基于知识管理平台 重构情报研究工作系统，本文主要内容关键词为：研究工作论文,管理平台论文,重构论文,情报论文,知识论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 在情报研究工作中导入知识管理的意义
知识管理是社会竞争环境日益复杂、信息数量激增、信息技术快速发展、组织机构寻求创新与保持持久优势的产物。知识管理的主要功能是通过创建知识库，存储组织机构内外部的显性知识与隐性知识；通过知识管理技术与工具挖掘个体、集体的显性知识与隐性知识集成的价值；通过创建知识管理的机制和改进知识共享的环境促进机构知识的有效获取与传播；通过对知识资产的管理来增强与改善组织机构的决策能力。[1]所以，知识管理不仅是一种理念、一套信息技术的解决方案，而且也是一种机制，一个支撑组织机构在网络环境下挖掘与发挥知识资产的价值并创造新知识的平台。
1.1 为情报研究工作适应知识经济的发展提供了新的思路
具有中国特色的情报研究工作，经过40多年的风风雨雨，“在我国科技进步、经济振兴和社会发展中做出了重要的贡献，起到了先导、桥梁和咨询的作用”[2]。然而面对着“决策主体的多元化、管理决策的科学化、科技经济的一体化、经济活动的国际化、信息基础设施的现代化”[3]的工作环境，情报研究工作在求生存、求发展的前提下，需要用先进的管理思想与技术方法武装起来，产生快速飞翔的动力与搏击风云变幻的能力。
笔者通过实地调查了解到：随着技术环境与经济环境的变迁，为适应知识经济时代的发展，借助新的理念与新的思维方法，利用现代新技术，改革原有的工作模式与业务流程已经引起了我国许多情报研究机构的重视。如中国科技信息研究所、中国电子部信息产业研究所等信息单位，在工作定位、服务方式与手段、情报研究工作流程等方面不失时机地进行着变革与调整。然而大多数单位只是实现了搜集、加工与分析的部分网络化，情报研究工作仍然处于零打碎敲的个体化研究状态，“并发型”研究并没有实现；研究过程中高级研究专家在经验方面的隐性知识没有得到有效的记录与积累，重复性研究不断；先进的技术方法与研究人员的智慧没有真正融合，情报研究的质量与效率并没有得到根本的提高。而随着政府协同功能的减弱，用户需求的深化，以及从事情报研究工作的其它行业机构竞争的激烈，情报研究工作呼唤专业人员、管理体制、技术方法之间的有机结合。借助知识管理战略与知识共享激励机制，以及知识管理的技术，构建情报研究新的工作系统，将为情报研究工作的开展提供一个新的思路与新的工作模式。
1.2 为情报研究工作者知识、经验的共享提供激励机制
情报研究工作的过程是一种创新劳动，反映了知识经济时代知识生产的基本特点，是产生新知识的高智力创造性劳动。[4]与信息搜集、加工、存储、传播不同的是，情报研究不仅依赖于大量的综合性的信息资源，以及经过筛选的显性知识，更多地依赖于研究工作者个体的知识结构、工作经验等，也就是依赖于个体的隐性知识与显性知识的组合与激活。长期以来，由于缺乏有效的激励与管理机制，一方面，情报研究部门无法重视与挖掘组织机构的隐性知识；另一方面，专家型的研究人员或在工作过程中不愿与他人分享积累的研究体会与智慧，或在调离甚至退休时无法将多年摸索的经验方法承载留给后人。这样不仅造成组织的知识资源浪费，而且也无法在长久的工作中形成与积累组织机构的独特优势。知识管理共享机制的根本目的就是以人为核心，通过制度化的组织规程，将情报研究人员头脑中的智慧与经验——个体的隐性知识，转化为组织的显性知识资源，并在与其他人员共享的过程中使这些知识得到充分的运用，且进一步转换为个人的智慧，从而形成一个知识积累呈螺旋式上升、知识创新不断推进的良性循环过程。
1.3 为情报研究机构的知识转换和知识创新提供集成研究的技术
钱学森曾指出，情报工作是知识和信息激活的过程，除了掌握资料外，需要借助综合集成技术。而“综合集成技术，实际上是思维科学的应用技术，因为首先要综合大量的信息资料，信息量之大，难以想象，光靠手工难以完成，要用知识工程和人工智能。”[5]尽管如今，在情报研究工作中，信息组织技术、信息检索技术、信息推送技术、人工智能等技术得到了长足的进步和多方面的应用，但是以往偏重各种技术独立应用的结果使情报研究工作常常顾此失彼。情报研究机构的知识转化和知识创新与其工作流程的各个环节相关，需要多种技术综合的支撑。知识管理集成信息收集、组织、检索、挖掘和传递的各种技术，并提供完整的解决方案，无疑为情报研究工作提供了有力的技术保障。
