摘要：信息时代的到来对各个行业产生巨大影响，尤其是档案管理工作，顺应时代发展实现信息化管理已经成为必然趋势。机关单位的档案管理，以为人民服务为宗旨，在信息时代，机关单位只有综合利用当前现代化科学技术和手段，完善机关档案管理工作，才能有效实现档案信息化建设。
关键词：机关；档案；信息化建设；途径
档案是高铁、高速公路、市政、水利水电等工程施工单位的重要文件资料，对于工程施工管理优化有重要影响，因此，加强对这些施工单位机关档案的管理和建设具有重要作用。当前社会处于高速发展时期，信息技术已经渗透到人们生活方方面面，信息技术的出现将数字、图片、文字等因素更好地进行存储和处理，这一技术在档案管理工作中受到广泛关注。机关部门顺应时代发展，实现档案信息化建设，是提高机关单位工作效率的重要途径。
一、机关档案信息化建设中存在的问题
1.1档案信息化建设操作问题
当前部分机关单位对档案信息化建设认识不足，没有了解信息化建设的重要作用，在思想上没有对档案管理工作加强重视。对信息化认识不足问题直接导致机关部门对信息化工作以应付为主，为了信息化而开展信息化，最终使得档案管理信息化建设失去本来的意义。
在我国现在的机关单位中，部分机关部门并没有建立本单位的办公局域网，在档案管理工作中缺乏规范性，比如档案管理的目录整理方面，只是单纯的将需要的信息生搬硬套，造成档案数据的不准确。档案信息化建设操作问题还体现在数据管理上，大多数机关单位对数据的管理是分开的，这就导致在对数据进行查询时不能准确和统一的显示出来，并且工作中对电子化资料比如音频、视频等保护不到位，无法准确对数据进行读取，影响档案的真实性。操作的不规范性严重制约机关档案信息化建设的开展。
1.2机关档案信息化建设安全问题
信息化建设最终是实现无纸化办公，将所有的信息和数据在计算机中以电子形式储存和管理，机关档案应用比较广泛，资料读取比较频繁，如果对安全问题没有引起重视，那么在这一过程中一些重要的文件和资料内容很容易出现泄漏和篡改，影响电子档案的真实性和有效性。部分机关单位没有意识到备份的重要性，在信息化建设中一旦出现信息损坏等问题，档案信息将无法复原，直接影响机关单位工作效率。
1.3档案管理人员问题
在档案管理和建设工作中，传统档案管理模式影响严重，大部分档案管理人员对信息化管理模式没有充分了解。对计算机操作以及网络技术的运用方面不够熟练，无法在信息化管理工作中发挥作用。档案信息化建设中缺乏专业的技术人才，并且机关档案管理人员素质高低不齐，年纪比较大的管理人员习惯于传统的管理模式，无法接受信息化档案管理，在思想和行动上无法满足现代化信息建设需求。机关档案管理人员业务水平问题直接影响我国的档案管理和建设效率，不能及时对档案进行整理和调度，也就无法保证档案的完整性和真实性。
二、机关档案信息化建设途径
2.1规范档案信息化建设操作流程
机关档案信息化建设的实现依靠科学的操作流程，所以在进行信息化建设过程中，必须对操作流程进行科学规划。规划内容必须涵盖整个机关档案数据库，才能更好的实现档案信息化规范管理，并按照流程对档案资料进行存储和管理等。在档案等资料的录入时，对数据进行严格审查，确保数据录入规范性，同时做好数据的衔接和收集工作，增强数据的实效性。机关档案实现对资料的信息化管理，有助于后期的查看和管理，提高工作效率，所以机关单位应当正确认识档案信息化建设的作用，并及时作出判断，规范信息化建设操作流程。
2.2提高档案信息化水平增强安全性
机关档案是重要的资料和文件，在进行档案信息化建设时，应当注重信息的安全问题，及时对相关资料进行备份，保护档案资料的完整性。除此之外在进行机关档案信息化建设时，对机密文件做好防火墙设置。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆机关档案与普通的文件存在较大区别，不只是简单的数据，而是具有重要应用性的文件，所以在进行信息化建设时，必须采取有效的保护措施，防止信息被不法分子利用和篡改，导致机密信息的泄露。信息化是一把双刃剑，在进行建设时，必须考虑其中存在的弊端，只有将可能引起信息泄露和丢失的问题充分考虑在内，才能做好信息的保护工作，提高信息安全性和有效性。
