且开风气不讳先——广东加强改革中的企业档案宏观管理，本文主要内容关键词为：宏观管理论文,广东论文,档案论文,开风气论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
党的十一届三中全会以来，广东掀起了波澜壮阔的改革开放浪潮，经济成分发生了深刻转变，推动了经济超常规的高速增长。1998年底，全省国有经济产值比重由1978年的72.2%下降为16.7%，集体经济产值比重由27.8%下降为21.2%，股份制占6.4%，外商及港、澳、台商投资经济占50.2%，其他占5.5%。1999年全省国内生产总值8459.46亿元，进出口贸易总额1403.54亿美元，各项税收达1500亿元，对国家贡献达700亿元。各项主要经济指标，多年来一直居全国各省之首。
企业的深刻变革，给传统的企业档案管理模式带来了很大的冲击，出现了不少的新情况、新问题。近几年来，我们始终把企业档案工作作为我们的工作重点，以《档案法》和《广东省档案管理规定》为依据，积极探索新形势下企业档案管理的新模式，规范改革中的企业档案行为，形成了具有我省特点的一些做法。
一、密切关注企业改革的动态，摸准企业档案工作的脉博
党的十五大后，我省企业改革的步伐明显加快，各地认真执行省委、省政府关于“集中力量壮大一批大型企业集团、进一步放开搞活中小型企业”的决策，省重点扶持的100家企业集团都在建立母子公司体制、资产重组、结构调整等方面取得了重要的进展。在省重点扶持的大型企业集团中，有30家集团的母公司或子公司已成为上市股份公司，36家通过授权经营国有资产。全省还有187家大中型企业进行了现代化企业制度的试点工作，相当多的企业采取了股份有限公司、有限责任公司、股份合作制等形式进行改制。全省还形成了一批以深圳为代表的投资控股公司模式，以顺德为代表的以存量资产调整为特征的全方位改制模式，以肇庆为代表的重点推行注资经营模式，以清远为代表的股份合作制模式。
面对如此意义深远，形式纷繁复杂的改革，档案行政管理部门只有对企业改革的状况有一个深切的了解，懂得各类企业改制后的运作方式和纵横向关系，才能正确指导改革中的企业档案管理工作。为此，我们每年都抽出一定的时间，深入各市县进行调查研究，掌握第一手资料，跟踪企业改革的最新动向，先后与100多位企业主管部门、体改部门、国资部门、投资控股公司、企业集团公司以及法院破产庭的负责人进行过座谈，详细了解企业改革的进程和改革中的企业档案工作，与大家一起探讨解决问题的办法。同时，还深入到厂矿企业进行实地考察，直接听取企业领导人对改制后企业档案工作的要求，细心倾听企业档案人员的意见。
在调研中，我们按照边了解情况，边研究问题，边探索经验的思路，对各地提供的新情况、新问题进行归纳整理，对各地的新做法、新经验进行比较推敲，从中找出带有普遍性的问题，总结出切实可行的经验，再用以指导面上的工作。
二、建立健全档案法规、规章，依法监督、规范企业档案工作
广东90年代的企业改革是以产权管理制度改革为切入点，以转换企业经营机制为目标，规范和完善企业法人治理结构，加快建立现代企业制度，促进企业真正成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的法人实体和市场竞争主体。企业改制了，政企分开了，档案行政管理部门原有那套依靠企业主管部门、层层通过行政手段对企业档案进行管理的办法已经显得越来越不灵验了。以“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”为基本特征的现代企业制度，要求档案行政管理部门也要适应市场经济体制的要求，对企业档案管理由行政手段为主转变为依法监督，规范企业档案工作，减少行政和人治的因素。因此，我们在实际工作中注意加大企业档案立法和执法的力度。
1998年6月1日，广东省第九届人大常委会第三次会议通过了《广东省档案管理规定》。该《规定》对国有企业档案的性质、企业档案的收集范围和进馆时间、企业档案馆的设置、企业档案的公布，以及企业转制后档案所有权归属等都作了相应的规定，进一步规范了企业档案的行为。1999年2月，我们在充分调查研究的基础上，与省体改委、省经委和省国资局联合印发了《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》。该《细则》本着“三个有利于”的原则，允许国有企业转制为股份制、全员股份合作制企业后，各门类档案继续保留在企业中管理和使用，同时要求各地综合档案馆应将曾对本地区经济发展具有重大影响或具有浓郁地方特色的撤销、破产、拍卖的企业的档案接收进馆。这对促进多种经济成分企业的共同发展起了重要的作用。1999年9月和12月我们分别会同广东省军队、武警部队、政法机关企业交接工作办公室、广东省国有资产管理局印发了《关于加强我省在军队、武警部队和政法机关企业移交工作中的档案管理的通知》和《关于加强我省企业脱钩工作中的档案管理的通知》，确保军队、武警部队和政法机关企业向地方移交以及党政机关与所办经济实体和管理的直属企业脱钩工作的顺利进行。深圳市、顺德市等还先后以市政府的名义专门发文对加强本地区企业档案的管理工作提出具体要求。最近，我们还准备围绕省委、省政府关于“走出去”的战略决策，通过调查研究，着手制定境外国有企业、国有控股企业的档案管理办法。此外，我们还准备起草民营企业档案管理办法，并争取以省政府名义颁发。
