鉴定保管期满档案的体会，本文主要内容关键词为：鉴定论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
对馆藏中保管期限已满的档案进行鉴定是档案馆业务建设的一项重要内容。从1994年开始，乌鲁木齐市档案馆用4年的时间， 对馆藏7000卷保管期限已满的短期档案进行了鉴定。笔者作为这次鉴定工作自始至终的参加者，结合鉴定工作实践，谈谈鉴定保管期满档案的体会和认识。
认识和了解现存短期档案的“庐山”真面目，是搞好鉴定工作的前提。
乌鲁木齐市档案馆这次进行鉴定的档案有两个明显的特点：一是需要鉴定的档案数量大、时间紧，而鉴定人员经验不足。乌鲁木齐市档案馆已满保管期限、需要鉴定的档案近7000卷，占馆藏档案总量的38%，由于这批档案占据着本来就十分狭小的库房空间，使得大量该进馆的重要档案无法进馆，散存在各单位。抓紧进行鉴定，销毁无保存价值的档案，是不容再拖的当务之急。参与鉴定工作的人员，虽然从事档案工作多年，但档案馆多年来从未开展过档案鉴定工作，因而这些人统统没有鉴定工作的实践经历。二是需要鉴定的档案复杂、混乱，极不规范。这批档案是1950年至1980年间形成的，其中三分之一的年代国家还没有制定《保管期限表》，各单位更没有制定自己的《保管期限表》；三分之一的年代处在“文革”无政府时期，即使有文件保管规定也得不到执行。这期间档案行政机关没有成立，业务指导体系没有建立，许多机关单位的档案工作人员没有经过起码的业务教育。在这种情况下能把档案收集保管下来亦属不易，没有一点规范化。这批档案的内容十分混乱。虽为短期档案，但其中包含有不少毫无价值的本不该保存的材料，也包含有相当数量的资料性文件，更为严重的是其中还混杂有部分有价值的应该长期甚至永久保存的材料。
基于以上情况，对这部分档案进行鉴定，必须采取慎重的态度，制定相应的对策来防止“玉石不分”的现象发生。我们在鉴定中，主要把握了以下几条原则：
1.坚持实事求是，一切从实际出发。在鉴定每卷档案每份材料时，要依照鉴定工作的基本原则和标准《保管期限表》，但不唯教科书，不唯规范文件，着重看文件材料的实际内容和价值。
2.坚持从全宗整体角度进行鉴定。这批档案有几十个全宗，简单地从案卷目录、案卷标题、卷内目录乃至文件内容很难确定其价值。有的文件看其内容，并不反映某一事件的全面，但在整个全宗中看，却是反映该事件唯一的一份文件，在这种情况下，只有从全宗整体角度进行考察，才能作出存去的选择。立足全宗整体鉴定短期档案，是档案产生的历史情况和档案具体内容所显示的档案质量所决定的。而档案的质量往往受档案产生的时间、历史背景、收集整理档案的人员自身素质等诸多因素的影响，如不看这些客观条件，只强调依照《保管期限表》来决定档案的留存还是销毁，那将会造成历史的遗憾。
3.坚持卷内文件逐件鉴定。原来就不规范的档案，组卷混乱，保管期限不准确、案卷标题不全面反映卷内文件内容，是极其常见的毛病。必须坚持逐件鉴定，即使从标题看是一件一般性公函，也要看它的内容再确定去留。
4.坚持鉴定档案有组织有领导地进行。馆藏档案保管期满后的鉴定，涉及数量大、费时长、政策性强，必须是有计划、有组织、有领导地进行。要在局、馆领导下统一组织，要制定工作计划，明确工作目标任务，规定应该遵循的鉴定原则、方法和注意事项，鉴定过程中遇到问题时由领导及时协调解决，保证鉴定工作顺利进行。
5.坚持按全宗配置力量，一抓到底。鉴定若干全宗的档案，按全宗配置鉴定人员，一人把一个全宗进行鉴定，是坚持全宗内档案整体鉴定的力量保证。一人把一个全宗，能使鉴定人员了解该全宗的档案全貌、熟知全宗档案的内容，便于从全宗整体角度审定档案的价值，保证鉴定质量。
6.坚持鉴定后的交叉审查。档案鉴定是在大量的文件材料中去粗取精，保留有价值的东西，剔除无价值的东西，把好鉴别关，区分有用还是无用，是件不容易的事情。搞不好就会错把珍珠当鱼目。要把发生错误的可能性减少到最低限度，在个人鉴定的基础上，采取鉴定人员相互交叉审查或者对较难确定的材料集体审查，是十分必要的。这样可以充分发挥大家的智慧和才能，使鉴定工作更加准确无误。
在鉴定中，我们也遇到了一些具体的问题，对这些具体问题，我们采取了具体的解决办法：
请示与上级批文分家的问题。一般情况下案卷中都是批文在前请示在后。但是在鉴定中遇到有个别档案的请示与批文不在同一卷内，造成这种情况的主要原因是请示与批文产生的时间不在同一年，组卷人员按年代特征分别立卷。形成请示在前一年的短期卷中，而批文在后一年的永久或长期卷中。发现这种情况后，我们采取了拆卷的办法，抽出请示附在相应的卷中并抄在卷内目录上，这样做可以使不同卷的一件事相互联系起来，成为一个完整的档案。
部分文件延长保管期限后的拆卷问题。鉴定到期档案，出现这种情况是常有的，特别是不规范的案卷，这种情况更多。在鉴定任务繁重的情况下，陷于大量的、繁杂的拆卷、组卷工作中，就会影响鉴定工作的进度，为此对拆卷问题应该区别情况，不同对待。卷内大部分文件需延长保管期限，只有少量文件需要销毁的，就保持原貌，不需拆卷。这样的卷，可在以后正常工作中逐步处理。拆卷的只是销毁文件量大的卷，这样既保证把大量该销毁的档案销毁掉，又可以节省一部分人力和时间鉴定更多的档案。
整卷提升保管期限的卷和新组卷的编号问题。本馆4 年来鉴定的档案中约1200余卷档案延长了保管期限，占鉴定总数18.15%。 对这部分案卷如何编号排列上架，是一个值得探讨的问题。在实行一年一个流水号的单位，不存在困难，而本馆实行的是一本目录一个流水号。因而如何处理编号问题关系到以后管理工作中利用查找的快速便捷。处理这一问题有三种可选方法。一是采取另立目录、另外编号、另立柜架单独保管，这样做将会新增目录，而且与原全宗保管的案卷分了家，不适应科学、系统的管理。二是采取每个全宗把提升为永久、长期档案混编续在现存档案的后面，单独作为一个流水号。这样不仅混乱，而且也不便查找。三是采取把提升的卷，分别不同保管期限，按年代插入。采取最后一个卷号后加“——”号的办法编号插入。如1958年永久卷需插入2 个卷。这年的永久卷最后的卷号是35号。新插卷的编号为35—1号，35 —2号，插进几个卷“——”的后面就编几个号。 我们在鉴定中采取的是第三种方法，这样处理不打乱原编的卷号，不增目录，不另设架。使新增卷与原来的案卷成为一体，便于管理、便于利用时的查找提取，省事省力。
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