电子档案的方法论，本文主要内容关键词为：方法论论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
方法论，早期的辞书解释为：“在某一学科上所采用的研究方法、研究方式的总和”。现在认为：方法论是认识世界和改造世界的一般方法。它包括哲学的方法论，具体科学的方法论。我这里提出的电子档案方法论，本意是在唯物论辩证法的指导下，将档案学的理论方法和电子计算机软件技术结合运用来比较妥当地解决电子档案的建立与管理。
笔者曾为1989年出版的高校教材《档案管理学》（邓绍兴和宝荣主编）撰写《机读档案》一章。1996年夏欣读国家档案局发布的《磁性载体档案管理与保护规范》（1996年10月1日实施）。 可是我反复阅读了《第十三届国际档案大会报告集》中某些文章关于电子档案论述之后，深深陷入了困惑。为了使自己跳出囿于见闻的思想局限性，我查阅了许多电脑软件的书报。我渐渐感到研究电子档案有个方法论问题。
一、哲学导向。自然科学或工程技术的研究，也会自觉不自觉地受着某种哲学思想的支配。我们中国档案工作者理应以辩证唯物主义的观点方法研究电子文件的归档。现在遇到这样一个问题：电子文件、电子档案是否具有物理（Physical或译实态）形态，是否具有物质性？有些外国人认为电子文件已“由一个实态文件变成作者和读者理性的或虚拟的概念”，“在计算机终端瞬间看到的虚拟或逻辑数据窗口”，或“非物质性”。“电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’时代。在这个时代，传统档案论述中极为重要的实态文件已不复存在。”
电子文件（electronic document ）在计算机辞典（《英汉双解计算机辞典》清华大学出版社1996年2月出版）里有两个词：document 文件，文卷，是数据媒体和记录在媒体上的信息的集合体，通常可以永久保存并可供人或机器所阅读。file文件，文档，经过命名作为一个单位进行存储或处理若干记录的集合。这些定义表明，电子文件也是信息与载体（媒体）的统一体，它不仅仅是理性或概念的，而且具有物理形态即实态。懂得电子计算机软件的人们都知道，在计算机上输入／输出的程序和信息，通常皆以文件的形式暂驻内存储器，而长驻外存储器（硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘）的。而它们的备份，则是存储在磁带、软磁盘或光盘上。可以脱机保管。
有人以“不断变化的相关数据库”为例，说“一份电子文件只是作为不同机构中的不同用户为了不同目的根据不同指令产生的一种‘虚拟’合成物或随机存贮的‘窗口’而暂时存在”，从而断言电子文件是‘虚拟’（虚态）文件，而非“实态”（物理）文件。我们应当知道，计算机数据库，特别是相关数据库（关系型数据库），不仅有逻辑结合，而且有物理结构，这两者是密切关联着的。例如，适用于大中型计算机也适用于微型计算机的Oracle数据库，既有表空间的逻辑结构，更有物理结构。其物理结构包括：①数据文件（每库有1 个或多个数据文件）；②日志文件（记录数据库数据的修改）；③控制文件（数据库名，数据文件和日志文件名称、地址及日期）可见，数据库并不是什么虚拟的概念，而是有实态的物理记录。从关系型数据库中，用户可以根据自己的需要查询和组合数据进行输出。用户利用数据库输出的这种信息，已不再是原来散落在库中的数据元素，而是一个新的电子文件。这个文件，不令是出现在显示屏幕的窗口上，还是拷贝在软磁盘或纸张上，都是实实在在的载体与信息的结合物，而不是虚拟概念。
承认不承认电子文件的物理形态及物质性，实质上是以辩证唯物主义还是以形而上学来观察客观事物的方法论问题。现代人们都承认，电子是一种运动着的物质，而非意识。虽然人眼不能直接看到它，然而它确实具有物理的形态。由电子运动记录下的电子文件怎么能是没有物理形态的虚态（虚拟）文件呢？电子文件与纸质文件的根本区别，不在于它们是否有实态。它们都具有物理的实态，只是它们的书写／阅读的方式不同、信息存储的载体不同而已。
当然，计算机术语中有虚拟文件（Virtual file）这个词，不过其含义却是：①“一种文件，它看起来是单一文件，但实际上是两个或多个文件连接起来的”；②“一种文件，它是一个大文件的屏蔽版本”；③“无模糊命名的一组结构式信息，具有公共一组属性”。不论从哪一个含义来审视，都没有非物理形态、非实态的意思。况且，虚拟文件只是计算机文件中的一种，怎么可以用它来概括全部电子文件。
二、继承、创新。现在档案学理论与方法是否适用于电子文件、电子档案？在十三届国际档案大会一些报告中，似乎有两方面意见。第一种意见，“机读档案的问世不是要更改档案学的原则”，“档案的一般立法事实也适用于机读档案”，但在档案的评价挑选、分类著录、保管及开发等要建立新的标准和进行理论探索。第二种意见，“反对有关实态档案（Physical archives ）的规划； ”要“转向虚拟电子档案（Virtual electronic archives）”，进入“后保管”模式， 即“超越了对文件进行传统的档案保管”（对传统档案理论的许多环节做根本性的改变），档案馆不接收保管电子档案，只监督档案形成者和充当利用档案的信息中心。
