电子文件管理业务环节的新变迁，本文主要内容关键词为：文件管理论文,环节论文,业务论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件由于其读写方式、结构以及内容与载体的关系，发生了革命性的变化，使得我们必须改变以往在传统文件与档案管理中行之有效的一系列观念与方法。这种改变尽管有时是痛苦的，但毕竟是合乎科技发展潮流的。
一、归档：前端控制和提前介入
传统文件的归档，其范围、时间和程序尽管各国都存在着差异，但是各国用“归档”来作为划分现行文件与档案的界线，这是一致的。然而，在电子文件运行的环境中，用传统的方法和程序显然是行不通了。国际档案理事会电子文件委员会指出：“由传统归档向电子归档的这一过渡很少被正确地或系统地加以规划，而且过渡往往是突然发生的。目前，大多数机构同时存在纸质文件和电子文件，这就导致发生传统归档和电子归档之间的极大混乱。”（注：国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南》（征求意见稿），国家档案局科研所译）因而，如何设置归档环节，正确引导电子文件向档案化方向过渡，这是目前需要尽快解决的一个问题。
解决电子文件归档问题，国外学者提出了“前端控制”的思想，这从根本上触及到了档案管理体制的问题。如法国档案学者C ·诺加雷在谈及信息技术对档案和档案工作的影响时指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期进行干预的时机，甚至重新考虑这种生命周期本身。”（注：《信息技术对档案和档案工作的影响》，郁宗成译，《十三大报告集》）诺加雷这种思想在国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指导》（征求意见稿）中充分显露出来了。《指南》首先重新考虑了文件生命周期本身的变化，把电子文件的生命周期归纳为三个基本阶段：设计、形成和维护，而非传统文件的三个阶段（现行使用、暂时保存、永久保存）或四个阶段（制作、现行使用、暂时保存、永久保存），其次认为档案工作者干预电子文件的时机，应确定在决定必须保存文件和设计归档系统的阶段”（即设计阶段），因为人们就在设计和拟订电子信息系统的规格时，规定归档的需求，以便该系统能有效地保管文件，并使文件的内容、上下文关系和结构成为责任者活动的可靠证明，还使具有档案价值的电子文件得到肯定和维护。冯惠玲教授在其博士论文中，认为《指南》“所追踪的不是文件内在价值的变化轨迹，而是文件从孕育、生成到存在的过程。这个过程对于电子文件的控制具有重要意义，它提示我们用联系的眼光看待电子文件的现实存在，把过去分环节的阶段性管理调整为协同管理，而这个‘协同’的关键在于使后工序出现的问题提前介入。”（注：冯惠玲：《电子文件时代新思维》，1998年第6期《档案学通讯》）
当然，“提前介入”或“前端控制”的思想，其实不是电子文件管理阶段产生的，应该说它是文件、档案源于一物思想或文件生命周期理论的产物。事实上我国许多档案学者针对我们在立卷归档中存在的问题和文件、档案一体化管理的客观需要，比较早地提出过把“归档”环节提前到文件形成阶段、档案部门提前介入到文件的制作和运转过程进行指导和控制的观点。如果说这种观点在我国传统文件和档案管理、现有的档案管理体制里显得有些不合时宜、不符国情的话，那么在电子文件时代里，它不仅是必要的，而且是可能的。因为电子文件的设计、形成和维护，冲破了档案工作和文书工作的界线，归档不再是文书和档案工作的“结合部”，而是把归档环节放置在电子文件生命周期的最前端，由文书人员、档案人员、计算机专业技术人员共同完成。从这个意义说，只有这样，“一体化”时代才会真正到来。
二、鉴定：双重标准
国际档案理事会电子文件委员会把管理电子文件范围的第三次原则确定为：“档案馆应对评估的过程进行管理，并对归档的文件实行智力监督。”这里的评估就是鉴定，目的是为了确定电子文件的重要性和电子文件的保管期限。
由于电子文件失去了传统意义的单体存在状态，以及电子文件与其读写系统的密不可分，使得传统价值的鉴定的标准、方法和程序，不能继续适用。为此，根据学者研究，电子文件将有以下一套新的模式。
