办公自动化条件下纸质文件的归档，本文主要内容关键词为：纸质论文,条件下论文,办公自动化论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
办公自动化的结果，产生了两类需要归档的文件：电子文件和纸质文件。有人说，在电子 文件兴起的今天，我们完全没有必要再对纸质文件进行归档，因为未来将是电子文件、电子 档案的天下。那么，对纸质文件归档是否真的已完全失去了意义？答案是否定的。目前，我 国办公自动化尚未普及，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。但是必须 注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用，纸质文件 不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保管和利用 ，进一步有效地发挥档案的作用。在办公自动化条件下纸质文件归档存在许多问题需要探讨 。
一、归档的文稿应当存定稿
定稿具体体现了签定领导的意图。凡是发文不论是手写稿还是机制稿，各类文稿在起草、 修改、审核直至签发的每一个环节，无不贯穿、渗透着文稿具体责任人的意志，特别是作为 签发人的各级领导者，在定稿上面的修改、签发意见，体现了领导者的责任，也是正稿得以 成立的惟一依据，具有很高的存档价值。除正式文件必须附上规范的“发文稿纸”，并按照 党和国家有关文书处理的规定履行签字手续外，大部分的一般文稿，都是在最后的定稿大样 上直接签发意见后，再印制文稿的正稿。从存档的角度讲，文稿的最后定稿，可谓“原汁原 味”，是正稿所不能替代的文稿载体，应当存档。
二、归档的定稿和部分存本不能只存不耐久的电子计算机输出件
在使用计算机拟写文件的单位中，常将计算机输出的稿件作为定稿并将此归档。众所周知 ，以往文稿底稿大多为碳素墨水或兰黑墨水书写，字迹耐久，利于保存。凡不符合归档要求 的字迹（如圆珠笔、蓝色钢笔、铅笔）不能入档。而计算机制稿，则取决于打印色带的质量和 喷墨墨水的质量。值得注意的是，据有关资料显示，目前打印机在输出字迹的技术性能方面 ，特别是在字迹的耐久性方面，距档案保存期限对字迹耐久性的要求尚有相当的差距。就是 具有较高打印品质的激光打印机，其输出文稿字迹的耐久性也只是与普通复印机输出的复印 件性能相似，远不如墨水手写。随着计算机的迅速普及，机制文稿最终将彻底取代人工写稿 ，那么机制文稿定稿如何存档？这就要求主管部门针对机制文稿的特性，制定一系列法规制 度，以适应时代对文书处理和归档工作的要求，也使有关人员在具体操作上有所遵循。
三、电子文件归档后纸质文件还应归档
鉴于目前纸质文件和电子文件处于并存的时期，很多技术环节、管理方法和手段尚不成熟 ，至少目前，甚至今后一段时间内，不可能完全抛开纸质文件而以电子文件取而代之。电子 文件并非完美无缺，与纸质文件相比也存在自身无法克服的局限性。①依赖性与不可识别性 。电子文件是伴随着电子计算机技术、光盘技术等高新技术而产生的，对电子文件的利用自 然要求有一定的电子环境。电子文件相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离，不能直观 阅读的特点，必须依赖于技术（软件和硬件）才能识别和利用。②存储内容不稳定。电子文件 相对纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，电子文件 很容易被有意或无意损坏。比如，存贮在磁盘、磁带或光盘等载体上的电子文件，在保管时 ，一旦受到外界强磁的干扰，或因存贮环境湿度不宜，就会导致文件内容损坏。另外，电子 文件在利用中，若受到计算机病毒的侵袭或因设备故障等原因受到电磁脉冲的干扰，也均可 导致存贮内容的损坏，造成严重的后果。③原始性与合法性不易确认。众所周知，电子文件 容易被人修改、复制、拷贝，修改以后几乎不留痕迹，人们难以区分新旧文件。而在纸质文 件上进行任何修正或篡改，一般而言，都会留下蛛丝马迹，因而也就容易觉察。由于传统纸 质载体具有原始性、合法性与凭证件和完整性，在法律上的效力无可置疑，得到国内外人士 和法律界的认可。④容易泄密。电子文件的共享性，使电子文件在保密方面存在缺陷，即容 易泄密。一些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件如若泄密，将会带来无可估 量的损失。⑤操作人员技术落后。对电子文件中的信息进行加工处理需要一定的技术，这也 成为 一些“机盲”利用电子文件的障碍。目前档案界的状况是计算机设备没有完全普及，懂计算 机、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，遇上技术环境的快速变化，就难以适应和 掌握。综上所述，不能因为有了电子文件而不形成纸质文件，更不能将纸质文件输入计算机 后销毁纸质文件。
四、发挥两类文件优势，实行“双套制”
鉴于纸质文件与电子文件各自的特点，就目前来看，笔者认为在相当长的一个阶段，电子 文件和纸质文件一并归档现象将会长期存在，最简单又最保险的办法是实行“双套制”。在 工 作条件和环境还不十分完善的时候，它不失为一种比较保险的办法。现在绝大部分的机关和 部门，文件是在计算机环境下形成的。在这种情况下，我们可以先将纸质文件与电子文件拷 贝双重归档。该办法是将电子文件用可脱机保存的载体备份下来。以纸质与磁盘（光盘、磁 带），制成双重备份，分别归档管理，但保持一定联系。其目的：一是利用纸质文件将电子 文件的内容固定，解决电子文件的易变动、易修改问题，确保其法律效用。二是利用磁盘光 盘将机上的电子文件转换格式，或改变其结构进行必要的组盘，（按一定的规律，将相关文 件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘、磁带载体，进行完善的著录标引，附上背景信息和元数 据）保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，从而高效、方便地满足对电子文件的利 用。电子文件同纸质文件共存，归档实行“双套制”，具有它特别的优越性，它们可各发挥 优长，互避弱点，逐渐使纸质文件向电子文件过渡。