ERP应用模式差异对计算机审计的影响探析，本文主要内容关键词为：探析论文,差异论文,模式论文,计算机论文,ERP论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在经济全球化和信息技术飞速发展的今天，作为全面提高管理水平并赢得竞争的有效工具，ERP（Enterprise Resources Planning的简称）正悄然成为一种集信息技术与先进的管理思想于一身的现代企业管理运行模式。ERP的实施，不仅对企业传统的管理思想与管理模式产生了巨大的冲击，也向传统的审计工作提出了新的挑战。在ERP环境下，审计环境变得更加复杂，审计线索变得扑朔迷离，审计的技术难度加大。审计人员要想在计算机审计工作中处于主动地位，必须进行审前调查，了解被审计单位的ERP系统及其应用模式，并熟悉该应用模式下被审计单位的业务流程，这样才能在ERP系统海量的电子数据中顺利抓住审计的重点并捕捉到有效的审计线索，从而提高审计质量，降低ERP环境下的审计风险。本文在概括分析ERP软件应用模式及不同模式下差异的基础上，探讨这些差异对计算机审计的影响，以增强审计工作能力。
一、目前ERP软件应用模式概况
作为企业资源计划系统，ERP软件的系统架构要比一般的财务软件复杂得多。它不仅包含账务处理子系统（或称总账子系统），还包含业务子系统、生产制造子系统及供应链子系统等。每个子系统下又包含若干不同的应用模块，而每个应用模块中又包含许多的子功能。ERP软件的具体架构如图1所示：
由此可见，ERP软件的系统架构是非常复杂的，它给用户提供的是一个复杂的管理信息系统平台，在这个平台上，用户可以通过对不同子系统的组合来选择适合自己的ERP应用模式。目前国内的ERP软件给用户提供的可供选择的应用模式一般有三种：账务应用模式、财务应用模式和财务业务一体化应用模式。企业在实施ERP时，可以根据自己的实际情况选择适合企业自身的应用模式。而不同的ERP应用模式，不仅会对企业的业务流程产生重大影响，也会影响到计算机审计工作的流程。因此，作为审计人员，在对被审计单位的ERP系统及其输出的电子数据进行审计之前，首先要了解被审计单位采用的是哪种ERP应用模式，进而弄清楚该应用模式的特点与业务流程。为了比较ERP软件不同应用模式的特点与业务流程，本文以一笔具体的业务为例进行分析说明。
假设某企业本月发生了下列一笔业务：销售一批产品给乙公司，价款共计10万元，由配套用品库发货，同时开具销售普通发票一张，发票号为48701，货款尚未收到。
1.账务应用模式
账务应用模式是ERP系统中最简单的一种应用模式。在这种应用模式下，企业所有的业务都通过总账子系统进行核算与管理。以上述业务为例，在账务应用模式下，对该业务是这样进行处理的：首先根据上述业务的原始单据，在总账子系统中填制一张记账凭证（如果企业需要对客户进行项目管理，则在输入记账凭证的借方科目“应收账款”时，在其辅助项中输入客户乙公司的相关信息即可），然后对记账凭证进行审核、过账。由此可见，在账务应用模式下，企业发生的所有经济业务，都需要用户根据原始单据在ERP系统中手工录入记账凭证，而ERP系统所能实现的自动化处理仅仅是过账而已。并且在该应用模式下，系统对原始单据的管理几乎处于空白状态，不能反映企业发生的业务的详细信息，比如销售发票、采购单、收款单等这些原始的信息。对一个功能完善的ERP系统来说，这种应用模式显然是一种资源的浪费。
2.财务应用模式
与账务应用模式相比，财务应用模式更侧重于对往来业务的管理。在这种应用模式下，企业对一笔业务的处理，往往要涉及到不同的子系统，比如总账子系统、应收款管理子系统、应付款管理子系统、工资管理子系统和固定资产管理子系统。以上述业务为例，在财务应用模式下是这样进行处理的：首先根据上述业务在应收款管理子系统中填制一张销售发票，然后对该发票进行审核；审核完毕后对该笔业务在应收款管理子系统提供的“制单”功能中进行制单，制单完毕后计算机会自动生成一张记账凭证并传递到总账子系统中。这时，用户只需要进入总账子系统中，对应收款管理子系统传递过来的记账凭证进行审核、过账即可。在该应用模式下，应收款管理子系统只能对企业销售业务的资金流进行会计核算，即可以进行应收款、已收款以及收入实现情况的核算，而对企业物流的核算，即存货出库成本的核算，只能在总账子系统中手工进行结转。可见，财务应用模式在对业务的管理上，虽然比账务应用模式有了大大的改进，但在对物流的管理上，基本上还处于半自动化阶段。
3.财务业务一体化应用模式
在财务业务一体化应用模式下，ERP系统既可以对企业的资金流进行核算和管理，也可以对企业的物流进行核算和管理。与财务应用模式的区别是，在财务业务一体化应用模式下，企业发生销售或采购业务时，需要直接在销售管理子系统或采购管理子系统中填制相关原始单据，而应收款管理子系统或应付款管理子系统仅仅是对这些原始单据进行核销和制单而已。