首先从方法上看，以往的“直接鉴定法”将受到挑战。直接鉴定法是逐份审阅文章的内容，确定其保管期限；而在电子文件单体存在以及其结构显示不明确的状态下，很难进行逐份审阅，于是以内容分析为基础的直接鉴定法将难以有用武之地。这种情形已经受到有些档案学者的注意，并转而寻找其他方法，主张采用宏观的、以职能为基础对电子文件进行鉴定。加拿大档案学者特里·库克对此解释说：这种方法“不是直接地对文件加以处理，逐件地阅读每一个档案卷内卷帙浩繁的文件系列、数据库、多媒体汇集，更不用说那些个人文件。”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，1997年第2期《山西档案》， 刘越男译）这种鉴定思想得到国际档案理事会电子文件委员会的认同，认为档案馆应采用一种以下述内容为依据的评估方法：深入了解文件产生机关的情况、职能、行政管理方式，怎样将这些职能赋予各机构并在其委托中说明，这些机构怎样通过行政管理方式和活动履行其职能。“由于这种评估方法突出了文件产生和被利用期间的职能和活动，所以被称之为实用的评估法。”（注：国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南》（征求意见稿），国家档案局科研所译）
其次，从程序上看，电子文件的鉴定比之于传统文件的三级鉴定程序更增加层次。传统文件的三级鉴定是：立卷前鉴定、档案室鉴定和档案馆鉴定。而在电子文件鉴定中，不但要保留这三级鉴定环节，更为重要的是增加了电子消息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节，即把鉴定提前到电子文件生命周期最初的阶段。由于电子文件的鉴定将以职能为基础，因而“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决策是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”国际档案理事会电子文件委员会认为，当设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件形成阶段加以弥补，而到了维护阶段则相对来说比较困难。
第三，从标准上看，电子文件建立了其保存价值的两个支点：内容分析和技术分析。这种双重标准的鉴定思想最早是法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》提出来的，他的思想引起各国档案人员的极大关注。瑙格勒认为，在电子文件保存价值的两个支点中，技术鉴定比之于内容鉴定更为重要。因为，“技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整和可读性的认定和对文件载体性能的检测。”（注：冯惠玲：《电子文件的双重鉴定》，1998年第3期《档案学通讯》）
当然，把“技术鉴定”作为决定电子文件保存价值的因素之一，必然会导致在鉴定标准的把握上，要作保存费与价值取向之间关系的调整。虽然在传统文件鉴定上，很大程度也参考了保存费用因素，但事实上并没有改变人们对传统文件的价值鉴定偏重于内容分析这种势态。这种势态在电子文件鉴定中可能要完全改变了。因为管理电子文件的费用大量转移到为保障其安全性、可读性和易用性等所需要的技术设备和环境维护中。为此付出的软硬件设备的费用将直接影响到对电子文件保存价值的判断。
就目前说来，我们尚不能判断电子文件鉴定发生变化后对于影响其保存带来的整体得失。就其程序而言，在电子信息系统的设计和电子文件阶段就纳入以职能为中心的鉴定模式，也许不会真正扭转长期来人们对文件价值的认可标准，而有意义的是把鉴定行为连同归档提前介入了。就其方法而言，长期使用的直接鉴定法（内容为主），虽然在进度上差强人意，但效果还是令人满意的；电子文件鉴定过渡到以职能为中心，其效果如何就难以定论了。因为这种宏观的职能分析的鉴定思想早在八十年代末期就被加拿大人提出过了，其目的是为了解决纸质文件激增带来的问题。而就鉴定标准而论，注意“技术分析”则必将过份考虑保管费用，进一步走入鉴定方法论中的实用主义，对于人类保存自身活动的真实面目原始记录的行为而言，是祸是福，“诚不可测也。”
三、整理：“来源”源于何处
一个半世纪以来，来源原则一直指导着传统档案实体的整理。作为一条卓有成效的整理原则，来源原则不仅解决档案实体的组织问题，更有意义的是它直接推动了档案学的发展，成为档案学的特色理论。
然而来源原则所强调的来源共同性，在电子文件的管理过程中受到了严重的质疑。如档案学者凯瑟琳·加沃尔指出：“源于各种不同结构组织体的数据的产生，改变了单一来源的概念。电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限，而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的。”（注：《电子文件的理论困惑》，孙钢译，1995年第2 期《中国档案》）针对来源原则的“来源”在电子文件环境中的理解，特里·库克提出了自己的观点，他在第十三届国际档案大会的报告中认为：“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，它不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等。”因此，档案人员的关注焦点应该“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源，转变为变动、临时、甚至‘虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《十三大报告集》）
