知识经济的实现与档案部门的职责，本文主要内容关键词为：知识经济论文,职责论文,部门论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
知识经济是社会发展的一个新阶段，档案部门为实现这一新阶段服务，仍然离不开对档案的收集、整理和开发利用等工作，只是要求从思想上把这些具体工作与实现知识经济联系起来，明确档案部门在社会的这一重要历程中，负有重大的责任，可以大有作为。至于具体的工作内容会有一些“微调”，但不可能有很大的变动。本文拟分三部分来阐述这个问题。
一、关于知识经济
知识经济在国外提出已有多年，我国现在也有人在研究这个问题。所谓知识经济，联合国经济合作与发展组织给予的定义是：建立在知识和信息的生产、分配与使用之上的一种经济。在这种情况下，社会占主导地位的资源和生产要素，已不是有形的生产资料，而是知识。或者说，知识成了经济增长的内在动力。在这一前提下，经济增长方式就会发生根本变化，经济长期持续增长就成为可能。知识经济与信息经济有所不同，这主要是知识与信息有所不同。知识，有显性知识和隐性知识两部分，显性知识是指可以在人体外存贮和传输的那一部分知识，由显性知识大规模产业化形成的经济可以叫信息经济，但这只是知识经济的一部分。隐性知识存在于人脑之中，比如人的经验、诀窍以及对机遇的捕捉能力等等。这部分知识也是促进经济增长的重要因素，但不是信息这一概念所能包含的。由此可见，知识经济的含义大于信息经济，但信息经济也会促进隐性知识及整个知识经济的发展。
根据有关专家论述，人才是知识经济的灵魂，知识经济把科技知识和人才教育作为两大支柱。我国目前离知识经济尚有较大的距离，我国科技进步的贡献率仅为30%。这倒不完全是我们的科研水平不够高，而是还有另外一个重要原因，那就是科研体制上的引进问题：我国的科研课题通常是由科研机构及其上级领导机关决定的，而科研成果的应用通常是企业单位。这就是说，科研方向的决策与科研成果的应用之间存在着脱节现象。一方面，许多科研成果形成之后被束之高阁，成果的转化率（转化为现实的生产力）低下；另一方面，许多企业苦于得不到他们所需要的科研成果而影响企业的发展。我国要加快实现知识经济的进程，既要发展科学教育事业，又要改革科研体制，要提高科研成果的转化率，提高科技进步的贡献率（注：关于知识经济的阐述，参考了《浙江日报》发表的《浙江大学经济学教授张小蒂访谈录》。）。
二、档案与知识经济的关系
知识是人们实践活动的产物，离开实践活动就无知识可言。档案是人们社会实践活动的真实记录，档案在记录人们社会实践活动这一大前提下，也就记录了人们由此所产生出来的知识。可以说，档案是人类知识（主要是显性知识）的一种介质（或叫媒体）。当然，人类知识的介质不只是档案，还有图书、资料和许多实物也载有人类的知识，也是知识介质的一种类型。只不过，实物记载的知识总不如书面记载的知识那样系统、明确和完整。比如，许多化合物无法掌握其确切配方；许多机械制品难以了解其详尽的工艺方法等等。在书面型的知识介质中，其重要性首推档案（在内容相同的前提下），因为档案是一切书面型知识介质的根本，无论图书或是其他资料，它们总是出自于档案。例如，图书的原稿、清样、样书等属于出版物档案；又如，人们在传递、转让的各种知识产品，实际上是档案的复制件或是档案的摘录件。可见，档案这种知识介质，比实物型的完备，比其他书面型的重要和珍贵。
档案作为一种知识介质，其内容十分丰富，有自然科学知识和社会科学知识，以及许多技术知识等等。但是，记录在档案之中的都只是显性知识，不能包括隐性知识。如前面提到的、存贮在人脑中的经验、诀窍以及捕捉机遇的能力等等，就不可能存在于档案之中。只不过，这些隐性知识可以通过经验交流等活动使它形成书面材料，归入档案。也就是说，有相当一部分有价值的隐性知识，可以通过人的主观能动作用，使它转换成显性知识，从而把尽可能多的有用知识包含（或叫存贮）在档案之中。由此可见，要推动知识经济的进程，即把知识作为推动经济发展的动力，很有必要借重于各类档案，要看清各类档案在实现知识经济中的重要地位和作用。不可认为档案只是历史资料，对现实工作没有多大使用价值，也不可认为非经济活动中形成的档案就不能在实现知识经济中发挥作用。希望有关领导和一切档案工作者有此共识。
