当前档案工作的走势评析，本文主要内容关键词为：走势论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我们刚刚进入新世纪的门槛，我们正处于一个渐进和突变兼具的转型时期。经济腾飞，科技迅变，文化昌盛，知识经济，信息时代，休闲日增……这一个又一个奔涌而来的浪潮是机遇，也是挑战，它已经而且必将继续对档案工作发生深刻的影响，我们必须认真应对。本文的思索只能算作抛砖引玉，目的是提醒大家关注这些问题，研讨这些问题。
一、档案利用工作大有可为
做好档案利用工作，历来是整个档案工作的出发点和根本目的。现今，档案利用服务工作更加受到重视。在于2001年年底召开的全国档案局长馆长会议上，无论是中共中央办公厅主任王刚的讲话，还是国家档案局局长毛福民的报告，都把做好档案利用工作作为第一位的任务进行强调、进行部署、要求增强为党和国家工作大局服务的自觉性，提高服务水平。要求档案利用服务工作的重点应体现在为各级领导决策服务、为各部门工作服务、为社会各界和人民群众服务三个层面上。而且提出服务观念要不断更新，服务机制要不断创新，服务方式要不断出新。
近些年，由于国家改革开放整体形势的强有力推动，档案部门在丰富服务手段、拓宽服务领域、加大服务力度、增强服务效果方面，进行了大量有益的探索，取得了显著成绩。档案部门的提供利用方式不再仅局限于阅览室查阅和编研作品出版等单调的几种，举办展览、建设爱国教育基地，深入研究档案、广泛参与影视创作等工作赢得了大批受众；编研工作在为历史研究服务的同时，也积极为现实重大、热点问题的解决提供参考和佐证；档案部门的服务对象构成悄然发生着变化，除公积人员外，已有越来越多的普通百姓为维护权益等需求从档案部门获得信息援助；除馆藏档案外，有的档案馆还在当地党委、政府的协调下，联合政府各机关，为民众提供可以公开的现行文件阅览，有的档案室也不再拘泥于只为本机关服务的框框，在建设电子政府、推行政务公开等工作的推动下，依法有序地扩大了利用服务范围；在公众信息网上开设主页，开展远程档案利用工作已是许多档案馆的普遍做法。档案利用工作的深化方兴未艾。
二、档案信息化建设任重道远
人类社会在科学技术的强劲推动下，正以惊人的速度跨入“信息时代”。电子计算机和网络技术的广泛利用，产生了越来越多的电子文件。电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。
在迎对电子文件方面，无论是理论研究还是实践推进，我国档案界都已有了良好的开端。大家已认识到电子文件归档和电子档案管理，数字档案馆建设是两个非常重要的问题。而要做好电子文件的归档工作，就必须把各级机关的档案信息化建设与所在机关办公自动化建设结合起来，统一标准，统一部署，档案人员要与技术业务人员广泛合作，对电子文件实施前端控制和“全程管理”，即以电子文件管理系统的设计为开端追踪、监督电子文件从孕育、生成到存在的整个过程。要建设数字档案馆，就必须把各级档案馆的数字化建设纳入各级党委、政府的办公数字化工程之中。进行档案馆纸质档案信息的数字化转化，建立与完善档案馆利用电子网络获取接收电子档案的功能，在公众信息网络上建设服务网站等，是档案馆需要抓紧抓实的工作。
我们在积极应对电子文件挑战的同时，也要继续精心做好以纸质文件为基础的传统档案工作。而且为预防两种档案载体过渡、转轨时期可能发生的技术上的不测，还要在相当长的时期内对电子文件进行纸质拷贝后的两套制管理。当然，我们相信，电子文件终将取代纸质文件而成为档案家族中的主流。在这个进程中，我们还有大量的工作要做，标准规范的研究，档案信息安全的研究，相应的立法与技术的研究，等等，任重而道远。
三、档案鉴定工作不可小视