对于来源甚至还有另类理解，如澳大利亚的彼得·斯科特提出，档案人员不应再对某一个或某几个立档单位的档案依次著录，然后整理归类，而是应该描述众多立档单位之间及海量文件之间广泛的联系，不管这些档案是来自办公机构、管理机构还是来自档案馆，他的这种思想，特里·库克评价说，“不仅仅打破了档案分类的束缚，而且也挣脱了一切与档案分类有关的有形、无形的实体观念的约束。”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，1997年第2期《山西档案》， 刘越男译）这种思想在我国档案界也有反映，如有些学者认为“对电子文件在计算机中进行虚拟整理的结果，将使全宗由实体状态变为由计算机程序的逻辑链连接的虚拟状态。 ”（注：冯惠玲：《电子文件时代新思维》，1998年第6期《档案学通讯》）
总之，对于“来源”理解上的歧义，使来源原则的发展，似乎又到了一个岔口。显然，许多学者主张，在电子文件整理中的来源，与电子文件鉴定中的宏观思想，是同出一辙的，都须以职能为基础。特里·库克提出的“概念来源”，实际上指的就是文件的形成过程及背景，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了什么目的、采用了何种结构等方面的情况。其目的“使得来源原则更加概念化和抽象化”，然而深究来源原则的发展过程，我们可以发现类似的话，在三十年代布伦内克的讲稿中已经出现过了。布伦内克在论述他的自由来源原则，就是要“把来源与事由配合成一种相当比例关系”，主张“来源原则只作为总则，而不是必须遵守的标准。”后来的谢伦伯格则进一步明确“来源”应分为机关来源与职能来源，两者并重。由此而言，电子文件环境中，学者们更乐意把“来源”定格到职能来源上。至于类似于彼得·斯科特的思想，其实仍属于档案信息智能控制范畴，并没有改变实体排序。
因而，从这种意义说，在电子时代，来源原则仍然是永存的，因为来源对于电子文件仍然有着极其重要的作用，可以籍此进行鉴定、检索并确认其证据性价值和内在价值。
四、保管：建立新规则
电子文件的保管，显然不仅仅是“维护文件的完整与安全”，其更深刻的工作内容在于保证真实、可靠和有价值的文件的可用性、可理解性和利用的可能性。为达到这双重目的，必须有更多、更新的工作内容和工作规则。
首先，从维护完整和安全角度而言，建立多套备份应成为一项常抓不懈的制度。计算机专家曾经告诫说，使用电脑最关键的问题有三个：第一是备份，第二是备份，第三还是备份。也可以说，会不会备份是能力问题，而肯不肯备分是态度问题。作为保存电子文件的系统而言，备份是电子时代的副本。备份中的一份需要封存，一般只用于与其他拷贝件核校之用，以维护其原始性和真实性，其他则可以对外使用。
其次，要建立电子文件的“转移制度”。相对于电子文件，以往档案保护所要求的“最大限度地延长档案的寿命”，在某种程度上说已失去了意义。电子文件的媒介不稳定性及机读系统软硬件的更新换代，使电子文件失去了“原件”概念；及时拷贝是必需的，甚至不时地需要变换格式、文本。因而电子文件的内容会与其载体相对脱离，永久保存的将是其内容。为此，建立严格规范的文本内容的“转移”制度十分必要，以后通过这种制度认定新文本的法律价值。
第三，更新保密手段，以确保日常保存和流通的文件安全。电子时代的保密问题是高科技带来的负面效应之一。首先，对于精通计算机和通信技术的专业人员而言，口令保护、软件加密乃至硬件加密等任何保密措施都是徒然的。非法访问或恶意攻击电脑系统的事件层出不穷，为此电子文件系统有无严厉的遏制并追究非法访问者的手段，将是确保电子文件安全的重要保证；其次是计算机病毒无孔不入，防毒和杀毒成为保证电子文件安全的重大方面。
第四、要加强电子文件日常的可读性检测。影响电子文件可读性的因素有三：一是机读系统，二是介质，三是病毒。对于机读系统，可通过换代更新解决；而介质检测目的是检查载体质量；病毒很大程度是影响电子文件内容。
总之，从业务工作而言，电子文件有其比较特殊的内容，我们要加强技术方法和技术设备的更新，才能适应其管理要求，达到管理目的。
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