三、档案部门在实现知识经济中的职责
这里所说的档案部门，主要的和直接的是指档案室和档案馆，间接的也包含档案行政管理机关。既然档案是知识的介质，那么，保存着档案的档案室和档案馆无疑是一座知识宝库。因此，档案部门在实现知识经济的进程中负有重要的职责，要努力做好各项工作，特别要注意如下两方面。
（一）收集档案和有关资料。实现知识经济不是一个短暂的过程，而是要长时期发挥各种知识在经济建设中的作用。档案部门收集档案和资料，实际上是一个汇集知识的过程。收集起来的档案和资料可供当今的和今后的经济建设和其他各项工作使用。
档案室和档案馆应当收集哪些档案？国家已对档案室的归档范围和档案馆的接收范围作出原则规定，即使在为实现知识经济服务的情况下，也无需变动。但是，由于档案载体日益多样化，就不能只收集纸质档案而忽视收集其他种类的档案。只要是内容上属于收集范围的，无论何种载体都应当收集保存起来。当今要特别注意收集各种照片、录音录像磁带，以及由计算机形成的各类电子文件。照片和录像磁带形象地记录了历史面貌，是纸质档案所不能替代的。而且，这些档案不一定是本单位制作的，也没有像纸质文件那样有规定的行文关系能收到外单位制成而对本单位有保存价值的文件，全靠档案部门主动向摄制者收集，包括向本单位各部门及个人收集，也包括向新闻媒介单位和有关单位及个人收集。今年三月，在《中国教育报》上发表一篇《金佛回家》的文章，说的是西藏某寺一尊已有1200多年历史的、属于国家一级文物的金佛被盗。据侦查，这尊金佛已被走私到香港后又被运往美国。经与美国联系，美国的联邦调查局很快查扣了这尊金佛，但要归还的话，必须具有确系该寺被盗文物的证据。由于该寺文物档案不完整，提供这种证据有困难。后来，取证人员获得一张由国外友人在该寺拍摄的这尊金佛的照片，凭这张照片作证，美国同意归还金佛。这不仅说明照片档案的重要性，还说明照片档案来源渠道的广泛性和收集照片档案的复杂性。
关于电子文件，过去曾叫作“机读文件”，根据其内容不同，大致上可以分作两大类，即程序类和数据类。程序类文件，凡属本单位研制开发的，均属科研成果档案，必须归档案保存。数据类文件，有的与相关纸质文件内容相同，例如根据纸质文件录入计算机而形成的电子文件；有的与纸质文件具有互相补充的关系，例如通过计算机制成和传输的文件。无论哪一种数据类电子文件，只要对本单位今后工作有查考作用的，不管其内容是否与纸质文件重复，都应归档保存。关于电子文件的归档保存问题，在1997年的《上海档案》第5 期上曾发表过我的一篇题为《试论机读文件归档》的文章，可供参考。
在档案收集工作中还应注意的一件事，就是前面提到的把隐性知识转换成显性知识收集归档。在实际工作中，我们常见有许多应当形成的文件（包括图纸和各种记录等——下同）而未形成，或者已形成的文件由于保管不善而受到损坏或散失，因此造成档案不完整。这就给各项工作（包括经济工作）造成程度不等的损失。例如，由于遗失了产品工艺或配方文件，使生产无法进行；由于记不准地下管线的确切位置，不仅难以维护修理，甚至还可能造成人为的、并非故意的破坏事故。为此，我们就必须把工作和生产中必不可少的、因种种原因而未形成或者遗失、损坏了的文件，通过请人回忆、实地测试等方法补充起来，收集归档。至于具体的收集、补充方法，在档案学的有关论著中都有阐述，本文就不予重复了。
关于资料的收集。凡与本单位工作相关的资料均可列入收集范围，例如有关法律、法规、科技情报、社会动向、市场行情等等，涉外单位还应收集国外的有关资料。据报导，上海某工厂在引进一项英国技术时，英商开价要1250万英磅，其主要理由是该技术中含有137项专利， 后该工厂查阅专利资料获悉，其中已失效的和即将失效的专利有51项，以此为据，再开谈判，使该项技术以52.5万英磅成交。又据报导，浙江省有一些县（市）档案馆根据社会的需求，收集了当地籍在外工作的专家名人资料，编纂成册散发，使这些名人为家乡施展才华，以及当地许多企事业单位需要使用这种才华之间，架起了一座桥梁，收到良好的效果。这些事例说明了收集有关资料的重要性。值得注意的是，由于资料不像档案那样由档案部门统一管理，所以档案室、馆在收集资料时要与有关职能部门进行协调，尽可能有科学分工，以免重复劳动或产生被遗忘的空白点。