以上述业务为例，在财务业务一体化应用模式下是这样进行处理的：第一步，在销售管理子系统中根据发生的业务填制发货单，然后对发货单进行审核，审核完毕后系统自动根据发货单生成销售发票，用户对该销售发票进行审核即可；第二步，进入库存管理子系统，由于库存管理子系统已经根据销售管理子系统传递过来的数据自动生成了销售出库单，用户只需要对该销售出库单进行审核即可；第三步，进入存货管理子系统，对库存管理子系统传递过来的销售出库单进行记账，然后生成记账凭证，系统自动将该记账凭证传递到总账子系统中；第四步，进入应收款管理子系统，对销售管理子系统生成的销售发票在应收款管理子系统中进行制单，制单完毕后，系统自动将该记账凭证传递到总账子系统中；第五步，进入总账子系统，对库存管理子系统和应收款管理子系统传递过来的记账凭证进行审核、过账。
由此可见，在财务业务一体化应用模式下，企业对业务管理的自动化程度最高，企业的财务与业务结合的也更为紧密，企业可以实时地实现财务对业务的监控，或财务随业务的变动而实时地进行变动。ERP软件的自动化管理优势在此得到了最大程度的发挥。
二、ERP软件不同应用模式下的差异分析
通过前文的实例分析可以看出，在ERP软件不同的应用模式下，经济业务的处理差异是非常大的。具体体现在以下三个方面：
1.对经济业务处理的程序不同
在账务应用模式下，企业所有的经济业务都是通过手工填制记账凭证来完成与ERP系统的对接的，并且企业所有的经济业务都仅仅通过总账子系统这一个模块进行核算和管理，系统对原始单据的管理几乎处于空白状态。与账务应用模式相比，财务应用模式加强了对往来业务的管理和对单据的管理。在对经济业务进行处理时，根据业务的性质首先在其相应的业务模块中对原始单据进行处理，比如对往来业务，首先在应收款管理子系统和应付款管理子系统中填制销售发票或采购发票，然后根据审核无误的原始单据由业务模块自动生成记账凭证，并传递到总账子系统中，再由总账子系统进行相应的账务处理。财务应用模式在对业务处理的自动化程度上比账务应用模式有了进步。
而自动化程度最高的财务业务一体化应用模式更体现了财务与业务的紧密结合程度。在这种应用模式下，ERP系统对所有经济业务的处理都是以原始单据为中心的，ERP系统中的财务数据主要是集成财务数据，该集成财务数据主要来源于其他子系统，并随着其他子系统中原始单据的变动而实时的变动。在财务业务一体化应用模式下，ERP系统对经济业务的处理程序更加复杂，首先要根据发生的经济业务在销售管理子系统或采购管理子系统中填制发货单、销售发票或采购订单、采购发票；在库存管理子系统中对自动生成的销售出库单或采购入库单进行审核；在存货管理子系统中对该业务进行记账并生成记账凭证，传递到总账子系统；然后在应收款管理子系统或应付款管理子系统中对销售发票或采购发票进行制单并传递到总账子系统；最后再到总账子系统中对其他业务模块传递过来的记账凭证进行审核与过账处理。由此可见，上述三种应用模式对经济业务处理的程序是不同的。
2.对经济业务处理的侧重点不同
通过前文对三种应用模式特点的分析可以看出，在账务应用模式下，ERP系统对经济业务的处理完全是以记账凭证为中心，以会计账簿为载体的，原始单据仅仅是作为记账凭证的一个附件。而在财务应用模式下和财务业务一体化应用模式下，ERP系统对经济业务的处理则是以业务为中心，以原始单据为载体的，记账凭证是根据原始单据由计算机自动生成的，它仅仅是业务模块的一个产成品。可见，不同应用模式下，ERP系统对经济业务处理的侧重点是不同的，原始单据在系统中的地位也是不同的。
3.对经济业务处理的自动化程度不同
在账务应用模式下，记账凭证是原始单据与ERP系统的一个人机接口，因此，几乎所有的记账凭证都是根据原始单据由人工填制完成的。而在财务应用模式下，在对资金流的核算上，ERP系统实现了自动化管理，即根据业务模块中的原始单据，系统自动生成记账凭证，并自动传递到总账子系统中；但在对物流的核算上，还需通过人工填制记账凭证来完成。相对前两种应用模式而言，财务业务一体化应用模式则实现了高度的自动化管理。即在经济业务发生后，用户只需要在相应的子系统中填制并审核完毕原始单据，相关的记账凭证全部由计算机自动生成并自动传递到总账子系统中，从而实现了ERP系统财务数据随业务数据的实时变动。
三、上述应用模式的差异对计算机审计的影响分析
通过对ERP软件三种应用模式的差异进行比较分析，我们可以看出，企业选择不同的ERP应用模式，对其影响不仅体现在对经济业务处理的详尽程度及自动化程度不同，更体现在对经济业务处理的侧重点不同。而作为审计人员，在ERP环境下进行审计时，其审计的范围与重点也应该根据ERP软件应用模式的不同而进行灵活的调整。