与此同时，我们还注意加强对档案违法案件的查处，依法确保改革中的企业档案工作健康发展。1998年2月，深圳市尊荣集团有限公司在调阅员工档案时，将27名新进员工的人事档案全部丢失。深圳市档案局接报后即对此违法事件进行了查处，并要求该公司在15日内向市档案局书面报告执行情况和整改结果（参见本刊1998年第7期）。惠州市档案局在1999年对惠州银华宾馆失火烧毁部分会计档案的违法事件也进行了查处，并向全市作了通报。
三、抓住重点，分类管理，加强指导
企业档案工作面广量大，政企分开后，档案行政管理部门对所有的企业都面面俱到是不可能的，也没有必要。我们认为，对企业档案工作的直接管理可以以是否属于《档案法》的管辖范围，也就是以《中华人民共和国档案法实施办法》第二条所指的“……属于集体所有、个人所有以及其它不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围”为依据，将有关重点企业档案工作纳入地方各级档案管理部门的依法监督的范围，进行重点管理。在工作中，我们首先将对国计民生具有重大影响的国家垄断性行业，如能源、交通、电信、数据传输、基本建设、其它公共服务行业以及高、尖、精的高科技企业档案工作纳入管理范围；其次，按照企业的规模、产值、效益等经济指标，将一些对本地区社会经济生活具有重大影响和产品、工艺等具有浓郁地方特色的企业（不管其所有制形式）档案列入进馆范围，进行直接指导；第三，特别注意抓好上市公司、企业集团的档案工作。上市公司和企业集团一般规模较大，对社会政治、经济具有重要意义，并且企业内部关系比较紧密，抓住龙头企业，可以促进其它企业的档案工作的规范发展。在实际工作中，我们对以上几类企业都予以高度的关注，经常过问和了解他们的档案工作情况。
对于未被列入进馆范围的各类企业，作为档案行政管理机关应转变观念，变“管企业”为“服务于企业”，积极完成自身角色的转换，由过去那种管理企业的“衙门”变为为企业提供档案工作的政策、规范、技术、经验等服务咨询的部门。如广州宝供储运公司是一家民营企业，是目前国内最大的一家专业物流企业，他们在1999年主动向我们咨询企业档案工作如何建立和运作，我们通过派出业务人员给他们提供有关标准、技术支持、人员培训，取得了非常好的社会效果。
对于一些在改革中新涌现的大型投资控股公司，由于其职能只是代表政府监管企业国有资产的保值增值，不具体干预企业的生产经营活动，这与传统意义上“企业主管部门”有天壤之别。因而对其档案管理的模式就不能沿用主管部门垂直管理的办法，而必须摸索出一套与其职能相称的新方法。如深圳建设投资控股公司是深圳市的三家大型国有投资控股公司之一，全公司现有固定资产330亿元。投资控股公司与各集团公司的关系完全是“以产权为纽带的出资者与经营者的关系”，而不存在行政上的隶属关系。公司的档案工作定位在只管理公司本部的档案，不对各集团公司的档案工作负监督、指导责任。鉴此情况，我们建议该公司建立档案协会，通过协会的活动，对下属各集团公司的档案工作起一定的协调、交流和联系的作用。通过档案协会的活动，可在一定程度上克服各集团公司档案工作上的各自为政，而市档案行政管理部门又鞭长莫及的弊端。
四、抓热点难点问题，在服务中强化管理
党的十五大后，我省“抓大放小”的步伐明显加快，各地进一步解放思想，大胆实践，采取股份合作、联合、兼并、租赁、出售、嫁接改造、异地改造、抵押承包、破产等形式进行的企业改制日趋普遍。特别是政企分开后，不少企业纷纷从主管部门的怀抱中挣脱出来，自由地在市场经济的大海中搏击。在改革过程中，档案的流向和归属是档案部门最为关注的问题。而传统的行政手段已不能适应改革的需要，怎么办？在实践中，我们逐步摸索出紧紧围绕改革中热点难点问题，在服务上下功夫，通过服务强化管理的新路子。
