浅谈科研档案收集工作的现状与对策
文/海南医学院 黎丹
【摘要】 档案的管理是衡量一个单位管理水平的重要依据，并且管理水平的高低直接影响到了档案材料的质量以及完整性。单位科研档案的收集工作是科研工作的重要组成部分，文本的档案可以直接反映高校科研成果的形成以及发展的过程，并且真实地记录了高校科研的政策、决策等方面的发展变化过程。这是在档案收集工作中必不可少的一个环节，将文书的档案管理工作做好对于科研单位来说具有积极的推动作用。
【关键词】 科研档案；收集工作；现状对策
科研档案的收集工作是目前档案管理工作中的难点，在大数据时代，科研电子数据的收集工作也越来越难。在新形势下做好科研档案收集工作，相关单位提出了可以适应新形势以及实际的工作需要的科研档案收集策略，这在一定程度上提高了科研档案的归档效率。科研项目的档案是科技工作者进行科学研究的真实记录，是无形的资产，它源自科研活动的同时也是开展科研工作的必要条件，具有相当大的科学价值和经济价值。只有将科研档案合理收集好才可以进一步实施推广和验收等工作。例如有的科研项目档案处于运动和分散的状态下，就很难做到及时归档，进而造成档案资料的缺失。
一、各部门加强管理，强化重视力度
当前科研项目的档案很难做到及时归档，部分单位高层的管理者也没能将档案管理的方针及时落实下去，导致员工很难及时正确理解并仔细地执行。对此现状，高校科研部门应对高校科研档案人员的职责履行情况进行考评，考核标准可以根据实际工作情况，比如将文件的收集、归纳、积累、分类归档等要求纳入考核范围。科研项目的负责人应对项目所归档的文件进行检查，以确保文件的完整性和系统性，各科研工作人员应在自身负责的工作中形成文件材料的收集工作，并且对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。档案管理人员应该负责收集以及整理归档文件的工作，并对归档的整体文件的质量负有一定的责任。
二、建立健全规章制度
任何工作的开展都离不开与之配套的规章制度，档案的收集工作便是如此，当前阶段没能建立健全项目档案的管理制度，导致收集工作开展的过程也受到了一定的阻碍。对此现状，首先，坚持科研的档案管理工作与科研工作的执行制度，科研工作与档案的管理工作同步进行，这对于各自目标的实现十分有利。其次，档案工作是项目管理工作的重要组成部分，科研单位也应该将项目的档案管理工作纳入项目管理的程序以及项目的年度计划中去，让档案管理工作和科研项目同步进行，进而保障档案材料一直处于管控的范围之内。最后，将项目的档案收集归为合同管理的范围内，并且在合同的条款中明确规定参加研究的单位中，档案收集的义务以及对于规定文件的具体要求，并且通过一定的法律手段来保障档案的收集和归纳。项目档案收集的基础是制度化和规范化，同时也是实现项目目标的具体保障。
三、实行系统化的管理工作
科研项目具有周期长、专业涉及范围较广以及文件数目众多的特点，进而使科研档案具有分散性和阶段性的特点。当前，档案收集工作一直处于被动和滞后的状态，很多时候档案收集工作都是在科研项目结束后再进行收集和整理，这势必会造成档案资料残缺不全，对此，我们要想改变这种现象，应采取前端控制和全程管理的方法以确保项目档案收集工作的完整。首先，需要做到对科研项目的档案收集工作的超前管理，也就是前端的控制原理。在项目立项的前期过程中，除了健全档案管理的制度外，还需要确定科研项目的档案领导小组，在项目管理部门需要对科研项目的资料进行收集整理，在项目立项审批后向档案部门备案，档案部门应对项目档案的管理人员的收集工作进行指导和监督，进而实现由项目档案管理的领导小组、专业的档案人员以及档案部门所组成的科研项目档案的管理网络，对于科研项目档案实施跟踪和管理。其次，从项目开始档案管理人员需要对每个阶段以及每个环节的产生进行整体的把控，以确保在整个档案的实施过程中所有的科研环节都处在全面的跟踪情境下，真正做到科研项目管理与文件材料的同步。
建筑团队中要以提升市政工程团队人员的综合素质为主要突破口，要着力提高施工团队和管理团队的技术水平和专业能力。因为很多市政建设团队都存在着人员综合素质水平低下的问题。这就给市政工程造价管理过程中造成一定的困难和问题。所以要着力解决这些问题就必须充分重视人员教育和培训工作，要加大对人员培训和技术教育的投入力度等，要重视工程管理人员综合素质的培养，从而实现市政工程造价管理的最优化。
成本管理和控制是现在项目开发过程中应该研究的重要环节，要重视成本策划的尽量“前置”，进一步形成足够贴近实际、具有可操作性的目标成本，最后在实施过程中，依靠强大的数据库平台和有效的管理手段，达到项目成本可控，最终实现项目利润的最大化。
四、归纳总结科研项目档案的收集范围
目前针对科研项目档案的收集范围尚且不够明确，很难反映出科研活动的真实性，事实上，具有一定的利用价值的各种载体的文件都应该被纳入收集的范围。通常来说，科研项目的各个文件素材主要包括了准备阶段以及实验阶段等，申报阶段以及推广应用的阶段所形成的相关材料，主要包括了建议书以及合同等。就此情况来看，如果是因故中断、终止等文件均应及时进行归档；对于一些协作的科研项目，应该由主持的单位来保存档案，参加研究的单位也需要保存与自己所承担任务相关的原件，并且及时地将复印件提交给主持单位。在总结科研项目收集范围时，应调动科研室以及科研管理人员的积极性，并征求其意见进而不断地完善收集的范围以及各方面的制度体系。
五、结束语
做好科研项目的档案收集工作是整个档案管理工作的首要前提，本文就如何加强科研项目的管理工作进行了深入的探讨和研究工作，主要从建立制度、明确责任以及加强收集模式等方面进行系统的完善，进而保障科研档案收集工作的顺利实施。
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