情报研究工作的实质是一种典型的知识生产活动，是人的大脑与知识原料相互作用的创新活动，根据各个不同的用户、不同的需求，生产特定的知识产品。知识管理和情报研究是一种互动的关系，它们可以互相借鉴、互相促进。因此，将知识管理应用到情报研究当中，构建一个有利于情报研究工作发展的系统结构，使情报研究工作达到规模化和国际水平；同时，通过情报研究活动的实践，知识管理的理论、方法与技术的应用将得以深化与发展。
2 基于知识管理平台的情报研究工作系统的重构
2.1 基于知识管理平台的情报研究工作系统的功能设计
为了将知识管理的理念、技术与方法应用在情报研究工作中，重构一个与知识经济发展相适应的新情报研究工作系统，不仅要实现数字化的工作环境，还要在原有情报研究工作的特点和工作流程基础上产生新的系统功能。
(1)促进情报研究工作中的知识共享和交流。基于知识管理平台的情报研究工作系统可以充分借鉴知识管理的体制，结合情报研究工作的流程和特点制定出与实际工作相适应的知识转换机制，提供知识共享和交流的平台，促进组织中隐性知识和显性知识、组织知识和个人知识之间的转换，推动知识共享和交流环境的改进，加速知识的有效获取与传播。[6]
(2)推动情报研究工作中的知识创新和积累。基于知识管理平台的情报研究工作系统可以引进先进的知识管理工具，根据情报研究中知识产生和知识累积的特点建立适合实际工作的知识库，存储组织机构内外部的显性知识与隐性知识，为情报研究人员工作中的知识创新提供良好氛围和便利条件，使组织和研究人员的知识得到创新和积累。
(3)提高情报研究工作中的分析研究水平。基于知识管理平台的情报研究工作系统可以应用适当的知识管理技术来提高情报研究工作的分析研究水平。数据挖掘技术、多维度分析技术、数据查询与搜索引擎等技术方法，使大量的数据处理成为可能，并能够为情报研究人员提供精确的数据分析结果，为研究结论提供更为可靠的依据，使定性分析和定量分析更好地得到结合与应用。
(4)改进情报研究工作中的情报研究模式。基于知识管理平台的情报研究工作系统借鉴了知识管理的理念和方法，分析情报研究工作现有的工作模式和组织结构，明确组织的战略目标，调整情报研究工作的模式，使其适应激烈的市场竞争环境对情报研究工作的新需求。
2.2 基于知识管理平台的情报研究工作系统的结构设计
在情报研究工作的流程中，情报研究的成果更多地依赖于个人的智慧，尤其是与专家从事该研究的专业背景、工作经验、个人能力等息息相关。将知识管理的理念、先进技术和工具应用到情报研究工作当中，重新设计与构建以知识管理平台支撑的情报研究工作系统，其目的就是要将情报研究工作纳入到高级管理的范畴，从战略高度制定研究目标，从整体上设计工作体系，改革原有的缺乏规划的“散兵游勇”式情报研究状况；将情报研究专家在工作过程中产生的隐性知识进行积累、存储并转化为组织的显性知识，并促进研究人员将吸收的知识激活转化为新的知识或情报。
基于知识管理的情报研究工作系统设计的基本思路：在知识管理的整体框架之下重构情报研究工作的流程，首先，要将知识管理的知识创新、共享与转换等机制融合到情报研究体系中，其次，将知识管理的技术、方法应用到情报研究工作过程中，再次，将各种定性与定量的情报研究方法整合到应用系统当中。主要的系统要素应包括：情报研究人员，情报研究课题，知识创新、共享与知识转换机制，情报研究知识库，知识管理的方法与技术，情报研究的定性与定量方法，情报研究成果。主要的系统组成结构如图1所示（见上页）。
图1 基于知识管理平台的情报研究工作系统的结构图
2.3 面向情报研究工作的知识管理平台的构建
在构建面向情报研究工作的知识管理平台的时候，既要借鉴企业已经取得的知识管理的实践经验和教训，又要与情报研究工作的自身特点相结合，重视组织内部研究人员、知识资源、工作流程、组织结构等诸多因素的影响，针对实际情况进行问题的具体分析。[7]在知识管理推进部门的领导下，循序渐进地有条不紊地开展平台的构建工作，力图使其与情报研究工作紧密结合在一起，成为充分发挥情报研究特点的平台。
