回溯建库的质量控制，本文主要内容关键词为：质量控制论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G254.36 文献标识码：A 文章编号：1003—4730（2003）01—0119—02
回溯书目数据库的建设，即将书目文献信息资源电子化，使其成为计算机可读的、有组织的相关文献信息的集合。通俗的讲，就是将图书馆原来的卡片式目录转换成机读目录，存储在光盘、磁盘等介质上，以便计算机存取，供图书馆及读者利用。由此可知，回溯书目数据库的建设是实现图书馆现代化、网络化的基础，是图书馆文献服务体系建设的核心，也是网络文献资源共建共享的重要内容。没有书目数据库，就无法实现图书馆采访、编目、流通管理、参考咨询等工作的自动化，更谈不上网络资源的共享。书目数据库的完善与否、质量优劣直接影响着图书馆的服务水平、管理水平、信息资源的交流与共享。因此，在回溯建库过程中，如何实现其质量控制就是个值得认真探讨的问题。
一、制定详细的著录细则
由于著录的复杂性，即使是同一本书，同一个人在不同的时间里，著录结果也可能不同。另外，图书文献作为著录的信息源，其书名页、版权页、CIP数据等的排版随意性很大，甚至出现错误，CIP数据作为编目的重要参考，其差错率之高是有目共睹，而在书名页、版权页、正题名、副题名、并列题名、第一责任者、第二责任者著录中的错误千奇百怪。试想，如果没有详细的规则为依据，就很难符合公认的标准MARC。为保证回溯书目数据库的质量，各级各类图书馆应根据本馆的实际，制定出详细的《机读目录著录细则》。如对图书文献MARC著录的详简级次、字段、子字段以及标识符的选用，丛书、多卷书的集中与分散著录，主题标引的深浅等情况均应作出规定；同时还要注意保持字段著录格式的一致性，如外文字母的大写与小写，外国著者的取法，标点符号的全角、半角输入，010字段中的＠d于字段（价格），210字段的＠d于字段（出版、发行时间），215字段的＠d于字段（尺寸或开本）的统一形式等都应按照标准化要求作出明确规定，使回溯建库有章可循。
二、选择适当的回溯建库方式
图书馆建设书目数据库，既要保证在人员并不富裕阶情况下，尽快地完成建库任务，又要在不影响对读者正常开放时间的前提下，建设高质量的书目数据库，实现机读目录检索以达到资源共享。因此，选择一种科学而快捷的建库方式就显得尤为重要。回溯建库一般以公务分类目录为依据，这种方式可以提高建库速度，但不能保证书目质量。因为卡片目录是各馆长期累积而成，又因不同时期文献工作的标准规范不同，导致不同时期卡片目录在著录标准、标引规范、详简级次方面存在差异，以此为依据著录出来的数据会造成检索项目不全，降低检全率、检准率，从而影响文献的利用率。而以书为著录依据，可以弥补前一种方式的不足，较好地保证书目数据的质量，增加检索途径，提高检全率。但不足之处是，建库速度慢，所需时间长。最好是套录现成的书目数据，这种方式简单快捷，又能保证书目数据的质量。因为被套录的数据源往往是由实力强大的单位编制，标准化程度高，著录项目齐全。但各馆均有各馆的著录细则，需对套录的数据进行必要的改编。同时，套录数据不可能囊括所需要的所有馆藏文献，对那些没有数据的文献还要做原始编目。在具体套录数据时，对有现成数据可以套录的那部分文献，根据本馆的机读目录著录细则，改动其相应的子字段；对那些需做原始编目的文献，采取以书为依据的著录方式，这是确保回溯建库质量上乘、速度快捷的最有效的方式。
三、解决好回溯建库中的常见问题
1、文献标引问题
文献标引分为分类标引和主题标引两个方面：分类标引问题一般是指由于历史的原因（如分类法的更换、修订，分编人员不同，同一人在不同阶段对分类法的理解不同，查重不准确等）产生的分类错误或分类不一致，导致同一种书的分类号不同，即同书异号或异书同号。这就要求在回溯建库中，工作人员要认真查重，多途径检索，尽可能地将同一种书归入同一类目中，实现同书同号，异书异号。同时，对于同书异号的数据，要及时记录下来，以便改书、改卡；主题标引主要体现在主题标引的深浅以及取主题词的准确性。由于主题标引工作在我国使用的时间不长，基础性差，许多图书馆根本没有开展这项工作，但它却逐步成为读者检索书目的主要途径。解决的办法：其一，在回溯建库前，对建库人员进行主题标引培训，其二，选拔一二位业务能力强，经过主题标引培训的人员专门负责主题标引。
2、错误录入问题
错误录入是指建库人员在回溯建库过程中的输入错误。数据的输入过程是动态的，由于录入人员对标引规则、著录标准的理解不同，加之录入过程中的疏忽，各种各样的错误在所难免。如索书号的误录入，条型码的误录入，英语字母大小写的误录入，汉字同音异形字的误录入，字段、子字段格式错误等等。因此，要将书目数据库的质量控制贯穿于数据库建设的各个阶段，其中数据录入是一个相当重要的环节。要保证整个数据库的质量，关键是要严格控制数据的输入质量，最大限度的减少错误数据的录入。同时采取“双审”制，即人工审校与程序审校相结合。首先加强人工控制，对输入的所有数据对照图书或卡片逐一审核，不仅对题名项、责任者项、索书号、条型码等著录项目全面审校，而且还对著录格式、各字段、子字段进行核查；其次加强程序控制，利用其查错、纠错功能，对所录入的数据从形式上进行审校。利用软件校对可以发现许多人工校对难以发现的错误，如条型码号相重等。实践证明，层层审校，是确保数据库质量的重要措施之一。
回溯书目数据库的建设是一项巨大、繁杂的系统工程，建立一个高质量的书目数据库是每个图书馆应该努力做到的。但由于时间紧等原因，诸多不足在所难免。因此，建库后的书目数据维护工作必不可少。经常地、不断地对书目数据进行必要的修改、增删、替换和整理等，是数据库质量控制不可缺少的环节，也是数据库具有旺盛生命力的保障。