按时移交档案，《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》第一章第三条、第四条、第五条、第六条和第七条也明确规定：“铁路工程项目档案必须完整、准确、系统、规范和安全”，“将项目档案融入项目建设，与建设管理同步，纳入项目计划、管理程序、合同管理和岗位责任制”
（2）项目档案包括了施工单位在工程施工过程中形成的管理记录、测量记录、技术资料、物资管理记录、施工过程记录、施工试验记录、过程验收及工程竣工质量验收资料等资料，因此项目档案反映了项目建设过程中的质量管理情况；另一方面项目档案的编制工作受业主方资料管理部门直接监管，业主方以及档案接收部门对工程档案的监督检查，对质量记录起到查漏补缺、监督督促的作用，为确保工程质量的达标也起到不可或缺的作用，因此工程项目归档工作可以促进和监督施工质量管理，对施工质量管理有着重要的意义。
1.2铁路四电工程归档现状
铁路四电工程包括铁路信号、通信、电力和接触网工程四个专业，目前铁路四电工程项目档案普遍存在的问题很多，由于对档案管理相关规范学习深度不够，没有及时掌握最新的标准规范；档案归档没有统一的编制规范和管理制度，对整个档案编制的策划准备不足，不管过程中资料的整理和最后的归档都会出现很多问题，如资料不齐全、竣工图改绘方式不符合归档要求、组卷方式不符合归档要求、资料与实体工程不能同步等。因此铁路四电工程档案归档方法还有很多需要改进的空间。
2 以ZZ铁路四电工程为例，讨论怎样提高项目归档效率。
2.1 ZZ铁路四电工程项目档案编制背景
（1）ZZ铁路四电工程项目背景及资源配置状况
首先，ZZ铁路四电工程包括铁路信号工程、通信工程、电力工程和接触网工程四个专业，工期为2015年11月至2016年12月.项目档案归档单位包括铁路局档案馆、维修单位（包括铁路局电务段、铁路局供电段、通信段等），涉及专业比较多，要求项目档案形成过程必须严格管理，过程中资料就应实现同步性和规范性，才能实现各专业资料统一归档。
（2）档案馆要求，归档时，四个专业表格统一，卷内排列方式、归档方法都要一致。
（3）各专业资料人员配置为，四电项目部设有一名专职资料员，每个架子队有一名技术员或质检员负责资料归档工作，并且架子队资料负责人均项目归档经验不足，对归档标准、要求一知半解，给工程档案归档工作增加了难度。
2.2对ZZ铁路四电工程项目档案形成、归档的全过程严格控制，优化项目档案形成、整理、归档的管理方法。
2.2.1归档问题分析及优化方案实施
（1）人员培训机制和职责划分。
从人员配置上看，项目部资料员有多年资料编制和归档经验，但是对于四电专业知识的掌握不够全面；各架子队资料负责人，归档工作经验不足，因此必须采取一定的措施，向所有资料编制人员讲授归档标准、编制方法，确保资料的准确性。
资料编制人员的对各自的职责不是很明确，由于各专业有各自的不同的工作组织模式，如果没有详细的职责分解，可能会造成工作的环节出现问题，严重影响项目档案资料的编制进度。
优化方案一：
①建立培训机制，组织参与资料形成、编制归档的所有人员参加培训，培训讲师包括归档单位讲师和上级单位资深资料管理人员，培训内容包括项目档案的内容、标准、要求等，尤其是本工程具体归档要求，另外还要提高档案相关人员的责任意识，利用考核机制、薪酬奖励等鼓励资料编制人员积极做好资料管理工作。
②资料员应主动学习四电专业知识，了解本工程的重要工序和技术要点等，同时参加技术交底、设计变更等重要会议，以确保在资料归档时，了解归档的标准和具体要求，并注意各专业之间接口部分的具体分工。其他资料编制人员，应通过培训和学习，提高自己的资料编制能力，确保资料符合各单位要求，争取在资料经监理和建设单位签署审核时，一次性合格。各部门人员要注意协调与沟通，才能保证档案归档工作的顺利进行。
③建立项目部档案管理责任制度，并进行详细的职责分解，具体到每个资料编制人员都列清职责，经资料员上报项目技术负责人，审核通过后，将所有职责统一印发所有归档相关人员，例如，表1为档案资料编制人员分
