摘要：在网络信息时代到来的今天，电子信息技术是其自身所具有的诸多优点，广泛应用于各种领域，其在文件管理中的应用不仅简化了文件管理工作的流程，还提高了文件的利用效率，充分发挥了文件的价值在未来的某一时期，必须加大电子信息技术的研究力度。不断改进和完善现有技术，开发新技术，使其成为更好的档案管理服务，对于推动档案事业发展具有重要的现实意义。本文探讨电子信息技术在档案管理中的应用。
关键词：电子信息技术；档案管理；应用
引言
根据时代发展的要求，顺应档案管理的发展趋势。经过近一年的利用信息技术进行档案管理实践，发现该有效措施能够有效地提高档案管理工作的信息化程度，有效地节约档案管理的时间，有效地提升档案管理的管理水平，具有一定的推广价值。
1、档案管理中电子信息技术的作用分析
电子信息技术是时代发展的产物，典型的电子信息技术有计算机、网络、通信等技术，具体如图1所示。其出现给档案管理工作带来了根本性的变化，在档案管理中，电子信息技术的作用具体体现在以下几个方面：（1）随着存储媒体计算机管理的普及，各种重要的数据信息开始被实时发送，电子文件被现有的纸质文件通过在计算机上记忆相关的数据信息，可以更简单、更迅速地进行询问和修正等操作，使文件的利用者非常方便。（2）由于文件分类文件信息的种类很多，如果人为地进行分类、整理的话，不仅工作量大，也容易发生错误。电子信息技术使文件分类变得容易的主要是由于信息系统的模块管理，在此前提下，计算机可以根据相关的指令来调整文件的类别。（3）接收保存在以往的文件管理中，管理者的日常工作是文件的接收、整理、保管。在电子信息时代，管理者从繁重的劳动中解放出来，文件的接收和保存更加简单，文件的管理效率进一步提高。如上所述，电子信息技术在档案管理中具有非常重要的作用，因此必须合理地将该技术应用于档案管理的实际工作，推动档案事业的持续发展。
图1：电子信息技术中的典型技术
2、电子信息技术在档案管理中的特点分析
第一，从利用电子信息技术进行文件管理入手，促进生产模式的集成和载体转换的管理。与以往的管理方法相比，电子信息技术的应用将基于纸面的内容转换为数字内容，利用计算机和相关网络技术管理业务，归档基于软件的内容，实现了基于纸张和物理的数据归档和传统数据管理，满足了时间和空间限制、内容积累和数据高度依赖的需要。随着电子信息技术的发展，内容管理过程开始于计算机，它改变了数据管理的性能，允许信息共享，并克服了传统管理模式的时间和空间限制。此外，信息技术的巨大销售使您能够以电子、照片和虚拟方式处理文件，而不是使用传统的纸张处理和存储方法，从而实现创新发展。第二，在电子信息技术管理方面，可以发展分类管理制度改革的模式。在传统的文件管理过程中，文件类型、基础架构类型、人员类型、技术类型等多种形式。保存回忆录，管理有限，电子邮件处理实现了模块化标准的统一和分类的优化。同时，利用电子信息技术对文件进行分类，使用户能够使用与计算机有关的网络信息技术，执行自动化的命令活动，并使管理内容符合既定目标。。组织还可以根据自己的工作方式管理内容分类。企业可以在生产、运营和组织方面建立标准化的分类管理，以便随时根据不断变化的现实情况调整内容。
3、电子信息技术在档案管理工作中的具体应用
3.1在档案管理中的具体应用
为了进一步提高工作效率和质量，可以将电子信息技术应用于文件内容的管理。具体应用包括：文件目录存储、检索和复制；档案内容信息的存储和检索；档案文献的编目、统计和汇总；档案中关键词的自动标引；文件借阅管理和咨询服务；档案文件的归档和管理；文件目录打印。
3.2在档案管理系统中的具体应用
档案管理是一项涉及内容比较广，程序相对繁杂的工作，因此在进行档案管理过程中必须重视档案信息的完整性与及时性。利用电子信息技术对档案信息进行管理，能够建立完整有效的档案管理系统，对有关数据信息能够及时进行整合和收集。同时，可以实现每个环节信息数据的相互联系，从而形成一个完整的档案系统。这对于档案管理中数据信息的整合起到了十分重要的作用，也是电子信息技术运用范围比较广泛的一种形态，在档案管理工作中取得了良好的效果。
3.3在档案备份与恢复中的具体应用
为了保证档案信息的安全性，需要对档案信息进行备份，防止当档案信息数据丢失后影响人们的正常使用和影响档案信息的完整性。因此，电子信息技术成为档案备份中一种常用的技术方法，通过对档案信息有关数据进行汇集，并将其储存在专门存放档案信息的硬盘或者磁带等介质内，即便是在后期管理过程中出现丢失或者损坏现象，也可以保证档案信息的顺利使用。另外，档案信息容易受到外界因素的干扰发生信息数据的毁损，导致档案数据信息的不完整。为了有效解决这一问题，必须对档案信息系统的恢复功能进行创新和改变。电子信息技术作为一种应用范围比较广泛，功能比较强大的信息技术，在对电子档案进行恢复时也发挥着十分重要的作用，这也是保证档案信息完整性非常有效的方式之一。
4、利用电子信息技术进行档案管理的有效措施
4.1提升档案管理人员的信息素养
提升档案管理人员的信息素养，才能更有效地利用电子信息技术进行档案管理，具体措施主要包括以下几点：第一，提升档案管理者的信息素养是开展利用电子信息技术进行档案管理工作的重要环节。第二，聘请相关领域的专家对档案管理者进行培训，从而提高档案管理队伍的整体信息素养。第三，引进信息素养较高的档案管理人才，充实档案管理队伍。
4.2完善档案管理工作的办公自动化相关制度
办公自动化相关制度不完善将严重阻碍利用电子信息技术开展档案管理工作的进程，扫除这一障碍的措施主要包括以下几点：第一，政府部门应制定相关的法律法规，从而使得利用电子信息技术进行档案管理有法可依。第二，有关部门应根据档案管理信息化建设中存在的问题，制定相关的规章制度，使得档案管理更加规范化。第三，在利用电子信息技术进行档案管理的过程中，一旦发现有制度不合理应及时进行纠正，从而提升档案管理的管理水平。
4.3加强档案管理信息安全
在利用电子信息技术开展档案管理工作过程中，加强档案管理的信息安全是非常必要的，具体措施主要包括以下几点：第一，利用电子信息技术开展档案管理工作，必须要着重考虑档案保存环境的安全性，尤其要确保档案数据库的安全，及时安装数据库安全更新补丁。第二，利用电子信息技术开展档案管理工作，要不断提升安全意识，安装杀毒软件和防火墙，定期更换相关密码，预防不法分子的入侵。
结束语
随着电子信息技术的发展与应用，各行各业都在进行信息化建设，档案管理也不例外，应顺应时代发展要求利用电子信息技术开展档案管理工作。因此，适时进行电子信息技术在档案管理中的有效应用研究具有一定的现实意义。
参考文献：
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论文作者:王洪莲
论文发表刊物:《基层建设》2019年第14期
论文发表时间:2019/7/26
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