曾几何时，我们还很为档案馆、室的档案数量不多而着急万分。时至今日，虽然丰富馆、室藏的任务依然存在，但鉴定工作开展不利、在不太长的时间内，档案数量过快增长，又成了影响档案工作发展的一个突出问题。
档案馆、室的档案过快增长，已带来许多负面影响，它使档案管理成本加大，相对投入减少，相对管理质量下降。它的成因是多方面的，有的原因也可能暂时不明显，但在今后会越发凸现出来：
社会的全面进步，各项实践的丰富多彩是导致档案数量过多增长的主要原因。
网络环境下，计算机和各种缩微复制设备的广泛使用，使得文件打印输出快速便捷，这从某种程度上诱发了人们热衷于轻点“鼠标”“制造”文件，而不再情愿于去档案室查阅已归档的文件。于是，出现了“‘无纸化’办公条件下纸张更多”的异常现象，导致档案数量的过快增长。
网络时代初期由于技术的原因和立法相对滞后的原因，人们对电子文件的暂时不完全信任，带来纸质介质和磁性介质两种不同载体的档案文件长期并存的结果，导致档案数量的过快增长。
面对档案过快增长的情况，我们要牢固树立馆（室）藏必须精炼的意识，树立档案收藏必须讲求成本的意识，树立馆室共担责任、配合协作的意识，树立资源共建共享的意识。从文件材料整理归档、移交进馆、失去保存价值档案的销毁等环节对档案鉴定、精炼工作“齐抓共管”。
总之，我们必须明确，在档案鉴定问题上，我们已背上了一定的包袱，这项工作远远没有步入良性循环，今后鉴定的压力会更大。而档案馆（室）的整个工作犹如一架机器，各个部位都必须协调行动，任何环节的“梗阻”都有可能影响到整体工作。一个单位的鉴定工作如不成为自觉理智的行动，步入良性循环，终将陷于积重难返的被动境地。
四、资源共建与共享前景诱人
资源共建与共享是整个社会信息存贮、传播事业的理想境界。20世纪80年代，有关概念在我国一经出现，立即引起文献情报界的普遍关注，也赢得学术界的广泛好评，同时对档案工作产生了深刻影响。
我们应该承认，缺乏宏观规划和管理，条块分割，各自为政，热衷追求“小而全”、“大而全”，满足陶醉于自给自足的古代档案库、藏书楼的收集观念依然影响着当前的档案收集工作，有的馆、室不顾档案利用中的全局利益和档案保管中的社会总体成本，乱“抢”乱藏档案；有的馆（室）与馆（室）之间，特色不明显，却又有大量不合理的重复，你有我也有，你无我也无；有的馆、室自我封闭，不求合作，在网络环境下，盲目追求“实体”的拥有。
有三个现实问题我们必须正视：第一，知识在爆炸，信息在爆炸，不管是哪个个体的档案馆、室都不可能把所希望拥有的材料网罗齐全。第二，任何馆、室用于征集和保管档案的资金都是有限的，对于全社会来说，更要考虑总投资和总收效之比。第三，档案馆（室）工作的好坏最终要由利用者评判，而利用者重视的再不是档案部门拥有实体档案的数量，而是重视你能拥有和传播多少信息，重视你的实际服务能力。
因此，我们要用整体的、系统的、网络的观念指导档案收集、征集工作；要大力提倡协作精神，从宏观上加强规划协调、分工合作；要破除自我满足、相互炫耀、档案资源私有的狭隘观念。
总之，档案收集工作是档案业务基础工作中的基础。要做好未来的档案收集工作，必须走资源共建共享之路，走联合之路，首先是档案部门之间的联合，其次是档案部门与图书、博物和情报部门之间的联合，联合起来，资源共建，以最小的投资建设最佳的馆（室）藏；联合起来，资源共享，最大化地发挥档案的作用；联合起来，互通有无，最大化地发挥设备的作用。
五、WTO需要认真应对
有关入世对档案部门的影响，第一，不论是直接的，还是间接的，这种影响肯定是有的，我们既不能无动于衷，也不能惊慌失措；第二，这种影响是逐步的；第三，有许多观点和理念对入世前的中国档案工作也是必需的，只不过人们没有给予足够的重视，而入世的新形势将促使这些观点、理念更加深入人心。
1.档案部门要在提供档案为社会公众服务方面有较大作为，档案事业的管理政策也要增加透明度
