企业会计信息系统设计分析，本文主要内容关键词为：信息系统论文,企业会计论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机应用于企业管理在过去十多年中取得了长足的发展，与国际惯例接轨的新会计体制的建立及会计信息系统的应用为企业的财务管理提供了规范、准确和快捷的信息基础和分析依据。
一、会计业务规范及其信息化发展
会计是以货币为主要计量单位，从价值方面对经济活动进行完整的、连续的、系统的反映和监督，借以提高经济效益的一种管理活动或一种应用技术。会计业务程序可简单归纳为记录→分类→汇总→报表→分析→报告。
会计业务规范包括会计准则、会计制度和管理模式、会计方法和会计的国际惯例、内部控制标准等，其中以财政部1992年11月发布的《企业会计准则》为基本依据。
会计数据的处理有两种基本形式：一种是手工处理，主要靠人工进行会计数据的收集、分类、汇总和计算，具有良好的适应性和可靠性，调整灵活、例外处理能力强，但速度慢、效率低、差错率高；另一种是计算机处理，它开始使会计系统的帐务处理功能变得完善、及时和准确，特别是会计信息系统的建立实现了系统数据的共享及会计信息自动化，使会计业务的综合分析及面向管理的功能加强。 1994 年财政部“（94）财会字第27号文件”发布了《会计电算化管理办法》，使会计电算化成为会计业务规范化发展的目标。
目前，会计信息系统的各职能子系统的划分尚无统一的模式。职能子系统受企业内部组织、规模、生产特点和管理要求的影响，应根据各自的特点及要求来划分职能子系统。会计信息系统一般可由会计核算子系统和财务管理子系统组成。从其核算职能看，均包括帐务处理、工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品销售利润核算、会计报表和银行对帐。前六个职能一般都设立相应的核算子系统，其它职能是否设置子系统，视具体情况而定。由于目前我国企业会计核算方面应用计算机处理较多，在财务管理中应用计算机还处于摸索阶段，因此这些系统大多属于会计核算系统。
二、会计信息系统的调查分析及其软硬件配置
系统调查分析是系统开发的前提，分析设计新系统之前，必须对现行系统作全面、充分的研究和分析。通过座谈、填表、抽样、查阅资料、深入现场、跟班劳动等多种调研方法，对会计系统本身进行详细的了解和深入的剖析，包括会计数据的内容和结构、数据产生和采集的充分处理的详细流程等，最后把调查结果编辑成会计业务流程和数据词典。
1.系统调查与分析
系统调查的内容包括企业的组织结构、管理体制、生产经营活动及业务流程、企业各种计划、单据和报表的处理方式或过程；企业资源状况，包括人力、物资、资金、设备、建筑、计算机应用基础及需求等。
会计业务流程图又可称数据流图，简称DFD（Data Flow Diagram），它是描述数据处理过程的有力工具。数据流图从数据加工的角度，以图形的方式刻画数据处理系统的工作情况。数据流图有四个基本符号，分别是数据流、加工、数据存储、数据源点或数据终点。
根据财务管理的内容和企业财务管理的实践，给出如图一所示的一个可能的典型会计信息系统的划分方案。
经过调查后可编制出会计信息系统的部分数据流程图，如图二所示。其中，企业会计报表中要包括资产负债表、损益表、财务状况变动表、利润分配表、产品销售明细表。
对图二中“帐务处理子系统”进行进一步细化，绘制出某企业帐务处理子系统数据流图，如图三所示。
数据处理调查完毕的标志是获得全面、真实地反映现有会计信息系统数据处理的数据流图和相应的辅助说明。
数据词典DD（Data Dictionary ）是对数据流图中出现的所有元素给出定义。数据流图给出了系统的组成及相互关系，数据词典给出了数据流图中的数据流名、加工名和文件名的具体定义。
以图二中的数据流“银行收款凭证”为例，编写数据词典，如下表一所示。
调查完成后，要根据数据流图和数据词典进行系统分析，在手工操作基础上实现会计信息系统。系统分析的主要工作是针对手工操作的局限性和所使用数据的不系统、不完善以及流程的不合理、功能的不健全等问题，提出改进意见，并充分利用计算机特有的功能增补必要的新内容，最后形成会计信息系统的逻辑模型。
2.系统分析的要求
（1）检查现有数据有无重复和冗余内容，并加以必要的删除；
（2）根据管理上的需求和计算机的功能， 研究需要增加的数据项；
