中建二局第三建筑工程有限公司西南分公司 四川省成都市 610000
摘要：随着网络通讯技术及各种APP不断发展，“互联网+”这个名词在各个行业已耳濡目染，为了提高团队管理水平，增强工作沟通及时性和便利性，各行各业均不断向“互联网+”靠拢。百悦星城项目在这个过程中发现了一款高效的办公软件--钉钉，并致力于将钉钉应用于项目日常管理中。本文将从什么是钉钉、钉钉在建筑工程中的应用来进行介绍。
关键词：钉钉；软件；建筑工程；应用
1工程概况
星城项目位于位于成都市龙泉驿区公园大道与金茶路交汇处，占地面积120亩，建筑面积为26万m2，共计39栋楼，分别由3栋120m高层复式、3栋100米平层住宅以及8栋叠拼、19栋联排、6栋独栋别墅组成。
项目楼栋多、结构形式及节点复杂，管理任务繁重，在如今移动办公的大形势下，为了提高团队管理水平，增强工作沟通及时性和便利性，在公司及项目管理制度的框架下，项目大力推广及应用钉钉办公软件。
2 钉钉软件简介
钉钉是由阿里巴巴集团开发的一款办公软件，它专注于企业团队管理、工作即时沟通，为用户提供移动办公、协同办公、远程化管理的平台。钉钉的特色服务，如“已读”、“钉盘”、“考勤打卡”、“智能报表”等，提升了企业内部、外部的沟通效率，提高了企业的办公效率。钉钉以其强大而实用的功能，将在建筑企业办公中发挥巨大的作用。
3 钉钉在建筑工程项目管理中的应用
目前，建筑施工企业还是属于劳动密集型企业，作为建筑施工总承包企业，在现场施工全过程中，需要对接或管理的企业很多，如建设单位、监理单位、设计单位、甲指分包及自身的专业分包和劳务分包等，因此需要协调和处理的事项非常繁多，事项能否及时有效地处理，体现了建筑施工总承包企业的项目管理水平。
如今建筑市场竞争异常激烈，绝大部分总承包企业为了增强市场竞争力，提高人均产值，降低项目成本，对项目管理人员的人数进行了严格限制，况且如今建筑结构形式越来越复杂，建筑外立面造型更加多样，施工难度越来越大，对项目管理水平提出了更高的要求。
再加上近两年房地产市场火爆，大量刚毕业的大学生涌入施工企业，导致部分施工企业出现了年轻化现象，由于刚毕业的学生们经验不足，同时对企业的各项管理制度及国家规范要求不熟悉，导致项目管理越来越困难。
上述因素对项目的管理提出了更高的要求，为了克服上述困难，必须提高项目管理人员的工作效率。经过半年的实践，百悦星城项目通过钉钉对项目进行管理，能有效提高工作效率。
3.1建立群组
钉钉是实名制的，只要有手机号码，每位同事就可以成为项目钉钉用户，钉钉用户之间不仅可以一对一直接沟通，还可以建立群组，对群组进行沟通，首先利用钉钉将项目组织架构建立起来，将项目的各个部门及全体管理人员囊括在内，便于后期沟通和交流，同时可以根据需要建立不同的群组，如针对分包单位、建设单位、监理单位等的群组。
图1 百悦团队内部群组
3.2通讯管理
群组建立后，可以像QQ群或微信群一样群发消息，但是钉钉的群发消息可以达到精确沟通的目的，有着微信和QQ无法比拟的优势。首先QQ或微信不是实名制，很多在群内未改名的同事，时常需要信息发布者花费部分时间去甄别；其次QQ或微信群在收发通知的过程中，时常会出现被刷屏的情况，导致部分同事仍然无法看到通知，毕竟手机屏幕较小；再次无法确认是否有同事未收到信息，即使让同事收到信息后回复“收到，谢谢”，但仍然需要信息发布者逐一统计回复信息的情况，即使已经知道哪些同事未回复信息，这还需要逐个再次通知，增加信息发布者的工作量，降低了工作效率。