公开透明是WTO协定的重要原则。我国大大小小的机关档案室保存着大量仍具现行效用的档案文件，在法律、法规、规章和其他政策公开透明方面担当着重要角色。根据传统的观念，档案室是机关工作的组成部分，主要为本机关服务，一般不与外界发生联系。但是，由于改革开放的强有力推动，这种传统观念已受到极大触动。许多机关档案室在推行政务公开、服务公众方面发挥了重要作用，实践还有深化的余地。
我国的各级档案馆保存的虽多为历史文件，但由于其具有档案文件利用展示场所、服务接待群体和与机关文书档案部门有天然联系等优势，在政务公开中同样大有可为。北京市昌平区档案馆，江苏省常熟市档案馆，山东省济南市、青岛市档案馆2001年开始开展的现行文件提供阅览工作，已取得很好的社会效益，受到广泛关注。
我国的档案行政管理虽有法律、法规，但在管理层面起作用最多的还是内部的“红头文件”。这种状况势必会逐步得到改变，档案部门的规范性文件要更多地通过媒体等大众传播途径让社会成员掌握。人民群众不仅要依法保护档案，而且也要依法维护自身的档案权益。
2.企业档案部门应加强对企业商业秘密档案的安全保护
入世后，中国经济将融入世界经济体系，商战会更加残酷。如果涉及一个企业商业秘密的档案被盗，企业会蒙受重大损失。因此，未来企业档案部门的“守土”职责将更加艰巨，要更加严谨地做好文件材料的形成、积累和归档工作。
同时，在入世谈判中我国政府还承诺；继续加大执法力度，包括实行更有效的行政处罚。支持有关机关依法行使其权力以取得和保存侵权证据，如账簿和文件。为此，档案部门也应给予积极配合。
3.档案馆利用、公布档案应遵守知识产权保护法的有关规定
《与贸易有关的知识产权协定》为知识产权的获得和保护提供了高度统一的国际机制。《中华人民共和国著作权法》第十四条规定：“汇编若干作品、作品的片段或者不构成作品的数据或者其他材料，对其内容的选择或者编排体现独创性的作品，为汇编作品，其著作权由汇编人享有，但行使著作权时，不得侵犯原作品的著作权。”其第二十二条规定，档案馆为了陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品，可以不经著作人许可，不向其支付报酬，但应当指明作者姓名、作品名称，并且不得侵犯著作权人依照本法享有的其他权利。除此之外，档案馆在利用、公布具有著作权的档案时，应当征得该档案的著作权人的同意，并向其支付报酬，否则就是侵权，应当承担相应的法律责任。《中华人民共和国档案法实施办法》第二十六条也规定：“利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。”
我们应该看到，在有些档案部门的档案汇编、公布等利用活动中，还存在一些违背著作权法的无序现象，这必将损伤档案资源共建共享的积极性，同时也悖于档案利用工作的严谨性和严肃性。对于这些问题的解决，在中国入世的大背景下，我们更应该给予高度重视。
4.档案部门要适应入世后我国进一步开放的需要，加快档案管理资源的开发
入世后，外企将进一步涌入中国的生产和贸易领域。面对精管理、善经营，尤其注重成本的外企和合资、私营等多种形式的企业，社会化、集约化的档案管理需求势必有增大的趋势。因此，入世后的中国档案部门既要进一步做好开发档案信息资源的工作，又要进一步做好开发档案管理资源的工作，即，既为社会提供档案服务，也为社会提供档案管理服务。
另外，确保外国文化企业或供应商进入任何一个成员国与该国支持的服务行业竞争一直是WTO努力的方向之一，但有些项目的市场准入权要通过谈判才能取得。目前我国的档案管理工作尚未列入准予外资进入的服务贸易领域。但今天未准入，不等于永远不准入，档案部门应未雨绸缪地研究对策。
当然，档案部门应对WTO决不仅限于上述几项，需要我们去不断学习、钻研。