（3）对每项数据的含义、形成的途径、取值的范围、 采取的形式和流向等方面分别进行分析，作必要的修改；
表一
项目名称内容 最大值最小值存储位数
凭证编号 收款001
9999 0000 8
日期 01/20/97 8
摘要 汉字 20个汉字
40
应贷科目 科目名称 30个汉字
60
应借科目 科目名称 30个汉字
60
记帐方向 字母
1个字母
1个字母 1
金额 数值+1千万-1千万 12
附件份数 数值99 0 2
制单 汉字
4个汉字2个汉字 8
复核 汉字
4个汉字2个汉字 8
（4）对各项数据的处理流程进行分析，包括对数据的采集、 输入、逻辑运算、数值运算、存储、传输等处理过程的分析，考查原来的流程是否合理，用计算机处理时是否需修改，为了加强对数据的运用是否需要调整等；
（5）对系统的内部控制制度、安全可靠性、数据间核对检验、 查询等功能进行分析，哪些方面应该继续保持，哪些方面需要补充与完善，并提出改进方案；
（6）制定逻辑设计说明书， 它又称系统分析说明书或系统分析报告。它是系统分析阶段的最终成果，是开发人员和用户共同理解新系统的桥梁，也是系统设计的依据。主要内容有现有系统情况简述；新系统的目标、任务、业务范围等；DFD的进一步说明，即新系统界限、 处理功能、数据流和数据存储等方面的主要变化；与其它子系统的关系，即系统的接口和信息流通方面的变化与问题；其它方面补充内容。
逻辑设计说明书一旦被批准，将成为新系统开发中的权威性文件，作为系统设计的主要依据，不得随意改动。
3.系统软硬件配置选择
系统软硬件配置选择是根据逻辑设计说明书来确定合适的系统处理方式和结构，确定合适的计算机系统与软件配置。
计算机处理方式是指硬件、软件资源的配置和布局。目前在会计信息系统方面通常采用三种处理方式：单机结构、联机结构和网络结构。其中，网络结构是在会计部门设置一定数量的微机，按照一定的网络拓扑结构，通过通信线路连接而成的结构。此种结构使会计信息系统之间的连接和资源共享变得容易，目前大部分企、事业单位的信息系统均采用这种结构。
会计信息系统对计算机系统的硬件要求并不高，目前市场上销售的486兼容机、586兼容机、带ATX 结构的兼容机及一些名牌微机和笔记本电脑均能满足要求。
会计信息系统同时是数据库技术的应用，目前适应于微型机上运行的关系型数据库语言有Informix、Unify、Dbase、Foxbase、Clipper，以及最近几年推出的Foxpro等；适应于大、中型计算机上运行的关系型数据库语言有ORACLE公司的Oracle、IBM公司的DB2、DEC公司的RDB等。在程序设计之前要根据系统规模的大小、技术上的可行性、系统的先进性等因素选择合适的程序设计语言。
三、会计信息系统的设计
系统分析阶段得到的逻辑模型只是指出系统“做什么”，系统设计就是根据逻辑模型提出“怎样做”的具体方案，即构造系统的物理模型，解决如何用计算机实现逻辑模型的全部功能，包括系统配置设计、数据库设计、代码设计、输入输出设计、系统模块设计等，最后形成文档，即系统设计说明书。
1.系统设计要求
系统设计的优劣直接影响新系统的质量及经济效益。系统设计的总要求是在保证实现逻辑模型的基础上，尽可能地提高系统的各项指标，即可靠性、工作质量、可维护性、工作效率和经济性五个指标。
2.代码设计
代码是代表客观存在的实体或属性的符号，通常用数字、字母、符号或其组合来表示。代码设计的好坏，直接影响到系统的质量、实用性和生命力；代码的修改，将会引起数据库结构、文件和程序的相应变动。因此设计代码时，应当遵循唯一性、可扩展性、易于识别和记忆、简短性（一般6—8位）和标准化（国家有关编码标准有GB7026-86《 标准化工作导则信息分类编码标准的编写规定》、GB7027-86 《标准化工作导则信息分类编码的基本原则和方法》以及一些行业标准）等原则。其分类有顺序数字码、分组码、群码、字母码及混合码等。对于企业会计科目的编码可采用7位数字型代码，前3位表示一级会计科目，中间两位表示二级科目，后两位为三级科目代码。
3.数据库设计
数据库设计是会计信息系统设计中的一个重要的环节，在这过程中要对以下三个问题进行认真研究和正确处理。
（1）建立哪些数据库文件。如帐务数据库， 这可按规定格式输出各种日记帐、明细帐、总帐，输出所需数据要以库文件形式保存；报表数据库，使打印报表的数据以库文件的形式保存；临时工作库，是指在数据处理过程中进行分类、排序、合并、汇总、校验等所需要建立的中间性库文件；辅助性数据库，如科目编码库、材料目录库、成品目录库等。