2.3提高档案管理人员的综合素质
档案信息化建设是一项系统性工程，在建设中不仅需要档案管理专业知识，同时还应当具有熟练的计算机操作技能，这要求档案管理人员必须提高自身的专业素质等各项技能。管理人员是促进机关单位实现档案信息化建设的重要条件，所以在日常工作中必须加强对现有档案管理人员的培训工作，对计算机操作不熟练的人员加强培训，能够在工作中熟练使用办公室软件，同时熟练掌握档案信息化建设中各项操作流程。在信息化建设环境中，实现对档案的快速整理，从而满足机关单位对档案资料使用办公需求，提高机关单位的办公效率。
优秀人才是推进创新的重要因素，在进行信息化建设中，机关单位应当注重人才的任用，在招聘工作人员时，应当注重人员的操作水平，专业素养以及创新等多方面能力。优秀人才是基础，优秀的复合型人才能够推动信息化建设速度。
2.4建立完善的机关档案信息化管理制度
档案信息化建设是在一定规章制度范围实行的，所以必须坚持规范性原则，制定统一的标准和制度，对电子文档实行规范化和制度化管理。完善的档案规章制度是根据单位的实际工作特点制定的，必须具有极强的操作性，同时还应当具有适当的约束性，通过制度明确相关责任关系，促进机关单位档案管理实现信息化建设。完善的档案管理制度首先要对工作流程和操作程序进行规范，将档案信息化流程进行明确和细化。其次是制度中应当涉及相关安全问题，尤其是电子文件和电子档案的管理和使用方面。完善的档案管理还应当包含档案管理标准，包括在整理、录入、统计和服务等内容，完善的管理标准可以优化工作流程，提高工作效率。所以制定相关的档案管理制度，保证网络畅通，更好实现资源共享。
2.5加强机关档案信息化基础设施建设
硬件设备和软件设备是支撑档案信息化建设的基础条件，所以机关单位必须加强对基础设施的建设，采购性能高的服务器、计算机以及网络信息设备等，只有这样才能保证档案管理系统现代化水平。软件和硬件设施是实现档案信息化管理水平的技术保障，机关单位应当根据实际情况开发属于自己档案管理系统，实现档案管理的存储、备份以及使用等功能。完善的基础设施建设为档案信息的采集和共享提供条件，在信息化时代，已然成为社会发展必然趋势。例如我们已经拥有的档案管理系统飞狐灵通管理软件、办公自动化管理系统等，为档案管理工作效率提升奠定了良好基础。
2.6转变观念，加大投入
档案管理信息化建设对单位发展具有重要作用，必须积极转变档案管理观念，认识到信息化管理的重要作用。档案管理信息化建设是社会逐渐法发展的产物，应当积极对待。在保证信息化建设的基础上，为了发挥信息资源的最大价值，加强资金投入，配备现代化设备，促进档案信息化管理和建设。档案信息化管理是以技术为依托的管理模式，需要充足资金的支持，所以在工作和管理中，正确认识信息化管理，充分了解信息化管理的作用，为机关档案信息化管理提供物质保障。
结束语
机关档案管理是一项长期性和系统性的工作，在信息技术不断发展新时期，优化管理模式，改变传统管理理念顺应时代发展趋势，为机关各项工作提供优质的服务，从而实现资源共享，更好地提高机关单位工作效率。社会发展新时期，信息化建设有效优化工作流程，提高工作效率，对档案管理进行不断创新，正视档案信息化建设中出现的问题，并采取有效措施解决，从而发挥档案资源的最大作用，为社会发展提供更优质服务。
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论文作者:李莉虹
论文发表刊物:《基层建设》2017年第10期
论文发表时间:2017/7/27
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