的形式，让资料编制人员对以上措施进行满意度调查，发现满意度为90%，可见，方案实施效果比较理想。
（2）统一资料归档要求，包括表格格式、文档样式及编号等。
表格的填写不符合要求，各专业管理人员不易沟通，编号容易混乱、重复。各专业所用的公用表格，不能统一格式，表格版本更新比较快，四个专业用的表格参差不齐；各专业的专用表格，也经常不符合最新归档要求；表格中要求的附表，经常准备不够齐全，如果报监理或建设单位审批，经常不合格造成返工，如果整改不及时，使档案文件与工程实体同步进行，造成资料严重滞后；要有统一的编号原则，才能使编号不会出现重复的情况。
优化方案二：
①资料员依据最新的归档标准、设计规范要求和监理规范要求等，收集了所有需要的公用表格，各专业依据工程情况自行下载标准的表格进行填写，避免了格式不统一的问题。
②架子队技术员、质检员等，依据本工程的情况，把各专业专用的表格，汇总上报技术负责人审核，审核通过后方可使用这些表格。
③表格填写的样式、字体，也要统一，资料员做样表发给架子队，使资料格式统一。另外对签署人的字体也要明确要求，要工整不可以使用草书。表格如有附属表格或文件要求，一定要准备齐全。如，施工现场质量管理检查记录表，表格中要求的制度等一定严格按要求收集齐全，再保送监理单位审核。
④建立资料编号方案，资料员按单位工程和表格类别对资料和图纸建立编号，如本工程“通信工程施工日志”编号为ZZRT-ZHS G1-C16- 0701-001，其中ZZRT为工程名称，ZHSG1代表标段号，C16代表资料名称——施工日志，0701是单位工程代号，001是记录序号，这样各单位按照此编号方案进行编号，可以避免编号混乱、重复的情况。
方案二实施效果：各架子队在工作中可以使用经审核的表格，并且表格统一编号，便于查找、登记、归档，资料上交监理单位审批时，减少了资料签认过程中的返工，经统计，返工率降低了20%，明显提高了工作效率，
（3）建立完善的资料检查机制
没有系统的检查监督机制，资料形成中出现的问题不能得到及时发现，没有及时整改，等到监理签署或归档时再整改，就违背了档案资料的时效性。
优化方案三：
①建立周期性的联合检查制度。项目技术负责人组织项目管理人员对整体资料编制、收集，进行核查，并制定了具体的资料核查标准，还确定了每个项目的分数，对各架子队资料形成情况进行分数评比。评比分数结果要与绩效考核挂钩。
②重视交接检查。除了架子队资料形成时进行自检外，应重视工序交接检查，即资料负责人向资料员移交资料时，资料员对资料进行审核，资料不合格，资料员拒绝接收资料，要求负责人进行整改，如果不及时进行整改，资料员要及时上报技术负责人，令其尽快整改，这样就起到相应的监督作用。
方案三实施效果：经过检查制度的制定和实施，发现项目档案资料的形成过程得到了有效的控制，因此应加强对工作的动态控制，使制度和政策等真正得到落实，另外，考核制度的实施，也提高了各管理人员和资料编制人对资料归档工作的重视程度，提高了工作的积极性，使资料基本能够按时收集并合格。
（4）规范资料保存制度。
由于资料类别比较多，资料员和资料编制负责人存在没有按要求分类保管，或者资料借阅、移交等没有记录等情况，因此资料可能容易丢失，或不易查找，可能在急需参阅参考时，耽误了实体工程的施工进度。
优化方案四：
①资料应严格按类别进行保存。资料员和各专业资料编制负责人都要按专业、单位工程对资料进行分类，然后按资料具体类别，进行分类，不同类别用不同档案盒进行保管，并在档案盒上进行详细标识，每个档案盒内卷内目录，归档日期、移交人等都记录清晰。
②建立资料借阅制度，项目部和架子队都要严格建立并实施资料借阅记录，每个文字资料、图纸收发都需要进行记录。
③资料在内部移交时，也要建立移交手续制度，主编人向资料员移交资料时，以及资料形成最初负责人向资料主编人移交资料时，都应该办理资料移交手续，签收记录中，应写清，资料名称，移交人、接收人时间等，以利于资料的保存。