一是主动出击，提前介入，为企业破产清算服务。企业破产是改革中的一个难点。破产企业的档案处置是档案行政管理部门面临的一个不可回避的问题。我们认为，对于一些在本地区有过重要影响的破产企业的档案，地方综合档案馆应予积极接收，主动地为破产清算服务。1999年1月16日，广东省高级人民法院、广州市中级人民法院、深圳市中级人民法院分别裁定广东国际信托投资公司、广东国际租赁公司和广信企业发展公司、广东国投深圳公司破产。广东国投作为中国最大的地方国际信托投资公司和广东省对外的重要窗口，曾为广东的改革开放作过重要的贡献，它的破产引起中央领导和省委、省政府的高度关注，在国内外引起强烈震动。我们得知这一情况后，于1999年1月25日即向省政府上报了《关于接收广东国际信托投资公司档案的请示》，提出“广东国投及其全资深圳公司、租赁公司、广企公司档案属广东省档案馆收集范围，其破产后的档案应移交广东省档案馆。”按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，破产企业档案处置程序一般是先由企业档案部门负责对其全部档案进行收集、整理、统计、保管、鉴定和编制移交、寄存目录，在清算期间负责提供利用，等清算工作结束后再向有关部门移交。以往广东省档案馆接收省直撤销机构的档案，一般也是在各方面工作处理完毕后才进行。但由于广东国投是一个正厅级单位，地位特殊，其档案中含有大量党和国家的机密及我省的经济秘密，而它的清算工作要按照国际惯例委托香港毕马威华振会计师事务所进行，如把档案全部交给境外中介机构来管理是十分不妥当的。为此，我们决定由广东省档案馆提前介入接管其档案，既对党和国家的安全负责，又能保证清算工作的顺利进行。经多次商议，同年3月2日省档案局馆和广东国投破产清算组召开会议，对原广东国投档案的处置问题进行研究协商。会议确定，原广东国投档案室保存的档案由省档案馆清点后全部接管，并在清算期间由省档案馆收集整理部派出两名工作人员负责国投档案室的日常管理和提供利用工作。5月20日，省政府办公厅转发了《关于原广东国际信托投资公司档案处置问题的会议纪要》，正式批准我们提前接收广东国投及其3家子公司的全部档案。一年多来，广东省档案馆通过派人接管广东国投档案室的形式对其全部档案（近万卷）进行监管，并为破产清算和纪检部门查办案件提供了良好的服务，确保了原国投档案的安全和完整，受到省破产清算领导小组和社会各界的好评。1997年6月，深圳市档案局协助中国人民银行深圳分行，依法将当地一间关闭的日资银行的存款开户档案和会计档案接收进馆。对该行内部规程、行政管理文件、融资合同和贷款客户资料等进行审查后。同意其携带出境。此事的圆满解决较好地展示了深圳的开放形象，取得了日方的理解和配合。近年来，深圳市、佛山市、顺德市档案馆都参与了多家企业的破产清算工作，并接收了20多家破产企业的档案。
二是另辟新径，积极开展档案寄存服务。据调查，近几年，国有企业在破产、拍卖、改组、兼并、股份合作的过程中，不少在长期的生产经营活动中形成的档案处于失控状态；整理不及时，保管不完善，归属流向不合理的情况时有发生；不少社会团体和小型企业由于缺乏档案保管的场所、装具和缺少档案专业人员而使大量珍贵资料流失。如何解决改革中的又一个难点问题，我们决定在深圳市开展档案寄存服务试点。1998年8月，经深圳市政府批准，深圳市档案寄存中心正式挂牌成立。该中心主要是接收寄存保管不属于市、区档案馆接收范围的单位和公民个人的档案资料，以及一些破产企业的档案，并提供档案鉴定，编目、缩微、刻录光盘等多种服务（参见本刊1999年第1期）。目前，寄存服务已在全省逐步铺开。最近，广州的日本樱花银行歇业，他们主动与省档案馆联系，要求将其档案寄存于省档案馆。后经友好协商，省档案馆与日本樱花银行于今年4月正式签定合同，将该行的500卷档案接收进馆，寄存期为3年。
三是适应减员增效需要，改革归档文件整理方法。减员增效是国有企业练好内功、加强管理的重要手段。由于要将企业内部的非生产性管理人员精简到最低程度，原设有2至3名专职档案员的档案室往往一下被减至1名，这名档案员常常还要身兼收发、文秘、保密等多项事务，再加上岗位变动频繁，档案员难以在短期内掌握复杂的立卷方法。在这种情况下，要求企业档案人员完全按照传统的手工立卷方式整理档案已越来越不适应，而电子计算机等现代化设备的普遍应用为更加简易的新的文件归档方法创造了条件。有鉴于此，我们从1997年起就在省邮电管理局、中国人民保险公司广东分公司等企业中试行以单份文件组卷为基本原则的立卷改革。
四是引导企业正确处理集中统一管理的原则。在企业改革中，相当多尚未达标升级的企业的档案工作都处于分散管理的状况。我们认为，档案工作实行集中统一管理是我国档案事业历经40年，经过理论和实践证明的一种较佳的档案管理模式。如果因为改革对这一原则产生怀疑甚至否定，是一种严重的倒退，不利于企业档案工作的发展。为此，我们注意引导企业正确理解集中统一管理的原则，同时允许实现这一原则的多种形式。如企业暂时确因场地等条件所限，在统一领导、专人负责、统一制度、统一标准的前提下，允许企业的文书、会计、设备、生产、基建等不同门类的档案实体分库保存，同时强调实行信息集中。反复宣传大中型企业的档案实体分散保存只能满足企业的一时方便，只有实现全部档案实体（信息）集中管理、信息网络传输，将企业档案部门建成企业的信息中心，才是企业档案工作的发展方向，有利于企业的长远发展，使不少企业逐步接受了集中统一管理原则，强化了企业档案的管理工作。