河南商丘 476000
摘要：电子信息网络技术在新形势发展中取得了很好的成绩，而城建管理档案更是因为其无与伦比的重要性得到了越来越多人的关注。在电子信息网络技术的不断推动下，怎么把电子和纸质档案开展合理的档案并行管理举措已经变成了目前人们亟待处理的一个问题。
关键词：城建纸质档案；电子档案；并行管理；必然性
引言
在全面深入推进小康社会建设的新时期，城乡建设整体进程呈现出不断加快的趋势，城建档案也因此起着越来越重要的作用。城建档案管理模式出现了翻天覆地的变化，纸质档案已经无法满足人们对于档案管理的需求。所以，亟需对城建纸质档案和电子档案开展并行管理，以期为城建档案管理起到抛砖引玉的作用。
1纸质档案和电子档案并行管理的必然性
在造纸术发明以后，纸质档案始终是重要的信息载体，给人们广泛运用，和电子档案比较，纸质档案具备了载体的依附性。档案的出现属于社会现象，其通过固定的物质形式存在着，形成档案信息和载体，变成了十分重要的信息资源。纸质档案客观记录了过去的历史情况，有着让人信服的凭证功能，这样的凭证效用连电子档案也比不上。长时间以来，档案界始终使用纸质档案，对于电子档案运用较少，原因是电子档案虽然具备了信息量大与检索快速等优点，可是因为其本身有着不能攻克的缺陷，对档案稳定性与可靠性的影响较大，所以需要及时处理该问题。
纸质档案和电子档案比较，虽承载信息处理优势不明显，可是其原始特性比电子档案更好。在未能全面掌控电子档案证据性与持续性以前，还是需要使用纸质档案进行管理。基于纸质档案和电子档案各自的特征，根据现阶段城建档案管理实况看来，还需要将纸质档案与电子档案开展并行管理，此乃社会发展的必然趋势。
2城建档案管理工作的不足
2.1档案管理缺乏调控
城乡建设档案馆目前处于一个半封闭的状态，但城建档案是城乡规划建设和城市管理的有机组成部分，城建档案馆和其他部门、社会等缺乏互动。例如档案馆在和城建档案用户交流时存在一些问题，缺乏调研与引导用户需求的城建档案管理规划与策略，法治建设滞后，欠缺服务意识，导致城建档案服务水平偏低，阻碍效益的提升。
2.2档案信息安全保护措施不够
在数据化的时代，虽然信息的查询，调阅与新增编辑管理变得更为容易，但与此同时，其丢失与被篡改的风险也在同步增加。比如意外的停电事故，或者是电脑出现故障，或是程序紊乱，就会导致许多未曾来得及保存的数据就此消失，而无法恢复。再者就是一些掌握了较高电脑技术水平的人，也可以通过入侵安保系统来对某些已经存储好的数据进行篡改，这都是在信息化背景下新出现的问题，而这些问题在以前的管理当中是不曾存在的，也就是说新方式的转变既带来了诸多的益处，消除了传统管理中所存在的一些问题，但与此同时也新增了一些问题，而这些新出现的情况，往往是我们曾经未曾考虑过的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆大数据时代的来临，既为我们带来了方便，带来了现代化的数据管理技术，也意味着新旧思维的碰撞以及具体管理方式的冲突与差异，并且这也同样带来了一些新的问题，而也正是由于其复杂性，所以其对于城建档案管理来说，是挑战，更是机遇。
3城建纸质档案与电子档案并行管理举措
3.1与大数据时代紧密联系，增强档案信息化水平
要适应时代特征，就必须要做出改变，而对于城建档案管理来说，就必须要增加档案的信息化水平，而这种信息化水平的增加主要也就是指将其馆藏内的档案，尽可能的转化为电子形式，录入相关信息，使其便于检索。同时，所谓增加档案信息化水平也绝非是仅仅将其转化为电子信息的工作，更为重要的是要建立起一个系统完整的信息管理体系，也就是说，更为重要的是在其信息化之后，对其的利用管理情况。而有关于此，全国各地已经有许多区域都已经开始了数字化的建设，包括深圳市数字档案馆，天津开发区数字档案馆等等，而仅对于城建方面来说，也有许多地区都已开始关注或是已经完成了此方面的数字化建设，包括上海，武汉等地在此方面都已经取得了较为不错的建设成果。总而言之，增加档案的信息化水平，绝对不仅仅是将档案逐步的信息化，电子化，更重要的是要建立起完整系统的管理体系，充分学习有关先进经验，再根据本地的具体情况来进行细节的调整，以此来真正的与大数据时代紧密相连，增加具体的信息化管理水平。