六、新的世纪档案事业面临新的希望
档案和档案工作是社会进步的产物。社会的每一进步，都对档案工作社会地位的提高和自身的壮大发展，产生巨大的推动。我们已欣喜地看到，国家经济建设的突飞猛进，带动了越来越多领域的档案工作；随着市场经济体制的逐步确立，我们的社会越来越讲究诚信、契约、公平和秩序，档案工作能在其中发挥很大的作用，等等。放眼刚刚开启的新世纪，我们还有更多的理由说明档案事业在新的世纪充满新的希望。
1.知识经济提升了档案工作的社会地位
悄然而至的知识经济时代为我们进一步提高对档案和档案工作重要意义的认识提供了新的支点。对于工业经济而言，社会产品的生产和价值的创造主要依靠投入大量劳动力和资本。在知识经济时代，知识变成了发展经济的“资本”，成了生产要素中最重要的组成部分。知识是什么？报刊图书是知识的重要载体，正在生活中的人是知识的重要载体，人类所拥有的档案无疑也是知识的重要载体。俄罗斯１９世纪著名的生理学家谢切诺夫曾经说过：“人的一切智慧都是与记忆相联系的，一切生活的根源都在于记忆。”（注：转引自黄宗忠：《图书馆学导论》，武汉大学出版社1988年版，第179页。）有人讲得更通俗：石油是工业经济发动机的燃料，而信息是知识经济发动机的原料。档案、档案工作同知识经济的联系再清楚不过了。
2.休闲日增带动了文化需求的攀升
由于社会物质文明的提高，社会与家庭的劳动强度和劳动时间在逐步减弱、减少，个人自由支配的闲暇时间日渐增多。人们休闲时间的增多导致了包括档案利用在内的文化需求的攀升。例如：眼下走入档案馆大门的非职务利用者越来越多：有的是为了维护自身权益，有的是为了业余研究，有的是为了知悉、监督政务。还如2001年中有90万观众参观了北京市档案系统举办的23个展览。公民广泛参与档案事务，这在过去的“紧缺经济”时代简直是不可想象的。因而有专家预言，现代人和未来人对历史的兴趣会越来越浓厚，一些过去看来“不起眼”或根本无暇顾及的历史问题会成为人们竞相刨根问底的热门话题，到那时，档案会是人们眼前挥之不去的“亮点”，档案馆、档案室就成了热闹的去处。
3.共和国年轮的增长也使档案工作增值
我们的共和国已成立了50余年，半个多世纪带给我们的决不仅仅是岁序的更替和国家的昌盛，人们的思维方式和工作方式也在悄然发生着变化，包括对档案的态度。
让我们先看看自己所在的机关或单位，身边的事更容易理解。退回20年，曾为新中国的诞生抛洒过热血和汗水的老同志尚健康地工作在岗位上，许多亲闻过开国礼炮声的同志也不过是机关的中年人。要历数国家的大事、机关的大事，这两辈人可谓“活档案”。岁月无情，二三十年的光景过去了，许多打过天下的老同志驾鹤西去，许多建国初期甚至还晚些时候参加工作的同志正陆续退出岗位。本来还是“昨天”的事情，在不知不觉间一下陌生和疏远起来。于是，“活档案”的作用渐渐弱化，真正的档案开始大显身手。
国家生活自然要比一个机关的事情深奥得多，但道理是相同的。共和国的接力棒已传到党的第三代领导集体手中，随着时间的推移，党和国家的事务远比建国初期复杂得多，档案的社会作用也日益重要和明显。许多重大事件和重要人物的评价，成功与挫折的总结……大批档案在其中已经发挥和将要发挥不可替代的作用。1999年末，党和国家领导人对档案工作的题词是很有现实针对性的最贴切的评价。江泽民的题词是：“做好档案工作，为建设有中国特色社会主义事业服务。”李鹏的题词是：“珍藏档案存真求实，探索规律鉴往知来。”李瑞环的题词是：“对历史负责，为现实服务，替未来着想。”
档案工作的明天会更好。
我们没有理由不以更加饱满的精神状态，更加扎实的工作业绩，去拥抱更加美好的明天。
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