档案馆危机预防评估研究与应用的国内外进展，本文主要内容关键词为：档案馆论文,进展论文,国内外论文,危机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在档案馆的日常管理和保护活动中，各种自然灾害、硬件漏洞、人为因素等造成的安全事故一旦发生，往往就会使档案资源遭受巨大的损失。如何查找档案馆自身的安全漏洞，提升相应的组织管理水平，做好预防性保障工作，是档案馆危机预防工作的重中之重，危机预防需要通过探索危机预防评估方法，来综合衡量档案馆的安全保障能力，最终消除或者最大限度地减少各种安全隐患。
一、档案馆危机预防研究的国外进展
国外诸多档案图书机构，如国际档案理事会、美国国家档案文件总署、英国国家图书馆、澳大利亚国家档案馆等国际和国家级图书档案组织针对档案日常管理、保护、修复、灾害的抢救与预防等工作制定了较为全面、细致的方案，并且都在一定程度上提出了预测与防范危机的方法。
美国、英国和澳大利亚的档案安全理论研究取得了较为明显的成果，在实践应用方面较为突出。在其国家档案馆官方网站发布的政策、标准和会议总结中，包含档案馆危机预防的相关研究成果，可以划分为防灾预案、档案保护政策法规和专项评估三种，三者的侧重点有所不同，但都反映了档案馆危机预防保障工作和评估工作的重要性和可行性。
档案馆危机预防的评估和应对问题一般都归入防灾预案(disaster preparedness)中，国际档案理事会早在1997年11月就发布了“档案馆灾害预防与控制原则”(Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives①)。这份原则对多种灾害进行了定义与分类，如水灾与极端天气、火灾、地震、武装冲突、核事故等。然后对这些灾害可能带来的风险按照来源进行分类，包括档案馆外环境、档案馆的建筑结构和档案馆的服务措施、馆藏档案中的一些不稳定材料，以及特定人群共四个部分。然后再将这些来源进行进一步的细化，如来源于档案馆建筑结构和服务设施的水灾可以是暖气水管、自来水管、空调系统、实验室、厨房、洗漱间设施、防火系统等。为解决这些由风险带来的问题，该原则提出了若干注意事项，如新建建筑应具备的一些基本防护措施，现有建筑可进行改进的一些措施。
IFLA(国际图联)的《防灾预案》(Disaster Preparedness and Planning)手册，第一章内容即从馆外环境、馆舍结构和人为因素三个方面对潜在的安全风险和隐患进行评估。与国际图联关系密切的ICA(国际档案理事会)也有相关论文发布，如《资源匮乏条件下热带地区档案馆的建设》(Archive Buildings in a Tropical Climate and with Low Resources)，对档案馆的墙体、门窗和外围结构、架柜排布、特殊载体档案保管条件、自然灾害应变措施等方面作了详尽的要求和说明。
美国国家档案与文件总署发布了“纸质材料灾害预防、管理与响应概述”(A Primer on Disaster Preparedness Management and Response Paper-Based Materials②)。在这份文件中，制定者根据美国的地域特征，详细列出了灾害的种类，如火灾、强暴风雨、飓风、龙卷风、暴风雪、洪水、炸弹威胁等等。然后文章针对这些灾害对纸张可能产生的共同威胁——水，进行了探讨，包括水是如何影响纸质档案的耐久性，档案装具应具备的防水性能等。该文章提出修复水浸档案的具体工作环节，如将档案的装具与档案进行分离，档案中未被水浸渍部分与已浸渍部分的分离，对水淹档案的清理等。美国的约翰·肯尼迪图书博物馆(John F.Kennedy Presidential Library and Museum)启动翻新和加固工程时的一份馆舍环境评估报告，侧重馆舍实体的细节评估，从馆舍面积、墙体防水性、耐火性、电路和供水系统、空气质量等多个方面对其进行评估，突出实体硬件安全这个专项，也为评估方法和实施策略的研究提供了实践案例。