（2）数据库的组织形式和存取方式。包括顺序数据库， 如凭证库；索引数据库，可随机存取。
（3）确定文件，库结构及存取权限。包括文件名； 数据库结构中字段的长度和类型的设计；严格文件存取控制权限，保证会计数据的真实、可靠、安全。
4.输入设计
（1）输入设计的原则最好遵循人机对话、自动引导的方式， 如输入记帐凭证、设置科目、输入期初余额等及必要的帮助信息，出错提示信息等；尽量减少数据输入量，如常用汉字组输入时可用编码代替；输入数据要有校验功能。
（2）输入方式可采用外部输入，如键盘输入、磁盘输入、 光笔输入、扫描仪输入等；内部输入，由程序内部产生的数据输入，如通过对各种凭证进行分类、汇总后产生的科目汇总表，进而产生各种明细帐、总帐以及报表等；通信输入，通过计算机网络进行的数据传输，如基层单位与上级单位的计划、报表及汇总、统计等数据的通信。
（3）输入设计的要求包括选择输入方式；设计输入格式， 它应与手工格式一致或相近，宜采用全屏幕编辑技术，使格式、色彩、图形美观、明了。
（4）输入数据的校验设计，包括数据类型校验；逻辑校验， 如资产净值只能小于资产的原值等；平衡校验，如会计科目借、贷方是否相等；代码自身校验，错误输入的拒绝设置；重复校验等。
5.输出设计
（1）输出方式的类型包括显示输出方式， 应设计特定输出设备上快速直观输出的功能模块或程序；磁盘输出方式；打印输出方式，如帐表输出。
（2）输出设计的要求可以原手工操作下日常帐表格式为基础， 考虑系统的新特点，充分利用计算机的各项功能，进行综合加工和整理，设计出输出格式标准、内容更加丰富、形式更加灵活、符合会计惯例、对管理人员使用更加方便的帐表格式，以便更好地满足管理需要。
6.系统模块设计
（1）结构化设计。它是一种设计程序的技术， 采用自顶向下逐步求精的设计方法和单入口单出口的控制结构。结构化设计方法的基本思想是以系统的逻辑功能设计和数据流关系为基础，根据数据流程图和数据词典，借助于一套标准的设计准则和图表工具，通过“自上而下”和“自下而上”的反复，逐层把系统划分为多个大小适中，功能明确，具有一定的独立性，并容易实现的模块。
（2）模块与模块化。模块是数据说明、 可执行语句等程序对象的集合，它是单独命名的而且可通过名字来访问，例如过程、函数、子程序、宏等。好的模块应具有兼容性和相对独立性，必要时可重复使用和重新组合。把复杂系统的设计转变为多个简单模块的设计，其核心是模块的分解设计，即模块化。
（3）模块化的原则。系统在进行模块分解时， 可用两个标准来衡量模块分解的质量，耦合和内聚。耦合衡量不同模块彼此间相互依赖的紧密程度；内聚衡量一个模块内部各个元素彼此结合的紧密程度，即功能是否确切。
每个企业单位子系统的划分，可根据其规模大小、业务特点和管理上的要求及组织的不同来决定。例如对一个中小型企业，其会计核算系统可由七大功能模块组成，如图四。七大功能模块各自又可分解为若干个二级模块，各二级模块根据需要还可分解为若干个三级模块，等等。
四、会计信息系统的实施与运行
系统实施是系统开发过程中周期最长的一个阶段。在系统设计阶段得到的系统配置、数据结构、模块结构的基础上，才能进行系统的实施，包括购置计算机系统软硬件、建立会计信息系统机房、程序的设计、程序的测试与调试、会计机构的调整和系统管理机构的建立、人员的培训、系统的试运行和转换等，从而使系统设计的物理模型付诸实现。
程序的测试有两种方法：黑盒测试法和白盒测试法。通常用黑盒测试法设计基本的测试方案，用白盒测试法补充一些方案。程序的调试是指通过测试发现程序的错误后，对错误进行定位并改正的过程，它可按两个步骤进行。首先确定错误的准确位置，然后仔细分析这段程序并找出错误加以改正。程序的调试可用分调法或联调法。
系统运行的准备工作首先要在手工方式下进行会计业务的规范化，包括按系统管理的要求进行凭证的规范整理，如帐帐相符、帐实相符的整理，往来帐、银行帐的清理以及各总帐、明细帐的余额整理等；确定系统方式下会计核算的各种方法，如会计科目的设置方案、凭证设置的种类、固定资产折旧的方法等。
系统的运行初期常采用人机并行的方式，经过一段时间的试运行后，完成原手工方式向计算机管理方式的转换，并保证会计信息系统的正常运转。