3.2创建新的档案管理模式，同步归档纸质和电子档案同一内容
在信息科学技术发展的时代背景下，城建档案管理应紧跟时代发展的角度，对档案管理进行有效创新及吸收，主动制定出全新的电子档案管理体系，与此同时把纸张当成基本载体，档案管理模式可进行长时间的累积持续拓展。相关工作人员在对管理方式进行优化的时候，大部分管理步骤均可以通过合理使用计算机来展开管理工作，打个比方，整理电子档案，只需要采用计算机就可以进行有效分档了，这样做无需转移文件载体。在现实管理内容方面，电子档案同样需要构成较好的规律，同时开展各个方面的文件组合工作，从而健全电子档案。其次，电子档案因为其本身的不足，对应的法律效力也未能明确，虽一些地方制定了电子档案制度，可是由于工作实况，对同一内容的纸质与电子档案，都需要同步归档，如此做不但可以实现档案的真实性与完整性，还能够解决用户使用网络资源共享的问题，使纸质档案与电子档案互补。
3.3建设城建档案管理数字化建设平台
要从实际馆藏情况出发，制定科学合理的电子化科学规划，如计算机、扫描仪等硬件配置计划，数字化处理规划。城建档案管理数字化建设要遵循“突出重点、分布开展”的原则，要优先对利用率高和馆藏重点的档案进行电子化，确保广大利用者需求得到满足。在城建档案管理数字化建设中，应该打造电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上设置专区，对城建档案作出科学合理的分类，建立完善的档案目录，为城建档案的保存、查询与利用提供便利。
3.4转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案
城建档案管理部门需要组织档案管理工作人员参加相关培训活动，从而掌握新的档案管理知识与技能，将档案管理工作人员职业素养提高，转变传统档案管理观念，从而树立新的档案管理意识，并且把现代电子档案管理当成是城建档案管理的关键内容。相关档案管理工作者应当在空闲时间学习与电子设备有关的知识和技能，借此将自身的工作能力提高。除此以外，电子档案涉及到了各个方面，所以需要档案管理工作人员有着扎实的基础，充分掌握计算机基础知识。因此，档案管理工作人员应当不断开拓自身的综合素养，从而快速适应新时代档案管理。再来，把已经存在的纸质档案，依据储存与使用等因素的需要构成对应的电子档案，即纸质档案变成电子档案的数字化过程。数字化过程一般有：1）单位接收外来档案以后，对其开展数字化的管理。2）对已经归档的纸质档案应当实行数字化管理，让电子与纸质档案并行。
结语
总体说来，进行城建档案管理的过程中，我们可以了解到，传统纸质档案的管理与现代化电子档案管理均有着各自的作用和意义。因此，在城建档案管理发展的阶段，应当制定出科学且合理的方案，如此才可以促进城建纸质与电子档案并行管理及发展，进而将档案管理效益大幅度提升。
参考文献:
[1]刘瑞欣.城建档案管理工作的现状分析及对策探讨[J].城建档案,2017(12):49-51.
[2]姚鸣蕾.探索城建档案“三位一体”管理——以太仓市建设档案馆为例[J].档案与建设,2015(06):77-78.
论文作者:田媛,代杰
论文发表刊物:《防护工程》2019年11期
论文发表时间:2019/8/29
标签：档案论文; 城建论文; 纸质论文; 档案管理论文; 电子论文; 档案馆论文; 带来了论文; 《防护工程》2019年11期论文;