英国国家图书馆发布了“图书馆和档案馆管理与保护标准的实施与使用”(The Application and Use of Standards in the Care and Management of Libraries and Archives③)。这份文献整理出图书馆和档案馆界主要使用的一些英国标准，如“BS 5454档案文件存贮与展出过程中注意事项”(BS 5454 Recommendations for the Storage and Exhibition of Archival Documents)，BS 4971“档案保护过程中修复及其辅助过程的注意事项”(BS 4971 Recommendations for Repair and Allied Processes for the Conservation of Documents)。通过汇总这些标准，这份文献为档案馆的工作人员与研究者提供丰富的借鉴来源与参考。伦敦城市档案馆(London Metropolitan Archives)的《档案保护政策》(Archive Preservation and Conservation Policy)，从档案馆的温湿度环境保障，到档案工作人员的保护和处理意识，以及装具和安保监控措施，再到防灾预警，做出了十分详细和严格的要求，全面涵盖了档案馆危机预防评估的内容及其他相关影响因素。另外，英国的国家档案馆层面还专门出台了多种安全评估指导手册，如针对电子文件保管的《风险评估手册》(Risk Assessment Handbook)，还有对外发布的其他指导构建档案保护政策的文件。
澳大利亚国家档案馆根据保护文件及档案的需要，发布了两项重要文件，“联邦文件物理存贮标准”(Standard for the Physical Storage of Common Wealth Records ④)和“联邦文件物理存贮标准实施原则”(Guidelines for the Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records)。“联邦文件物理存贮标准”提供了澳大利亚政府文件的建议存贮条件。这份标准覆盖的文件载体包括纸张、缩微胶片、音视频记录材料和机读文件，提供了可供政府文件保存参考的有效案例和提高文件保存管理效率的工具与方法。“联邦文件物理存贮标准实施原则”提供了具体的实施细则，包括风险管理的步骤以及应用环节，同时也指出风险管理应注意资金充裕程度带来的风险。在《国家防灾预案与档案恢复策略》(National Disaster Preparedness and Recovery Strategy for Archival Records)中，就通过准备阶段和响应阶段不同的措施来应对档案馆危机预防问题，涵盖了从档案馆危机预防隐患评估、有害生物防治、环境监控、灾害预警与反应、部门合作协调、档案处理和灾后恢复培训等内容，基本上概括了档案馆危机预防评估的三大方面内容。
综上所述，国外关于纸质保护与抢救风险研究的内容主要集中于日常存贮和防灾减灾等方面，其特点可归纳为：
(1)危机内容具体——NARA和ICA在其文件中将各种灾害和突发事件进行了广泛的定义，并说明各种条件下纸质档案所受风险是如何发生的；
(2)危机要素明确——如NARA在其文件中将各种可能会影响纸张耐久性的环境因素和社会因素列出，并与纸质档案所受风险进行关联；
(3)推进危机标准建设——英国国家图书馆根据本国已有的档案保护标准遏止档案风险的发生；
(4)预防措施具体——澳大利亚国家档案馆通过制定保护标准的方式，详细介绍保护档案、减少风险的各种方法。
但是，从危机预防研究的角度看，上述措施和文件仍有不完善之处。危机评估是风险研究中的一个十分重要的环节，但是这些措施和文件中鲜有提及。同时，这些措施和文件研究与实施的重点依然是保存环境或自然灾害的预防，评估以是否能够直接保证档案实体的安全为主，这些措施可以从长期保存的角度采取措施减少各种外力对档案造成的损害，但是仅仅关注“保存”是不够的。“档案保护”既有“保存”，还有保管、展览、修复、机密和信息再生等活动。这些活动中的危机同样不可小觑。由于缺乏对档案保护工作的细化，上述研究均未提及档案修复环节存在风险的预见和判断。
二、国内有关档案危机预防评估研究应用现状
档案危机预防体系是档案安全保障体系建设中的内容之一，由一系列档案危机预防策略、预防技术和方法、危机预防评价等组成的多层次有机整体。国内众多学者和专家从不同层面对档案安全进行了探讨，既有宏观的理论框架研究，也有细致的指标和评估模型研究，总之，档案安全内容庞杂，涉及的工作内容和范围极广，要真正构建切实有效的档案安全体系，必须分层次分阶段进行，化整为零，建立一套行之有效的办法和规则。