面向情报研究工作的知识管理平台构建的基本思路如下：首先需要有共享的文化氛围、先进的知识管理技术、高层领导的支持以及充足的资金作为保证；然后，结合原有的情报研究的工作模式，对组织的基本情况进行分析，以构建知识管理平台。主要包括：对组织的基础结构进行分析，以便于组织结构的调整；对组织的知识资源进行分析，包括知识资源构成和需求分析，知识资源专业和类型分析，以便于掌握组织中知识资源的状况；分析情报研究的工作流程，为新的情报研究工作模式重构提供依据和保障；制定情报研究机构的发展目标和激励知识共享的规章制度，为研究项目的实施指明方向并提供政策的保障。通过这样一个过程构建的知识管理平台，可以体现知识管理的理念和管理手段，又同情报研究工作相结合，适应新环境的变化，提高情报研究工作的效率。面向情报研究工作的知识管理平台构成如图2所示。
图2 面向情报研究工作的知识管理平台的构成图
3 重构新的情报研究工作系统的影响因素
3.1 人的因素
情报研究工作对知识的依赖程度非常高，主要表现在情报研究人员在工作过程中很大程度上依赖于个人的知识和智慧，同时他们也非常地渴望获取知识满足自身的需要，这些需求可能是明确简单的，也可能是具有个性化和复杂性的。知识与使用知识的人是紧密结合在一起的，所以在情报研究工作中导入知识管理，最关键的是人的因素。无论是知识管理技术和方法的实施与应用，还是营造知识共享和知识创新的文化氛围，人都是主要的实施者和推动者，并且其成功与否很大程度上取决于情报研究人员内在的动力、掌握现代技术的能力以及专业水平和实践能力。
3.2 技术的因素
在网络环境下，为了顺应时代的发展潮流，加快情报学的学科建设，促进情报研究工作的开展，先进技术的应用是一种有效的手段，也是构建新的工作系统的重要因素之一。特别是在信息技术不断涌现与更新的今天，不充分利用已有的技术和工具就等于失去了参与竞争的利器。知识管理的实现必须以恰当而先进的信息技术的选择与应用为前提，如Internet、Intranet、数据库管理系统、推技术和拉技术、数据挖掘技术、多维度分析技术、文档管理技术、信息查询与搜索引擎技术、工作流技术、共享技术等的发展，为新的工作系统的构建提供了技术支持。
3.3 资源的因素
情报研究机构中的资源包括硬件资源和软件资源。硬件资源主要包括机构拥有的网络、通信、电子等技术和设备，它们构成了组织从事知识的识别、获取、存储、整合、规划、交流、共享、创新、评估、保护等活动的硬件设施和管理操作系统，这些资源的利用情况直接影响到知识管理平台的构建情况。软件资源主要指组织拥有的显性与隐性知识量和文化环境，在情报研究机构中知识是组织最重要的资源，知识资源的存在情况直接影响到知识管理的主要管理内容。组织要有效地实施知识管理，除了要具备硬件设施，还要求机构领导者是组织文化的营造者和推动者，建设有利于组织实现知识共享、交流和增值的知识型企业文化环境。组织的文化影响知识管理的进展，对组织的发展具有沟通、激励、导向的作用。不管是情报研究机构中的硬件资源还是软件资源，都是推动情报研究工作中导入知识管理成功实施的必不可少的保证，是不可忽略的重要因素。
3.4 组织结构的因素
传统的僵硬的组织结构具有鲜明的层次等级，严重阻碍了组织内部研究人员之间的知识获取，抑制了知识的共享，扼杀了知识的创新，并且重叠的组织层次等级，使得知识的处理和传递速度减慢，组织对外部环境的变化应对反应迟钝。实施知识管理就是要在组织中促使知识的流动，促进员工的知识共享和交流。然而，知识管理的有效实施需要情报研究机构的组织结构与知识管理的活动相适应，需要所有研究人员的参与和协调，一个具有灵活反应能力的、合理的组织结构是知识管理的保障，因此，在情报研究工作中导入知识管理，不能忽视组织结构的因素。建立具有可塑性、灵活性以及前瞻性，提高组织信息传递速度的组织结构，可以保证情报研究工作中引入知识管理的有效实施，能够发挥知识管理的最大效应，以达到提高情报研究的工作效率、推动组织知识创新进程的目的。
收稿日期：2004-02-10