1.账务应用模式下计算机审计的范围与重点
根据前文的分析我们知道，在账务应用模式下，对于企业发生的所有经济业务，都必须通过手工填制记账凭证来完成，系统对原始单据的管理除了作为记账凭证的一个附件外没有其他任何控制。由此可见，ERP系统内所有的终端数据都取自记账凭证，记账凭证的正确与否直接影响到系统内其他数据的正确性。因此，在这种应用模式下，审计人员关注的重点应该放在数据源头的控制上，即原始资料的采集与录入环节应成为审计的重点。
由于在ERP系统中，会计账簿与会计报表都是依据手工录入的记账凭证，由计算机根据系统内的程序指令自动生成的。因此，计算机审计的范围与重点不再是具体的账务处理过程，即会计账簿和会计报表，而是要审查会计数据产生的源头——记账凭证，以确保数据在输入环节不发生错误。而在账务应用模式下，数据输入的唯一环节就是记账凭证，系统内的会计账簿和会计报表都是根据记账凭证由计算机程序自动生成的。因此，在ERP环境下，审计人员审计的重点应该放在审查记账凭证是否有误以及其对应的原始凭证是否正确、合法。而传统审计环境下审计人员往往重点关注的会计账簿与报表则不再成为计算机审计的焦点。
2.财务应用模式下计算机审计的范围与重点
财务应用模式加强了对往来业务的管理和对单据的管理，即在经济业务发生时，根据经济业务的性质，首先在其对应的业务模块中填制原始单据，然后由相关人员对该原始单据进行审核，最后由ERP系统根据审核无误的原始单据自动生成记账凭证，并传递到总账子系统中进行相应的账务处理。由此可见，在财务应用模式下，数据进入ERP系统的源头主要是原始单据，而不再仅仅是账务应用模式下手工录入的记账凭证。
因此，在该模式下，审计人员审计的范围与重点也不再局限于记账凭证，而应重点审查经济业务对应的原始单据。只要原始单据经过审核无误，那么根据原始单据由计算机程序自动生成的记账凭证也不会有错误。所以，在财务应用模式下，审计人员应该重点对应收款管理子系统中的应收单据和收款单据、对应付款管理子系统中的应付单据和付款单、对工资管理子系统中的工资数据表以及固定资产管理子系统中的固定资产卡片等原始单据进行审计。同时，由于在财务应用模式下，涉及到资金流业务的记账凭证都是由计算机自动生成的，因此，审计人员还应该对记账凭证模板的源程序进行审计，从而保证信息系统本身处理程序的正确性与合法性。
需要提醒审计人员注意的是，财务应用模式只实现了对企业资金流的自动化管理，而不能实现对企业物流的自动化管理，对物流业务中涉及到的记账凭证，还是需要手工录入的。因此，在财务应用模式下，审计人员在进行计算机审计时就需要分情况处理，即在对资金流业务进行审计时，重点审查各个子系统中对应的原始单据是否有误，而在对物流业务进行审计时，应该重点审查手工录入的记账凭证是否正确。
3.财务业务一体化应用模式下计算机审计的范围与重点
在财务业务一体化应用模式下，ERP系统的财务数据主要是集成财务数据。集成财务数据主要来源于业务子系统、生产制造子系统和供应链子系统。当经济业务发生时，首先要在上述子系统中填制相关的原始单据，然后ERP系统会根据这些审核无误的原始单据，自动生成该经济业务对应的记账凭证，并传递到总账子系统中，由总账子系统对该记账凭证进行相关的账务处理。由于财务业务一体化应用模式实现了对企业资金流和物流的全部自动化核算与管理，因此，在该应用模式下，ERP系统对所有经济业务的处理都是以原始单据为中心的，财务系统的数据根据业务子系统、生产制造子系统和供应链子系统中原始单据的变动而实时的变动，而记账凭证仅仅是系统根据原始单据由计算机程序自动生成的一个产成品。
因此，在财务业务一体化应用模式下，计算机审计的范围与重点就不再是集成的财务数据，而是经济业务对应的原始单据。审计人员应该对原始单据所在的子系统即业务子系统、生产制造子系统与供应链子系统进行重点审计，审查这些系统中相关的原始单据是否正确与合法，从而从数据的源头上控制错误与舞弊行为的发生，防止出现ERP环境下特有的会计数据连锁错误。同时，由于在财务业务一体化应用模式下，所有的记账凭证都是由计算机自动生成的，因此，审计人员还应该对记账凭证模板的源程序进行审计，从而保证信息系统本身处理程序的正确性与合法性。
需要说明的是，由于企业经济业务的复杂性，即使在财务业务一体化应用模式下，也会存在少量的非集成财务数据，即需要财务人员根据纸质原始凭证手工录入记账凭证的财务数据。对于这部分非集成财务数据，审计人员应该采用财务应用模式下的审计方法，重点审查这部分业务对应的记账凭证及其原始单据的真实性、合法性与完整性，以确保原始数据在采集与录入环节的准确性。
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