摘要：办公室是行政管理工作的主要阵地，工作量很大，需要文秘及时向上级汇报实际工作情况，而文秘工作水平和企业内部管理有着十分重要的关系，低效的办公室文秘工作，会直接降低企业内部管理水平。对此，对此企业要加大对办公室文秘工作的重视力度，根据当前办公室文秘的专业能力水平，制定合理有效的培养机制，明确办公室文秘工作的主要原则，全面提高办公室文秘的综合素质，保证各项工作的顺利开展，提高企业综合管理水平，进而促进企业的可持续性健康发展。在这样的环境背景下，探究办公室文秘工作质量和水平的优化策略具有非常重要的现实意义。
关键词：办公室文秘；工作质量；水平的优化
1办公室文秘工作的意义
办公室文秘工作质量及水平提升对企业的发展有重要意义。由于办公室处于整个单位机构的核心地位，为所有工作人员布置任务和提出要求，无论是上级领导人员还是基层工作人员，都要按照办公室的任务和要求工作。所以办公室文秘人员要具备强大的沟通交流能力，对各个环节的工作都要了解具体情况，对工作中出现的问题采取冷静的态度进行解决，更好的为办公室服务工作。所以对办公室文秘人员的工作质量和水平提升有很大要求。文秘人员在工作中要以严谨的态度对待工作事物，具有极高的道德素质，遵守办公室的相关规章制度，不断提高自身的道德素质，保证工作质量和效率。
2办公室文秘素质的提高方法
2.1以企业利益为重
办公室文秘工作的主旨是要以单位机构的利益为重点，所有工作的布置与实施都要围绕此重点展开，将企业的利益放在第一位，既要承受住各部门工作施加的压力，还要积极面对工作中的挫折，以企业利益为重点展开工作。
2.2遵守公司规章制度
每个单位企业都有自身的规章制度，遵守公司规章制度是办公室文秘工作的前提条件。虽然办公室文秘的工作任务巨大，但是一定要合理规划好自己的时间行程，不可迟到早退，避免在工作中出现不必要的失误，对公司利益造成伤害。同时，文秘工作人员还要充分利用空闲时间，将手头的资料进行整理，提高工作效率。
2.3积极参加知识技术培训
随着我国经济的不断发展，企业的工作模式也要不断进行调整改变，以满足社会发展对企业的需求。办公室作为企业的中心，对引进的新模式进行透彻了解，更高效地投入到新的工作模式，加强企业在社会上的竞争力。作为办公室文秘人员，要积极参与文秘工作的知识、技能培训，满足新时代发展对文秘人员的要求，对先进的办公技术进行了解掌握，拓宽自己解决问题的思路，提高解决问题的效率。
2.4每天制定工作计划
办公室文秘人员每天都会接到不同的工作内容，工作任务量大，内容繁重，为了避免在工作中出现失误现象，办公室文秘人员要及时对工作内容进行分类记录，面对突发任务，及时进行解决处理，避免由于自身原因对企业利益造成影响。同时，文秘工作人员还要对每个工作的工作价值进行分析，围绕公司的总体利益展开，对于重大火急的事件优先处理，工作过程中要保持理性不能掺杂个人情感。只有仔细制定好每天的工作内容，有条不紊对问题一一进行处理，才能更好、更有效完成文秘工作，提高办事效率，促进公司的稳定发展。
3企业对提高文秘工作质量水平的策略
3.1确定合理的文秘人数
在办公室工作过程中，文秘人员需要处理工作事务的范围广泛而且复杂繁重，太少的工作人员无法及时完成工作目标，太多的工作人员则会降低工作效率，所以企业要对办公室每天任务量进行评估，科学合理安排文秘工作人员的数量，确保每一位人才都能最大限度发挥自己的优势，做到对人才合理利用不浪费。
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3.2对文秘人员定期进行培训
虽然办公室文秘工作难度不高，但对于专业技能的掌握还是有很高的要求。单位机关要定期组织文秘工作人员的相关知识技能培训，加强文秘工作人员的工作质量和水平。由于我国社会科技信息在不断发展，文秘工作人员的思想和技能都要不断进行完善提高更新，跟上社会发展的步伐，提高工作效率，保证企业高效发展。
3.3设置奖罚制度
对办公室文秘工作人员设置奖罚制度，不仅可以带动工作人员的工作积极性，还能提高竞争意识，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任务。通过奖罚制度的设立，使文秘工作人员在工作过程中不断完善自我，对比工作质量和效率的高低，进行评估赏罚。企业设置的奖罚制度必须具有合理公平性，随着企业的不断发展，要及时对奖罚制度进行完善改进，以此激励文秘工作人员的工作动力。
4办公室文秘工作质量水平的优化策略
4.1完善奖惩制度
在办公室文秘工作开展中，为了提高工作效率和工作质量，要制定合理有效的奖惩制度，奖惩分明，激发办公室文秘的工作积极性和主动性，使其保持工作热情，进而保证各项工作的顺利完成。同时，完善的奖惩制度可以提高员工竞争意识，提高文秘人员对实际工作的追求，不断制定工作目标，进而实现文秘人员的自我优化和自我发展，提高职业素养，提高工作效率。同时，要加对办公室文秘工作的评估和监督，结合办公效率和办公效能综合评定，保证各项制度的科学性，评测各项制度，使得管理制度可以发挥出对文秘人员的约束和监管，有效提高办公室文秘工作质量。
4.2激发创新意识
创新是企业不断发展的原动力，为了提高办公室文秘工作质量，要激发出办公室文秘的创新意识和竞争意识，这主要是因为办公室文秘工作的灵活性较大，需要文秘人员要随机应变，避免按部就班，要实现思想和行为的创新，树立创新意识，并体现在办公室文秘工作中，不断探索新的、有效的工作方法和工作模式，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。从这一层面上看，一方面要鼓励和引导文秘人员在实际工作中大胆创新，加大上下级之间的沟通和交流，营造轻松和谐的创新环境；另一方面则是发挥出上级领导的带头作用，将创新理念应用到办公室工作中，启发和带动文秘人员的创新，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。
4.3加大培训力度
为了提高办公室文秘工作质量，要不断提高文秘人员的综合能力素养，加大资金投入，做好文秘人员能力培训工作，针对文秘人员的自身情况，制定合理完善的培训计划，包括新入职人员培训、在职人员专项培训、短期培训以及长期培训等内容，提高培训计划的针对性，防止培训内容和文秘实际工作脱节。同时，要加强文秘人员的理论学习，引入先进经验和工作理念，通过理论知识的学习，指导文秘工作的开展。一方面，要求文秘人员要学习各种法律法规，掌握国家动向，树立正确的价值观念；另一方面则是了解企业各项政策和文化理念，以企业精神文化为导向，提高办公室文秘工作质量水平，促进企业的可持续健康发展。
5结论
综上所述，只有办公室文秘人员的素质和工作质量水平提高了，才能切实给单位机构带来利益。企业要根据文秘人员的实际情况进行分析，引导工作人员积极培养自身素质，根据不同的情况进行改进，切实提高办公室文秘工作水平及质量，促进办公室工作的效率整体增强，带动整个单位机构的经济发展。
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论文作者:李志军1,刘冲2,李伟花3
论文发表刊物:《河南电力》2018年14期
论文发表时间:2019/1/2
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