广州中医药大学第一附属医院 广东省 广州市 510405
摘要：在信息技术和网络技术不断发展的今天，OA办公系统已经日益广泛地应用在各企事业单位。OA办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，它不仅提高了工作效率，也节约了办公资源，实现办公业务的自动化，最终实现无纸化办公。
关键词：OA办公系统 应用 思考
1 前言
随着网络信息化的不断发展，OA自动化办公系统成为办公的得力工具，逐渐取代了过去由人工处理文件，人工批文的工作方式。通过应用OA办公系统，真正实现了高效、快捷、便利，节约办公模式，简化了办公流程，切实提高了办公效率及工作水平。OA办公系统的应用是智能化办公的一个里程碑。现笔者就OA办公系统在医院中的应用的一些体会与思考总结如下。
2 OA办公系统常用功能模块
OA办公系统是一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享，使全院的内部通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、信息流通提供最大限度的支持。一般包括了门户管理、信息传递、流程管理、公文管理、会议管理、人力资源等模块。
1）门户管理
门户是一个信息发布平台、以及日常的工作平台。门户管理模块包含了个人门户、科室门户、新闻中心、流程中心等功能块。可于各科室日常发布新闻、通知公告信息；将个人待办、待阅、重点关注的事项、常用功能、常用链接直观地显示在门户首页，方便用户使用。
2）信息传递
该模块的主要功能块是文件传阅和即时消息、手机短信功能。
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文件传阅功能实现文件传递、传阅，相关人员可以在线讨论，在线修订附件，收件人与发件人不再是“单线联系”，可以掌握每个收件人是否已阅，何时阅读，是否有回复，是否已确认等。文件传阅功能可以用来进行简单的请示、进行简单的任务布置和反馈。
即时消息功能用于在线或离线人员之间进行信息交流。离线人员上线后能马上收到消息。即时消息可以减少不同机构、部门、办公室之间人员的走动，提高办公效率；减少电话量，降低费用，并可支持带附件的信息沟通。
手机短信功能针对外出办事的人员，系统可通过发送手机短信，将重要的消息准确、及时传递到个人。手机短信功能可以被其它模块调用（比如待办流程、收到传阅等），用于重要紧急事务的提醒。
3）流程管理
医院各部门根据本部门的实际情况，可灵活定义多种流程，灵活定义流程的流转路径。功能项有流程设计、发起申请、流程审批、流程监控、流程重定位、流程催办等等。流程支持诸如直流、分流、并流、混流等复杂的流程逻辑；支持诸如审批、通知、会签、条件判断等流程动作；流转过程中可随时添加执行人、添加知会人；可根据部门、人员角色等规则，确定流程步骤的执行人。流程管理模块有行政后勤流程、人事管理流程、医疗业务流程、护理业务流程等，每个流程都定义了流程步骤，从申请人发起申请到流程结束，申请人可随时查询流程的走向，审批的步骤，流程处理信息清晰明了。
4）公文管理
公文管理模块实现了医院收发文管理电子化、处理自动化，系统完成公文处理过程中的一系列操作：公文登记、拟办、中转、转发、领导审核、部门办理、归档的全过程管理。该模块包含的子模块有收文管理、发文管理等流程管理。收文管理基本流程包括: 文件信息录入→拟办→领导批阅→部门执行处理→办结归档; 发文管理基本流程包括：发文信息录入→部门负责人审批→领导批示→核稿→编号→排版（校对）→印发→归档。
5）会议管理
会议管理可对会议要素（时间、地点、议题、主持人、参加人）、会议准备（会议室安排、会议资料准备、设备准备）进行全面管理。实现了从会议准备到会议结束的整个会议过程的管理，提高会议质量。会议室申请的流程包括了会议申请、主管部门审批、发送会议通知至申请人、知会会议室管理员，如申请的会议室在某时间段已占用，则系统会自动提示。每个用户可以查看各个会议室的当前使用情况，实现了会议管理的智能化。
6）人力资源
人力资源模块包含组织架构、人事档案功能块。组织架构用于录入医院完整的组织架构信息。医院组织架构是非常重要的基础信息，它是审批流程的基础，如果组织架构信息不完整、或者有错误，那么，审批流程就会中断。医院组织架构信息，也是权限管理的基础，在对功能节点进行授权时，要依托于组织架构信息。人事档案模块为每位医务人员、行政后勤人员建立详细的个人档案，包括个人基本信息、家庭成员信息、个人履历信息、享受的福利待遇信息，以及相关的培训记录、进修记录、岗位轮转记录等等，还可以通过“自定义字段”机制、根据医院实际情况随时灵活添加信息项。
3 体会
1）在实施OA系统之前，医院的文件处理都采用人工传递，这样不但有文件在传递过程中丢失的风险，并且在文件传递的及时性上也差了很多，在实施了OA系统以后，文件都已通过OA系统审批处理，从而大大增加了信息传递的可靠性和及时性。
2）OA系统在实际操作过程中会遇到很多问题，只有不断地根据实际操作进行磨合和调整，并对OA系统进行升级、改进完善。建立标准化和个性化相结合的OA系统，让系统真正发挥办公自动化的最佳功能，最终实现“无纸”办公。
参考文献
[1]孙浩.OA办公自动化系统在企业中的应用分析[J].信息与电脑（理论版）2014.
[2]汪益群.OA办公系统的应用与体会[J].中国卫生信息管理.2008.
论文作者:郑小英
论文发表刊物:《科技新时代》2019年9期
论文发表时间:2019/11/20
标签：流程论文; 信息论文; 办公系统论文; 会议论文; 文件论文; 功能论文; 医院论文; 《科技新时代》2019年9期论文;