方案四实施效果：项目部资料管理人员都严格按制度对资料进行保管，资料保管也列入考核的一部分，最后资料没有缺失现象，使资料在工程中易于查找，归档时易于整理和移交。
（5）档案组卷移交过程标准化
档案组卷、移交过程由于专业涉及较多，四个专业各自进行组卷，而且要求格式统一，严格符合归档的要求，如果不采取一定的措施，很难保证资料归档、组卷、装订都统一。
优化方案五：
①依据《铁路建设项目档案整理要求》，编制项目档案组卷的“作业要点卡片”，发放至各架子队兼职资料员，从组卷原则到组卷的具体方法，文字资料的编制、竣工图的绘制、影像档案的组卷方法以及资料整体编目方法，都详细归纳整理到要点卡片中，如卡片中记录了“案卷提名”的具体要求：应简明、准确的揭示案卷的基本内容，注意包括项目名称、单位工程名称、卷内注意文件内容即文件类型。确保了各架子队组卷装订时，统一标准、有据可依。
②资料员负责编制样本卷供各架子队效仿，包括文字资料、竣工图和照片档案，并且准备资料装订时使用的机具和材料包括打号机、竣工图章、档案盒、封面、相册等，各专业装订时，使用同样的材料和机具，确保资料符合归档要求。
③本工程档案移交工作的职责划分为，各专业负责各自移交维修单位、监理单位，资料员向铁路局档案馆和建设单位移交。由于涉及单位比较多，规定了各负责人要按顺序移交，移交顺序应为：首先，送与监理单位检查、核实（合格后签章），其次向设备维修使用单位、接管单位移交（签章）都移交完毕后，由资料员向相关铁路局档案馆移交（签章），最后向建设单位移交（签章）。为了保证项目档案能按时完成移交，要求架子队汇报计划移交时间，在规定时间内移交至维修单位，之后资料员尽快办理移交档案馆和建设单位。移交时，按统一格式办理移交手续。
方案五实施效果：经实践，方案五的实施效果显著，资料编制格式及编目工作都符合归档要求，ZZ四电工程顺利完成了档案移交，移交维修单位5个，建设单位一个，案卷包括文字卷63册，图纸26册，并且顺利办理了移交手续。
2.2.2 ZZ四电工程项目档案优化方案总结
经过ZZ铁路四电工程项目实施过程中对项目档案形成过程的监控，不断发现问题，并提出改进的方案，在方案实施过程中，不断优化改进方案，确保了档案的顺利移交。
具体可以归纳为：
（1）事前控制阶段应精细策划，重视人的因素的管理，严格培训机制，细化职责分解和程序控制，不断优化沟通机制，才能在后来的编制归档过程中减少失误，提高档案的编制合格率。
（2）在过程中不断进行动态控制，根据出现问题，及时采取纠偏措施，才能使管理体系持续运行。
（3）在最后归档过程，要严格统一标准，各方面都统一执行规定，才确保了四个专业的项目档案经审核合格，完成了档案的移交。
结束语
通过对ZZ四电工程档案的编制过程的控制和整改实践，可以看到人是管理的第一要素，加强对人的管理，是科学管理理念所推崇的，其次，是制度的建立，尤其在工程开始阶段，就重视档案工作的策划，提出方案、对可能出现的问题提前进行预防，运用先进的管理办法，建立科学的运行体系，才能实现科学的管理，铁路四电工程项目档案的管理水平将得到改进和明显的提高。
参考文献
[1] 《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》（铁总档史〔2018〕29号）
[2] 《轨道交通工程档案管理现状、方法及对策工具研究》王一峰编著，《档案管理》2018年2月
[3]《工程档案管理在城镇化建设中的作用》 权周宁、 王梅编著《中国档案》2018年4月
[4]《关于铁路档案移交问题的思考》李海燕编著，《云南档案》2007年9月
论文作者:张潇
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年1期
论文发表时间:2019/5/8
标签：资料论文; 档案论文; 项目论文; 铁路论文; 工程论文; 表格论文; 电工论文; 《建筑学研究前沿》2019年1期论文;