但是钉钉消息发布后，发布者可以随时了解消息是否被及时查看，文件是否被按时接收，点击“未读数”后，究竟哪位同事看了消息，哪位没看，一目了然。必要时，还可以利用钉钉的“Ding一下”功能，及时提醒未查收消息或文件的同事尽快接收，实现了重要消息钉钉必达，为消息发布者节约了大量的时间，提高了工作效率。
由于钉钉完全采用实名制，钉钉提供的企业通讯录功能，全员共享，找人方便，安全无忧，很好的解决了同事之间电话号码记不住的问题，换手机又要重新存号码等问题。
钉钉同时提供了视频会议功能，可以使9人以下同时召开视屏会议，有效提高了会议的效率，随时随地可以召集项目内部人员召开电话会议，提高了解决问题的速度。
3.3考勤管理
项目利用钉钉进行考勤管理，钉钉软件提供了“考勤打卡”功能，上班时，在规定时间前进入考勤范围后（考勤范围由管理者进行指定）打卡，考勤方显示为“正常”；在规定时间后进行考勤范围，考勤显示为“迟到”；在考勤范围外打卡，考勤显示为“外勤”（可与是否请假进行关联）。同时，管理者可清晰看到每位员工的打卡时间、打卡地点以及未打卡人员，同时可以对每位员工的工作时间进行排名，每日对每位员工的出勤情况了如指掌。
在每月月底，钉钉可以自动统计每位员工的出勤情况，作为出勤率的重要依据，出勤率为绩效发放的重要依据。
作为考勤的依据。
同时为了避免代替打卡行为，每台手机都有唯一的设备号，在统计考勤时，可以查阅打卡的设备号，若某人出现 了两台及以上的设备号又无特殊说明，可以判断为代人打卡，打卡无效。
钉钉上可以直接进行请假审批，请假审批通过后，直接抄送至人力资源专员，作为考勤的依据。
图2 钉钉每日考勤统计
3.4审批管理
“审批”作为钉钉的核心功能之一，在项目管理过程中发挥着重要的作用。由于技术经济文件的编制者往往为基层管理工作者，其编制的技术经济文件具有较大的局限性，即使其编制的技术经济文件经过了相关主管领导的审批，可能也会存在这样或那样考虑不周的情况，一旦不成熟的技术经济文件发出后，可能给项目造成较大的损失。或者成熟的技术经济文件经过审批后，又未能及时发放至相关部门或责任人手中，影响工作效率，耽误工期。钉钉的“审批”功能能较好地解决这个问题。
目前，百悦星城项目的技术经济文件均需要经过审批后（审批完毕后，钉钉自动将文件抄送至相关部门或责任人，相关部门或责任人由审批发起者在发起审批时选定），方可将纸质版发放至相关部门或责任人，百悦星城项目需要审批的技术经济文件包括但不限于以下文件或事项：合同、施工方案、技术通知、技术核定单、图纸会审、质量整改通知单、整改回复、对甲签证审批、合同外用工审批、材料采购申请单、对外发函、监理周报、项目经理月报、重要的会议纪要等。比如：质量整改通知单由项目质检员发起审批，需要经过质量总监、生产经理及项目经理审批，审批通过后抄送至对应施工队、责任工长，让施工队、主管领导及现场责任工长及时了解需要整改的事项，现场整改完毕后，由责任工长进行评论，并上传整改后的整改回复单，以此来对质量整改通知单进行闭合。
再比如技术通知由项目技术员发起审批，需经过项目总工、生产经理及项目经理审批，审批后抄送至对应施工队、责任工长、质检部、商务部、机电部等。如果技术通知经项目总工审批通过后，到生产经理进行审批，生产经理认为此技术通知现场实施起来有困难或有更好的建议，生产经理可以在审批过程中的发表自己的建议，对审批流程或拒绝或同意，若生产经理拒绝后，技术员需重新对技术通知进行完善后重新发起审批流程，以此类推。技术通知审批完毕，抄送至相关部门后，若相关部门需要进行补充或说明的，可以在评论区进行补充或说明。例如技术通知抄送至商务部后，商务部认为需要从施工队扣除相关费用或可以向建设单位索赔时，可以在评伦区进行补充或说明。