（二）档案资料的开发利用。收集起来的档案和相关资料，必须通过开发利用才能在推动知识经济进程中发挥作用。那么，如何有效地开发利用档案资料呢？这里既有技术问题，又有思想认识问题。本文不研究技术问题，只探讨若干认识问题。
1.拓宽服务对象，尽可能内外兼顾。所谓“内外”，对档案室来说就是指本单位内、外的各部门和人员；对档案馆来说就是指本地区、本行业（对专业档案馆而言）内、外的单位和公民。为什么要强调这一点呢？因为档案的内容就是一种信息，具有可供共享的特点，对档案使用越多，从整体上来说，就能使国家发生更多更大的效益而对档案内容不会发生损耗，只要不发生泄密事故，档案利用率与由于利用档案而发生的效益往往是成正比的，应当提倡。而且，档案对外提供利用，一般是可以有偿的，如果档案内容属于技术转让范围的话，还可以按照技术转让的规定，计价转让。对外服务还可以对外国人开展有偿服务。杭州制氧机厂，曾从技术革新档案中，复制出有关散热片冲压技术的图纸和技术文件，转让给德国的一家公司，取得一笔可观的外汇。美国马里兰大学一位教授曾经表示：他们很想有偿使用中国一些地方档案馆的档案，用以研究中国的一些地方历史，这对他们和对中国地方档案馆都有利。我认为这未尝不可。总之，档案部门在服务对象上应当扩大视野，兼顾内外，特别要在坚持保密的前提下，注意向外扩展。这是客观现实的需求，能使档案发挥更大的作用，使档案部门创造收入，更为重要的是能直接或间接地推动知识经济的发展。
2.抓住机遇，不断挖潜。档案是一种历史记录，它为现实工作服务不是无条件的，其条件就是历史记录的内容正好符合当今工作的需要。这也可以叫作机遇。档案部门要善于抓住这种机遇，否则就会时过境迁，使本来可以发挥作用的档案失去用武之地。换个角度来说，当今工作是多方面的，对知识的需求也是多方面的，档案部门要善于根据客观存在的多方面的知识需求，去寻找适用的档案，使客观需求得到满足，使档案的潜在作用得以发挥。这又可以说是档案部门的一种“挖潜”活动。据1985年的《档案工作》第12期报导：北京某化工厂档案室根据国家发布的关于技术成果有偿转让的政策，以及社会上的实际需求，从历年的科技档案中整理出100多项科研成果材料，投入技术市场， 很快成交的有12项，仅其中一项，技术转让费达40万元，而且还可以根据转让合同规定，每年从受让单位的利润中获取一笔可观的提成。这个报导还说：该厂建厂较早，厂长和技术人员流动较大，现任厂长和现有技术骨干都不知道本厂有这些成果可供转让，是档案部门发挥主观能动性进行挖潜的结果。本文在前面说过：由于科研方向的决策和科研成果的应用之间有脱节现象，致使许多科研成果形成后束之高阁。其中极大部分就搁置在档案室里，所以科研院所的档案部门有更繁重的“挖潜”任务，也存在更多更大的潜力。
在档案开发利用工作中，还可以从另一个角度提取有用的信息使本单位受益。据《中国档案》1994年第6 期报导：某化肥厂档案室发现有些工程和设备的档案利用频繁，而另一些工程和设备的档案利用极少。经调查，利用档案频繁的工程和设备因质量差、故障多；利用档案极少工程和设备则质量好、故障少。厂领导获得这一信息后，决定今后新上工程让优秀的施工单位中标施工；新添设备就优先购置质量好的品牌。这一报导为档案部门提供一条值得重视的新经验。
3.要全方位地为各项工作服务。本文主题是讲档案部门在发展知识经济中的职责，但仍要强调档案部门必须为各项工作服务的思想。这是因为客观世界是一个互相联系的世界，发展知识经济也是与社会的其他各项工作紧密联系着的，不能孤立地进行。社会上的其他各项工作做好了，就会对发展知识经济起到相辅相成、相得益彰的效果，否则就会妨碍知识经济的实现。更何况，档案是人们各项社会实践活动的历史记录，含有各方面的知识，能够而且应当同时为各项工作服务。当然，我们可以主要地关注经济建设的动向，重点为经济建设服务。但切不可偏废为其他各项工作服务。我们不要一提出为某项中心工作服务就把为其他工作服务甩在一边，似乎同时为其他各项工作服务就是削弱为中心工作服务。这显然是片面的。
如前所述，本文目的在于使人们把做档案工作同发展知识经济这一当今社会的重要课题联系起来，以提高人们对档案工作的认识，并提高我们档案人员的责任感和工作积极性。文中所提出的两项措施，其实并不只能为发展知识经济服务，即使为其他各项工作服务也应注意这两点。当然还要做好档案的整理、保管等工作，这里不赘述了。