相对档案安全体系而言，档案馆危机预防评估是其实施运行的一种保障和检验方法。切实开展安全评估工作可以找出档案馆的安全漏洞，提升防灾应变能力，从而保障档案的安全。
国内对档案馆安全建设问题的研究在2000年以前并没有受到足够重视，在此之前，档案安全相关论文全年不足10篇，近两年的相关论文数量暴增，从2008年开始，论文发表数量增速大幅提升，这主要源于地震、泥石流等自然灾害对档案巨大破坏力所引发的思考。2008年汶川地震、2010年玉树地震均对当地档案资源造成了巨大损失，档案安全保障工作被提上日程。2008年和2009年，全国范围内连续开展了对全国各省、自治区、直辖市档案馆的安全检查工作。2009年全国档案馆工作会议明确指出，今后十年全国档案馆工作主要任务中，就包括把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地，2010年5月召开的全国档案安全体系建设工作会议，进一步重申了建设档案安全体系的紧迫性和重要性。这一系列自然灾害和档案安全工作的部署引发了档案安全研究的热潮，推动了档案安全理论和实践的探索。
从相关论文内容来看，大致可以分为两类：第一类是宏观概述档案安全体系构建的原则、层次和要素。在档案安全体系构建方面从安全管理、安全技术和安全策略等方面讨论构建档案安全保障体系，贯彻整体防范、分级保护的原则；有些研究从档案安全体系的标准体系构建入手，主张从业务标准、技术标准和管理标准三个方面构建档案安全标准体系，处理好档案安全标准体系与国家、地方、不同行业标准之间的关系，以及标准管理与制度管理的关系。国内对档案安全保障体系构建的必要性、原则和构成要素讨论较多，宏观指导性比较强，但相对缺乏对构成档案馆危机要素的分析，尤其对档案安全保障体系的细分，缺乏共识，没有很好地分层次探索，在体系的具体实施层面，对档案馆危机预防评估方法的探讨更为鲜见。由于档案工作技术环境的改变，越来越多的文章开始独立探讨电子文件的安全问题，如对数字档案馆危机预防问题，以及电子文件安全保障问题的探讨，都可以视为档案安全保障体系的局部或者微观具体探讨。
综上，对于档案安全保障体系问题，其构成要素越来越明晰，相关文章探讨的重点，从前期体系框架的探讨，发展到分层次解析，再到制定相应的评估指标和参数，可以说档案安全体系本来繁杂的内容日趋条理，从理论指导性逐步过渡到具体实施。
三、我国档案馆危机预防评估方法及存在的主要问题
目前，档案馆危机预防评估的实践工作较少，多数档案馆的安全评估工作都内化在安全管理工作中。仅就档案安全管理而言，各省市档案馆的工作存在较大差异，部分档案馆有专项的档案馆危机预防管理规定或制度，如《云南省国家综合档案馆档案安全管理办法》、《四川省档案馆危机预防管理规定》、《蚌埠市档案馆档案安全管理制度》等；而部分档案馆只有笼统的档案工作条例，个别条款涉及档案馆危机预防工作，辅以档案管理考核办法，如《山东省档案条例》、《河北省档案工作条例》等。
此外，部分档案馆对安全管理工作进行了特色鲜明的探索，如湖北省档案局的三维档案安全管理体系。三维档案安全管理体系中的“三维”是指档案工作者、安全设施和管理制度，其体系以档案工作者为主体，以完善档案安全设施为基础，以科学管理制度为保障，通过提升档案工作者的安全责任意识，加强档案馆各项基础设施建设，落实档案管理工作各个环节的法律和规章制度，促成对档案安全管理的评估，推动安全管理体系的实施。湖北省档案局在该安全管理体系的贯彻实施中，建立了从库房安全，到档案利用安全，再到档案整理安全等全面的安全排查制度，定期上报，有效减少了档案安全管理隐患，从而真正提升了安全管理体系的实施质量。
具体到档案馆危机预防评估的办法，从全国范围来看，已经有了多种尝试。天津率先开展档案安全体系风险评估。江苏实行消防安全连带责任一票否决制，全面开展档案安全互查。浙江省档案局馆和省政府应急办联合举行档案与电子文件突发事故与灾害应急演练。各省市档案行政管理部门对安全评估的探索正在展开，形式和进程不一。但就目前的评估办法而言，可以将其分为两种情况：
