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摘要：档案作为一种重要的信息资源，记载着文字、声音、图像等重要的信息，档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要 ， 办公室文书档案的收集和归档工作是行政管理工作重要的组成部分之一，本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。
关键词：办公室；文书档案；收集；归档
一、引言
文书档案的收集和归档工作是办公室工作中非常基础和重要的工作内容，只有做好文书档案的收集和归档工作，才能为其他工作的顺利开展提供基础性保障。随着社会的不断发展，办公室中的文档数量和种类都越来越多。因此，文书档案的工作也更加复杂，做好档案收集和归档工作面临着一定的困难。文书档案是单位进行重要决策的科学参考依据，它包括了请示、会议记录、谈话、审批情况、决议等文档资料。文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作， 我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源。
二、办公室文书档案收集和归档工作管理现状
1、文书档案管理人员缺乏专业的管理意识
就目前情况来看，现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，没有培养出专业的管理意识，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。他们认为文书档案收集和归档工作是一件最普通的文件资料整理，这样不仅导致工作人员在进行文书档案收集和归档时粗心大意，注意力不集中，减低工作效率和准确性，而且还会影响文书档案收集和归档本应具有的效果和辅助功能。
2、收集与归档文书档案的力度不强。
首先收集归档的方式不合理。目前大部分的文书档案管理采用的是传统的档案信息管理模式，这种模式通常依赖于纸质的存储方式，不仅繁琐，而且需要很多的空间来对这些档案进行存放。计算机技术可以使所有的纸质档案转化为电子版本，然后再将这些电子档案录入到相应的计算机系统中进行存储。在进行电子版本的转化时，不仅可以通过人工录入的方式，同时还可以使用扫描仪、照相机、传真机等各种各样的先进设备，这样可以使档案信息整理变得更加快捷简便。同时计算机技术的使用可以使在今后档案查阅的时候， 方便查找、方便检索、方便整理。
其次收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。
3.文书档案的真实性、准确性有待提高，有些文件资料都是为了应付上级检查而制作的，这样的文件资料往往缺乏真实性和准确性，在后期工作中没有什么利用价值，对于这样的文件资料进行归档不仅浪费人力、物力、时间，同时还会影响今后工作中文件参考的正确性。
3、收集与归档文书档案工作不全面。
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文书档案材料收集不够全面是办公室文书档案管理工作中的一个常见问题，很多企业的工作人员由于在思想上对文书档案的收集工作不够上心，因此在实际的工作中，常常会出现文书档案文件遗漏在别的部门或者无法收回的情况。文书档案包含的内容非常多，很多材料的来源渠道都非常多，并且 体现着很重要的价值，如果文件收集不够全面，或 者将文件遗漏在别的部门，就会造成信息的泄露， 严重影响文书档案材料的归档工作。在很多企业中， 档案管理部门的地位都普遍比较低，因此部门的工作人员很多都不是专业的档案管理方面的人才，甚至还有一些为兼职人员，这也严重影响了收集和归档的效率、质量 。
二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略
1、建立完善的档案管理制度
为了有效地加强办公室文化档案的收集工作和归档工作，建立完善的档案管理制度是非常必要的。从 现在的情况来看，之所以在文书档案收集和归档过程 中出现各种问题，最直接的原因就是在实际的工作过 程中过于随意，工作内容和方式没有制度可循。因此， 不同的工作人员会采用不同的方式工作，对不同的档 案材料的重视程度也不一样 [2]。针对这种情况，就必须要建立完善的档案管理制度，确定文书档案的收集 范围和时间等，同时还应该将档案文件在收集过程中 应该注意的事项也详细的列出来，这样才能够让档案 收集和归档的工作实施得更加有序。在制定档案管理 制度时，企业可以参考知名企业的成功经验，但是也 应该在此基础上结合企业自身的发展情况来进行修订， 不能完全照搬，否则将不能发挥作用。
2、加强对档案管理人员的培训
档案管理工作人员的管理水平和文书档案的收集、归档效率以及归档质量之间具有紧密的联系。因此， 要想加强文书档案的收集和归档效率，就应该加强对 档案管理人员的培训。一个优秀的档案管理人员应该 具备厚实的管理能力和档案知识。因此，企业应该鼓 励和监督档案管理人员不断提升自身的业务水平，学 习档案管理的最新知识，掌握资料管理的最新技术 [4]。另外，企业还可以组织工作人员到省内的档案局参加 培训，让每一个档案管理人员都能够掌握专业的档案 管理知识，对档案收集和归档有更深了解，熟悉掌握 文书档案收集和归档的范围以及流程，并严格按照规 定的流程进行工作，从而在工作中取得更高的效率。 对于文书档案的整理、分类、编号和保管等都应该采 用最合理的方案，才能提高档案管理的整体水平。在 收集和归档的过程中，如果发现工作存在不足或者问 题，也应该及时指出，并及时修改。
3、创新文书档案收集与归档的方式。
在传统管理模式下，收集与归档文书档案的过程中容易出现资源严重遗漏的现象，因此我们要加强创新文书档案收集与归档的方式。首先， 文书档案管理人员要加强与事业单位相关部门的联系，依照相关的规章制度定期对文书档案进行收集与归档的工作，保证文书档案资料的历史性与连贯性，避免出现文书档案资料不真实或不完整的情况。其次，要及时处理收集与归档过程中遇到的问题，避免问题越来越大，失误也越来越多。最后，要积极引入先进的档案管理方式、经验、管理设备与管理软件，来提高收集与归档文书档案资料的效率与质量，减少人为的失误，让文书档案为研究单位工作的规律提供有力依据，从而继承和借鉴单位的历史经验，开创单位发展的新局面，面向社会提供更优质的服务。
四、结语
总之，办公室文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，它在办公室档案管理中所发挥的作用受到了各单位的一致认可，我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源，提升文书档案服务社会的作用，实现档案信息资源的最大共享。办公室文书档案收集和归档工作既要有专业化的工作人员，又要有完整、规范的操作流程，更要在实际操作中采用科学、合理的工作方式，只有这样才能使文书档案管理工作为各部门业务的开展提供服务。
参考文献：
[1]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智,2014(11):313.
[2]范君梅.谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科技资讯, 2017(3):123-124.
[3] 周家兴 . 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理 [J]. 办公室业务， 2013，32(23)：134-135.
论文作者:彭福锋
论文发表刊物:《文化研究》2018年第6月
论文发表时间:2018/8/6
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