文书立卷年检中发现的问题及对策，本文主要内容关键词为：年检论文,文书论文,对策论文,发现论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2000年，我们在省级机关中正式实行年度文书立卷年检制度。年检分两个阶段：4月份发通知，要求有关单位在7月20日前报送文书立卷年检表，以了解各单位立卷进度和立卷质量、档案成分、立卷组织工作等情况；9月份前后由省档案局业务指导人员与各档案工作协作组组长组成年检小组，以协作组为单位，逐个单位实地查看。以下是我们在年检中发现的业务问题及应对之策。
一、文件材料收集不全仍有一定普遍性
年检中发现，一些单位在综合性的材料，如发文、本机关的综合性会议材料方面已形成归档共识，而一些单位党组会议记录捏在记录人员手上，业务材料散在部门办理人员手中，人事工作中形成的文书材料（除人头档案袋）锁在部门橱子里等现象仍时有发现。另外，录音、录像、照片、设备等门类的材料难以正常归档。产生这种现象的原因，一是某些领导不放心移交档案，二是某些部门图自己使用方便，三是不知这些材料应归档。
对这类问题较重的单位，我们找单位分管负责人反馈年检意见，并从《档案法》、档案综合管理的体制要求与综合利用的优势等方面做宣传解释工作，使不少单位负责人对档案工作的性质、受法律保护的地位、应归档的范围及档案管理中成熟的经验与做法有了了解，表示随后将召开专题会研究改进档案工作。
二、新型不耐久字迹材料大范围出现
前几年，我们在机关档案管理达标考评、文书立卷抽查等相关工作中，对圆珠笔、红笔、铅笔等传统型不耐久字迹材料问题重点进行整顿，收效很好。这次年检中则发现，以色带打印稿为代表的新型不耐久字迹材料大范围出现。这些由办公自动化带来的不耐久字迹材料不仅在底稿中出现，在一些机关间上下行文的正式公文中亦时有出现。激光打印字迹从稳定性、耐久性上来说，相对要好于色带字迹和普通喷墨字迹。在不可能逆转回重用手工抄写印制的条件下，我们有针对性地制定了《关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见》，明文规定用激光打印机印出需永久、长期保管的归档材料。
三、一批单位在文书档案保管期限划分上存在问题
不少机关室藏档案永久卷中仅有机构演变、领导人员任免、机关综合年报及人事报表、综合性会议材料、会议记录等，反映其主要职能活动的这一主要板块大部分或基本缺失，涉及这些机关主要职能的文件材料，被定为长期保管。
究其产生的原因，从年检中可以发现，凡现在应列入并已列入永久保管的案卷，均是内容明确、问题单纯、自成一体的，依据保管期限表可直接对号入座的部分。应列为永久保管而未列入的是其价值需要人为去判别的这类文件材料，难点在于“重要业务问题”、“重大活动”之“重要、重大”难于把握。
对于一个立档单位，要建立自己的既较为准确又便于操作的文件材料的价值判别标准体系，可以从以下几点着手：
1.机关档案员要下功夫熟悉本单位的职能及业务工作流程，确立本机关档案的价值判别尺度，特别要为本机关那些不易判别的文件材料确立一个合理的界定标准。
2.详细制定本机关档案保管期限表。依据国家档案局机关档案保管期限表的内容与式样，结合本单位情况，订出适用的、有本单位特点的文书档案保管期限表，忌与立卷类目合二为一。类目较粗放，直接把一种保管期限标示在类目之后的做法，例如“上级来文类”——短期，易引起误解和误操作。
3.档案行政管理部门应对各单位的保管期限表实行批准备案制，从源头上把关。
四、公文行文过程不规范造成不规范的档案材料
归档是公文处理的最终环节，档案的形成在公文的办理中是一个受体，被动地受制于公文形成各环节的办理行为。党和国家及本省层层制订了公文处理办法和实施细则，一般单位执行起来是严格规范的，但也有单位的公文处理过程没有实现标准化，直接表现在档案工作中有如下几种情况：
1.文件底稿的首页不用发文稿纸，而是直接打印在正式的红头文件纸上，甚至有的连文号都带上，领导直接在打印稿上签发，打乱正常的公文办理先后顺序，看上去既非完整意义上的底稿又非标准的正式文件，颇让人疑惑。
2.文件以单位名义发出了，底稿上只有本单位部门负责人的签名，不知该单位领导人批准与否。
3.文件底稿经领导签发缮印寄出后未加盖单位公章。
4.公文文种使用不当，例如某单位“关于批转上级机关的某某问题批复的批复”等。
凡此种种，细究起来，均构成质疑档案有效性、权威性的因素。上述这些问题目前并无专门部门出面检查督导，依照档案部门的职能，只能从维护国家档案的权案性角度间接干预。或许这个问题在将来的文档一体化进程中能在相关软件设计时使档案工作提前介入，从而找到有效解决的途径。
文书立卷年检制度对机关的当年文书材料收集、立卷进度、案卷质量等起到了有效的督导作用，由于档案馆室工作有渊源关系，若能更多更全面地兼顾档案馆和档案室工作的需要，找到最佳结合点，有的放矢地进行检查把关，年检工作将更具有促进馆室工作顺利衔接的深远意义。