一种是内含于档案管理、档案保护和档案利用等工作进行考核或测评。依据国家和各省市的档案法律法规，常规的档案管理工作评测，其检查涉及的内容和范围较广，大多没有档案安全检查专项，多数略微涉及档案馆建筑、温湿度调控设备，没有更深入的指标和要求；另一种是档案安全专项检查评估，内容针对档案馆危机预防风险及隐患，由专家组核定的综合评分表评估档案馆危机预防保障工作，其安全检查的深度和力度大大提升。
综合现有评估工作的依据、内容和效果来看，档案馆危机评估仍存在一定问题，需要深入研究和探讨。
第一，档案馆危机预防评估内容单一，缺乏全面性。纵观现有的档案馆危机预防管理方法和综合性评测办法，其内容对档案馆危机预防评估涉及面较窄，多数停留在馆舍库房以及基础设备的层面，对各种保护活动、抢救活动、展览、管理等，尤其对防灾应变能力的评估不足，危机要素的确定多限定于火、水、地震等自然灾害方面。
第二，重表面形式安全，忽视细节或内在的危机。常规的档案馆危机预防管理和评测中，多以查看和听取汇报的方式为主，评估流于表面，更多的是关注设备有没有、规章制度有没有、材料全不全，很少涉及档案馆的防灾应变和档案利用过程中、各种保护活动和修复活动中潜在的危机。如2009年开展的档案安全专项督查，其重点排查和评估内容包括：“国家重点档案抢救和保护情况；档案库房安全制度执行情况和库房安全设施现状；档案保管情况，包括案卷目录与实际排架、卷内目录与卷内文件是否一致，档案原件经缩微或数字化加工后是否仍继续提供利用等”⑤，以及各档案馆执行《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的情况。其评估重点不甚清晰，或者说评估内容没有渗透到日常管理和保护活动各流程或技术环节。
第三，宏观安全政策、法规和制度等较为突出，但缺乏可操作性或可实施的评估方法。从整个档案安全评估工作来看，国家出台了众多的可供参考的法律、法规以及标准，但执行细则少之又少；安全管理体系的实施办法多，但评估方法不明确。目前国家层面的评测细则仅有2008年出台的《市、县级国家综合档案馆测评细则》。具体到各省市档案馆，符合自身特点的具体测评办法不固定，条目不明确。仅有天津市档案局对档案安全风险评估的内容和指标进行过系统梳理，并且率先进行了评估实践。
第四，档案馆危机预防评估的科学性和规范性有待提高，理论研究有待深入。就目前国内的实践情况来看，安全评估的内容和指标较为零散，多停留在防火、防水和防盗等简单层面上，因为缺乏科学计算方法，没有进行定量的计算和测评，危机要素的评价带有很强主观性，因此不能系统地反映档案馆的危机预防水平和安全保障能力。实践探索急需理论研究的指导和规范，除了档案安全体系宏观层面的探讨，实施层面的具体研究略显不足，档案馆危机预防评估方法的理论研究有待深入。
注释：
①Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives,ICA.
②A Primer on Disaster Preparedness Management and Response Paper-Based,NARA,Materials,http://www.archives.gov/preservation/emergency-prep/disaster-prep-primer.pdf,2010-07-20.
③The Application and Use of Standards in the Care and Management of Libraries and Archives,National Preservation Office,http://www.bl.uk/blpac/pdf/standards.pdf,2010-07-20.
④Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records,NAA,http://www.naa.gov.au/Images/standard_tcm2-1042.pdf,2010-08-03.
⑤在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[EB/OL].安徽信息资讯汇总，http://www.anhuinews.com/zhuyeguanli/system/2010/05/20/002966878.shtml，2011-12-20.