第二种意见可能是较为遥远的设想。因为只要世界上存在着不同的国家，各国内有不同的社会组织机构，就存在着档案的所有权问题，投入全球互联网络的历史记录——档案，只能是属于档案所有者认为可以公开的部分；而电子档案实体也不可能全部永久保存在形成它的单位而不进入档案馆。第一种意见可能符合客观实际的发展过程。
档案学理论原则，比如档案是历史记录（或曰“法人记忆”、“社会记忆”、“国家记忆”……），档案的证据与信息价值等等，也是适用于电子文件的档案化的指导原则。80年代末，欧美一些档案工作者对来源原则用于电子档案的合理性产生过怀疑。到了90年代又重新肯定“保证机读档案证据价值的来源原则”。当然，档案学内容会随着电子档案工作实践而有所丰富和发展。
档案管理的各业务环节的方法技术，将根据电子文件的特点而有一定的发展和某些改变。必须注意的是，电子文件的档案化的业务方法、技术，不是完全否定现有档案业务环节的方法、技术，而是必须沿着继承与创新的辩证法的途径前进。电子文件与纸质文件之间虽有不同的特性，然而也有相同的共性。那种完全抛弃现有的档案业务方法、技术，而完全另起炉灶的想法既不切合实际，也是不利的。例如，库克先生说电子文件的整理毫无意义，电子档案只有“概念整理”。而事实上，电子文件既有逻辑结构，又有存储它的物理地址的安排，许多计算机软件系统都有目录、索引、卷号等方面的设计，怎能说电子文件没有整理或仅有“概念整理”？只不过是以前由人工进行的整理工作大部分改由计算机自动完成罢了。而计算机进行电子文件整理还是不能完全离开“人机对话”的。欧美有些学者提出档案人员要介入电子文件形成过程、监督形成者的文件档案活动，也不是什么全新的主张。档案人员对纸质文件在推行文书处理部门立卷中的指导；从科技文件形成过程中抓好归档前的指导监督等，早已是我国档案界的普遍做法了。把我国建立科技档案工作的许多经验教训，用来指导电子文件归档工作，是有利无弊的。
三、交融集成。档案学理论、方法和计算机软件设计之间，在电子文件归档这一点上，必须互相交融，集成一体。计算机的操作系统和应用程序直接关系着电子文件的形成。而计算机软件设计的科学性，常要求设计者有一定的档案意识，将计算机运行过程及数据处理经过、结果有选择地记录、存查。例如，计算机操作系统中普遍实行的“备份”制度，把有存查价值的程序文件、数据文件存储在可脱机保存的外存储器内，以备文件遭到意外损毁时使用。有的交互网络软件，规定文件有若干种属性，属性之一是所谓“归档属性”，即有些属性的文件必须经过备份后才允许修改。电子邮件的软件，规定接受者电子信箱设有三种“卷夹”：a.存放新发来的电子邮件；b.存放阅后待销的电子邮件；c.“归档卷夹”，存放阅毕留查的电子邮件。在全球互联网络上有所谓“F T P档案”（文件传输协议），用户使用Archive服务器从此档案中查找自己需要的文件。还有一种数据仓库（data worehouse），其中有一处专门存储5—10年或更久的历史数据，以满足比较、预测的需要。 诸如此类、事例甚多，不胜枚举。这些都证明一个道理：在应用计算机进行信息处理与交换的各个领域内，将有存查价值的电子文件做为电子档案管理起来，不是出自档案工作者的主观愿望，而是由人们共识的社会客观规律所决定的。
但是，软件设计人员的上述“备份”、“归档”等意识，主要是从当前工作需要考虑，还不可能从档案学理论、方法角度把电子文件归档设计得更完善。因此，各机关、单位的档案部门应积极介入本单位计算机应用系统的设计过程，了解情况，就电子文件的形成与归档问题，依据或参照档案学理论、方法提出具体要求；软件设计人员把这些要求具体融合到应用程序之中。这样的系统，在为生产、工作、业务进行数据处理的同时，也执行着电子文件形成与归档的功能。也就是说，在为生产、工作、业务服务的过程告一阶段时，将产出可供归档的电子文件实体——软磁盘文件、磁带文件或光盘文件。这种集成两大功能于一体的计算机应用系统，可能是档案学理论、方法和计算机软件设计交融集成的可行性方案之一。
在计算机数据库、远程网络、多媒体等技术发展过程中，有关的软件设计标准将不断出台或修改。各级档案行政管理机关与各有关主管机关加强合作，从档案学理论、方法角度，提出把电子文件、电子档案的事项融入计算机软件的各种标准之中。
交融集成的方法，虽是双向的，但档案部门应是主动的一方。档案工作者应调查了解计算机在生产、工作、各业务领域应用过程中形成电子文件的实际情况，将档案学理论、方法与电子文件特点结合起来，研究制定电子文件归档意见。宣传《档案法》，唤起软件设计人员操作人员的档案意识，则是沟通共识的桥梁。总之，交融集成方法的目标，一是各行业、各单位的计算机应用系统，融有符合档案学原则的电子文件形成与归档的功能；二是有关主管机关颁布的计算机软件标准，融有电子文件归档的要求。
上面这些一孔之见，只为引玉。热望朋友们能就电子档案的方法论问题多出些主意。
（档案与文秘研究所第二届学术年会论文）