另外审批发起者可以查看哪些责任人还未查阅文件，其可以及时提醒相关人员，做到消息精准传达。
此类审批可以让各部门高效地协同工作，同时可以避免因经验不足而导致不必要的损失。
另外，“审批”功能还应用到了项目的报销管理、备用金申请、用印申请、用车申请等日常项目管理工作中，大大提高了项目管理效率。
图3 钉钉技术方案审批
3.5钉盘管理
“钉盘”作为钉钉的一项有特色的功能，在文件储存和分享方面有重要作用。“钉盘”其实就是一个容量高达几百G的云盘，可以对上传其中的文件实现共享及永久保存。在建筑工程中，经常遇到这样的问题，责任工长在现场辛辛苦苦收集的照片因为手机丢失而毁于一旦，或者照片占用了大量的电脑硬盘容量，让人咬牙切齿，又抑或因为资料室人员进出频繁且资料繁杂，导致留存的部分重要资料不翼而飞，却又苦于没有扫描件来支撑。“钉盘”就能较好得解决这个问题。项目在钉盘内为每位员工均建立了文件夹，并以每位员工的名字命名，项目要求外业部门（质检部、工程部、物资部、安全部等）每日上传至钉盘中自己名下文件夹的照片不少于10张，内业部门（技术部、商务部等）每日上传至钉盘中自己名下文件夹的重要文件扫描件不少于5张。为后期的结算或索赔打下坚实的基础。
钉盘还有以下特点，一是通讯交流中的文件可以随时保存至钉盘中，避免因为交流信息过多，文件被淹没不容易找到的问题；二是能够保证文件必达，类似于“已读”功能，“钉盘”开发了文件查收状态跟踪功能，能够在截面反馈对方是否已经查看文件，当然钉盘内也可以创建团队文件夹，保存与工作相关的文件。
3.6员工工作监督管理
“日报”功能是钉钉的一项重要功能。百悦星城项目要求每位员工必须每日填写“日报”，“日报”内容包括今日完成工作、今日未完成工作、需要协调解决的问题等，“日报”中还可以上传文档、照片等附件，以便更好地说明当日工作情况。
各部门主管领导可以通过日报了解到各位员工的工作情况以及遇到的困难，以便及时解决其不能解决的问题，提高其工作效率。“日报”也有“已读”功能，对于查看日报的人员有清晰的记录，这也给各部门主管领导提出了要求，项目要求各部门主管领导必须及时查看各部门员工的日报，并以此作为考核主管领导的依据之一。
结束语
在通讯技术不断发展的今天，各行业均在向“互联网+”不断看齐，“钉钉”作为一款简单适用的办公平台，可以较好地提高员工的工作效率，同时可以使各部门之间协同工作，为提高项目管理水平起到了重要作用。目前“钉钉”软件基本处于百悦星城项目内部管理使用阶段，后期可以向分包、建设单位等外部单位延伸，甚至可以延伸至建筑全寿命周期的管理。
参考文献：
［1］吕大洤.钉钉在烟草公司办公中的应用讨论.绍兴.现代经济信息.2016
［2］练晓涛.推进学校教育管理信息化的几点思考——以钉钉在我校的应用为例.徐州.中国信息技术教育.2016
［3］孙彦钊.利用钉钉构建高校辅导员工作网络管理平台的可行性探究.广东.高教论坛.2016.3
论文作者:汤亮,吴军,汤建涛,孙玉霞
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第26期
论文发表时间:2018/2/1
标签：项目论文; 考勤论文; 文件论文; 技术论文; 功能论文; 员工论文; 通知论文; 《建筑学研究前沿》2017年第26期论文;